Spesifikk personvernerklæring – European Youth Portal

Europakommisjonen (heretter kalt 'kommisjonen') er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og respektere ditt personvern. Kommisjonen samler inn og behandler personopplysninger i samsvar med forordning Regulation (EU) 2018/1725 fra Europaparlamentet og Rådet av 23. oktober 2018 om beskyttelse av fysiske personer med hensyn til behandling av personopplysninger av unionens institusjoner, organer, kontorer og byråer og om fri bevegelighet for slike data (oppheving av forordning (EC) No 45/2001).

Denne personvernerklæringen forklarer grunnen til behandlingen av dine personopplysninger, måten vi samler inn, håndterer og sikrer beskyttelse av alle personopplysninger som er gitt, hvordan denne informasjonen brukes og hvilke rettigheter du har i forhold til dine personopplysninger. Det spesifiserer også kontaktinformasjonen til den ansvarlige databehandleren som du kan utøve dine rettigheter hos, personvernombudet og Den europeiske databeskyttelseskontrolløren.

Informasjonen i forbindelse med behandlingsoperasjon DPR-EC-00371.7, angående European Youth Portal (EYP) og tilknyttede nettjenester som nettsteder og mobilapplikasjoner, utført av Generaldirektoratet for utdanning, ungdom, idrett og kultur/ Direktorat A– Strategi for politikk, landanalyse og ungdom / Enhet A.4 – Ungdom og rettferdighet mellom generasjoner (DG.EAC.A.4), er presentert nedenfor.

Formålet med behandlingsoperasjonen: DG.EAC.A.4 samler inn og bruker personopplysninger for å gi informasjon og muligheter til unge mennesker over hele Europa innenfor temaene til EU-programmene for ungdom.

Formålene med datainnsamlingen er:

• Informasjonsformidling

  • Gi kontaktinformasjon (i form av fornavn og etternavn og/eller e-postadresser til personer knyttet til artikler, arrangementer eller nyhetsartikler) til medlemmer av offentligheten.

  • Muliggjøre at autoriserte brukere blir registrert på EYP som forfattere/redaktører, og å gi teknisk bistand ved behov.

• Skjema for å stille et spørsmål

  • Muliggjøre at enkeltpersoner kan stille et spørsmål via EYP og motta et svar fra Eurodesk Brussels Link, Eurodesk-nettverket og/eller EYP-administratorer.

• Det europeiske solidaritetskorpset

  • Gjøre det mulig for unge mennesker å registrere seg for å delta i korpset ved å oppgi grunnleggende personlig informasjon og kontaktinformasjon. Også muliggjøre at Corps-registranter frivillig kan oppgi tilleggsinformasjon om kontakt, detaljer om deres preferanser for typer aktiviteter de ville være interessert i, og de ferdighetene og erfaringene de kan bringe til aktivitetene, en oppsummering av deres utdanning og arbeidserfaring, samt eventuell tidligere erfaring med frivillig arbeid.

  • Muliggjøre at Corps-registranter kan motta e-post, nyhetsbrev og andre varsler relatert til korpset og andre initiativer fra Europakommisjonen / ikke-Europakommisjonen som retter seg mot ungdom, samt undersøkelser og andre metoder for å samle tilbakemeldinger fra registranter. Det er mulig for Corps-registranter å definere hvilke kommunikasjoner de ønsker å motta.

  • Muliggjøre at korpset kan tilby opplæringsmuligheter til Corps-registranter.

  • Muliggjøre at Corps-registranter kan gi tilbakemelding på tjenester og prosesser.

  • Muliggjøre at korpsdeltakere kan registrere sine ikke-formelle læringsresultater i det eksterne verktøyet «Youthpass».

  • Muliggjøre for autoriserte representanter fra organisasjoner som er autorisert til å gjennomføre korpsaktiviteter, å opprettholde profiler for sine organisasjoner, inkludert fornavn og etternavn og/eller e-postadresser til personer tilknyttet organisasjonene og deres korpsaktiviteter.

  • Muliggjøre for autoriserte representanter fra organisasjoner å gjennomføre Corps-aktiviteter, å søke i databasen over Corps-registranter for å finne potensielle frivillige til Corps-aktiviteter, ved å matche detaljer om den foreslåtte aktiviteten mot personopplysninger og preferanser oppgitt av Corps-registranter.

  • Muliggjøre for disse autoriserte representantene å kontakte utvalgte kandidater, dersom disse registrerte kandidatene samtykker til å bli kontaktet av organisasjonen.

  • Muliggjøre for disse autoriserte representantene å tilby spesifikke aktiviteter til Corps-registrerte kandidater og administrere tilbudene som er gjort.

  • Muliggjøre for korpsadministratorer å administrere databasen over Corps-registranter og gi bistand til Corps-registranter.

  • Muliggjøre for nasjonale byråer ansvarlige for gjennomføringen av Erasmus+ og det europeiske solidaritetskorpset å gjennomføre kontroller, revisjoner og evalueringer av prosjekter som mottar EU-støtte der registrantene er involvert, og å gi bistand til autoriserte representanter for organisasjoner gjennom begrenset tilgang til Corps-databasen.

  • Muliggjøre for korpsadministratorer å administrere korpsaktiviteter og korpsets søke-/matchingsprosesser og gi bistand til autoriserte representanter for organisasjoner som er autorisert til å gjennomføre korpsaktiviteter.

  • Muliggjøre for korpsadministratorer og andre betrodde parter å sende informasjon og varsler om korpset og andre relaterte aktiviteter til Corps-registranter og de autoriserte representantene for organisasjoner.

  • Muliggjøre for korpsadministratorer å analysere data om registranter og å analysere tilbakemeldinger mottatt fra dem.

  • Muliggjøre at EU-delegasjoner blir informert om korpsdeltakere utplassert i landene der disse delegasjonene er lokalisert gjennom begrenset tilgang til Corps-databasen.

• Database over organisasjoner og muligheter

  • Gi kontaktinformasjon (i form av fornavn og etternavn og/eller e-postadresser til personer tilknyttet organisasjoner for det europeiske solidaritetskorpset som innehar et kvalitetsstempel) til medlemmer av allmennheten.

  • Muliggjøre at organisasjoner for det europeiske solidaritetskorpset som innehar et kvalitetsstempel, kan administrere de publiserte kontaktinformasjonene til sine organisasjoner.

  • Muliggjøre for organisasjoner for det europeiske solidaritetskorpset som innehar et kvalitetsstempel å annonsere sine muligheter til potensielle kandidater og gjøre det mulig for unge mennesker å kontakte disse organisasjonene.

  • Muliggjøre at EYP-administratorer kan gi teknisk bistand til organisasjoner.

• DiscoverEU

  • Muliggjøre for unge mennesker å søke om initiativet ved å oppgi grunnleggende personlig informasjon, kontaktinformasjon, samt tilleggsinformasjon relatert til reising. 
  • Muliggjøre for søkere å motta e-postmeldinger og andre varsler knyttet til DiscoverEU og andre initiativer i regi av Europakommisjonen eller andre aktører, rettet mot ungdom, herunder spørreundersøkelser og andre metoder for å innhente tilbakemeldinger fra søkere, samt informasjon, kampanjemateriell og invitasjoner til arrangementer fra Europakommisjonen, EACEA, nasjonale Erasmus+-kontorer, Eurodesk og andre organisasjoner som er godkjent av Europakommisjonen (på grunnlag av samtykke).
  • Muliggjøre for DiscoverEU-administratorer å få tilgang til de online lagrede dataene til søkere, analysere data og tilbakemeldinger fra søkere, kontakte søkere per telefon eller e-post og gi assistanse til søkere (2. nivå av støtte). Første nivå av støtte ytes av de nasjonale Eurodesk-kontorene.
  • Muliggjøre for den autoriserte kontraktøren som er ansvarlig for tildelingen av reisekort, å motta et begrenset sett med opplysninger om utvalgte søkere og søkere på reservelisten med sikte på å kontakte dem per e-post eller telefon.
  • Muliggjøre for nasjonale Erasmus+-kontorer og Eurodesk å få tilgang til opplysninger om utvalgte søkere og søkere på reservelisten, slik at de kan kontakte dem per e-post eller telefon med sikte på å sende invitasjoner til arrangementer.
  • Alle andre behandlingsaktiviteter knyttet til DiscoverEU-tiltaket omfattes av registeroppføring DPR-EC-38151.1.

• Gruppe av unge journalister i Europa

  • Muliggjøre for EU-kommisjonen og dens saksbehandler –Eurodesk Brussels Link, å motta søknader fra ungdom som ønsker å være en del av gruppen, velge medlemmer til sin gruppe, organisere arrangementer for gruppen, kommunisere med de unge journalistene og publisere artikler skrevet av de unge journalistene på den europeiske ungdomsportalen, EU-kommisjonens nettsteder og sosiale medier til Eurodesk. Søknadsrunden åpner én gang per år, og den utvalgte gruppen produserer aktivt innhold i omtrent ett år. Gruppen, som først ble opprettet under Det europeiske ungdomsåret i 2022, forvaltes av Eurodesk. De unge journalistene produserer meningsbasert innhold om forskjellige spennende emner for unge mennesker og ved bruk av forskjellige formattyper (artikler, videoer, podkaster og annet). 

Felles betraktninger:

For noen av de ovennevnte funksjonene arrangerer European Youth Portal og dens underportaler fra tid til annen konkurranser, som kan kreve innsending av personopplysninger. Deltakelse i slike konkurranser er helt frivillig; potensielle deltakere blir informert om eventuelle konsekvenser for personopplysninger før innsending.

For å få tilgang til noen funksjoner kan brukere bli bedt om å logge inn og autentisere seg før de kan bruke disse funksjonene. For å gjøre dette kan EYP bruke European Commission's Identity Management System (IMS), gjennom EU Login-systemet. Det systemet har sin egen Personvernerklæring.

Europakommisjonen og organisasjonene ansvarlige for gjennomføringen av funksjonene til European Youth Portal vil ikke behandle de innsamlede personopplysningene til noe annet formål enn de som er beskrevet ovenfor.

Dine personopplysninger vil ikke bli brukt til automatisert beslutningstaking, inkludert profilering.

Hovedrettsgrunnlagene for behandling av personopplysninger for funksjonene til European Youth Portal er forordning (EU) 2021/888 om opprettelse av European Solidarity Corps-programmet og opphevelse av forordningene (EU) 2018/1475 og (EU) nr. 375/2014, forordning (EU) 2021/817 om opprettelse av Erasmus+-programmet og opphevelse av forordning (EU) nr. 1288/2013, samt Europakommisjonens beslutning om de årlige arbeidsprogrammene for 2018, 2019 og 2020 for forberedende tiltak «DiscoverEU: Gratis reisepass for europeiske ungdommer som fyller 18 år».

Vi behandler dine personopplysninger fordi: 

(a) behandlingen er nødvendig for utførelsen av en oppgave som utføres i allmennhetens interesse eller i utøvelsen av offentlig myndighet tillagt en unionens institusjon eller organ;

(b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som kontrolleren er underlagt;

(c) den registrerte har gitt sitt samtykke til behandlingen av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål.

Følgende behandlingsaktiviteter er basert på deltakernes uttrykkelige samtykke: 

• Bruke deltakernes kontaktopplysninger (e-postadresser) for å muliggjøre for dem å motta e-postmeldinger og andre varsler knyttet til DiscoverEU og andre initiativer i regi av Europakommisjonen eller andre aktører, rettet mot ungdom, herunder spørreundersøkelser og andre metoder for å innhente tilbakemeldinger fra søkere, samt informasjon, kampanjemateriell og invitasjoner til arrangementer fra Europakommisjonen, EACEA, nasjonale Erasmus+-kontorer, Eurodesk, og andre organisasjoner som er godkjent av Europakommisjonen (på grunnlag av samtykke).

• Muliggjøre at trykte, TV- eller radiomedier valgt av Europakommisjonen kan kontakte utvalgte søkere, etter at disse søkerne gir sitt uttrykkelige samtykke til å bli kontaktet.

• Gi informasjon til artikler, nyheter, arrangementer og historier. Disse blir manuelt lagt inn og vedlikeholdt av Eurodesk Brussels Link og nettverket av nasjonale Eurodesk-organisasjoner. Visning og publisering av personopplysninger i disse artiklene, nyhetene, arrangementene og historiene er underlagt den uttrykkelige samtykke fra de berørte.

Samtykke til behandling av personopplysninger for de formålene som er identifisert ovenfor, gis av de registrerte i det øyeblikket de registrerer seg i korps eller søker om DiscoverEU ved å krysse av i en boks, som ikke er krysset av som standard. Når det gjelder innhold publisert på European Youth Portal, gis samtykke ved hjelp av samtykkeskjemaer, som signeres før innholdet publiseres.

For å gjennomføre denne behandlingsoperasjonen samler DG.EAC.A.4 inn følgende kategorier av personopplysninger:

• Informasjonsformidling

  • Enkeltpersoner fra allmennheten knyttet til en artikkel, et arrangement eller en nyhetsartikkel: fornavn, etternavn, e-postadresse.

  • Ansatte fra Eurodesk Brussels Link eller fra nettverket av nasjonale Eurodesk-organisasjoner: fornavn, etternavn, e-postadresse, land.

• Skjema for å stille et spørsmål

  • Enkeltpersoner fra allmennheten som velger å stille et spørsmål via det spesifikke skjemaet, må oppgi sitt fornavn og e-postadresse.

• Det europeiske solidaritetskorpset

  • Enkeltpersoner fra allmennheten som bestemmer seg for å bli med i korpset, må oppgi følgende grunnleggende informasjon: fornavn, etternavn, fødselsdato, kjønn, land med lovlig bosted, nasjonalitet, e-postadresse, foretrukket kontakt språk, typer korpsaktiviteter de er interessert i, tidligere kunnskap og erfaring, og en indikasjon på at de aksepterer korpsets oppdrag og prinsipper.

  • Etter den første registreringsprosessen for å bli med i korpset, kan de frivillig oppgi ytterligere informasjon om seg selv: postadresse, telefonnummer, oppsummering av utdanning og arbeidserfaring, detaljer om tidligere frivillige erfaringer, språkferdigheter, tilgjengelighet for korpsaktiviteter, motivasjon til å frivillig på en korpsaktivitet, motivasjon til å delta i en korpsaktivitet, ønskede land å frivillig i, ønskede yrker, annen informasjon brukeren ønsker å oppgi, villighet til å motta e-poster, nyhetsbrev, varsler og andre kommunikasjoner fra korpset. Når de søker på en mulighet annonsert av organisasjoner, kan de også oppgi ytterligere informasjon som organisasjonene kan be om.

  • De kan også laste opp en personlig CV i form av et dokument, med forståelsen av at all informasjon som er inneholdt i CVen, inkludert kontaktinformasjon og andre personopplysninger, vil bli gjort tilgjengelig for representanter for organisasjoner som er autorisert til å gjennomføre korpsaktiviteter, som kan bruke det som en del av deres prosesser for å velge registranter for deres aktiviteter.

  • Det europeiske solidaritetskorpset vil fungere som en plattform for å legge til rette for at organisasjoner og enkeltpersoner kan komme sammen, og det vil ikke bli utført evaluering av personlige aspekter ved den registrerte av DG EAC.

  • Autoriserte representanter for organisasjoner som er autorisert til å drive korpsaktiviteter: fornavn, etternavn, brukernavn, e-postadresse, organisasjon(er) personen har rett til å administrere, aksept av korpsets oppdrag og prinsipper.

• Database over organisasjoner og muligheter

  • Enkeltpersoner fra allmennheten knyttet til organisasjoner for det europeiske solidaritetskorpset som innehar et kvalitetsstempel: fornavn, etternavn, e-postadresse.

  • Organisasjonsledere: fornavn, etternavn, brukernavn, e-postadresse, organisasjon(er) personen har rett til å administrere.

• DiscoverEU

  a) Europakommisjonen behandler følgende opplysninger:

  • Enkeltpersoner eller gruppeledere som velger å søke om å delta i DiscoverEU, må oppgi grunnleggende personopplysninger i søknaden (spesifikt fornavn, etternavn, fødselsdato, kjønn, land der de har lovlig bosted, nasjonalitet, e-postadresse, person- eller passnummer, telefonnummer og yrke). Spørsmålet (ja/nei) om hvorvidt søkeren har en funksjonsnedsettelse eller et helseproblem, er valgfritt. Søkere må også svare på et sett med spørsmål knyttet til reiser, f. eks. deres ønskede reiseperiode, om det er første gang de reiser til et annet EU-land, om det er første gang de reiser uten foreldre/foresatte, om de foretrekker å reise alene eller med venner, hva de ønsker å lære av denne opplevelsen, hvilke aktiviteter de ønsker å gjøre i løpet av reisen, hvordan de vil finansiere kostnadene sine, og hvordan de fant ut om initiativet.

  • Ved en gruppesøknad må lederen av gruppen oppgi den samme informasjonen, hvorpå en kode vil bli generert og brukt av de andre medlemmene av gruppen for å fylle ut sine personopplysninger.

  b) Europakommisjonen kan dele følgende opplysninger med autoriserte kontraktører og tredjeparter:

  • E-postadressen og telefonnummeret til de utvalgte søkerne kan deles med medieorganisasjoner valgt av Europakommisjonen og EACEA etter uttrykkelig samtykke fra søkerne til å bli kontaktet av medieorganisasjon, samt med Europakommisjonens representasjoner og Europakommisjonens talsmannstjeneste (SPP). Når søkerne samtykker i å oppgi e-postene sine til medieorganisasjonene, må de være klar over at de er underlagt den respektive personvernerklæringen til den spesifikke medieorganisasjonen som er ansvarlig.
  • Europakommisjonen og EACEA kan dele personopplysninger om utvalgte DiscoverEU-søkere (spesifikt navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, land) med sin autoriserte entreprenør som er ansvarlig for kommunikasjonsaktiviteter, for eksempel for å administrere arrangementer og konkurranser, sende invitasjoner til arrangementer eller bestille reisebilletter for deltakelse på et arrangement.
  • Europakommisjonen og EACEA kan dele personopplysninger om utvalgte DiscoverEU-søkere (spesifikt søknadskode, søkerens ID, fornavn, etternavn, kjønn (dersom oppgitt av søkeren), nasjonalitet, utvelgelsesstatus, region, regionkode, språk, fødselsdato, utstedelsesland for ID-kort/pass, ID-kort-/passnummer, bostedsland, postnummer, yrke, bekreftelse (ja/nei) på om søkeren har særlige behov (det bes ikke om spesifikke medisinske opplysninger i portalen), e-postadresse, landskode, telefonnummer og strukturert ID) med den autoriserte kontraktøren som er ansvarlig for tildeling av reisekort og rabattkort samt flybilletter eller andre transportbilletter.
  • Europakommisjonen kan dele personopplysninger (spesifikt navn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, land) for utvalgte DiscoverEU-søkere og søkere på reservelisten med de nasjonale Erasmus+-kontorene og Eurodesk for å sende invitasjoner til arrangementer.
• Gruppe av unge journalister i Europa

  • Personer som søker om å bli en del av gruppen må oppgi følgende grunnleggende informasjon: fornavn, etternavn, bostedsland, nasjonalitet, fødselsdato. Når de sender inn søknaden sin til Eurodesk, blir de bedt om å godta Eurodesks GDPR-politikk.

  • Utvalgte unge journalister som ønsker å delta på arrangementer i utlandet, etter invitasjon fra Eurodesk eller Europakommisjonen, må oppgi alle nødvendige personopplysninger for at Eurodesk skal kunne bestille reiser og overnatting.

  • Navnene på de unge journalistene publiseres ved siden av artiklene de produserer. 

  • En kort biografi om de unge journalistene, utferdiget av dem selv, publiseres i en egen seksjon på den europeiske ungdomsportalen. 

Oppgivelse av personopplysninger er obligatorisk kun for å oppfylle kravene for å delta i programmene DiscoverEU og European Solidarity Corps. Hvis du ikke oppgir dine personopplysninger, vil du ikke få lov til å delta i programmene.

DG.EAC.A.4 beholder kun dine personopplysninger for en periode som er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen eller videre behandling.

Personopplysninger inkludert i artikler, nyheter, historier og arrangementer vil bli arkivert, sammen med det opprinnelige innholdselementet, innen 2 år etter at innholdet har passert sin upubliserte dato. 

Personopplysninger som finnes i brukerkontoer opprettet for redaktører og forfattere som er lagret i European Youth Portal, vil bli arkivert 2 år etter siste gang brukerne logget inn på EYP ved hjelp av disse kontoene.

Personopplysninger som finnes i brukerkontoer for det europeiske solidaritetskorpset vil bli slettet 3 år etter at de når den øvre aldersgrensen for deltakelse i korpset, med mindre brukeren har samtykket i å bli med i et eventuelt alumnisystem som måtte være på plass på det tidspunktet, har uttrykt interesse via e-post for å beholde brukerkontoen, eller har hatt nytte av EU-finansiering gjennom deltakelse i programmet, i hvilket fall dataene beholdes i 5 år fra siste økonomiske transaksjon i henhold til den felles oppbevaringslisten.

Personopplysninger i brukersøknader som ikke blir valgt ut eller ikke blir bestilt for DiscoverEU vil bli slettet 2 år etter søknadsfristen for den respektive utlysningen, med mindre de har uttrykt interesse for å bli informert om / involvert i andre EYP-tjenester, i hvilket fall oppbevares opplysningene i maksimalt 5 år etter søknadsfristen for den aktuelle utlysningen. Etter den tiden vil deres personopplysninger anonymiseres og oppbevares kun i aggregert form for statistiske formål.  

Personopplysninger i brukersøknader som blir valgt ut for DiscoverEU vil bli slettet/anonymisert 5 år etter søknadsfristen for den respektive utlysningen i henhold til den felles oppbevaringslisten, med mindre brukeren har uttrykt interesse for å trekke seg fra statusen som «utvalgt bruker» og ikke har mottatt EU-finansiering gjennom initiativet. I så fall oppbevares opplysningene i maksimalt 2 år etter søknadsfristen for den aktuelle utlysningen.  

Vi kan imidlertid oppbevare anonymiserte opplysninger i en lengre periode for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål, forutsatt at nødvendige sikkerhetstiltak er på plass. 

All personopplysninger i elektronisk format (e-poster, dokumenter, databaser, opplastede datablokker osv.) lagres enten på Europakommisjonens servere. Alle behandlingsoperasjoner utføres i samsvar med Europakommisjonens beslutning (EU, Euratom) 2017/46 av 10. januar 2017 om sikkerheten til kommunikasjons- og informasjonssystemer i Europakommisjonen.

Kommisjonens entreprenører er bundet av en spesifikk kontraktsklausul for enhver behandling av dine data på vegne av Kommisjonen, og av taushetsplikten som følger av personvernforordningen (GDPR Regulation (EU) 2016/679).

Det europeiske solidaritetskorpset:

Ved å akseptere denne spesifikke personvernerklæringen samtykker en organisasjon autorisert til å drive korpsaktiviteter i å bruke det europeiske solidaritetskorpsets IT-systemer utelukkende for å søke etter korpsregistranter for aktiviteter, samt å kontakte og tilby en aktivitet til korpsregistranter. Disse aktivitetene kan være av deres eget foretak, eller foretaket til en annen organisasjon som den autoriserte organisasjonen offisielt representerer.

Spesifikt forplikter den autoriserte organisasjonen seg til å innføre tekniske og operasjonelle sikkerhetstiltak som er relevante for risikoen forbundet med behandlingen av personopplysningene til registranter, for å:

• hindre at uautoriserte personer får tilgang til datasystemer som behandler personopplysninger, og spesielt

  • uautorisert lesing, kopiering, endring eller fjerning av lagringsmedier;

  • uautorisert datainngang samt enhver uautorisert avsløring, endring eller sletting av lagrede personopplysninger;

  • uautoriserte personer fra å bruke datamaskinsystemer ved hjelp av datatransmisjonsfasiliteter;

• sørge for at autoriserte brukere av et datamaskinsystem bare kan få tilgang til de personopplysningene som deres tilgangsrett gjelder for;

• registrere hvilke personopplysninger som er kommunisert, når og til hvem;

• sikre at personopplysninger behandles i samsvar med personvernbestemmelsene fastsatt i nasjonal lovgivning;

• sikre at under kommunikasjon av personopplysninger og transport av lagringsmedier, kan dataene ikke leses, kopieres eller slettes uten autorisasjon;

• utforme sin organisasjonsstruktur på en slik måte at den oppfyller kravene til databeskyttelse.

For å beskytte dine personopplysninger har Kommisjonen iverksatt en rekke tekniske og organisatoriske tiltak. Tekniske tiltak inkluderer passende handlinger for å håndtere online sikkerhet, risiko for data tap, endring av data eller uautorisert tilgang, med tanke på risikoen som presenteres av behandlingen og arten av de personopplysningene som behandles. Organisatoriske tiltak inkluderer begrensning av tilgangen til personopplysninger kun til autoriserte personer med et legitimt behov for å vite for formålene med denne behandlingsoperasjonen.

Tilgang til dine personopplysninger gis til kommisjonens personale som er ansvarlig for å utføre denne behandlingsoperasjonen og til autorisert personale i henhold til «need to know»-prinsippet. Slikt personale overholder lovpålagte, og når det kreves, tilleggs-konfidensialitetsavtaler.

• Informasjonsformidling

  • Den generelle offentligheten vil se de relevante personlige kontaktopplysningene til enhver person lagt til av autoriserte EYP-redaktører til artikler, nyhetsartikler eller arrangementer, for eksempel den offentlige kontaktpersonen for et arrangement eller en nyhetsartikkel.

  • Disse detaljene er også tilgjengelige for Eurodesk-personell på Eurodesk Brussels Link og nettverket av nasjonale Eurodesk-organisasjoner.

  • EYP-administratorer har også tilgang til denne informasjonen.

• Skjema for å stille et spørsmål

  • Kontaktinformasjonen vil være tilgjengelig for Eurodesk Brussels Link, nettverket av nasjonale Eurodesk-organisasjoner og EYP-administratorer.

• Det europeiske solidaritetskorpset

  • Den generelle offentligheten vil se personlige kontaktopplysninger til representanter for organisasjoner som er autorisert til å drive Corps-aktiviteter, hvis organisasjonen selv legger til denne informasjonen i sin Corps-profil publisert på Corps-nettsidene.

  • Corps-registranter kan se og vedlikeholde sine personopplysninger ved å logge inn på sin konto for det europeiske solidaritetskorpset. De er ansvarlige for kvaliteten på sine egne data og har rett til å slette kontoen sin når som helst.

  • Personopplysninger til Corps-registranter er tilgjengelige for autoriserte representanter fra organisasjoner som er autorisert til å drive Corps-aktiviteter.

  • Personopplysninger til Corps-registranter er tilgjengelige for de nasjonale byråene som er ansvarlige for gjennomføringen av Erasmus+ og det europeiske solidaritetskorps, for å gi bistand til autoriserte representanter fra organisasjoner, samt for å utføre kontroller, revisjoner og evalueringer av prosjekter som mottar EU-støtte der registrantene er involvert.

  • Personopplysninger til Corps-registranter er også tilgjengelige for Corps-administratorer og administratorer for de ulike EU-programmene der autoriserte organisasjoner tilbyr aktiviteter i det europeiske solidaritetskorpset.

  • Personopplysninger kan deles med andre tjenester i Europakommisjonen som kan ha interesse av å kontakte registrantene.

  • Personopplysninger til de valgte kandidatene kan deles med trykte, TV- eller radiomedier valgt av Europakommisjonen etter uttrykkelig samtykke fra de valgte søkerne.

  • Begrenset personlig informasjon om Corps-registranter (fornavn, etternavn, fødselsdato, land, nasjonalitet, e-postadresse) kan sendes til andre verktøy administrert av DG EAC og være tilgjengelig for autoriserte organisasjoner, nasjonale byråer og Corps-administratorer.

  • Begrenset personlig informasjon om Corps-deltakere (fornavn, etternavn, fødselsdato, bostedsland, nasjonalitet, e-postadresse, kjønn) vil bli sendt til entreprenøren for det europeiske solidaritetskorpset for å administrere forsikringsdekningen for deltagere i det europeiske solidaritetskorps. Personvernerklæringen til Henner-forsikring gjelder for prosjekter som finner sted under gjeldende flerårige finansielle rammer (MFF) 2021-2027 og som startet 7. februar 2023 eller senere.

  • Begrensede personopplysninger om korpsdeltakere (fornavn, etternavn, fødselsdato, e-postadresse, bostedsland) vil bli sendt til det eksterne verktøyet «Youthpass» for å gjøre det mulig for deltakerne å registrere sine ikke-formelle læringsutbytte hvis de ønsker det.

  • Begrensede personopplysninger om korpsregistranter/-deltakere (fornavn, etternavn, e-postadresse, EU-påloggingsbrukernavn, kontaktspråk, bostedsland, by (hvis definert)) som er interessert i å følge de generelle nettbaserte opplæringskursene eller opplæringen for humanitær bistand vil sendes til EU Academy-plattformen for å gi registranter/deltakere tilgang til disse treningene. Corps-registranter/deltakere vil bli informert om Personvernerklæringen for generell online opplæring før deres data overføres fra EYP til EU Academy-plattformen. Denne plattformen har sin egen personvernerklæring tilgjengelig på nettsiden sin. Videre vil registranter for European Solidarity Corps som har uttrykt interesse for humanitært bistandsfrivillig arbeid ha muligheten til å følge en spesifikk opplæring på EU Academy-plattformen, tilgjengelig gjennom deres Corps-profil. Registrantene vil bli informert om Personvernerklæringen for dette humanitære bistandskursetat før dataene deres overføres fra EYP til EU Academy-plattformen.

  • Brukergenerert innhold og kommentarer som er lagt ut av Corps-registranter om deres Corps-opplevelse, er også tilgjengelig for Corps-administratorer.

  • Et begrenset sett med personopplysninger om Corps-deltakere (deltakerens fornavn, etternavn, deltakerens registreringsnummer (PRN), kjønn, e-postadresse, nasjonalitet, bostedsland og bostedsby/-sted, postnummer, start- og sluttdato for oppholdet samt land og by/sted for plasseringen; deltakerens støtte- og vertsorganisasjon: organisasjons-ID (OID), deltakeridentifikasjonskode (PIC), navn og land) vil være tilgjengelig for EU-delegasjonene, slik at de raskt kan kontakte frivillige i sikkerhetsrelaterte nødsituasjoner og invitere dem til arrangementer.

• Database over organisasjoner og muligheter

  • Personlige kontaktinformasjon til personer tilknyttet europeiske solidaritetskorpsorganisasjoner med kvalitetsmerke, er tilgjengelige for allmennheten.

  • De autoriserte representantene for europeiske solidaritetskorpsorganisasjoner med kvalitetsmerke kan få tilgang til personlige kontaktinformasjon tilknyttet disse spesifikke organisasjonene og deres prosjekter.

• DiscoverEU

  • Personopplysningene til søkere er tilgjengelige for DiscoverEU-administratorer.
  • Et begrenset sett med personopplysninger om utvalgte søkere og søkere på reservelisten kan gjøres tilgjengelig for eller deles med nasjonale Erasmus+-byråer og Eurodesk.
  • Personopplysninger om utvalgte søkere og søkere på reservelisten kan deles med den autoriserte kontraktøren som er ansvarlig for tildeling av reisekort.
  • Personopplysninger om søkere kan, med deres samtykke, deles med andre tjenester i Europakommisjonen og EACEA som kan ha interesse av å kontakte søkerne.
  • Søkere kan kontaktes per e-post eller telefon av Europakommisjonen/EACEA.
  • Utvalgte søkere og søkere på reservelisten kan kontaktes per e-post eller telefon av nasjonale Erasmus+-byråer, Eurodesk, den autoriserte kontraktøren som er ansvarlig for tildeling av reisekort, og andre organisasjoner som er godkjent av Europakommisjonen/EACEA.

• Gruppe av unge journalister i Europa

  • Personopplysninger om søkere og utvalgte unge journalister mottas av Europakommisjonen og Eurodesk Brussels Link – kommisjonens tjenesteleverandør som fungerer som databehandler.
  • Allmennheten vil se navnet og den korte biografien til de unge journalistene i artiklene de har produsert, samt i den dedikerte delen av den europeiske ungdomsportalen.
  • Begrensede personopplysninger kan deles med andre tjenester i EU-kommisjonen, nasjonale Eurodesk- og nasjonale byråer for Erasmus+ og European Solidarity Corps, som kan ha interesse i å kontakte de unge journalistene (med samtykke). 

I tillegg vil alle personopplysninger være tilgjengelige for:

• Ansatte i DG EAC/EACEA-enhetene som er ansvarlige for implementeringen av tjenester gjennom den europeiske ungdomsportalen og ansvarlige for implementeringen av European Solidarity Corps og DiscoverEU.

• Personale i DG EAC Informatics (IT)-enhet.

• Personale fra andre kompetente Europakommisjonstjenester som er medansvarlige for gjennomføring av tjenester gjennom European Youth Portal.

Personopplysninger kan også bli utlevert, om nødvendig, til:

• Personale i internrevisjonskapasiteten til DG EAC

• Personale i DG IAS

• Personale i OLAF

Følgende eksterne databehandlere kan få tilgang til personopplysninger ettersom de er autorisert av Europakommisjonen:

• Eurodesk Brussels Link;

• Nasjonale Eurodesk-organisasjoner;

• Autoriserte organisasjoner for European Solidarity Corps;

• Forsikringsleverandøren for European Solidarity Corps;

• Nasjonale arbeidsgrupper for EU Youth Dialogue;

• DiscoverEU-kontraktører;

• Nasjonale byråer for Erasmus+ og European Solidarity Corps (inkludert deres RAY-nettverk);

• Autoriserte underdatabehandlere for nasjonale byråer;

• EU-delegasjoner.

Du kan finne kontaktopplysningene til disse eksterne databehandlerne via følgende lenke: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_en.  

Videre fungerer DG EAC og EACEA som felleskontrollører i forhold til DiscoverEU, fordi de sammen behandler personopplysningene til søkere som sender inn en søknad på European Youth Portal for å motta DiscoverEU-reisepassene.

Internasjonal overføring av data: 

Personopplysninger til registrerte i European Solidarity Corps overføres til organisasjoner i tredjeland utenfor EU/EØS som bærer European Solidarity Corps Quality Label (program- og partnerland), men hvor det ikke er fattet en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (inkludert til programlandene - Tyrkia, Serbia og Nord-Makedonia). I dette tilfellet vil beskyttelsesnivået for dine personopplysninger avhenge av loven eller praksisen i det tredjelandet. Likevel kan dine rettigheter når det gjelder databeskyttelse ikke være likeverdige med dem i et EU/EØS-land eller et land med en adekvathetsbeslutning.

Du har spesifikke rettigheter som en «registrert» i henhold til kapittel III (artiklene 14-25) i Forordning (EU) 2018/1725, spesielt retten til å få tilgang til dine personopplysninger og rette dem dersom dine personopplysninger er unøyaktige eller ufullstendige. Når det er relevant, har du rett til å slette dine personopplysninger, begrense behandlingen av dine personopplysninger, protestere mot behandlingen, og retten til dataportabilitet.

Du har samtykket til å gi dine personlige data til DG.EAC.A.4 for den nåværende behandlingsoperasjonen. Du kan trekke tilbake samtykket når som helst ved å varsle databehandleren. Tilbaketrekningen vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen som ble utført før du trakk tilbake samtykket.

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte databehandleren, eller ved konflikt, personvernombudet. Ved behov kan du også henvende deg til Den europeiske databeskyttelseskontrolløren. Kontaktinformasjonen deres er gitt under Overskrift 9 nedenfor. 

Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter i sammenheng med én eller flere spesifikke behandlingsoperasjoner, vennligst oppgi deres beskrivelse (dvs. deres referanse(r) som spesifisert under Overskrift 10 nedenfor) i din henvendelse.

Når den er klar og publisert, kan denne personvernerklæringen bli konsultert på European Youth Portal (https://youth.europa.eu/privacy_en), i delen «Personvern» i bunnteksten. Videre vil personvernerklæringen bli delt med de registrerte umiddelbart når deres e-postadresse er kjent.

• Behandlingsansvarlig

Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til forordning (EU) 2018/1725, eller hvis du har kommentarer, spørsmål eller bekymringer, eller hvis du ønsker å innlevere en klage angående innsamling og bruk av dine personopplysninger, kan du gjerne ta kontakte med behandlingsansvarlig: 

Generaldirektoratet for utdanning, ungdom, idrett og kultur

Direktorat A – Strategi for politikk, landanalyse og ungdom

Enhet A.4 – Ungdom og rettferdighet mellom generasjoner (DG.EAC.A.4)

E-post: EAC-EYP@ec.europa.eu 

Addresse: Rue Joseph II 70, B-1049, Brussel

• Kommisjonens personvernombud (DPO)

Du kan kontakte personvernombudet (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) angående spørsmål knyttet til behandlingen av dine personopplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den europeiske databeskyttelseskontrolløren (EDPS)

Du har rett til å klage til Den europeiske databeskyttelseskontrolløren (edps@edps.europa.eu) hvis du mener at dine rettigheter i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blitt krenket som følge av behandlingen av dine personopplysninger av databehandleren.

Kommisjonens personvernombud (DPO) offentliggjør registeret over alle behandlingsoperasjoner av personopplysninger utført av Kommisjonen, som er dokumentert og meldt til ham. Du kan få tilgang til registeret via følgende lenke: http://ec.europa.eu/dpo-register. 

Denne spesifikke behandlingsoperasjonen har blitt inkludert i DPOs offentlige register med følgende referanse: DPR-EC-00371.7.