DiscoverEU: Oznámení o ochraně osobních údajů
Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu (EACEA) je odhodlána chránit vaše soukromí. Se všemi osobními údaji se zachází v souladu s nařízením (EU) 2018/1725 o ochraně osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie (dále jen „nařízení o ochraně údajů“).
Následující oznámení o ochraně osobních údajů nastiňuje politiky, jimiž se řídí shromažďování, správa a používání osobních údajů osob účastnících se soutěže DiscoverEU ze strany agentury EACEA.
1. Kdo je odpovědný za zpracování vašich osobních údajů neboli kdo je správcem údajů?
Správcem údajů je Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu (EACEA) se sídlem v Bruselu, BE-1049. Osobou odpovědnou za zpracování údajů je vedoucí oddělení A5: Mládež, Evropský sbor solidarity a Humanitární dobrovolníci.
E-mail: eacea-a5@ec.europa.eu.
V souvislosti se soutěží DiscoverEU vystupují GŘ EAC a agentura EACEA jako společní správci, protože společně zpracovávají osobní údaje uchazečů, kteří do soutěže DiscoverEU o časovou jízdenku podali přihlášku na Evropském portálu pro mládež.
2. Které osobní údaje zpracováváme?
Zpracovávají se následující osobní údaje, přičemž všechny z nich jsou povinné (s výjimkou případů, kdy je výslovně uvedeno, že povinné nejsou):
• osobní identifikační čísla (číslo průkazu totožnosti nebo cestovního pasu, případně číslo pobytové karty)
• údaje o vnějších charakteristikách uchazeče, jakož i o jeho vzhledu, hlasu nebo otiscích prstů (fotografie v průkazu totožnosti, cestovním pasu nebo na pobytové kartě)
• údaje týkající se soukromé sféry subjektu údajů (státní příslušnost, oprávněný pobyt, datum narození, e-mailová adresa, jméno, příjmení, pohlaví (nepovinný údaj), region bydliště (nepovinný údaj), telefonní číslo, současná studijní nebo pracovní činnost (např. vzdělávací instituce, zaměstnání), zdravotní postižení nebo jiné zdravotní omezení (nepovinný údaj: v případě, že je podána žádost o zvláštní podporu), země vydávající průkaz totožnosti / cestovní pas / doklad o legálním pobytu
• údaje týkající se platu, příspěvků a bankovních účtů (tj. zdroj financování nákladů, které výhercům nejsou hrazeny)
• údaje o rodině subjektu údajů (úroveň vzdělání jednoho z rodičů / zákonného opatrovníka (nepovinný údaj))
• údaje týkající se profesní kariéry subjektu údajů (předchozí činnost (např. vzdělání, zaměstnání),
(předchozí) činnost v rámci mládežnické organizace (nepovinný údaj)), předpokládaná budoucí činnost (např. studium, zaměstnání)
• telefonní čísla a komunikační nástroje (telefonní číslo, e-mailová adresa)
• jméno, příjmení, adresa (včetně e-mailové) (tj. jméno, příjmení, e-mailová adresa, průkaz totožnosti / doklad o legálním pobytu, region bydliště (nepovinný údaj)).
• informace týkající se zdraví (nepovinný údaj: v případech, kdy účastník žádá o zvláštní podporu z důvodu svého zdravotního stavu).
3. Za jakým účelem vaše údaje zpracováváme?
• Za účelem organizace výběru a následného předání časových jízdenek DiscoverEU výhercům a zajištění dalších souvisejících služeb: zahájení příslušného kola soutěže na Evropském portálu pro mládež, kde budou uchazeči vyzváni, aby odpověděli na dotazník (kvíz). Za tímto účelem musí uchazeči uvést určité osobní údaje, na jejichž základě společní správci posoudí, zda splňují podmínky způsobilosti. Účastníci mohou být vybráni pouze v případě, že splňují podmínky způsobilosti, správně odpověděli na otázky z kvízu a co nejpřesněji odpoví na doplňující otázku (využije se v případě nerozhodného výsledku).
• Po provedení výběru účastníků bude jejich způsobilost ověřena dodavatelem, který zkontroluje platnost jejich osobních dokladů (průkaz dokládající státní příslušnost, doklad o legálním pobytu).
• Dodavatel poté výhercům udělí časovou jízdenku a doprovodnou slevovou kartu. Účastníci, kteří hodlají časovou jízdenku využít, jsou v kontaktu s dodavatelem, který jim pomůže s přípravou cesty a poradí jim, jak jízdenka funguje.
• Osobní údaje se používají rovněž při rezervaci vlakových a autobusových jízdenek a případně letenek pro výherce.
• Monitorování a podávání zpráv: Osobní údaje účastníků může agentura EACEA rovněž zpracovávat pro účely monitorování a podávání zpráv.
GŘ EAC (společný správce) pak může osobní údaje uchazečů, kteří vybráni nebyli, předat svému
dodavateli za účelem zajištění slevové karty asociace Evropské karty mládeže.
4. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
Přístup k vašim osobním údajům může být na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“ poskytnut těmto stranám:
• oprávnění zaměstnanci agentury EACEA (se sídlem v EU)
• oprávnění zaměstnanci Evropské komise
• oprávnění zaměstnanci dodavatele a jeho subdodavatelů (se sídlem v zemích EU/EHP)
• Dodavatel realizuje soutěž DiscoverEU s využitím služeb těchto nástrojů třetích stran:
o Adobe Campaign & Mandrill (potvrzování e-mailové adresy)
o AWS Cognito & CommerceTools (správa účtu a objednávek)
o AWS Dynamo DB (mobilní pas)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (databáze)
o Flexmail (systém elektronické pošty)
o Insided (komunita)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (rezervace)
o MessageBird (systém pro zasílání zpráv SMS)
o Netigate (průzkum v návaznosti na realizaci cesty)
o Shufti Pro (ověřování totožnosti)
o SQL Datawarehouse (archivace a podávání zpráv)
o Zendesk (helpdesk).
Ve velmi omezeném počtu případů (u neflexibilní jízdenky na vlak a u výjimečných cest autobusem nebo letadlem) se určité osobní údaje (jméno, příjmení, datum narození) předávají cestovní kanceláři se sídlem v Belgii, s níž má dodavatel DiscoverEU uzavřenou dohodu o ochraně údajů. V závislosti na cestovním itineráři, který účastník zadal, pak tato cestovní kancelář může rezervovat cesty u dopravců v zemích EU/EHP nebo v zemích mimo EU/EHP, které se soutěže DiscoverEU účastní (Severní Makedonie, Srbsko, Turecko).
Tyto cesty jsou vždy rezervovány na žádost účastníka. V takovém případě se předání osobních údajů řídí čl. 50 odst. 1 písm. c) (předávání nezbytné pro uzavření nebo splnění smlouvy, která byla uzavřena v zájmu subjektu údajů).
V zájmu provedení kontroly nebo při sporu mohou být vaše osobní údaje předány subjektům pověřeným monitorováním nebo inspekcí v rámci uplatňování práva Unie (např. Útvaru interního auditu, Evropské komisi, úřadu OLAF, soudnímu dvoru EU atp.), a to vždy na základě principu „vědět jen to nejnutnější“.
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
Osobní údaje uchazečů, kteří v soutěži DiscoverEU nezískali žádnou cenu, budou vymazány do 2 let od podání přihlášky, pokud tito neprojevili zájem o zasílání informací ohledně služeb Evropského portálu pro mládež. V takovém případě jsou údaje uchovávány maximálně po dobu 5 let. Poté budou jejich osobní údaje anonymizovány a uchovávány pouze pro statistické účely.
Osobní údaje obsažené ve vybraných uživatelských aplikacích soutěže DiscoverEU budou vymazány po pěti letech od data rezervace cesty podle společného seznamu pro uchovávání údajů, pokud uživatel neprojevil zájem odejmout status „vybraného uživatele“ a nezískal prostřednictvím této iniciativy finanční prostředky EU – v takovém případě jsou údaje uchovávány po dobu nejvýše dvou let.
Je však možné, že budeme vaše identifikační údaje uchovávat po delší dobu, a to pro historické, statistické nebo
vědecké účely. Vždy však bude zajištěno jejich náležité zabezpečení.
6. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Podle ustanovení nařízení o ochraně údajů máte právo zažádat:
• o přístup ke svým osobním údajům v držení agentury EACEA
• v případě potřeby o opravu vašich osobních údajů
• o vymazání vašich osobních údajů
• o omezení zpracování vašich osobních údajů
• o získání vašich údajů nebo o jejich předání jiné organizaci v běžně používaném strojově čitelném standardním formátu (přenositelnost údajů).
Pozn.: Vzhledem k soutěžní povaze výběrového řízení se právo na opravu informací může uplatnit pouze na věcné údaje zpracovávané v rámci daného řízení o udělení výhry. Právo na tuto opravu lze uplatnit pouze do data uzávěrky pro podání přihlášek do soutěže.
Nepřesné věcné identifikační údaje však mohou být opraveny kdykoli během řízení o udělení výhry, a to i po jeho skončení.
Vzhledem k tomu, že zpracování vašich osobních údajů probíhá podle čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení o ochraně údajů, vezměte prosím na vědomí, že podle ustanovení článku 23 uvedeného nařízení máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů souvisejících s vaší konkrétní situací.
Článek 25 nařízení (EU) 2018/1725 stanoví, že ve věcech týkajících se fungování orgánů a institucí EU mohou tyto subjekty za výjimečných okolností a v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení omezit některá práva fyzických osob. Tato omezení jsou stanovena ve vnitřních předpisech přijatých agenturou EACEA a zveřejněna v Úředním věstníku Evropské unie: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Každé takové omezení je časově omezeno a musí být přiměřené, přičemž je nutné řídit se základní podstatou uvedených práv. Uvedené omezení se zruší, jakmile pominou okolnosti, které k němu vedly. Po uplynutí této lhůty obdržíte specifické oznámení o ochraně údajů.
Zpravidla budete o hlavních důvodech příslušného omezení informováni, ledaže by tyto informace zmařily účinek omezení jako takového.
Máte právo podat stížnost evropskému inspektorovi ochrany údajů ohledně rozsahu omezení.
7. Vaše právo na opravný prostředek v případě sporu o jakoukoli záležitost týkající se osobních údajů
V případě sporu ohledně ochrany osobních údajů se můžete obrátit na správce údajů na výše uvedené adrese a funkční e-mailové schránce.
Můžete rovněž kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů agentury EACEA, a to na této e-mailové adrese: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Stížnost můžete také kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů: http://www.edps.europa.eu.
8. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
Zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, jímž je orgán nebo subjekt Unie pověřen (stanoví právo Unie):
– prováděcí rozhodnutí Komise 2021/173 o zřízení agentury EACEA
– rozhodnutí Komise C(2021) 951 a jeho přílohy o přenesení pravomocí na agenturu EACEA, pokud jde o řízení programů ve VFR na období 2021–2027
– nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2021/817 ze dne 20. května 2021, kterým se zavádí program Erasmus+: program Unie pro vzdělávání a odbornou přípravu, pro mládež a pro sport a zrušuje nařízení (EU) č. 1288/2013 (Úř. věst. L 189, 28.5.2021, s. 1–33) (Text s významem pro EHP)
(1) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001 a rozhodnutí č. 1247/2002/ES (Úř. věst. L 295, 21.11.2018, s. 39).