Известување за заштита на податоци на DiscoverEU
Европската извршна агенција за образование и култура („EACEA") е посветена на заштита на твојата приватност. Сите лични податоци се обработуваат во согласност со Регулативата (ЕУ) 2018/1725 за заштита на личните податоци од страна на институциите, телата, канцелариите и агенциите на Унијата (1) („Регулатива за Заштита на податоци").
Следното известување за заштита на податоци ги опишува политиките кои го уредуваат начинот на кој EACEA ги собира, управува и користи личните податоци на лицата кои учествуваат во DiscoverEU.
1. Кој е одговорен за обработка на твоите лични податоци (контролор на податоци)?
Контролор на обработката на податоци е Европската извршна агенција за образование и култура, БЕ-1049 Брисел. Лицето кое е назначено како одговорно за постапката за обработка е началник на одделот А5: Млади,
корпус за солидарност на ЕУ и волонтери за хуманитарна помош.
E-пошта: eacea-a5@ec.europa.eu.
ГД „Образование и култура“ и EACEA дејствуваат како заеднички контролoри во врска со иницијативата DiscoverEU, бидејќи тие заеднички ги обработуваат личните податоци на кандидати кои се пријавуваат на Европскиот младински портал за да ги добијат патните пропусници за DiscoverEU.
2. Кои лични податоци се обработуваат?
Следните лични податоци се обработуваат и сите се задолжителни, освен кога е наведено дека не се задолжителни:
• во облик на лични идентификациски броеви (број на лична карта или број на пасош или број на дозвола за легален престој)
• во врска со физичките карактеристики на лицата, како што се сликата, гласот или отпечатоци од прстите (слика од лична карта или слика од пасош или слика од дозвола за легален престој)
• односно приватниот домен на лицето на кое се однесуваат податоците (националност, дозвола за легален престој, датум на раѓање, адреса на е-пошта, име, презиме, пол (не е задолжително), регион на престој (не е задолжително) телефонски број, професија (на пример, школување, вработување...), инвалидност или здравствен проблем (не е задолжително и кога има барање за пружање на посебна поддршка), земја која ја издава националната лична карта/пасош/доказ за легален престој.
• односно во врска со плати, надоместоци и банкарски сметки (извор за финансирање на трошоци кои не се покриени)
• во врска со семејството на лицето на кое се однесуваат податоците (ниво на образование на родителите/законските старатели) (не е задожително))
• во врска со кариерата на лицето на кое се однесуваат податоците (претходно занимање (на пр., образование, вработување),
(претходна) вклученост во младинска организација (не е задолжително)), предвидено идно занимање (на пр., студии, работа)
• за телефонски броеви и комуникации (телефонски број, адреса на е-пошта)
• во врска со имињата и адресите (вклучувајќи ги и адресите на е-пошта) (име, презиме, адреса на е-пошта, национална лична карта/пасош/доказ за легален престој, регион на престој (не е задолжително)).
• односно во врска со здравјето (не е задолжително во случаи кога учесникот бара посебна поддршка поради здравствена состојба).
3. За каква цел ги обработуваме твоите податоци?
• За организирање на постапка за избор и доделувања на DiscoverEU патни пропусници и поврзани услуги: започнување со кругови на Европскиот младински портал, со кои кандидатите/кандидатките се покануваат да одговорат на прашалник. За таа цел, подносителите на пријави мора да достават одредени лични податоци, за да можат заедничките контролори да проценат дали ги исполнуваат условите за прифатливост. Учесниците се избираат ако ги исполнуваат условите за прифатливост, ако одговорат точно на прашањата од квизот и ако на дополнителното прашање (tiebreaker) одговорат на наточен начин.
• По изборот, изведувачот ја проверува вистинската прифатливост на избраните кандидати преку проверка на валидноста на личните документи (доказ за државјанство, доказ за легален престој).
• По ова, патната пропусница и придружната картичка за попусти им се доделуваат на учесниците од страна на изведувачот. Учесниците кои ја користат пропусницата се во контакт со изведувачот за да го подготват своето патување, како и доколку им треба поддршка за користење на пропусницата.
• Резервација на билети за воз, автобус или авион за кандидатот/кандидатката на кои им е доделена патна пропусница на DiscoverEU.
• Следење и известување: EACEA може исто така да обработува лични податоци на учесниците за целите на следење и известување.
Личните податоци на кандидатите кои не се избрани можат да бидат предадени од страна на ГД „Образование и култура“ (заеднички контролор)
на нивниот извршител со цел да се добие картичката за попуст на Европската асоцијација за младински картички.
4. Кој има пристап до твоите лични податоци и на кого му се откриваат?
Пристап до твоите лични податоци може да им биде даден на следниве приматели на темел на принципот „неопходно е да се знае“:
• Овластен персонал на EACEA (со седиште во ЕУ)
• Овластен персонал на Европската комисија
• Овластен персонал на изведувачот и нивните подизведувачи (со седиште во земјите на ЕУ/ЕЕА)
• Изведувачот на договорот управува со иницијативата DiscoverEU користејќи услуги од следниве алатки од трети страни:
o Adobe Campaign & Mandrill (потврда на е-пошта)
o AWS Cognito & CommerceTools (управување со сметка и нарачки)
o AWS Dynamo DB (мобилна пропусница)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (база на податоци)
o Flexmail (систем на е-пошта)
o Insided (заедница)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (резаервации)
o MessageBird (SMS систем)
o Netigate (анкета после патување)
o Shufti Pro (проверка на ID )
o SQL Datawarehouse (архивирање и известување)
o Zendesk (биро за помош)
Во многу ограничен број на случаи (фиксни железнички билети, вонредни автобуски или авионски патувања), ограничени лични податоци (име, презиме, датум на раѓање) се пренесуваат на туристичка агенција со седиште во Белгија, со која изведувачот на иницијативата DiscoverEU, има склучено договор за заштита на податоците (ДЗП). Во зависност од планот на патување што го бара учесникот/учесничката, туристичката агенција може да резервира патувања со транспортни оператори во земји од ЕУ/ЕЕА или надвор од ЕУ/ЕЕА, кои се дел од иницијативата DiscoverEU (Северна Македонија, Србија, Турција).
Таквите патувања секогаш се резервираат на барање на учесникот/учесничката. Таквото пренесување на лични податоци ќе биде заснован на член 50.1(c) пренос потребен за заклучување или спроведување на договор склучен во интерес на лицето на кое се однесуваат податоците).
Во случај на контрола или спор, пристап до твоите лични податоци може да биде овозможен на основа на начелото за основна потеба за добивање на информации на телата кои се задолжени за следење или инспекција во склад со правото на ЕУ (на пр., Служба за внатрешна ревизија, Европска комисија, ОЛАФ, Судови на ЕУ итн.).
5. Колку долго ги чуваме твоите лични податоци?
Личните податоци кои се наоѓаат во пријавите на корисниците на иницијативата DiscoverEU кои не се избрани, ќе бидат избришани 2 години откако кандидатот/кандидатката ја поднесол/ла пријавата, освен ако не изразиле интерес да бидат информирани/вклучени во други услуги на Европскиот младински портал, и во тој случај, податоците се чуваат најмногу 5 години. По тој период, нивните лични податоци ќе бидат анонимизирани и ќе се чуваат само за статистички цели.
Личните податоци содржани во пријавите на корисниците кои се избрани за DiscoverEU, ќе бидат избришани 5 години од датумот на резервирање на патување во склад со заедничката листа за задржување, освен ако корисникот не изразил интерес да се повлече од статусот на „избран корисник" и не користел финансиски средста од ЕУ во рамки на иницијативата, и во тој случај податоците се чуваат најмногу 2 години.
Сепак, можеме да ги чуваме информациите кои те идентификуваат за подолг период за историски, статистички или
научни цели со соодветни заштитни мерки.
6. Кои се твоите права во врска со твоите лични податоци и како можеш да ги оствариш?
Според одредбите од Регулативата за заштита на податоците, имаш право да побараш:
• да пристапиш до личните податоци што EACEA ги поседува за тебе;
• корекција на твоите лични податоци, доколку е потребно;
• бришење на твоите лични податоци;
• ограничување на обработката на твоите лични податоци;
• примање или пренос на твоите податоци во друга организација во вообичаено употребуван стандарден формат за машинско читање (преносливост на податоци).
Напомена: Со оглед на конкурентската природа на постапката за избор, правото на исправка на информации може да се примени само за фактичките податоци обработени во односната постапка за доделување на неповратни средства. Правото на исправка на овие податоци може да се оствари само до крајниот рок за поднесување на пријави.
Сепак, неточните идентификациски фактички податоци можат да бидат исправени во секое време за време на и по постапката за доделување на неповратни средства.
Бидејќи оваа обработка на твоите лични податоци се темели на член 5(1)(а) од Регулативата за заштита на податоци, напоменуваме дека имаш право да се спротивиш на обработката на твоите лични податоци на основа на твојата посебна ситуација според одредбите од член 23 од Регулативата за заштита на податоци.
Во член 25 од Регулативата (ЕУ) 2018/1725 се предвидува дека во прашања поврзани со работата на институциите и органите на ЕУ, тие можат да ограничат одредени права на поединците во исклучителни околности и со заштитните мерки утврдени во таа регулатива. Таквите ограничувања се предвидени со внатрешните правила кои се усвоени од EACEA и објавени во Службениот весник на Европската унија: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Секое такво ограничување ќе биде временски ограничено пропорционално, и ќе ја почитува суштината на горенаведените права. Тоа ќе биде укинато веднаш штом околностите кои го оправдуваат ограничувањето повеќе нема да се применливи. По истекот на овој период, ќе добиеш поконкретно известување за заштита на податоци.
По правило, ќе бидеш известен за главните причини за ограничувањето, освен ако со тоа известување би се поништил ефектот на ограничувањето како такво.
Имаш право да поднесеш жалба до Европскиот службеник за заштита на податоци во врска со подрачјето на примена на ограничувањето.
7. Твоето право на жалба во случај на спор за било кое прашање кое се однесува на лични податоци
Во случај на спор во врска со било кое прашање кое се однесува на лични податоци, можеш да го контактираш контролорот на горенаведената адреса и функционално поштенско сандаче.
Можеш исто така да контактираш со службеникот за заштита на податоци на EACEA на следната адреса на е-пошта: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Можеш да поднесеш жалба до Европскиот надзорник за заштита на податоци во секое време: http://www.edps.europa.eu.
8. На која правна основа ги обработуваме твоите лични податоци?
Обработката е неопходна за извршување на задачи од јавен интерес или за извршување на службено овластување кое е доделено на институцијата или телото на Унијата (што е пропишано со правото на Унијата):
- Одлука за спроведување 2021/173 на Комисијата за основање на EACEA;
- Одлука на Комисијата C(2021) 951 и нејзини прилози за делегирање на надлежности на EACEA за управување со програми во МФР за периодот 2021-2027
- Регулатива (ЕУ) 2021/817 на Европскиот парламент и на Советот од 20 мај 2021 година за воспоставување на Erasmus+: Програмата на Унијата за образование и обука, млади и спорт и за ставање вон сила на Регулативата (ЕУ) Бр. 1288/2013 (ОЈ L 189, 28.5.2021, стр. 1-33) (Текст со ЕЕА значење).
(1) Регулатива (ЕУ) 2018/1725 на Европскиот парламент и на Советот од 23 октомври 2018 година за заштита на физичките лица во однос на обработката на лични податоци од страна на институциите, телата, канцелариите и агенциите на Унијата и за слободно движење на таквите податоци и за ставање вон сила на Регулативата (ЕК) Бр. 45/2001 и на Одлуката 1247/2002/ЕК Текст со ЕЕА значење, ОЈ L 295, 21.11.2018, стр. 39.