Aviso de protección de datos de DiscoverEU
La Agencia Ejecutiva Europea de Educación y Cultura (EACEA, por sus siglas en inglés) está comprometida con la protección de su privacidad. Todos los datos personales se tratan de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión (1) («el Reglamento de protección de datos»).
El siguiente aviso de protección de datos describe las políticas que rigen la recopilación, gestión y utilización, por parte de la EACEA, de los datos personales de los particulares que participan en de DiscoverEU.
1. ¿Quién es responsable del tratamiento de sus datos personales (responsable del tratamiento de datos)?
El responsable del tratamiento es la Agencia Ejecutiva Europea de Educación y Cultura, situada en Bruselas, BE-1049. La persona designada como responsable de la operación de tratamiento de datos es el jefe de la Unidad A5: Juventud y Cuerpo
Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria de la UE.
Dirección de correo electrónico: eacea-a5@ec.europa.eu.
La DG Educación, Juventud, Deporte y Cultura y la EACEA actúan como corresponsables del tratamiento en relación con DiscoverEU porque tratan de forma conjunta los datos personales de los solicitantes que presentan una candidatura en el Portal Europeo de la Juventud para recibir los bonos de viaje de DiscoverEU.
2. ¿Qué datos personales se tratan?
Los siguientes datos personales son objeto de tratamiento y todos ellos son obligatorios, excepto cuando se especifica que son opcionales:
• datos en forma de números de identificación personal (número de documento de identidad o de pasaporte o de permiso de residencia legal)
• datos relativos a las características físicas de las personas, así como a la imagen, la voz o las huellas dactilares (fotografía del documento de identidad o del pasaporte o del permiso de residencia legal)
• datos relativos al ámbito privado del interesado [nacionalidad, residencia legal, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, nombre, apellidos, sexo (opcional), región de residencia (opcional), número de teléfono, ocupación (por ejemplo, estudios, empleo, etc.), discapacidad o problema de salud (opcional y previa solicitud de apoyo especial), país que expide el documento nacional de identidad/pasaporte/prueba de residencia legal
• datos relativos a pagos, subvenciones y cuentas bancarias (fuente para financiar costes no cubiertos)
• datos relativos a la familia del interesado [nivel de estudios de uno de los padres/tutores legales (opcional)]
• datos relativos a la carrera profesional del interesado [ocupación anterior (por ejemplo, estudios, empleo),
participación (previa) en una organización juvenil (opcional)], ocupación futura prevista (por ejemplo, estudios, trabajo)
• datos relativos a números de teléfono y comunicaciones (número de teléfono, dirección de correo electrónico)
• datos relativos a nombres y direcciones (incluidas las direcciones de correo electrónico) [nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, documento nacional de identidad/pasaporte/prueba de residencia legal, región de residencia (opcional)]
• datos relativos a la salud (opcional en los casos en que el participante solicita apoyo específico debido a su estado de salud).
3. ¿Para qué fines tratamos sus datos?
• Organización de la selección y adjudicación de los bonos de viaje para DiscoverEU y servicios relacionados: iniciando rondas en el Portal Europeo de la Juventud en las que se invita a los candidatos a responder a un cuestionario. Para ello, los solicitantes deben aportar determinados datos personales para que los corresponsables del tratamiento puedan evaluar si cumplen las condiciones de admisibilidad. Se selecciona a los participantes si cumplen las condiciones de admisibilidad, si responden correctamente a las preguntas del cuestionario y si responden de la manera más correcta a la pregunta adicional (de desempate).
• Una vez seleccionados, el contratista verifica la admisibilidad real de los candidatos seleccionados comprobando la validez de los documentos personales (prueba de nacionalidad, prueba de residencia legal).
• A continuación, el contratista concede a los participantes el bono de viaje y la tarjeta de descuento correspondiente. Los participantes que utilicen el bono estarán en contacto con el contratista para preparar su viaje y si necesitan ayuda para utilizar el bono.
• Reserva de billetes de tren, autobús o avión para los solicitantes a los que se haya concedido un bono de viaje de DiscoverEU.
• Seguimiento y notificación: La EACEA también puede tratar los datos personales de los participantes con fines de seguimiento y notificación.
Los datos personales de los solicitantes no seleccionados podrán ser transmitidos por la DG Educación, Juventud, Deporte y Cultura (corresponsable del tratamiento) a su
contratista con el fin de recibir la tarjeta de descuento de la Asociación Europea del Carné Joven.
4. ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican?
En caso necesario, se dará acceso a sus datos personales a los siguientes destinatarios:
• Personal autorizado de la EACEA (con sede en la UE)
• Personal autorizado de la Comisión Europea
• Personal autorizado del contratista y sus subcontratistas (con sede en países de la UE/EEE)
• El contratista gestiona su DiscoverEU utilizando servicios de las siguientes herramientas de terceros:
o Adobe Campaign y Mandrill (confirmación por correo electrónico)
o AWS Cognito y CommerceTools (gestión de cuentas y pedidos)
o AWS Dynamo DB (tarjeta móvil)
o Chatlayer (robot conversacional)
o Dune (base de datos)
o Flexmail (sistema de correo electrónico)
o Insided (comunidad)
o Mailchimp e IRIS/Intersystems (reservas)
o MessageBird (sistema de SMS)
o Netigate (encuesta posterior al viaje)
o Shufti Pro (verificación de ID)
o SQL Datawarehouse (archivo y presentación de informes)
o Zendesk (servicio de asistencia)
En un número muy limitado de casos (billetes de tren fijos, viajes excepcionales en autobús o avión), se transfieren datos personales limitados (nombre, apellido y fecha de nacimiento) a una agencia de viajes con sede en Bélgica, con la que el contratista de DiscoverEU tiene un acuerdo de protección de datos (APD). En función del itinerario solicitado por el participante, la agencia de viajes podrá reservar viajes a operadores de transporte en países de la UE/EEE o fuera de la UE o del EEE que participen en DiscoverEU (Macedonia del Norte, Serbia y Turquía).
Estos viajes se reservan siempre a petición del participante. Dicha transferencia de datos personales se basará en el artículo 50, apartado 1, letra c) (transferencia necesaria para la celebración o el cumplimiento de un contrato en interés del interesado).
En caso de control o litigio, podrá concederse el acceso a sus datos personales en aplicación del criterio de la «necesidad de conocer» a los organismos encargados de una tarea de supervisión o inspección en aplicación del Derecho de la Unión (por ejemplo, el Servicio de Auditoría Interna, la Comisión Europea, la OLAF, los tribunales de la UE, etc.).
5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?
Los datos personales que figuren en candidaturas para DiscoverEU de usuarios que no hayan sido seleccionados se eliminarán a los dos años de haberse presentado la candidatura, a menos que esos candidatos hayan manifestado su interés en ser informados o en participar en otros servicios del Portal Europeo de la Juventud, en cuyo caso los datos se conservarán durante un máximo de cinco años. Transcurrido ese plazo, sus datos personales se anonimizarán y solo se conservarán para fines estadísticos.
Los datos personales que figuren en candidaturas para DiscoverEU de usuarios seleccionados se eliminarán cinco años después de la fecha de reserva del viaje, de acuerdo con la lista común de conservación, a menos que el usuario haya manifestado su interés en retirarse del estado de «usuario seleccionado» y no haya recibido financiación de la UE a través de la iniciativa, en cuyo caso los datos se conservarán durante un máximo de dos años.
No obstante, podremos conservar información que le identifique durante un período más largo con fines históricos, estadísticos o
científicos con las salvaguardias adecuadas.
6. ¿Cuáles son sus derechos en relación con sus datos personales y cómo puede ejercerlos?
Con arreglo a las disposiciones del Reglamento de protección de datos, tiene derecho a solicitar:
• el acceso a los datos personales de los que dispone la EACEA sobre usted;
• que se rectifiquen sus datos personales cuando sea necesario;
• que se supriman sus datos personales;
• que se limite el tratamiento de sus datos personales;
• la recepción de sus datos o la transferencia a otra organización en un formato estándar de lectura mecanizada de uso común (portabilidad de los datos).
Nota: Teniendo en cuenta el carácter competitivo del proceso de selección, el derecho a rectificar la información solo puede aplicarse a los datos reales tratados en el marco del procedimiento de concesión de subvención de que se trate. El derecho a rectificar estos datos solo puede ejercerse hasta la fecha límite para la presentación de candidaturas.
No obstante, los datos objetivos de identificación inexactos podrán rectificarse en cualquier momento durante y después del procedimiento de concesión de la subvención.
Dado que este tratamiento de sus datos personales se basa en el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento de protección de datos, usted tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos relacionados con su situación particular con arreglo a lo dispuesto en el artículo 23 del Reglamento de protección de datos.
El artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 establece que, en asuntos relacionados con el funcionamiento de las instituciones y organismos de la UE, estos últimos pueden limitar determinados derechos de las personas en circunstancias excepcionales y con las garantías establecidas en dicho Reglamento. Tales restricciones están previstas en normas internas adoptadas por la EACEA y publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Cualquier limitación de este tipo estará restringida en el tiempo, será proporcionada y respetará en lo esencial los citados derechos. La limitación se levantará tan pronto como las circunstancias que la justifican dejen de ser aplicables. Una vez transcurrido ese período, recibirá un aviso de protección de datos más específico.
Por regla general, se le informará de los principales motivos de una limitación, a menos que esta información anule el efecto de la limitación como tal.
Tiene derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en relación con el alcance de la limitación.
7. Derecho a recurrir en caso de conflicto sobre cualquier cuestión relativa a los datos personales
En caso de conflicto sobre cualquier cuestión de protección de datos personales, puede contactar al responsable del tratamiento de datos en la dirección mencionada anteriormente y en el buzón funcional.
También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de la EACEA en la siguiente dirección de correo electrónico: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento: http://www.edps.europa.eu.
8. ¿Sobre qué base jurídica tratamos sus datos personales?
El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión (lo que deberá establecerse en el Derecho de la Unión):
— la Decisión de Ejecución 2021/173 de la Comisión por la que se crea la EACEA;
— la Decisión de la Comisión [C(2021) 951] y sus anexos, por la que se delegan competencias a la EACEA para la gestión de los programas del MFP 2021-2027,
— el Reglamento (UE) 2021/817 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de mayo de 2021, por el que se establece Erasmus+: el Programa de la Unión para la educación y la formación, la juventud y el deporte y se deroga el Reglamento (UE) n.º 1288/2013 (DO L 189 de 28.5.2021, p. 1) (Texto pertinente a efectos del EEE).
(1) Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.º 45/2001 y la Decisión n.º 1247/2002/CE (Texto pertinente a efectos del EEE) (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).