Posebna izjava o varstvu osebnih podatkov – Evropski mladinski portal

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu osebnih podatkov in spoštovanju zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj obdelujemo vaše osebne podatke, kako zbiramo vse osebne podatke, z njimi ravnamo in zagotavljamo njihovo varstvo, kako jih uporabljamo in katere pravice imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki. V njej so opredeljeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave DPR-EC-00371.7 v zvezi z evropskim mladinskim portalom in z njim povezanimi spletnimi storitvami, kot so spletišča in aplikacije za mobilne telefone, ki jih zagotavlja Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo / Direktorat A – Strategija politike, podatki o državah in mladina / Enota A.4 – Mladina in medgeneracijska pravičnost (DG.EAC.A.4).

Namen obdelave podatkov: DG.EAC.A.4 zbira in uporablja osebne podatke za zagotavljanje informacij in priložnosti mladim po vsej Evropi v zvezi s temami programov EU za mlade.

Podatki se zbirajo za naslednje namene:

• Obveščanje

  • Zagotoviti javnosti kontaktne podatke (imena in priimki in/ali e-naslovi oseb, povezanih s članki, dogodki in novicami).

  • Omogočiti pooblaščenim uporabnikom, da se na evropskem mladinskem portalu registrirajo kot avtorji/uredniki, in po potrebi ponuditi tehnično pomoč.

• Obrazec za vprašanja

  • Omogočiti posameznikom, da prek evropskega mladinskega portala postavijo vprašanja in dobijo odgovor od Eurodesk Brussels Link, mreže Eurodesk in/ali skrbnikov evropskega mladinskega portala.

• Evropska solidarnostna enota

  • Omogočiti mladim, da se registrirajo za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, tako da predložijo svoje osnovne osebne in kontaktne podatke. Poleg tega omogočiti registriranim kandidatom enote, da prostovoljno navedejo dodatne kontaktne podatke, želje glede vrste dejavnosti, ki jih zanimajo, ter znanja in izkušnje, ki jih lahko prispevajo k dejavnostim, podatke o svoji izobrazbi in zaposlitvi ter morebitnih predhodnih izkušnjah s prostovoljskim delom.

  • Omogočiti registriranim kandidatom enote prejemanje e-pošte, biltenov in drugih obvestil v zvezi z evropsko solidarnostno enoto in drugimi pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, namenjenimi mladim, ter sodelovanje v anketah in drugih metodah zbiranja povratnih informacij registriranih kandidatov. Registrirani kandidati enote lahko sami določijo, katera obvestila želijo prejemati.

  • Omogočiti evropski solidarnostni enoti, da registriranim kandidatom enote zagotovi usposabljanje.

  • Omogočiti registriranim kandidatom enote, da zagotovijo povratne informacije o storitvah in postopkih.

  • Omogočiti udeležencem enote, da izide neformalnega učenja evidentirajo v zunanjem orodju „Youthpass“.

  • Omogočiti pooblaščenim zastopnikom organizacij, pooblaščenih za vodenje dejavnosti evropske solidarnostne enote, da upravljajo profile svojih organizacij, skupaj z imeni in priimki in/ali e-naslovi oseb, povezanih z organizacijami in njihovimi dejavnostmi v okviru evropske solidarnostne enote.

  • Omogočiti pooblaščenim zastopnikom organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote, da v podatkovni zbirki registriranih kandidatov poiščejo morebitne prostovoljce za dejavnosti enote s povezovanjem podatkov o predlagani dejavnosti z navedenimi osebnimi podatki in željami registriranih kandidatov.

  • Omogočiti tem pooblaščenim zastopnikom, da stopijo v stik z izbranimi kandidati, če se ti registrirani kandidati strinjajo, da organizacija stopi v stik z njimi.

  • Omogočiti tem pooblaščenim zastopnikom, da registriranim kandidatom enote ponudijo določene dejavnosti in upravljajo dane ponudbe.

  • Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da upravljajo podatkovno zbirko registriranih kandidatov enote in registriranim kandidatom ponudijo pomoč.

  • Omogočiti nacionalnim agencijam, pristojnim za izvajanje programa Erasmus+ in evropske solidarnostne enote, da izvajajo preverjanje, revizije in ocene projektov s podporo EU, v katere so vključeni registrirani kandidati, ter zagotovijo podporo pooblaščenim zastopnikom organizacij, tako da jim omogočijo omejen dostop do podatkovne zbirke enote.

  • Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da upravljajo dejavnosti enote in postopke iskanja/povezovanja kandidatov in dejavnosti ter da ponudijo pomoč pooblaščenim zastopnikom organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti enote.

  • Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote in drugim zanesljivim osebam, da registriranim kandidatom enote in pooblaščenim zastopnikom organizacij pošiljajo informacije in obvestila o enoti in drugih povezanih dejavnostih.

  • Omogočiti administratorjem evropske solidarnostne enote, da analizirajo podatke o registriranih kandidatih in povratne informacije, prejete od njih.

  • Omogočiti delegacijam EU, da so obveščene o udeležencih evropske solidarnostne enote, napotenih v države, v katerih se te delegacije nahajajo, v okviru omejenega dostopa do podatkovne zbirke enote.

• Podatkovna zbirka organizacij in priložnosti

  • Zagotoviti javnosti kontaktne podatke (imena in priimke in/ali e-naslove oseb, povezanih z organizacijami evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti).

  • Organizacijam evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti omogočiti upravljanje svojih objavljenih kontaktnih podatkov.

  • Organizacijam evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti omogočiti, da priložnosti, ki jih ponujajo, oglašujejo morebitnim kandidatom, in mladim omogočiti, da stopijo v stik s temi organizacijami.

  • Skrbnikom evropskega mladinskega portala omogočiti, da organizacijam po potrebi zagotovijo tehnično pomoč.

• Pobuda DiscoverEU

  • Omogočiti mladim, da se prijavijo na natečaj, tako da predložijo osnovne osebne podatke, kontaktne podatke in dodatne informacije v zvezi s potovanjem. 
  • Omogočiti kandidatom prejemanje e-pošte in drugih obvestil v zvezi s pobudo DiscoverEU in drugimi pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, namenjenimi mladim, vključno z anketami in drugimi metodami zbiranja povratnih informacij kandidatov, ter sporočil, promocijskih gradiv in vabil na dogodke od Evropske komisije, EACEA, nacionalnih agencij Erasmus+, Eurodeska in drugih organizacij, ki jih pooblasti Evropska komisija (po privolitvi).
  • Omogočiti administratorjem pobude DiscoverEU, da dostopajo do shranjenih podatkov kandidatov, izvedejo izbor kandidatov, analizirajo podatke kandidatov in povratne informacije, ki jih prejmejo od njih, kontaktirajo kandidate po telefonu ali elektronski pošti in pomagajo kandidatom (druga raven pomoči). Prvo raven podpore zagotavljajo nacionalne organizacije mreže Eurodesk.
  • Omogočiti pooblaščenemu izvajalcu, odgovornemu za dodelitev vozovnic, da prejme omejene podatke o izbranih kandidatih in kandidatih z rezervnega seznama, da bi lahko vzpostavil stik z njimi po elektronski pošti ali telefonu.
  • Omogočiti nacionalnim agencijam Erasmus+ in organizacijam mreže Eurodesk dostop do podatkov izbranih kandidatov in kandidatov z rezervnega seznama, da bi lahko vzpostavile stik z njimi po elektronski pošti ali telefonu za namen pošiljanja vabil na dogodke.
  • Vse druge dejavnosti obdelave, povezane s pobudo DiscoverEU, so zajete v evidenci DPR-EC-38151.1.

• Nabor mladih evropskih novinarjev in novinark

  • Omogočiti Evropski komisiji in njenemu obdelovalcu podatkov, organizaciji Eurodesk Brussels Link, da sprejemata prijave mladih, ki želijo sodelovati v naboru, izbereta člane nabora, organizirata dogodke za nabor, komunicirata z mladimi novinarji ter na evropskem mladinskem portalu, spletiščih Evropske komisije in v kanalih Eurodeska na družbenih medijih objavita članke, ki jih napišejo mladi novinarji. Prijave se odprejo enkrat letno, izbrani nabor pa aktivno pripravlja vsebine približno eno leto. Nabor, ki je bil prvič oblikovan med evropskim letom mladih 2022, upravlja Eurodesk. Mladi novinarji v različnih oblikah (članki, videoposnetki, podkasti in drugo) pripravljajo mnenjske vsebine o različnih temah, ki zanimajo mlade. 

Splošni vidiki

Za nekatere od zgoraj navedenih funkcij evropski mladinski portal in njegovi podportali občasno gostijo natečaje, za sodelovanje v katerih je morda treba predložiti osebne podatke. Sodelovanje na takih natečajih je popolnoma prostovoljno; morebitni sodelujoči so o morebitnih posledicah, povezanih z osebnimi podatki, obveščeni pred predložitvijo takih podatkov.

Za dostop do nekaterih funkcij se bodo morda uporabniki morali prijaviti v sistem in se avtenticirati, preden bodo lahko uporabljali te funkcije. Evropski mladinski portal lahko v ta namen uporablja sistem Evropske komisije za upravljanje identitete, in sicer prek sistema EU Login. Navedeni sistem ima svojo izjavo o varstvu osebnih podatkov.

Evropska komisija in organizacije, pristojne za izvajanje funkcij evropskega mladinskega portala, bodo zbrane osebne podatke obdelovale izključno za zgoraj navedene namene.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.

Glavno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov za funkcije evropskega mladinskega portala sestavljajo Uredba (EU) 2021/888 o vzpostavitvi programa evropska solidarnostna enota ter razveljavitvi uredb (EU) 2018/1475 in (EU) št. 375/2014, Uredba (EU) 2021/817 o vzpostavitvi programa Erasmus+ ter o razveljavitvi Uredbe (EU) št. 1288/2013 in Sklep Evropske komisije o letnih delovnih programih za leta 2018, 2019 in 2020 za pripravljalni ukrep „DiscoverEU: brezplačne vozovnice za Evropejce ob dopolnjenem 18. letu“.

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov: 

(a) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;

(b) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti upravljavca podatkov;

(c) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov.

Naslednje dejavnosti obdelave temeljijo na izrecni privolitvi udeležencev: 

• Uporaba kontaktnih podatkov (e-naslovov) udeležencev, da se jim omogoči prejemanje e-pošte in drugih obvestil v zvezi s pobudo DiscoverEU in drugimi pobudami Evropske komisije ali drugih institucij, namenjenimi mladim, vključno z anketami in drugimi metodami zbiranja povratnih informacij kandidatov, ter sporočil, promocijskih gradiv in vabil na dogodke od Evropske komisije, EACEA, nacionalnih agencij Erasmus+, Eurodeska in drugih organizacij, ki jih pooblasti Evropska komisija (po privolitvi).

• Stiki medijev, ki jih je izbrala Evropska komisija (tiskani mediji, televizijske ali radijske postaje) z izbranimi kandidati, šele potem ko ti v to izrecno privolijo.

• Zagotavljanje informacij za članke, novice, dogodke in zgodbe. Te ročno vnašajo in ažurirajo Eurodesk Brussels Link in nacionalne organizacije, ki so del mreže Eurodesk. Za prikaz in objavo osebnih podatkov v teh člankih, novicah, dogodkih in zgodbah je potrebna izrecna privolitev zadevnih oseb.

Privolitev v obdelavo osebnih podatkov za zgoraj navedene namene dajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, takrat ko se registrirajo pri evropski solidarnostni enoti ali prijavijo na DiscoverEU, tako da označijo okence, ki ni privzeto označeno. Kar zadeva vsebine, objavljene na evropskem mladinskem portalu, se privolitev poda na obrazcu o privolitvi, ki se podpiše pred objavo vsebine.

Za ta postopek obdelave enota DG.EAC.A.4 zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Obveščanje

  • Posamezniki, povezani s članki, dogodki ali novicami: ime, priimek, e-naslov.

  • Zaposleni pri Eurodesk Brussels Link ali pri nacionalnih organizacijah, ki so del mreže Eurodesk: ime, priimek, e-naslov, država.

• Obrazec za vprašanja

  • Posamezniki, ki pošljejo vprašanje prek posebnega obrazca, morajo navesti svoje ime in e-naslov.

• Evropska solidarnostna enota

  • Posamezniki, ki se odločijo za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, morajo navesti naslednje osnovne informacije: ime in priimek, datum rojstva, spol, državo zakonitega prebivališča, državljanstvo, e-naslov, želeni jezik za stike, dejavnosti enote, ki jih zanimajo, predhodno znanje in izkušnje; navesti morajo tudi, da se strinjajo s poslanstvom in načeli evropske solidarnostne enote.

  • Po uvodni registraciji za pridružitev evropski solidarnostni enoti lahko prostovoljno navedejo dodatne osebne podatke: poštni naslov, telefonske številke, podatke o svoji izobrazbi in zaposlitvi, podatke o predhodnih izkušnjah s prostovoljskim delom, znanje jezikov, razpoložljivost za dejavnosti enote, motivacijo za prostovoljsko dejavnost v enoti, motivacijo za sodelovanje v dejavnosti enote, želene države za prostovoljsko dejavnost, želene dejavnosti, po želji morebitne druge informacije, soglasje s prejemanjem e-pošte, biltenov, obvestil in drugih sporočil enote. Ob prijavi na priložnost, ki jo oglašujejo organizacije, lahko zagotovijo tudi dodatne informacije, ki jih morda zahtevajo organizacije.

  • Naložijo lahko tudi dokument s svojim življenjepisom, pri čemer naj upoštevajo, da bodo vse informacije v življenjepisu, vključno s kontaktnimi in drugimi osebnimi podatki, na voljo zastopnikom organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti solidarnostne enote, ki jih lahko uporabijo pri izbiranju registriranih kandidatov za svoje dejavnosti.

  • Spletišče evropske solidarnostne enote bo platforma, ki bo povezovala organizacije in posameznike, ne da bi GD EAC pri tem ocenjeval osebne vidike posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

  • Pooblaščeni zastopniki organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote: ime in priimek, uporabniško ime, e-naslov, organizacija/organizacije, ki jih oseba upravlja, soglasje s poslanstvom in načeli evropske solidarnostne enote.

• Podatkovna zbirka organizacij in priložnosti

  • Posamezniki, povezani z organizacijami evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti: ime, priimek, e-naslov.

  • Vodje organizacij: ime in priimek, uporabniško ime, e-naslov, organizacija/organizacije, ki jih oseba upravlja.

• Pobuda DiscoverEU

  (a) Evropska komisija obdeluje naslednje podatke:

  • Posamezniki oziroma vodje skupin, ki se odločijo za prijavo za DiscoverEU, morajo v prijavi navesti osnovne osebne podatke (zlasti ime, priimek, datum rojstva, spol, državo zakonitega prebivališča, državljanstvo, elektronski naslov, številko osebne izkaznice ali potnega lista, telefonsko številko in poklic). Vprašanje (da/ne), ali ima kandidat kakršno koli obliko invalidnosti ali zdravstveno težavo, je neobvezno. Kandidati morajo tudi odgovoriti na sklop vprašanj, povezanih s potovanjem, kot so želeni čas potovanja, ali je to prvič, da potujejo v drugo državo EU, ali je to prvič, da potujejo brez staršev/skrbnikov, ali bi raje potovali sami ali s prijatelji, kaj bi se želeli naučiti iz te izkušnje, kaj bi želeli početi med potovanjem, kako bodo krili svoje stroške in kako so izvedeli za pobudo.

  • Pri skupinski prijavi te informacije vpiše vodja skupine, sistem pa nato ustvari kodo, ki jo drugi člani skupine uporabijo za vpis svojih osebnih podatkov v sistem.

  (b) Evropska komisija lahko s pooblaščenimi izvajalci in tretjimi osebami deli naslednje podatke:

  • E-naslov in telefonska številka izbranih kandidatov se lahko posredujeta medijem, ki jih izbereta Evropska komisija in EACEA, po izrecni privolitvi kandidatov, da lahko mediji, pa tudi predstavništva Evropske komisije in služba uradnega govorca Evropske komisije stopijo v stik z njimi. Ko kandidati privolijo v to, da se njihovi e-naslovi pošljejo medijem, se morajo zavedati, da zanje velja ustrezna izjava o varstvu osebnih podatkov zadevnega medija.
  • Evropska komisija in agencija EACEA lahko osebne podatke izbranih prijaviteljev za pobudo DiscoverEU (zlasti ime, e-naslov, telefonsko številko, datum rojstva in državo) posredujeta pooblaščenemu izvajalcu, pristojnemu za komunikacijske dejavnosti, na primer za organizacijo dogodkov ali natečajev in za pošiljanje vabil na dogodke ali rezervacijo vozovnice za udeležbo na dogodku.
  • Evropska komisija in agencija EACEA lahko osebne podatke izbranih kandidatov v okviru pobude DiscoverEU, zlasti kodo prijave, identifikacijsko številko kandidata, ime, priimek, spol (če ga je kandidat navedel), državljanstvo, status prijave, regijo, kodo regije, jezik, datum rojstva, državo izdaje osebne izkaznice/potnega lista, številko osebne izkaznice/potnega lista, državo prebivališča, poštno številko, poklic, potrditev (da/ne) v zvezi s posebnimi potrebami (vendar ne konkretnih zdravstvenih informacij, ki se zahtevajo na portalu), e-pošto, telefonsko številko, kodo države, telefonsko številko, strukturirano identifikacijsko številko delita s pooblaščenim izvajalcem, odgovornim za dodelitev vozovnic in kartic popustov ter letalskih kart ali drugih vozovnic.
  • Evropska komisija in agencija EACEA lahko osebne podatke izbranih kandidatov in kandidatov z rezervnega seznama DiscoverEU (ime in priimek, e-naslov, telefonsko številko, datum rojstva in državo) posredujeta nacionalnim agencijam Erasmus+ in Eurodesku za namen pošiljanja vabil na dogodke.
• Nabor mladih evropskih novinarjev in novinark

  • Posamezniki, ki se prijavijo za sodelovanje v naboru, morajo zagotoviti naslednje osnovne informacije: ime in priimek, država prebivališča, državljanstvo, datum rojstva. Ko pošljejo prijavo Eurodesku, se morajo seznaniti z njegovo politiko za izvajanje splošne uredbe o varstvu podatkov.

  • Izbrani mladi novinarji, ki se želijo udeležiti dogodkov v tujini, na katere jih povabi Eurodesk ali Evropska komisija, morajo zagotoviti vse dodatne osebne podatke, ki jih Eurodesk potrebuje za rezervacijo njihovega potovanja in nastanitve.

  • Imena mladih novinarjev se objavijo skupaj s članki, ki jih napišejo. 

  • V posebnem razdelku na evropskem mladinskem portalu se objavi kratek življenjepis mladih novinarjev, ki ga napišejo sami. 

Predložitev osebnih podatkov je obvezna le za izpolnjevanje zahtev za sodelovanje v programih DiscoverEU in evropska solidarnostna enota. Če osebnih podatkov ne boste predložili, ne boste mogli sodelovati v teh programih.

DG.EAC.A.4 in agencija EACEA osebne podatke hranita samo toliko časa, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov.

Osebni podatki, vključeni v članke, novice, zgodbe in dogodke, bodo skupaj z izvirno vsebino arhivirani dve leti od datuma samodejnega izbrisa objave. 

Osebni podatki v uporabniških računih urednikov/avtorjev na evropskem mladinskem portalu bodo arhivirani dve leti od datuma, ko je uporabnik zadnjič uporabil ta račun za prijavo na portal.

Osebni podatki v uporabniških računih evropske solidarnostne enote bodo izbrisani po treh letih od datuma, ko uporabnik doseže zgornjo starostno omejitev za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, razen če se uporabnik medtem pridruži morebitni prihodnji shemi nekdanjih udeležencev, je po e-pošti izrazil željo, da bi ohranil uporabniški račun, ali je prejel sredstva EU na podlagi sodelovanja v programu. V tem primeru se podatki hranijo 5 let od zadnje finančne transakcije v skladu s skupnim seznamom hrambe.

Osebni podatki kandidatov, ki niso bili izbrani ali niso rezervirali potovanja v okviru pobude DiscoverEU, bodo izbrisani po dveh letih od roka za prijavo na natečaj, razen če so izrazili željo, da bi bili obveščeni o drugih storitvah evropskega mladinskega portala ali vključeni vanje. V tem primeru se podatki hranijo največ pet let od roka za prijavo na natečaj. Po tem času bodo njihovi osebni podatki anonimizirani in se bodo uporabljali le za statistične namene v okviru zbirnih podatkov.  

Osebni podatki iz prijav uporabnikov, izbranih za sodelovanje v pobudi DiscoverEU, bodo izbrisani/anonimizirani po petih letih od roka za prijavo na natečaj v skladu s skupnim seznamom hrambe, razen če se uporabnik odpove statusu „izbranega uporabnika“ in ni prejel sredstev EU v okviru pobude. V tem primeru se podatki hranijo največ dve leti od roka za prijavo na natečaj.  

Vendar lahko anonimizirane podatke z ustreznimi zaščitnimi ukrepi hranimo daljše obdobje v zgodovinske, statistične ali znanstvene namene. 

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za obdelavo podatkov se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Pogodbene izvajalce Komisije zavezujejo posebna pogodbena klavzula, ki velja za vse postopke obdelave podatkov v imenu Komisije, in obveznosti glede zaupnosti, ki izhajajo iz splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679).

Evropska solidarnostna enota:

Organizacija, pooblaščena za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote, se s sprejetjem te posebne izjave o varstvu osebnih podatkov strinja z uporabo informacijskih sistemov evropske solidarnostne enote izključno za iskanje registriranih kandidatov enote za dejavnosti ter za kontaktiranje in pošiljanje ponudb registriranim kandidatom enote. Te dejavnosti so lahko njene lastne dejavnosti ali dejavnosti druge organizacije, ki jo pooblaščena organizacija uradno zastopa.

Natančneje, pooblaščena organizacija se zaveže, da bo sprejela ustrezne tehnične in operativne varnostne ukrepe v zvezi s tveganji pri obdelavi osebnih podatkov registriranih kandidatov in tako:

• preprečila, da bi katera koli nepooblaščena oseba pridobila dostop do računalniških sistemov, ki obdelujejo osebne podatke, ter zlasti preprečila:

  • nepooblaščeno branje, kopiranje, predelavo ali odstranitev pomnilniških medijev;

  • nepooblaščene vnose podatkov in nepooblaščeno razkrivanje, predelavo ali izbris shranjenih osebnih podatkov;

  • nepooblaščenim osebam, da uporabijo sisteme za obdelavo podatkov s pomočjo naprav za prenos podatkov,

• zagotovila, da imajo pooblaščeni uporabniki sistema za obdelavo podatkov dostop samo do osebnih podatkov, na katere se nanaša njihova pravica do dostopa;

• evidentirala, kateri osebni podatki so bili sporočeni, kdaj in komu;

• zagotovila, da je obdelava osebnih podatkov v skladu z določbami o varstvu podatkov iz nacionalne zakonodaje;

• zagotovila, da med sporočanjem osebnih podatkov in prevozom pomnilniških medijev podatkov ni mogoče prebrati, kopirati ali izbrisati brez pooblastila;

• svojo organizacijsko strukturo oblikovala tako, da izpolnjuje zahteve glede varstva podatkov.

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga pomeni obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za njihovo obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom potrebe po seznanitvi. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.

• Obveščanje

  • Javno dostopni so relevantni osebni kontaktni podatki vseh oseb, ki jih pooblaščeni uredniki evropskega mladinskega portala navedejo pri posameznih člankih, novicah ali dogodkih, na primer podatki javne kontaktne osebe za posamezni dogodek ali novico.

  • Dostop do teh podatkov imajo tudi zaposleni pri Eurodesk Brussels Link ali pri nacionalnih organizacijah, ki so del mreže Eurodesk.

  • Ti podatki so dostopni tudi skrbnikom evropskega mladinskega portala.

• Obrazec za vprašanja

  • Kontaktni podatki bodo dostopni Eurodesk Brussels Link ali nacionalnim organizacijam, ki so del mreže Eurodesk, in skrbnikom evropskega mladinskega portala.

• Evropska solidarnostna enota

  • Javno dostopni so osebni kontaktni podatki zastopnikov organizacij, pooblaščenih za izvajanje dejavnosti evropske solidarnostne enote, če organizacija sama doda te podatke svojemu profilu, ki ga objavi na spletišču evropske solidarnostne enote.

  • Registrirani kandidati enote lahko vidijo in urejajo osebne podatke, tako da se prijavijo v svoj račun evropske solidarnostne enote. Odgovorni so za kakovost svojih podatkov in imajo pravico, da svoj račun kadar koli izbrišejo.

  • Dostop do osebnih podatkov registriranih kandidatov enote imajo pooblaščeni zastopniki organizacij, pooblaščenih za vodenje dejavnosti enote.

  • Osebni podatki registriranih kandidatov evropske solidarnostne enote so dostopni nacionalnim agencijam, pristojnim za izvajanje programa Erasmus+ in evropske solidarnostne enote, za zagotavljanje podpore pooblaščenim zastopnikom organizacij ter izvajanje preverjanj, revizij in ocen projektov s podporo EU, v katere so vključeni registrirani kandidati.

  • Dostop do osebnih podatkov registriranih kandidatov enote imajo tudi administratorji evropske solidarnostne enote in skrbniki različnih programov EU, v okviru katerih pooblaščene organizacije ponujajo dejavnosti evropske solidarnostne enote.

  • Osebni podatki se lahko posredujejo drugim službam Evropske komisije, ki bi morda bile zainteresirane za vzpostavitev stika z registriranimi kandidati.

  • Osebni podatki izbranih kandidatov se lahko posredujejo tiskanim medijem, televizijskim ali radijskim postajam, ki jih je izbrala Evropska komisija, po izrecni privolitvi izbranih kandidatov.

  • Omejeni osebni podatki registriranih kandidatov enote (ime in priimek, datum rojstva, država prebivališča, državljanstvo, e-naslov) se lahko pošljejo drugim orodjem, ki jih upravlja GD EAC ter so dostopni pooblaščenim organizacijam, nacionalnim agencijam in administratorjem enote.

  • Omejeni osebni podatki udeležencev enote (ime in priimek, datum rojstva, država prebivališča, državljanstvo, e-naslov, spol) bodo poslani pogodbenemu izvajalcu evropske solidarnostne enote za ureditev zavarovanja udeležencev evropske solidarnostne enote. Obvestilo o varstvu podatkov za zavarovanje Henner velja za projekte, ki potekajo v okviru sedanjega večletnega finančnega okvira 2021–2027 in so se začeli od 7. februarja 2023.

  • Omejeni osebni podatki udeležencev evropske solidarnostne enote (ime in priimek, datum rojstva, e-naslov, država prebivališča) se pošljejo v zunanje orodje „Youthpass“, da lahko udeleženci evidentirajo rezultate neformalnega učenja, če to želijo.

  • Omejeni osebni podatki registriranih kandidatov/udeležencev evropske solidarnostne enote (ime, priimek, elektronski naslov, uporabniško ime EU Login, jezik za stike, država prebivališča, kraj – če je naveden), ki želijo sodelovati v splošnih spletnih usposabljanjih ali usposabljanju za prostovoljstvo na področju humanitarne pomoči, bodo poslani spletni platformi EU Academy, da se registriranim kandidatom/udeležencem omogoči dostop do teh usposabljanj. Registrirani kandidati/udeleženci evropske solidarnostne enote bodo obveščeni o izjavi o varstvu osebnih podatkov splošnega spletnega usposabljanja, preden bodo njihovi podatki preneseni z evropskega mladinskega portala na platformo EU Academy. Ta platforma ima svojo izjavo o varstvu osebnih podatkov, ki je na voljo na njeni spletni strani. Poleg tega bodo registrirani kandidati evropske solidarnostne enote, ki so izrazili zanimanje za prostovoljstvo na področju humanitarne pomoči, lahko opravili posebno usposabljanje na platformi akademije EU, ki bo dostopno prek njihovega profila pri enoti. Registrirani kandidati evropske solidarnostne enote bodo obveščeni o izjavi o varstvu osebnih podatkov tega splošnega spletnega usposabljanja, preden bodo njihovi podatki preneseni z evropskega mladinskega portala na platformo EU Academy.

  • Uporabniške vsebine in komentarji, ki jih objavijo registrirani kandidati enote o svoji izkušnji v enoti, so dostopni tudi administratorjem enote.

  • Omejeni osebni podatki udeležencev enote (ime, priimek, številka registracije udeleženca, spol, e-naslov, državljanstvo, država in kraj prebivališča, poštna številka, datuma začetka in konca napotitve, država in kraj napotitve. Podporna organizacija in organizacija gostiteljica udeleženca: delegacijam EU bodo na voljo identifikacijska številka (OID), identifikacijska koda udeleženca (PIC), ime in država), da bodo lahko v primeru izrednih varnostnih razmer vzpostavile v stik s prostovoljci in jih povabile na dogodke.

• Podatkovna zbirka organizacij in priložnosti

  • Osebni kontaktni podatki oseb, povezanih z organizacijami evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti, ker so priložnosti, ki jih ponujajo, vidne širši javnosti.

  • Pooblaščeni zastopniki organizacij evropske solidarnostne enote z znakom kakovosti imajo dostop do kontaktnih podatkov oseb, povezanih s to organizacijo in njihovimi projekti.

• Pobuda DiscoverEU

  • Dostop do osebnih podatkov kandidatov imajo administratorji pobude DiscoverEU.
  • Omejeni osebni podatki izbranih kandidatov in kandidatov z rezervnega seznama so lahko dostopni nacionalnim agencijam Erasmus+ in organizacijam mreže Eurodesk oziroma se lahko z njimi delijo.
  • Osebni podatki izbranih kandidatov in kandidatov z rezervnega seznama se lahko posredujejo pooblaščenemu izvajalcu, odgovornemu za dodelitev vozovnic.
  • Osebni podatki kandidatov se lahko posredujejo drugim službam Evropske komisije in agencije EACEA, ki bi morda bile zainteresirane za vzpostavitev stika z registriranimi kandidati (po njihovi privolitvi).
  • Evropska komisija in agencija EACEA lahko stopita v stik s kandidati po elektronski pošti ali telefonu.
  • Z izbranimi kandidati in kandidati z rezervnega seznama lahko po elektronski pošti ali telefonu stik vzpostavijo nacionalne agencije Erasmus+, organizacije mreže Eurodesk, pooblaščeni izvajalec, odgovoren za dodelitev vozovnic, in druge organizacije, ki jih je pooblastila Evropska komisija/EACEA.

• Nabor mladih evropskih novinarjev in novinark

  • Osebne podatke kandidatov in izbranih mladih novinarjev prejmeta Evropska komisija in Eurodesk Brussels Link, ki Komisiji zagotavlja storitve in deluje kot obdelovalec podatkov.
  • Širša javnost bo ob člankih, ki jih napišejo mladi novinarji, ter v posebnem razdelku evropskega mladinskega portala videla njihova imena in priimke ter kratke življenjepise.
  • Omejeni osebni podatki se lahko izmenjujejo z drugimi službami Evropske komisije, nacionalnimi organizacijami, ki so del mreže Eurodesk, in nacionalnimi agencijami za Erasmus+ in evropsko solidarnostno enoto, ki bi lahko imele interes, da stopijo v stik z mladimi novinarji (po njihovi privolitvi). 

Poleg tega imajo dostop do vseh osebnih podatkov:

• zaposleni v enotah GD EAC/EACEA, ki so pristojne za izvajanje storitev prek evropskega mladinskega portala ter za izvajanje evropske solidarnostne enote in DiscoverEU.

• zaposleni v enoti GD EAC za informatiko;

• zaposleni v drugih pristojnih službah Evropske komisije, ki si delijo pristojnost za zagotavljanje storitev na evropskem mladinskem portalu.

Osebni podatki se lahko po potrebi razkrijejo tudi:

• zaposlenim v oddelku za notranjo revizijo GD EAC;

• zaposlenim v Službi za notranjo revizijo;

• zaposlenim v uradu OLAF.

Z dovoljenjem Evropske komisije imajo dostop do osebnih podatkov tudi naslednji zunanji obdelovalci podatkov:

• Eurodesk Brussels Link;

• nacionalne organizacije Eurodesk;

• pooblaščene organizacije evropske solidarnostne enote;

• zavarovalna agencija evropske solidarnostne enote;

• nacionalne delovne skupine za mladinski dialog EU;

• izvajalci DiscoverEU;

• nacionalne agencije za Erasmus+ in evropsko solidarnostno enoto (vključno z njihovo mrežo RAY);

• pooblaščeni podizvajalci nacionalnih agencij;

• delegacije EU.

Kontaktni podatki teh zunanjih obdelovalcev podatkov so na voljo na naslednji povezavi: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_sl.  

Poleg tega sta GD EAC in agencija EACEA skupna upravljavca v okviru pobude DiscoverEU, saj skupaj obdelujeta osebne podatke kandidatov, ki se na evropskem mladinskem portalu prijavijo za vozovnico DiscoverEU.

Mednarodni prenos podatkov: 

Osebni podatki registriranih kandidatov se prenesejo organizacijam tretjih držav zunaj EU/EGP, ki imajo znak kakovosti evropske solidarnostne enote (držav programa in partnerskih držav), vendar za katere ni sklepa o ustreznosti (med drugim državam programa – Turčija, Srbija in Severna Makedonija). V tem primeru bo raven varstva vaših osebnih podatkov odvisna od zakonodaje ali prakse navedene tretje države. Vendar vaše pravice glede varstva podatkov morda ne bodo enake pravicam v državi EU/EGP ali državi, za katero je bil sprejet sklep o ustreznosti.

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate v skladu s poglavjem III (členi 14–25) Uredbe (EU) 2018/1725 določene pravice, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in njihovega popravka, če niso točni ali popolni. Če je ustrezno, imate pravico do izbrisa vaših osebnih podatkov, omejitve njihove obdelave, ugovora njihovi obdelavi in njihove prenosljivosti.

Privolili ste, da boste enoti DG.EAC.A.4 za to dejanje obdelave zagotovili svoje osebne podatke. Privolitev lahko kadar koli prekličete tako, da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne bo vplival na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje pravic se obrnite na upravljavca podatkov oziroma v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihove kontaktne informacije so navedene v razdelku 9 v nadaljevanju. 

Če želite uveljavljati svoje pravice v enem ali več specifičnih postopkih obdelave, te jasno navedite v svoji zahtevi (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).

Ko bo izjava o varstvu osebnih podatkov pripravljena in objavljena, bo na voljo na evropskem mladinskem portalu (https://youth.europa.eu/privacy_sl), in sicer v razdelku „Zasebnost“ na dnu strani. Poleg tega bo izjava o varstvu osebnih podatkov poslana posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, takoj ko bo znan njihov e-naslov.

• Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za pripombe, vprašanja, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov: 

Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo

Direktorat A – Strategija politike, podatki o državah in mladina

Enota A.4 – Mladina in medgeneracijska pravičnost (DG.EAC.A.4)

E-naslov: EAC-EYP@ec.europa.eu 

Naslov: Rue Joseph II 70, B-1049 Bruselj

• Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, lahko vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi javni register vseh pri njej dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov s strani Komisije. Do registra lahko dostopate na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/dpo-register. 

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-00371.7.