Obvestilo o varstvu podatkov v okviru DiscoverEU
Evropska izvajalska agencija za izobraževanje in kulturo (EACEA) je zavezana varovanju vaše zasebnosti. Vsi osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije (1) (v nadaljnjem besedilu: uredba o varstvu podatkov).
V naslednjem obvestilu o varstvu podatkov so opisane politike, v skladu s katerimi EACEA zbira, upravlja in uporablja osebne podatke posameznikov, ki sodelujejo v pobudi DiscoverEU.
1. Kdo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov (upravljavec podatkov)?
Upravljavec je Evropska izvajalska agencija za izobraževanje in kulturo, BE-1049 Bruselj. Oseba, pristojna za postopek obdelave podatkov, je vodja enote A5 (Mladi,
evropska solidarnostna enota in prostovoljci EU za humanitarno pomoč).
E-naslov: eacea-a5@ec.europa.eu.
GD EAC in EACEA sta skupna upravljavca v okviru pobude DiscoverEU, saj skupaj obdelujeta osebne podatke kandidatov, ki se na evropskem mladinskem portalu prijavijo za vozovnico DiscoverEU.
2. Kateri osebni podatki se obdelujejo?
Obdelujejo se naslednji osebni podatki (vsi so obvezni, razen kadar je izrecno navedeno, da so neobvezni):
• osebne identifikacijske številke (številka osebne izkaznice ali potnega lista ali dovoljenja za prebivanje)
• fizične značilnosti oseb ter podoba, glas ali prstni odtisi (slika osebne izkaznice ali potnega lista ali dovoljenja za prebivanje)
• podatki, ki zadevajo zasebno sfero (državljanstvo, stalno prebivališče, datum rojstva, e-naslov, ime, priimek, spol (neobvezno), regija prebivališča (neobvezno), telefonska številka, status aktivnosti (npr. dijak, zaposleni...), invalidnost ali zdravstvena težava (neobvezno in v primeru vloge za posebno podporo), država, ki je izdala nacionalno osebno izkaznico ali potni list ali dovoljenje za prebivanje
• osebni dohodek, drugi prejemki in bančni računi (vir financiranja nekritih stroškov)
• podatki v zvezi z družino (stopnja izobrazbe enega od staršev/zakonitih skrbnikov (neobvezno))
• podatki v zvezi s poklicno potjo (predhodna dejavnost (npr. šolanje, zaposlitev),
(predhodno) sodelovanje v mladinski organizaciji (neobvezno), načrtovana prihodnja dejavnost (npr. študij, zaposlitev)
• telefonske številke in drugi kontaktni podatki (telefonska številka, e-naslov)
• imena in naslovi (vključno z e-naslovi) (ime, priimek, e-naslov, številka nacionalne osebne izkaznice ali potnega lista ali dovoljenje za prebivanje, regija prebivališča (neobvezno))
• podatki v zvezi z zdravjem (neobvezno: če kandidat zaprosi za posebno podporo zaradi zdravstvenega stanja)
3. Za katere namene obdelujemo vaše podatke?
• Organizacija izbirnih postopkov in postopkov dodeljevanja vozovnic DiscoverEU in povezanih storitev: krogi za prijavo na evropskem mladinskem portalu. Ob prijavi morajo kandidati izpolniti vprašalnik. V ta namen morajo predložiti nekatere osebne podatke, da se lahko ugotovi, ali izpolnjujejo pogoje za prijavo. Udeleženci so izbrani, če izpolnjujejo pogoje za prijavo, če pravilno odgovorijo na kviz in kar najbolj pravilno odgovorijo na dodatno vprašanje.
• Pogodbeni izvajalec preveri, ali kandidati dejansko izpolnjujejo pogoje in preveri veljavnost osebnih dokumentov (dokazilo o državljanstvu, dokazilo o stalnem prebivališču).
• Zatem udeležencem izda vozovnico in pripadajočo kartico popustov. Udeleženci ostanejo v stiku s pogodbenim izvajalcem za pripravo potovanja in morebitno podporo pri uporabi vozovnice.
• Rezervacija vozovnice za vlak, avtobus ali letalo za kandidate, ki jim je bila izdana vozovnica DiscoverEU.
Spremljanje in poročanje: EACEA lahko osebne podatke udeležencev obdeluje tudi za namene spremljanja in poročanja.
GD EAC (skupni upravljavec) lahko osebne podatke neizbranih kandidatov posreduje
pogodbenemu izvajalcu, da se jim pošlje kartica popustov Evropskega združenja za mladinske kartice.
4. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo?
Dostop do vaših osebnih podatkov se na podlagi potrebe po seznanitvi lahko omogoči naslednjim osebam:
• pooblaščenim uslužbencem agencije EACEA (s sedežem v EU)
• pooblaščenim uslužbencem Evropske komisije
• pooblaščenim uslužbencem pogodbenega izvajalca in njegovih podizvajalcev (s sedežem v državah EU/EGP)
• Pogodbeni izvajalec pri upravljanju pobude DiscoverEU uporablja naslednja orodja tretjih oseb:
o Adobe Campaign in Mandrill (za pošiljanje potrditev po e-pošti)
o AWS Cognito in CommerceTools (za upravljanje računov in naročil)
o AWS Dynamo DB (za mobilno vozovnico)
o Chatlayer (za digitalnega asistenta)
o Dune (za podatkovno zbirko)
o Flexmail (za e-poštni sistem)
o Insided (za skupnost)
o Mailchimp in IRIS/Intersystems (za rezervacije)
o MessageBird (za pošiljanje sporočil SMS)
o Netigate (za anketo po potovanju)
o Shufti Pro (za preverjanje identifikacijskih številk)
o SQL Datawarehouse (za arhiviranje in poročanje)
o Zendesk (za pomoč uporabnikom)
V zelo omejenem številu primerov (fiksne vozovnice z vlakom, izredna potovanja z avtobusom ali letalom) se omejeni osebni podatki (priimek, ime, datum rojstva) posredujejo potovalni agenciji s sedežem v Belgiji, s katero ima pogodbeni izvajalec DiscoverEU sklenjeno pogodbo o varstvu podatkov. Glede na načrt potovanja, ki si ga je izbral udeleženec, lahko potovalna agencija opravi rezervacije pri prevoznikih v državah EU/EGP ali zunaj EU/EGP, ki sodelujejo v DiscoverEU (Severna Makedonija, Srbija, Turčija).
Take rezervacije se vedno opravijo na zahtevo udeleženca. Tako posredovanje osebnih podatkov se izvede na podlagi člena 50(1)(c) (prenos, potreben za sklenitev ali izvajanje pogodbe med upravljavcem in drugo fizično ali pravno osebo, ki je v interesu posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki).
V primeru nadzora ali spora se dostop do vaših osebnih podatkov na podlagi potrebe po seznanitvi lahko omogoči organom, ki so v skladu s pravom Unije pristojni za izvajanje nalog spremljanja ali nadzora (na primer Služba za notranjo revizijo, Evropska komisija, OLAF, sodišča EU itd.).
5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Osebni podatki neizbranih kandidatov v okviru DiscoverEU bodo izbrisani po dveh letih od dneva prijave, razen če so kandidati izrazili željo, da bi bili obveščeni o drugih ponudbah evropskega mladinskega portala ali vključeni vanje. V tem primeru se podatki hranijo največ 5 let. Po tem času bodo njihovi osebni podatki anonimizirani in se bodo uporabljali le za statistične namene.
Osebni podatki iz prijav uporabnikov, izbranih za sodelovanje v pobudi DiscoverEU, bodo izbrisani 5 let po zadnji rezervaciji potovanja v skladu s skupnim seznamom hrambe, razen če se uporabnik odpove statusu „izbranega uporabnika“ in ni prejel sredstev EU v okviru pobude. V tem primeru se podatki hranijo največ 2 leti.
Vendar lahko vaše osebne podatke z ustreznimi zaščitnimi ukrepi hranimo daljše obdobje v zgodovinske, statistične ali
znanstvene namene.
6. Kakšne so vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki in kako jih lahko uveljavljate?
V skladu z določbami uredbe o varstvu podatkov lahko zahtevate:
• dostop do svojih osebnih podatkov, ki jih hrani EACEA
• po potrebi popravek vaših osebnih podatkov
• izbris vaših osebnih podatkov
• omejitev obdelave vaših osebnih podatkov
• dostop do svojih podatkov ali prenos teh podatkov drugi organizaciji v običajni strojno berljivi obliki (prenosljivost podatkov)
Opomba: Glede na konkurenčno naravo izbirnega postopka se lahko pravica do popravka podatkov uporablja le za dejanske podatke, ki se obdelujejo v okviru zadevnega postopka za dodelitev nepovratnih sredstev. Pravica do popravka teh podatkov se lahko uveljavlja le do roka za oddajo prijav.
Vendar se lahko netočni identifikacijski podatki popravijo kadar koli med postopkom za dodelitev nepovratnih sredstev in po njem.
Ker obdelava vaših osebnih podatkov temelji na členu 5(1), točka (a), uredbe o varstvu podatkov, imate v skladu z določbami člena 23 iste uredbe pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem.
Člen 25 Uredbe (EU) 2018/1725 določa, da lahko institucije in organi EU v zadevah, ki se nanašajo na njihovo delovanje, v izrednih okoliščinah in z zaščitnimi ukrepi iz navedene uredbe omejijo nekatere pravice fizičnih oseb. Take omejitve urejajo notranja pravila, ki jih je sprejela EACEA in so objavljena v Uradnem listu Evropske unije (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/sl/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Vsaka taka omejitev mora biti časovno omejena, sorazmerna in upoštevati bistvo navedenih pravic. Prekliče se takoj po prenehanju okoliščin, ki so bile navedene kot razlog zanjo. Po izteku tega obdobja boste prejeli podrobnejše obvestilo o varstvu podatkov.
Praviloma boste obveščeni o glavnih razlogih za omejitev, če ta informacija ne bi izničila učinka omejitve.
Pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov lahko vložite pritožbo v zvezi s področjem uporabe omejitve.
7. Pravica do pritožbe v primeru spora v zvezi z varstvom osebnih podatkov
V primeru spora glede katerega koli vprašanja varstva osebnih podatkov se lahko obrnete na upravljavca podatkov. Pri tem lahko uporabite zgoraj navedeni naslov in namenski e-poštni predal.
Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri agenciji EACEA, in sicer na naslednji e-naslov: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: http://www.edps.europa.eu.
8. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?
Obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije (ki se določi v pravu Unije):
– Izvedbeni sklep Komisije (EU) 2021/173 o ustanovitvi EACEA
– Sklep Komisije C(2021) 951 in njegove priloge o prenosu pooblastil na EACEA za upravljanje programov v večletnem finančnem okviru 2021–2027
– Uredba (EU) 2021/817 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2021 o vzpostavitvi programa Erasmus+, programa Unije za izobraževanje in usposabljanje, mladino ter šport, ter o razveljavitvi Uredbe (EU) št. 1288/2013 (UL L 189, 28.5.2021, str. 1) (Besedilo velja za EGP)
(1) Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (Besedilo velja za EGP) (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).