L’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » (EACEA) s’engage à préserver votre vie privée. Toutes les données à caractère personnel sont manipulées dans le respect du Règlement (UE) n° 2018/1725 relatif à la protection des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union[1] («le règlement de protection des données»).

La présente déclaration de confidentialité met en lumière les politiques en vertu desquelles l’EACEA collecte, gère et utilise les données à caractère personnel des individus concernés dans le cadre du projet Erasmus+ Virtual Exchange.

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel (responsable du traitement) ?

Le responsable du traitement est l’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture », Avenue du Bourget 1, BOUR, BE-1140 Bruxelles

La personne désignée comme superviseur de l’opération de traitement est le chef de l’Unité A5 : Erasmus+ : écoles, formation professionnelle, éducation pour les adultes, plateforme

Courriel:eacea-eplus-eve@ec.europa.eu

2. Quelles données à caractère personnel sont traitées ?

Les données à caractère personnel suivantes sont traitées dans le cadre du projet Erasmus+ Virtual Exchange. Cette liste est exhaustive.

Données à caractère personnel des personnes posant des questions quant au projet ou manifestant de l’intérêt pour lui

• Les données à caractère personnel suivantes sont collectées à la suite de demandes ou de signes d’intérêt via le hub Erasmus+ Virtual Exchange, sur le Portail européen de la jeunesse:
  • Nom, adresse courriel, emploi (étudiant, délégué à la jeunesse, universitaire, jeune personne ne fréquentant pas une institution d’enseignement supérieur, stagiaire en facilitation, personnes en charge des points de contact dans les institutions partenaires), ville/pays, intérêt/motivation dans l’activité;
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez également nous communiquer votre numéro de téléphone et le nom de votre organisation.

Données à caractère personnel des participants

• Le responsable du traitement collecte les données à caractère personnel suivantes après une inscription aux activités ou aux plateformes d’échange pertinentes:
  • nom, adresse courriel, numéro de téléphone, pays de résidence, nationalité, sexe, date de naissance, emploi (étudiant, délégué à la jeunesse, universitaire, jeune personne ne fréquentant pas une institution d’enseignement supérieur, stagiaire en facilitation, personnes en charge des points de contact dans les institutions partenaires), nom de l’organisation/institution, région d’origine (sud de la Méditerranée ou Europe), vitesse d’accès de la connexion internet, disponibilité horaire pour la durée du programme, expérience dans l’échange virtuel ou l’activité proposée ou intérêt porté à ces derniers;
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez également nous communiquer les informations suivantes : adresse courriel secondaire, compte skype, langue(s) maternelle(s), autres langues parlées, le cas échéant l’année de votre promotion et le domaine de vos études.
• Lorsque vous utilisez les plateformes, vous pouvez décider de télécharger votre photo pour votre profil.
• Il se peut que les participants se voient contraints de procéder à un test de diagnostic technique qui collecte automatiquement les cookies essentiels et, par là même, l’adresse IP et la version du navigateur.
• Les participants sont libres de faire volontairement part de leurs opinions politiques et de leurs croyances religieuses ou philosophiques dans des chats, sur des forums, lors de devoirs vidéos ou écrits, et ce, en engageant leur propre responsabilité.
• Les participants seront peut-être amenés à produire/prendre eux-mêmes des vidéos et des photos dans le cadre de certaines activités du projet. Des vidéos et photos sont collectées/utilisées dans le cadre de l’activité d’apprentissage.
• Informations relatives à la participation à des sessions synchrones et à la préparation d’un ou de plusieurs devoirs.
• À des fins de surveillance et d’évaluation, les données concernant l’expérience des utilisateurs, l’acquisition de compétences et les changements de comportement sont collectées par le biais de petites enquêtes en ligne, de questionnaires avant et après l’activité ainsi que d’entretiens et groupes de réflexion. Cette collecte de données a lieu sur base volontaire.  Les données collectées sont anonymisées et ne sont utilisées qu’à des fins de recherche et d’évaluation concernant le projet.

Données à caractère personnel des stagiaires en facilitation/facilitateurs

• Le responsable du traitement collecte les données à caractère personnel suivantes concernant les stagiaires en facilitation/facilitateurs après une candidature et une inscription aux activités de formation ou aux plateformes d’échange:
  • nom, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, région d’origine, disponibilité horaire pendant la durée du programme, résidence actuelle,  pays d’origine, langue(s) maternelle(s), CV, lettres de candidature, comptes skype.
  • Les informations suivantes peuvent également être fournies si vous le souhaitez : adresse courriel secondaire, autres langues parlées, parcours scolaire, domaines de spécialité.
• Les facilitateurs peuvent choisir de télécharger leur photo pour leur profil sur la plateforme d’échange.
• Les stagiaires en facilitation/facilitateurs doivent procéder à un test de diagnostic technique qui collecte automatiquement les cookies essentiels et, par là même, les données suivantes: adresse IP et version du navigateur.
• Les facilitateurs Erasmus+ Virtual Exchange confirmés peuvent choisir de télécharger leur photo et une courte description les concernant pour le hub Erasmus+ Virtual Exchange.
• Des données reflétant la performance des stagiaires en facilitation/facilitateurs dans les activités sont également collectées pendant les programmes. Cette évaluation inclut les données concernant le respect par les stagiaires des principes Virtual Exchange, la performance globale et l’utilisation des outils de facilitation.

• À des fins de surveillance et d’évaluation, les stagiaires en facilitation et les facilitateurs confirmés se voient par ailleurs priés de passer des évaluations régulières et de répondre à des questionnaires portant sur leur expérience de formation/facilitation ainsi que sur le soutien et sur l’apprentissage prodigués par les formateurs et le personnel. Les questions aux stagiaires portent en particulier sur leur apprentissage et leurs compétences tout au long de la formation. Les entretiens et groupes de réflexion sont également dirigés par quelques facilitateurs. La collecte de données a lieu sur base volontaire. Les données collectées sont anonymisées et ne sont utilisées qu’à des fins de recherche et d’évaluation concernant le projet.

3. À quelle fin traitons-nous vos données?

Nous traitons vos données pour:

• la configuration du projet Erasmus+ Virtual Exchange;
• l’inscription en vue de la participation à des activités de projet;
• la mise en œuvre;
• le contrôle de la qualité;
• la surveillance et l’évaluation;
• maintenir le contact et assurer la communication dans le cadre du projet Erasmus+ Virtual Exchange;
• faire circuler des informations concernant l’initiative;
• des appels à participation;
• nouer des partenariats avec des institutions d’enseignement supérieur et des organisations de jeunesse;
• attribuer des badges Erasmus+ Virtual Exchange aux participants au projet, en reconnaissance de leur participation à l’activité d’apprentissage, sur la base de critères clairs et transparents;
• envoyer un retour d’informations aux institutions partenaires (établissement d’enseignement supérieur ou organisation de jeunesse) sur la présence et l’accomplissement des missions des participants inscrits via ces institutions aux activités du projet.

4. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles divulguées?

En tant que participant ou facilitateur, vos données de base, le contenu généré en tant qu’utilisateur, les contributions et les commentaires affichés sur les plateformes seront visibles pour les autres utilisateurs des plateformes d’échange.

Les photos et les descriptions des facilitateurs Erasmus+ Virtual Exchange, qui ont donné leur accord à la publication de ces informations sur le hub Erasmus+ Virtual Exchange, seront visibles par le grand public.

L’accès à vos données à caractère personnel peut être accordé aux personnes suivantes si elles ont besoin d’en avoir connaissance:

• Personnel désigné de l’EACEA et la DG EAC.
• Le personnel autorisé du consortium d’organisations mandaté par l’EACEA pour mettre en œuvre les activités du projet, à savoir Search for Common Ground, la Fondation euro-méditerranéenne pour le dialogue entre les cultures, l’Union des universités de la Méditerranée (UNIMED) et la fondation Sharing Perspectives (SPF), et leurs sous-traitants, notamment Soliya, UNICollaboration, Zentrum für Angewandte Kulturwissenschaft und Studium Generale (ZAK) et Consult and Design.

En outre, des transferts de données à caractère personnel aux tiers et autres pays suivants peuvent avoir lieu dans le cadre du projet Erasmus+ Virtual Exchange, suivant les besoins de divulgation de ces informations. Ces transferts sont effectués avec les garanties appropriées, dont il est question ci-dessous. Vous pouvez demander d’en obtenir une copie en contactant le responsable du traitement comme indiqué au point 1 ci-dessus.

• Personnel Soliya autorisé, basé aux États-Unis. Soliya est certifiée dans le cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis. La confidentialité est également assurée par un accord de non-divulgation;
• Personnel Soliya autorisé de la branche tunisienne. La confidentialité est assurée par un engagement sur le traitement des données à caractère personnel pour le projet Erasmus+ Virtual Exchange; la confidentialité est également assurée par un accord de non-divulgation;
• Facilitateurs/formateurs, situés n’importe où dans le monde. La confidentialité est assurée par un accord de non-divulgation;
• Les institutions partenaires, quel que soit le pays éligible dans lequel elles se trouvent, qui ne reçoivent que des données relatives aux étudiants/membres provenant d’elles La confidentialité est assurée par une clause de protection des données dans le protocole d’entente signé entre le consortium et ces institutions;
• Organismes chargés du traitement engagés par le consortium, y compris les fournisseurs suivants : GSuite, SurveyMonkey, Nomadesk, Mailchimp, Live Agent, Drupal, Amazon, LMS by Instructure.   Quant à ceux implantés aux États-Unis (tels que GSuite, Mailchimp, Amazon et LMS by Instructure), ils sont tous certifiés dans le cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis.

En cas de contrôle ou de litige, les organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union (p. ex. le service d’audit interne, la Commission européenne, l’OLAF, les tribunaux européens, etc.)

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente déclaration de confidentialité.

Les données à caractère personnel des personnes qui se renseignent ne seront conservées qu’aussi longtemps que nécessaire, mais pas plus d’un an ne peut s’écouler avant qu’une réponse à la demande et/ou à la manifestation d’intérêt soit formulée.  Elles seront effacées après le traitement et, au plus tard, un an après réception de la demande/manifestation d’intérêt. S’il a accepté de figurer sur une liste de diffusion, l’utilisateur peut à tout moment se désinscrire et ses données à caractère personnel seront conservées jusqu’à ce moment.

Les données à caractère personnel contenues sur les comptes utilisateurs des participants et des facilitateurs sur les plateformes d’échange virtuelles seront désactivées 2 ans après la dernière connexion de l’utilisateur et immédiatement rendues anonymes. Les discussions qui ont lieu pendant les sessions en direct sont supprimées à la fin de chaque session. Les messages et contributions sur les forums, ainsi que les vidéos échangées sur les plateformes durant le projet seront supprimés un an après la fin de chaque activité du projet. Toutes les données collectées concernant la présence des participants et l’accomplissement des missions seront anonymisées un an après la fin de chaque activité du projet, après l’attribution des badges de reconnaissance Erasmus+ Virtual Exchange.

Des données limitées sur les jeunes participants (nom, e-mail) seront conservées, moyennant consentement (opt-in), afin d’assurer la continuité de nos liens avec les anciens, de proposer la participation à de futurs programmes et formations, et de tenir les anciens informés du projet.

Toutes les données collectées pour la surveillance et l’évaluation des activités, y compris les enquêtes, les questionnaires et les entretiens, sont rendues anonymes avant tout traitement à des fins d’analyse.

Les données à caractère personnel des facilitateurs et des formateurs seront effacées deux ans après qu’ils auront cessé d’être actifs dans le projet Erasmus+ Virtual Exchange. Leur photo et leur brève description cesseront d’être publiques/visibles sur le hub. Des données limitées concernant les facilitateurs et les formateurs (nom, adresse courriel, sexe, nationalité, pays de résidence, langues parlées, ainsi que les données sur les performances passées) seront conservées, moyennant consentement (opt-in), pour assurer la continuité du projet et solliciter la participation aux programmes futurs.

Les participants et les facilitateurs peuvent supprimer eux-mêmes leur profil à tout moment. La suppression d’un profil par l’utilisateur entraîne l’anonymisation immédiate et irrémédiable de ce profil et de toutes les données LMS (Learning Management System), ainsi que l’anonymisation manuelle des dossiers conservés en mémoire.

6. Quels sont vos droits quant à vos données à caractère personnel et comment pouvez-vous vous en prévaloir et demander l’accès ainsi que la rectification des données vous concernant?

Conformément aux dispositions du règlement relatif à la protection des données, vous avez le droit de;

• demander l’accès aux données à caractère personnel que nous possédons à votre sujet
• demander le cas échéant la rectification de vos données à caractère personnel ou procéder vous-même à des corrections sur votre profil;
• demander que soient effacées vos données à caractère personnel
• demander une restriction dans le traitement de vos données à caractère personnel
• demander à recevoir vos données ou à les faire transférer à une autre organisation dans un format standard couramment utilisé et lisible par machine (portabilité des données)
• retirer à tout moment votre consentement.

Étant donné que ce traitement de vos données à caractère personnel s’appuie sur l’article 5(1)(a) du règlement relatif à la protection des données, veuillez noter que vous avez le droit de faire opposition à tout traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs liés à votre situation personnelle, ainsi que le prévoient les dispositions de l’article 23 du règlement relatif à la protection des données.

7. Votre droit d’introduire un recours en cas de conflit portant sur un problème touchant les données à caractère personnel

En cas de litige portant sur quelque problème que ce soit lié à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable à l’adresse et la messagerie fonctionnelle précitées.

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données d’EACEA à l’adresse électronique suivante: eacea-data-protection@ec.europa.eu

Vous pouvez déposer une plainte à tout moment auprès du contrôleur européen de la protection des données : http://www.edps.europa.eu.

8. Sur quelle base juridique procédons-nous au traitement de vos données à caractère personnel ?

Voici les principaux fondements juridiques nous permettant de traiter les données à caractère personnel;

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union (que le droit de l’Union doit prévoir), conformément à l’article 5(1)(a) du règlement 2018/1725:

• « Erasmus+ » : le programme de l’Union pour l’éducation, la formation, la jeunesse et les sports mis sur pied par le règlement (UE) n° 1288/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2013 et abrogeant les décisions n° 1719/2006/CE, n° 1720/2006/CE et n° 1298/2008/CE (JO L 347 du 20.12.2013, p. 50–73)

• Décision d’exécution de la Commission du 18 décembre 2013 instituant l’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » et abrogeant la décision 2009/336/CE (2013/776/UE) : article 3(a).
• Contrat de service signé entre l’Agence exécutive « Éducation, audiovisuel et culture » et Search for Common Ground (en tant qu’organe principal du consortium d’organisations visé par le point 4).

Tout traitement qui n’est pas couvert par les fondements légaux exposés ci-dessus s’appuie sur le consentement du sujet des données, conformément à l’article 5(a)(d) du règlement 2018/1725.