DiscoverEU-Datenschutzerklärung
Die Europäische Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) ist dem Schutz der Privatsphäre verpflichtet. Alle personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 über den Schutz personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union (1) (nachstehend „Datenschutzverordnung“) verarbeitet.
Der vorliegenden Datenschutzerklärung ist zu entnehmen, wie die EACEA die personenbezogenen Daten von an DiscoverEU teilnehmenden Personen erhebt, verwaltet und nutzt.
1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Datenverantwortlicher)?
Datenverantwortlicher ist die Europäische Exekutivagentur für Bildung und Kultur, BE-1049 Brüssel. Für den Verarbeitungsvorgang in der EACEA ist der/die Leiter/in des Referats A5 (Jugend, Europäisches
Solidaritätskorps und Aid Volunteers) zuständig.
E-Mail: eacea-a5@ec.europa.eu.
Die Generaldirektion EAC und die EACEA fungieren im Rahmen von DiscoverEU als gemeinsam Verantwortliche für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Bewerber/innen, die sich über das europäische Jugendportal für einen DiscoverEU-Travel-Pass angemeldet haben.
2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Folgende personenbezogene Daten – alle obligatorisch, sofern nicht ausdrücklich als fakultativ gekennzeichnet – werden verarbeitet:
• persönliche Identifikationsnummer (Nummer des Personalausweises, des Reisepasses oder der Aufenthaltskarte)
• körperliche Merkmale von Personen sowie Bild, Stimme oder Fingerabdrücke (Bild auf dem Personalausweis, dem Reisepass oder der Aufenthaltskarte)
• die Privatsphäre betreffende Daten (Staatsangehörigkeit, rechtmäßiger Aufenthalt, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Geschlecht (fakultativ), Wohnsitzregion (fakultativ), Telefonnummer, Beruf (z. B. Schüler/in, Beschäftigung usw.), Behinderung oder gesundheitliches Problem (fakultativ und wenn ein Antrag auf besondere Unterstützung gestellt wird), Ausstellungsland des nationalen Personalausweises/Reisepasses/der Aufenthaltskarte
• Einkommen, Zulagen und Bankkonten (Finanzierungsquelle für nicht gedeckte Kosten)
• die Familie betreffende Daten (Bildungsniveau eines Elternteils/eines Vormunds (fakultativ))
• die berufliche Laufbahn betreffende Daten (frühere Tätigkeit (z. B. Schule, Beschäftigung),
(frühere) Beteiligung an einer Jugendorganisation (fakultativ)), geplante künftige Tätigkeit (z. B. Studium, Arbeit)
• Telefonnummern und sonstige Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Namen und Adressen (einschließlich E-Mail-Adressen) (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Personalausweis/Reisepass/Aufenthaltskarte, Wohnsitzregion (fakultativ)).
• Gesundheitsdaten (fakultativ, wenn der/die Teilnehmer/in aufgrund des Gesundheitszustands besondere Unterstützung beantragt).
3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
• Organisation von Auswahl- und Vergabeverfahren für DiscoverEU-Travel-Pässe und damit verbundene Dienste: Bewerbungsrunden auf dem Europäischen Jugendportal, wobei die Bewerber/innen einen Fragebogen ausfüllen müssen. Dafür müssen die Bewerber/innen bestimmte personenbezogene Daten vorlegen, damit nachvollzogen werden kann, ob sie die Zulassungsbedingungen erfüllen. In die engere Auswahl kommt, wer die Zulassungsbedingungen erfüllt, die Quizfragen korrekt und die Stichfrage am zutreffendsten beantwortet.
• Die beauftragte Agentur überprüft anschließend, ob die ausgewählten Bewerber/innen tatsächlich teilnahmeberechtigt sind und kontrolliert die Gültigkeit der persönlichen Dokumente (Nachweis der Staatsangehörigkeit, Nachweis des rechtmäßigen Wohnsitzes).
• Danach erhalten die Teilnehmer/innen von der Agentur den Travel-Pass und die zugehörige Rabattkarte. Für die Vorbereitung der Reise oder anderweitige Unterstützung bleiben die Teilnehmer/innen mit der Agentur im Kontakt.
• Buchung von Bahn-, Bus- oder Flugtickets für Bewerber/innen, die einen DiscoverEU-Travel-Pass erhalten haben.
• Überwachung und Berichterstattung: Die EACEA kann zudem personenbezogene Daten der Teilnehmer/innen für Überwachungs- und Berichterstattungszwecke verarbeiten.
Personenbezogene Daten nicht ausgewählter Bewerber/innen können von der Generaldirektion EAC (gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich) an die
Agentur übermittelt werden, damit sie die Rabattkarte der Europäische Jugendkartenvereinigung erhalten können.
4. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und an wen werden sie weitergegeben?
Folgende Empfänger erhalten nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten:
• ermächtigte Bedienstete der EACEA (ansässig in der EU)
• ermächtigte Bedienstete der Europäischen Kommission
• befugte Mitarbeiter/innen der Agentur und ihrer Subunternehmer (ansässig in EU-/EWR-Ländern)
• Die Agentur betreibt DiscoverEU unter Nutzung der folgenden Dienste/Tools von Drittanbietern:
o Adobe Campaign & Mandrill (E-Mail-Bestätigung)
o AWS Cognito & CommerceTools (Verwaltung von Konten und Bestellungen)
o AWS Dynamo DB (mobiler Travel-Pass)
o Chatlayer (Chatbot)
o Dune (Datenbank)
o Flexmail (E-Mail-System)
o Insided (Community-Plattform)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (Reservierungen)
o MessageBird (SMS-System)
o Netigate (Umfrage nach der Reise)
o Shufti Pro (Identitätsprüfung)
o SQL Datawarehouse (Archivierung & Berichterstattung)
o Zendesk (Helpdesk)
In wenigen Fällen (feste Zugfahrkarten, außerordentliche Bus- oder Flugreisen) werden begrenzte personenbezogene Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum) an ein Reisebüro in Belgien, mit dem die DiscoverEU-Agentur eine Datenschutzvereinbarung geschlossen hat, übermittelt. Je nach Reiseroute kann das Reisebüro bei Verkehrsunternehmen in EU/EWR-Ländern oder Ländern außerhalb der EU/des EWR, die Teil von DiscoverEU sind (Nordmazedonien, Serbien, Türkei), Buchungen durchführen.
Solche Reisen werden ausschließlich auf Anfrage des Teilnehmers/der Teilnehmerin gebucht. Eine solche Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage von Artikel 50 Absatz 1 Buchstabe c (die Übermittlung ist zum Abschluss oder die Erfüllung eines im Interesse der betroffenen Person geschlossenen Vertrags erforderlich).
Im Falle von Kontrollen oder Streitigkeiten kann der Zugriff auf personenbezogene Daten nach Bedarf Stellen, die in Anwendung des Unionsrechts Überwachungs- oder Überprüfungsaufgaben wahrnehmen (z.B. interner Auditdienst, Europäische Kommission, OLAF, Unionsgerichte), gewährt werden.
5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Personenbezogene Daten in Bewerbungen von jungen Menschen, die nicht für DiscoverEU ausgewählt wurden, werden zwei Jahre nach Einreichen ihrer Bewerbung gelöscht, es sei denn, sie haben Interesse daran geäußert, über andere Dienste des europäischen Jugendportals informiert zu werden oder daran teilzunehmen; in diesem Fall werden die Daten höchstens fünf Jahre lang aufbewahrt. Danach werden ihre personenbezogenen Daten anonymisiert und nur für statistische Zwecke aufbewahrt.
Personenbezogene Daten in Bewerbungen von jungen Menschen, die für DiscoverEU ausgewählt wurden, werden gemäß der gemeinsamen Liste für die Aufbewahrung fünf Jahre nach dem Reisebuchungsdatum gelöscht, sofern die betreffende Person nicht ihre Absicht erklärt, von ihrem Status als „ausgewählte(r) Teilnehmer(in)“ zurückzutreten, und er/sie noch keine EU-Finanzierung im Rahmen der Initiative erhalten hat; in diesem Fall werden die Daten höchstens zwei Jahre lang aufbewahrt.
Wir können Ihre Daten allerdings für historische, statistische oder
wissenschaftliche Zwecke mit den entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen über einen längeren Zeitraum aufbewahren.
6. Welche Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie – und wie können Sie diese ausüben?
Nach den Bestimmungen der Datenschutzverordnung haben Sie das Recht, Folgendes zu beantragen:
• Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten bei der EACEA
• erforderlichenfalls Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Zugriff auf Ihre Daten oder Übertragung Ihrer Daten an eine andere Organisation in einem gängigen maschinenlesbaren Standardformat (Datenübertragbarkeit)
HINWEIS: Aufgrund des Wettbewerbscharakters des Auswahlverfahrens kann das Recht auf Berichtigung von Informationen nur für die im Rahmen des betreffenden Gewährungsverfahrens bei Finanzhilfen verarbeiteten Sachdaten gelten. Das Recht auf Berichtigung dieser Daten kann nur bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist ausgeübt werden.
Fehlerhafte Identifizierungsdaten können jedoch jederzeit während und nach dem Gewährungsverfahren bei Finanzhilfen berichtigt werden.
Da die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutzverordnung erfolgt, haben Sie nach Artikel 23 derselben Verordnung das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.
Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 sieht vor, dass die Organe und Einrichtungen der EU in Angelegenheiten, die ihre Arbeitsweise betreffen, bestimmte Rechte natürlicher Personen unter außergewöhnlichen Umständen und unter Beachtung der in der genannten Verordnung festgelegten Garantien beschränken können. Solche Beschränkungen sind in den internen Vorschriften der EACEA geregelt und werden im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Solche Beschränkungen sind zeitlich begrenzt, verhältnismäßig und erfolgen unter Beachtung der genannten Rechte. Sie werden aufgehoben, sobald die als Grund angeführten Umstände nicht mehr gegeben sind. Sie erhalten einen Datenschutzhinweis mit genaueren Angaben, wenn der Zeitraum vorüber ist.
In der Regel werden Sie über die Hauptgründe für eine Beschränkung informiert, es sei denn, diese Information würde die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen.
Sie haben das Recht, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde über den Umfang der Beschränkung einzulegen.
7. An wen können Sie sich bei Datenschutzproblemen wenden?
Im Falle von Konflikten im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können Sie den für die Verarbeitung Verantwortlichen unter der oben genannten Adresse und über die Funktionsmailbox kontaktieren.
Unter der folgenden E-Mail-Adresse erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der EACEA: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Sie können jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten erheben: http://www.edps.europa.eu.
8. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union (durch Unionsrecht) übertragen wurde:
- Durchführungsbeschluss (EU) 2021/173 der Kommission zur Einrichtung der der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur
Beschluss C(2021) 951 der Kommission und seine Anhänge zur Übertragung von Befugnissen auf die EACEA zwecks Verwaltung von Programmen des MFR 2021-2027
- Verordnung (EU) 2021/817 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2021 zur Einrichtung von Erasmus+: dem Programm der Union für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport, und zur Aufhebung der Verordnung (EU) Nr. 1288/2013 (ABl. L 189 vom 28.5.2021, S. 1) (Text von Bedeutung für den EWR).
(1) Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (Text von Bedeutung für den EWR) (ABl. L 295 vom 21.11.2018, S. 39).