Съобщение за защита на личните данни в рамките на инициативата DiscoverEU
Европейската изпълнителна агенция за образование и култура (EACEA) се ангажира да запази неприкосновеността на личния ви живот. Всички лични данни се обработват в съответствие с Регламент (ЕС) № 2018/1725 относно защитата на личните данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза (1) („Регламента относно защитата на данните“).
В следното съобщение за защита на личните данни са посочени политиките, уреждащи събирането, управлението и използването на лични данни на лицата, участващи в DiscoverEU, от страна на EACEA.
1. Кой отговаря за обработването на личните ви данни (администратор на лични данни)?
Администратор на личните данни е Европейската изпълнителна агенция за образование и култура, (BE-1049 Брюксел). Лицето, определено като отговорно за операцията по обработване, е ръководителят на отдел A5 „Младеж,
Европейски корпус за солидарност и доброволци за хуманитарна помощ“.
Електронен адрес: eacea-a5@ec.europa.eu.
ГД „Образование и култура“ и EACEA действат като съвместни администратори във връзка с DiscoverEU, тъй като обработват заедно личните данни на кандидатите, подаващи заявления на Европейския младежки портал, за да получат карти за пътуване DiscoverEU.
2. Какви лични данни се обработват?
Обработват се следните лични данни и всички те са задължителни, освен когато е посочено, че не са задължителни:
• под формата на лични идентификационни номера (номер на национална лична карта, паспорт или разрешително за законно пребиваване)
• относно физическите характеристики на лицата, както и изображението, гласа или пръстовите отпечатъци (снимка на лична карта, паспорт или разрешително за законно пребиваване)
• по отношение на личната сфера на субекта на данни (гражданство, законно пребиваване, дата на раждане, електронен адрес, собствено име, фамилно име, пол (незадължително), регион на пребиваване (незадължително), телефонен номер, професия (напр. образование, заетост...), увреждане или здравословен проблем (по избор и когато има искане за специална подкрепа), държава, издаваща националната лична карта/паспорт/разрешително за законно пребиваване
• по отношение на заплащането, надбавките и банковите сметки (източник за финансиране на непокрити разходи)
• по отношение на семейството на субекта на данни (ниво на образование на родителите / законните настойници (незадължително)
• по отношение на кариерата на субекта на данни (предишна професия (напр. образование, заетост),
(предишно) участие в младежка организация (по избор), предвидена бъдеща професия (напр. обучение, работа)
• относно телефонни номера и съобщения (телефонен номер, електронен адрес)
• относно имената и адресите (включително електронни адреси) (собствено име, фамилно име, електронен адрес, национална лична карта/паспорт/разрешение за законно пребиваване, регион на пребиваване (по избор).
• по отношение на здравето (незадължително в случаите, когато участникът иска специфична подкрепа поради здравословно състояние).
3. За каква цел обработваме вашите данни?
• Организиране на процедури за подбор и предоставяне на карти за пътуване DiscoverEU и свързаните с тях услуги: отправяне на периодични покани на Европейския младежки портал към кандидатите да отговорят на въпросник. За тази цел кандидатите трябва да представят определени лични данни, за да могат съвместните администратори да преценят дали отговарят на условията за допустимост. Участниците се избират, ако отговарят на условията за допустимост, ако отговарят правилно на въпросите от викторината и ако отговарят по най-правилния начин на допълнителния въпрос (решаващия въпрос).
• След подбора изпълнителят проверява действителната допустимост на избраните кандидати, като проверява валидността на личните документи (доказателство за гражданство, разрешително за законно пребиваване).
• След това изпълнителят предоставя картата за пътуване и придружаващата карта за отстъпки на участниците. Участниците, които използват картата за пътуване, се свързват с изпълнителя, за да подготвят пътуването си, и ако се нуждаят от помощ за използването на картата.
• Резервиране на билети за влак, автобус или самолет за кандидати, получили карта за пътуване DiscoverEU.
• Мониторинг и докладване: EACEA може също така да обработва лични данни на участниците за целите на мониторинга и докладването.
Личните данни на неизбраните кандидати могат да бъдат предавани от ГД „Образование и култура“ (съвместен администратор) на техния
изпълнител с цел получаване на картата за отстъпки на асоциацията „Европейска младежка карта“.
4. Кой има достъп до личните ви данни и на кого се предоставят те?
Достъп до вашите лични данни може да бъде предоставен на следните страни въз основа на принципа „необходимост да се знае“:
• Упълномощени служители на EACEA (със седалище в ЕС)
• Упълномощени служители на Европейската комисия
• Упълномощени служители на изпълнителя и неговите подизпълнители (установени в държавите от ЕС/ЕИП)
• Изпълнителят управлява своята инициатива DiscoverEU, като използва услугите на следните инструменти на трети страни:
o Adobe Campaign & Mandrill (потвърждение на електронен адрес)
o AWS Cognito & CommerceTools (управление на профили и поръчки)
o AWS Dynamo DB (мобилни карти)
o Chatlayer (чатбот)
o Dune (база данни)
o Flexmail (система за електронна поща)
o Insided (общност)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (резервации)
o MessageBird (SMS система)
o Netigate (проучвания след пътуването)
o Shufti Pro (проверка на самоличността)
o SQL Datawarehouse (архивиране и отчитане)
o Zendesk (бюро за помощ)
В много ограничен брой случаи (билети за влак, които не подлежат на връщане, извънредни пътувания с автобус или самолет) ограничени лични данни ( собствено и фамилно име, дата на раждане) се предават на туристическа агенция, установена в Белгия, с която изпълнителят на DiscoverEU има действащо споразумение за защита на данните (ОЗД). В зависимост от маршрута, поискан от участника, пътническата агенция може да резервира пътувания с транспортни оператори в държави от ЕС/ЕИП или извън ЕС/ЕИП, които са част от DiscoverEU (Северна Македония, Сърбия, Турция).
Такива пътувания винаги се резервират по искане на участника. Такова предаване на лични данни ще се основава на член 50, параграф 1, буква в) (предаване, необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните).
В случай на проверка или спор, достъп до вашите лични данни може да бъде даден въз основа на принципа „необходимост да се знае“ на органи, натоварени със задачи по наблюдение или инспекция при прилагането на правото на Съюза (например Службата за вътрешен одит, Европейската комисия, OLAF, съдилищата на ЕС и др.).
5. Колко време съхраняваме личните ви данни?
Личните данни от кандидатурите на лица, които не са избрани за участие в DiscoverEU, ще бъдат изтрити две години след изпращане на кандидатурата, освен ако лицата са изразили интерес да бъдат информирани за други услуги на Европейския младежки портал или да използват такива услуги, като в този случай данните се съхраняват най-много в продължение на 5 години. След този период личните им данни ще бъдат анонимизирани и ще се съхраняват само за статистически цели.
Личните данни от кандидатурите на лица, които са избрани за участие в DiscoverEU, ще бъдат изтрити 5 години след датата на резервиране на пътуването съгласно общия списък за съхранение, освен ако потребителят е изразил желание да се откаже от статуса на „избран потребител“ и не е получавал финансиране от ЕС чрез инициативата, като в този случай данните се съхраняват за максимален срок от 2 години.
Въпреки това можем да запазим информацията, която ви идентифицира, за по-дълъг период от време за исторически, статистически или
научни цели при наличие на подходящи предпазни мерки.
6. Какви са вашите права по отношение на личните ви данни и как можете да ги упражнявате?
Съгласно разпоредбите на Регламента относно защитата на данните имате право да поискате:
• достъп до личните данни, с които EACEA разполага за вас;
• коригиране на вашите лични данни, когато е необходимо;
• изтриване на вашите лични данни;
• ограничаване на обработването на вашите лични данни;
• да получите вашите данни или те да бъдат предадени на друга организация в широко използван машинночетим стандартен формат (преносимост на данните).
ЗАБЕЛЕЖКА: Като се има предвид конкурентният характер на процеса на подбор, правото на коригиране на информацията може да се прилага само за фактическите данни, обработвани в рамките на съответната процедура за отпускане на безвъзмездни средства. Правото на коригиране на тези данни може да бъде упражнено само до крайния срок за подаване на заявления.
Неточните фактически данни за идентифициране обаче могат да бъдат коригирани по всяко време по време на процедурата за отпускане на безвъзмездни средства и след нея.
Тъй като обработването на личните ви данни се основава на член 5, параграф 1, буква а) от Регламента относно защитата на данните, моля, имайте предвид, че имате право да възразите срещу обработването на личните ви данни на основания, свързани с вашата конкретна ситуация, съгласно разпоредбите на член 23 от Регламента относно защитата на данните.
В член 25 от Регламент (ЕС) 2018/1725 се предвижда, че по въпроси, свързани с функционирането на институциите и органите на ЕС, последните могат да ограничават определени права на физическите лица при изключителни обстоятелства и при спазване на гаранциите, предвидени в посочения регламент. Такива ограничения са предвидени във вътрешни правила, приети от EACEA и публикувани в Официален вестник на Европейския съюз: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/BG/TXT/HTML/?uri=CELEX:32021Q0317(01)&from=EN)
Всяко подобно ограничение ще бъде само за определено време, ще бъде пропорционално и ще зачита същината на горепосочените права. То ще бъде отменено веднага, след като отпаднат обстоятелствата, които го оправдават. След изтичането на този срок ще получите по-конкретно съобщение за защита на данните.
По принцип ще бъдете информирани за основните причини за дадено ограничение, освен ако тази информация би премахнала ефекта от ограничението само по себе си.
Имате право да подадете жалба до ЕНОЗД относно обхвата на ограничението.
7. Вашето право на помощ в случай на конфликт по въпрос, свързан с личните данни
В случай на конфликт по въпроси, свързани със защитата на личните данни, можете да се обърнете към администратора на горепосочения адрес и функционална пощенска кутия.
Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на EACEA на следния електронен адрес: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време: http://www.edps.europa.eu.
8. На какво правно основание обработваме вашите лични данни?
Обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официално правомощие, което е предоставено на институцията или органа на Съюза (да бъде установено в правото на Съюза):
— Решение за изпълнение 2021/173 на Комисията за създаване на EACEA;
— Решение C (2021) 951 на Комисията и приложенията към него за делегиране на правомощия на EACEA за управлението на програмите в МФР за периода 2021—2027 г.
— Регламент (ЕС) 2021/817 на Европейския парламент и на Съвета от 20 май 2021 г. за създаване на „Еразъм +“: програмата на Съюза в областта на образованието и обучението, младежта и спорта и за отмяна на Регламент (ЕС) № 1288/2013 (ОВ L 189, 28.5.2021 г., стр. 1—33) (текст от значение за ЕИП).
Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО (ОВ L 295, 21.11.2018 г., стр. 39).