Tietosuojaseloste – Euroopan nuorisoportaali

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komissio kerää ja käsittelee henkilötietoja noudattaen luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta) 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi henkilötietoja kerätään, miten luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä henkilötietoja koskevia oikeuksia rekisteröidyllä on. Se sisältää myös oikeuksien käytöstä vastaavan rekisterinpitäjän, tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan nuorisoportaaliin ja siihen liittyviin verkkopalveluihin, kuten verkkosivustoihin ja mobiilisovelluksiin, liittyvää käsittelytoimea DPR-EC-00371.7, jonka toteuttaa koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosastossa olevan osaston A (Politiikan strategia, maatieto ja nuorisoasiat) yksikkö A.4 (Nuoret ja sukupolvien välinen oikeudenmukaisuus), jäljempänä ’DG.EAC.A.4’.

Tietojen käsittelyn tarkoitus: DG.EAC.A.4 kerää ja käyttää henkilötietoja esitelläkseen eurooppalaisille nuorille EU:n nuoriso-ohjelmien teemoja ja ohjelmien tarjoamia mahdollisuuksia.

Tietoja kerätään seuraavia tarkoituksia varten:

• Tiedotus

  • Yhteystietojen julkaiseminen (esim. artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet ja/tai sähköpostiosoitteet).

  • Valtuutettujen käyttäjien rekisteröityminen portaaliin sisällön laatimista tai teknistä tukea varten.

• Onko sinulla kysyttävää? -lomake

  • Kysymysten esittäminen Euroopan nuorisportaalin kautta Eurodesk Brussels Linkille, Eurodesk-verkoston henkilöstölle ja/tai nuorisoportaalin ylläpitäjille.

• Euroopan solidaarisuusjoukot

  • Rekisteröityminen solidaarisuusjoukkoihin, jolloin nuoret antavat tietyt henkilö- ja yhteystiedot. Rekisteröityneet käyttäjät voivat halutessaan ilmoittaa myös tarkemmat yhteystietonsa ja toimintotyypit, joista ovat kiinnostuneita. Lisäämällä yhteenvedon koulutuksestaan, työkokemuksestaan ja aiemmasta vapaaehtoistyöstään he voivat kertoa millaista kokemusta ja osaamista heillä on.

  • Solidaarisuusjoukkoihin ja muihin nuoria koskeviin Euroopan komission / muiden kuin Euroopan komission aloitteisiin liittyvien sähköpostiviestien, uutiskirjeiden ja muiden ilmoitusten lähettäminen rekisteröityneille käyttäjille ja palautteen kerääminen heiltä kyselyillä ja muilla menetelmillä. Rekisteröityneet käyttäjät voivat määritellä, mitä viestejä heille saa lähettää.

  • Koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen rekisteröityneille käyttäjille.

  • Palautteen kerääminen rekisteröityneiltä käyttäjiltä palveluista ja menettelyistä.

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintaan osallistuvien henkilöiden epävirallisten oppimistulosten kirjaaminen ulkoiseen Youthpass-työkaluun.

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien suorittama organisaation profiilin ylläpito (mm. organisaatioihin ja solidaarisuusjoukkojen toimintoihin liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet ja/tai sähköpostiosoitteet)

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien suorittama toimintoihinsa sopivien vapaaehtoisten haku osallistujatietokannasta toiminnon ominaispiirteiden ja rekisteröityneiden käyttäjien kirjaamien henkilötietojen ja mieltymysten perusteella.

  • Kyseisten valtuutettujen edustajien yhteydenpito organisaationsa valitsemiin osallistujiin, jos nämä ovat antaneet suostumuksensa yhteydenottoihin.

  • Kyseisten valtuutettujen edustajien tekemät toimintoja koskevat tarjoukset solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneille ehdokkaille ja tarjousten hallinnointi.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietokannan hallinnointi ja käyttäjien avustaminen.

  • Kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen toiminnan täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimijoiden suorittamat tarkastukset ja arvioinnit sellaisista hankkeista, jotka saavat EU:n tukea ja joihin rekisteröityneet käyttäjät osallistuvat, sekä organisaatioiden valtuutettujen edustajien auttaminen tarjoamalla heille rajoitettu pääsy solidaarisuusjoukkojen tietokantaan.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama toimintojen hallinnointi, toimintojen ja hakijoiden yhdistäminen ja valtuutettujen organisaatioiden valtuutettujen edustajien avustaminen.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön ja muiden luotettujen tahojen lähettämät solidaarisuusjoukkoja ja niihin liittyviä toimintoja koskevat ilmoitukset rekisteröityneille käyttäjille ja organisaatioiden valtuutetuille edustajille.

  • Solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön suorittama rekisteröityneiden käyttäjien tietojen ja palautteen analysointi.

  • Tiedon jakaminen EU:n edustustoille niiden sijaintimaihin lähetetyistä solidaarisuusjoukkojen osallistujista tietokantaan myönnettävän rajoitetun käyttöoikeuden avulla

• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta

  • Yhteystietojen julkaiseminen (laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin liittyvien henkilöiden etu- ja sukunimet ja/tai sähköpostiosoitteet).

  • Laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden suorittama oman organisaation julkaistujen yhteystietojen hallinnointi.

  • Laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden suorittama mahdollisuuksiensa mainostaminen mahdollisille ehdokkaille sekä nuorten yhteydenottomahdollisuudet näihin organisaatioihin.

  • Nuorisoportaalin ylläpitäjien tekninen tuki organisaatioille.

• DiscoverEU

  • Nuorten mahdollisuus hakea matkakorttia antamalla henkilötiedot, yhteystiedot ja matkustamiseen liittyviä lisätietoja. 
  • Euroopan komission, EACEA:n, kansallisten Erasmus+ -toimistojen, Eurodeskin ja muiden komission (suostumuksella) valtuuttamien järjestöjen mahdollisuus lähettää DiscoverEU-hankkeeseen ja muihin Euroopan komission / muihin kuin Euroopan komission nuorisohankkeisiin liittyviä sähköpostiviestejä ja muita ilmoituksia hakijoille, mukaan lukien kyselyt ja palautteen kerääminen muulla tavoin, sekä lähettää tiedotusmateriaalia, kampanjamateriaalia ja tapahtumakutsuja.
  • DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön mahdollisuus käsitellä hakijoiden verkkoon tallennettuja tietoja, edistää matkakortin saajien valintaprosessia, analysoida tietoja ja hakijoiden antamaa palautetta, ottaa yhteys hakijoihin puhelimitse tai sähköpostitse ja tarjota heille apua (toissijainen tuki). Ensisijaisen tuen tarjoamisesta vastaavat kansalliset Eurodeskit.
  • Matkakorttien myöntämisestä vastaavan valtuutetun toimeksisaajan mahdollisuus saada rajoitetusti tietoa valituista hakijoista ja varasijalla olevista hakijoista, jotta se voi ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse.
  • Kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Eurodeskin mahdollisuus saada tietoa valituista hakijoista ja varasijalla olevista hakijoista, jotta ne voivat ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse tapahtumakutsujen lähettämiseksi.
  • Kaikki muut DiscoverEU:hun liittyvät käsittelytoimet kuuluvat rekisterin Record DPR-EC-38151.1 soveltamisalaan.

• Nuorten journalistien verkosto Euroopassa

  • Euroopan komission ja sen henkilötietojen käsittelijän Eurodesk Brussels Linkin mahdollisuus vastaanottaa hakemuksia nuorilta, jotka haluavat liittyä verkostoon, valita verkoston jäsenet, järjestää verkoston tapahtumia, olla yhteydessä nuoriin journalisteihin ja julkaista heidän kirjoittamiaan artikkeleita Euroopan nuorisoportaalissa, Euroopan komission verkkosivuilla ja Eurodeskin sosiaalisen median kanavilla. Hakuaika on kerran vuodessa, ja verkostoon valitut nuoret journalistit tuottavat aktiivisesti sisältöä noin vuoden ajan. Verkosto perustettiin Euroopan nuorison teemavuoden 2022 aikana, ja sen hallinnoijana toimii Eurodesk. Nuoret journalistit tuottavat omiin mielipiteisiinsä perustuvaa sisältöä erilaisista nuoria kiinnostavista aiheista julkaistavaksi monenlaisissa muodoissa (artikkelit, videot, podcastit jne.). 

Yleisiä näkökohtia:

Euroopan nuorisoportaalissa ja sen alaportaaleissa järjestetään ajoittain edellä mainittuihin toimintoihin liittyviä kilpailuja, joissa saatetaan edellyttää henkilötietojen antamista. Osallistuminen tällaisiin kilpailuihin on täysin vapaaehtoista. Osallistujaehdokkaille ilmoitetaan ennen henkilötietojen antamista, mitä vaikutuksia osallistumisella voi olla.

Osa toiminnoista edellyttää käyttäjän rekisteröitymistä ja todentamista. Tässä yhteydessä nuorisoportaalissa voidaan käyttää Euroopan komission identiteetinhallintajärjestelmää (IMS) EU Login -järjestelmän kautta. IMS-järjestelmällä on erillinen tietosuojaseloste.

Euroopan komissio ja Euroopan nuorisoportaalin toimintojen täytäntöönpanosta vastaavat organisaatiot eivät käsittele kerättyjä henkilötietoja muihin kuin edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

Euroopan nuorisoportaalin toimintojen osalta henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperusta on asetus (EU) 2021/888 Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevan ohjelman perustamisesta sekä asetusten (EU) 2018/1475 ja (EU) N:o 375/2014 kumoamisesta, asetus (EU) 2021/817 Erasmus+ -ohjelman perustamisesta ja asetuksen (EU) N:o 1288/2013 kumoamisesta sekä Euroopan komission päätös ”DiscoverEU: ilmaiset matkakortit 18 vuotta täyttäville eurooppalaisille” -valmistelutoimen vuosien 2018, 2019 ja 2020 vuosittaisista työohjelmista.

Henkilötietoja käsitellään, koska: 

a) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

c) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Seuraavat käsittelytoimet perustuvat osallistujien nimenomaiseen suostumukseen: 

• Euroopan komission, EACEA:n, kansallisten Erasmus+ -toimistojen, Eurodeskin ja muiden komission valtuuttamien järjestöjen mahdollisuus lähettää osallistujan yhteystietojen (sähköpostiosoitteen) kautta DiscoverEU-hankkeeseen ja muihin Euroopan komission / muihin kuin Euroopan komission nuorisohankkeisiin liittyviä sähköpostiviestejä ja muita ilmoituksia hakijoille, mukaan lukien kyselyt ja palautteen kerääminen muulla tavoin, sekä lähettää tiedotusmateriaalia, kampanjamateriaalia ja tapahtumakutsuja (osallistujan suostumuksella).

• Euroopan komission valitsemien tiedotusvälineiden (painettu media, televisio ja radio) mahdollisuus ottaa yhteyttä hakijoihin, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa.

• Tietojen antaminen artikkeleita, uutisia, tapahtumia ja tarinoita varten. Eurodesk Brussels Linkin ja kansallisten Eurodesk-toimistojen verkoston henkilöstö tallentaa ja ylläpitää näitä tietoja manuaalisesti. Henkilötietojen julkaiseminen näissä artikkeleissa, uutisissa, tapahtumissa ja tarinoissa edellyttää asianomaisten nimenomaista suostumusta.

Rekisteröidyt antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn edellä mainittuja tarkoituksia varten siinä vaiheessa, kun he rekisteröityvät solidaarisuusjoukkoihin tai hakevat DiscoverEU-ohjelmaan. Suostumus annetaan rastittamalla ruutu. Euroopan nuorisoportaalissa julkaistavaa sisältöä koskeva suostumus annetaan ennen sisällön julkaisemista allekirjoitettavilla suostumuslomakkeilla.

DG.EAC.A.4 kerää tietojen käsittelyä varten seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Tiedotus

  • Artikkeleihin, tapahtumiin tai uutisiin liittyvät henkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite.

  • Eurodesk Brussels Linkin tai Eurodesk-verkoston henkilöstö: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, maa.

• Onko sinulla kysyttävää? -lomake

  • Kysymyksiä lomakkeella lähettävien henkilöiden on annettava etunimensä ja sähköpostiosoitteensa.

• Euroopan solidaarisuusjoukot

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, virallinen asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, ensisijainen yhteydenottokieli, kiinnostuksen kohteena olevat toiminnot, aiempi kokemus ja osaaminen sekä solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityvät henkilöt – vapaaehtoiset lisätiedot: postiosoite, puhelinnumerot, yhteenveto koulutuksesta, työkokemuksesta ja vapaaehtoistyöstä, kielitaito, käytettävissäolon ajankohdat, motivaatio osallistua solidaarisuusjoukkojen toimintaan vapaaehtoisena, motivaatio solidaarisuusjoukkojen toimintaan osallistumiseen, ensisijaiset kohdemaat, ensisijaiset tehtävät, mahdolliset lisätiedot, halukkuus vastaanottaa sähköpostiviestejä, uutiskirjeitä, ilmoituksia tai muita viestejä solidaarisuusjoukoilta. Organisaatiot saattavat pyytää lisätietoja, kun rekisteröityneet hakevat niiden ilmoittamaa mahdollisuutta.

  • Rekisteröityneet käyttäjät voivat lisätä erillisenä asiakirjana ansioluettelonsa sillä edellytyksellä, että he ymmärtävät, että kaikki ansioluetteloon sisältyvät tiedot, muun muassa yhteystiedot ja arkaluonteiset henkilötiedot, voidaan antaa solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien käyttöön heidän valitessaan osallistujia toimintoihinsa.

  • Euroopan solidaarisuusjoukkojen on määrä auttaa organisaatioita ja yksityishenkilöitä löytämään toisensa, eikä Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto arvioi rekisteröityjen henkilökohtaisia ominaisuuksia millään tavoin.

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutetut edustajat: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, organisaatio(t), solidaarisuusjoukkojen toiminta-ajatuksen ja periaatteiden hyväksyntä.

• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta

  • Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkin saaneisiin organisaatioihin liittyvät yksityishenkilöt: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite.

  • Organisaatioiden vastuuhenkilöt: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja organisaatio(t).

• DiscoverEU

  a) Euroopan komissio käsittelee seuraavia tietoja:

  • DiscoverEU-matkakorttia hakevien yksittäisten jäsenten tai ryhmän johtajien on annettava hakemuksessaan perushenkilötiedot (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, virallinen asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, henkilökortin tai passin numero, puhelinnumero ja toimi). Hakijan mahdollisia liikkumisrajoitteita ja terveysongelmia koskeva kyllä/ei-kysymys on valinnainen. Hakijoiden on myös vastattava matkustamiseen liittyviin kysymyksiin, kuten mikä on heidän toivomansa matkustusaika, matkustavatko he ensimmäistä kertaa toiseen EU-maahan, matkustavatko he ensimmäistä kertaa ilman vanhempiaan tai huoltajiaan, haluavatko he matkustaa yksin vai ystävien kanssa, mitä he haluaisivat oppia tästä kokemuksesta, mitä he haluaisivat tehdä matkan aikana, miten he rahoittaisivat matkan kustannukset ja miten he saivat tietää aloitteesta.

  • Jos hakijana on ryhmä, ryhmän johtajan on ensin annettava edellä mainitut tiedot, minkä jälkeen ryhmä saa tunnuskoodin, jonka avulla muut ryhmän jäsenet antavat omat henkilötietonsa.

  b) Euroopan komissio voi jakaa valtuutetuille toimeksisaajille ja kolmansille osapuolille seuraavia tietoja:

  • Valittujen hakijoiden sähköpostiosoite ja puhelinnumero voidaan jakaa Euroopan komission tai EACEA:n valitsemille tiedotusvälineille, komission edustustoille ja komission tiedotuspalvelulle, jos hakijat ovat antaneet siihen nimenomaisen suostumuksensa. Valittujen henkilöiden on huomattava, että kun he ovat suostuneet antamaan sähköpostiosoitteensa median käyttöön, heihin sovelletaan kyseisen tiedotusvälineen tietosuojaselostetta.
  • Euroopan komissio ja EACEA voivat antaa DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden henkilötietoja (nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) viestintätoimista vastaavalle valtuutetulle toimeksisaajalle esimerkiksi tapahtumien ja kilpailujen hallinnoimista tai tapahtumakutsujen lähettämistä varten taikka matkalippujen varaamiseksi tapahtumaan osallistumista varten.
  • Euroopan komissio ja EACEA voivat antaa DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden henkilötietoja (hakemustunnuksen, hakijan tunnuksen, etunimen, sukunimen, sukupuolen [mikäli ilmoitettu], kansalaisuuden, valintaprosessin tilan, alueen, aluekoodin, kielen, syntymäajan, henkilökortin/passin myöntämän maan, henkilökortin/passin numeron, asuinmaan, postinumeron, päätoimen, vastauksen erityisiä tarpeita koskevaan kyllä/ei-kysymykseen [portaalissa ei pyydetä tarkkoja terveystietoja], sähköpostin, maakoodin, puhelinnumeron, strukturoidun tunnuksen) matkakorttien ja alennuskorttien sekä lento- tai muiden matkalippujen myöntämisestä vastaavalle valtuutetulle toimeksisaajalle.
  • Euroopan komissio ja EACEA voi jakaa DiscoverEU-ohjelmaan valittujen ja varallaololuettelossa olevien hakijoiden henkilötiedot (nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, syntymäajan, maan) kansallisille Erasmus+ ‑toimistoille ja Eurodeskille, jotta heille voidaan lähettää tapahtumakutsuja.
• Nuorten journalistien verkosto Euroopassa

  • Verkostoon hakijoiden on annettava seuraavat perustiedot: etu- ja sukunimi, asuinmaa, kansalaisuus, syntymäaika. Kun he jättävät hakemuksensa Eurodeskille, heitä pyydetään hyväksymään Eurodeskin tietosuojaperiaatteet.

  • Verkostoon valittujen journalistien, jotka haluavat osallistua tapahtumiin ulkomailla Eurodeskin tai Euroopan komission kutsusta, on annettava kaikki muut henkilötiedot, joita Eurodesk tarvitsee matka- ja majoitusvarauksiin.

  • Nuorten journalistien nimet julkaistaan heidän tuottamiensa artikkeleiden yhteydessä. 

  • Verkostoon valitut nuoret journalistit kirjoittavat itsestään lyhyen esittelyn, joka julkaistaan Euroopan nuorisoportaalin verkostoa esittelevässä osiossa. 

Henkilötietojen antaminen on pakollista DiscoverEU-ohjelmaan ja Euroopan solidaarisuusjoukkoihin osallistumista koskevien vaatimusten täyttämiseksi. Jos hakija ei anna henkilötietojaan, häntä ei voida valita ohjelmiin.

DG.EAC.A.4/EACEA säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, jotta tietojen keräämisen tai jatkokäsittelyn tarkoitus täyttyy.

Artikkeleihin, uutisiin ja tapahtumatietoihin liittyvät henkilötiedot arkistoidaan yhdessä alkuperäisen sisällön kanssa kahden vuoden kuluttua siitä, kun kyseinen sisältö on poistettu julkiselta sivustolta. 

Nuorisoportaalin sisältöä laativien käyttäjätileillä olevat henkilötiedot arkistoidaan kahden vuoden kuluttua viimeisestä sisäänkirjautumisesta.

Solidaarisuusjoukkojen käyttäjätileillä olevat henkilötiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjä saavuttaa joukkojen osallistujien yläikärajan, ellei kyseisen käyttäjän ole määrä osallistua mahdolliseen alumnitoimintaan, kyseinen käyttäjä on ilmaissut sähköpostilla halunsa käyttäjätilin säilyttämiseen tai käyttäjä on saanut EU:n rahoitusta ohjelmaan osallistumisen yhteydessä. Tällaisten käyttäjien tiedot säilytetään viiden vuoden ajan viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta rahoitustapahtumasta.

Tapauksissa, joissa hakijaa ei valita DiscoverEU-ohjelmaan tai hänelle ei ole tehty matkavarauksia, hakemuksissa olevat henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua kyseisen hakukierroksen määräpäivästä, paitsi jos hakija on ilmaissut kiinnostuksensa saada tietoa muista nuorisoportaalin palveluista tai osallistua niihin, jolloin hänen tietonsa säilytetään enintään viiden vuoden ajan kyseisen hakukierroksen määräpäivästä. Tämän jälkeen hakijan henkilötiedot anonymisoidaan ja niitä säilytetään osana koontitietoja ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten.  

DiscoverEU-ohjelmaan valittujen hakijoiden, joille on tehty matkavarauksia, henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan viiden vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta kyseisen hakukierroksen määräpäivästä, ellei hakija ilmaise haluaan kieltäytyä valinnasta eikä ole saanut aloitteen kautta EU-rahoitusta, jolloin henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta kyseisen hakukierroksen määräpäivästä.  

Anonymisoituja tietoja voidaan kuitenkin säilyttää kauemmin historian tutkimusta, tilastollisia tai tieteellisiä tarkoituksia varten, jolloin niiden suojaamiseksi on käytössä asianmukaiset toimenpiteet. 

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjatiedostot, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Kun komission toimeksisaajat käsittelevät tietoja komission lukuun, niiden on noudatettava erityistä sopimuslauseketta sekä salassapitovelvoitteita, jotka johtuvat yleisestä tietosuoja-asetuksesta (EU) 2016/679.

Euroopan solidaarisuusjoukot:

Hyväksymällä tämän tietosuojaselosteen solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettu järjestäjäorganisaatio lupaa käyttää Euroopan solidaarisuusjoukkojen tietojärjestelmiä vain hakiessaan osallistujia solidaarisuusjoukkojen toimintaan, ottaessaan yhteyttä käyttäjiin ja tarjotessaan heille mahdollisuutta osallistua toimintaan. Toiminnot voivat olla organisaation omia, tai ne voivat olla jonkin sellaisen organisaation toimintoja, jota valtuutettu organisaatio virallisesti edustaa.

Valtuutettu organisaatio sitoutuu toteuttamaan asianmukaisia teknisiä ja operatiivisia turvatoimia, joilla suojataan rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot käsittelyn aikana, voidakseen

• estää asiattomien henkilöiden pääsyn henkilötietoja käsitteleviin tietojärjestelmiin ja etenkin

  • estää tallennusvälineiden luvattoman lukemisen, kopioimisen, muuttamisen tai siirtämisen

  • estää tietojen luvattoman tallentamisen sekä tallennettujen henkilötietojen luvattoman luovuttamisen, muuttamisen tai poistamisen

  • estää asiattomia henkilöitä käyttämästä tietojenkäsittelyjärjestelmiä tiedonsiirtokeinojen avulla

• varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käyttää tietojenkäsittelyjärjestelmää, voivat päästä vain niihin henkilötietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus

• tallentaa tiedot siitä, mitkä henkilötiedot on ilmoitettu, milloin ja mille taholle

• varmistaa, että henkilötietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön tietosuojasäännösten mukaisesti

• varmistaa, ettei tietoja voida henkilötietojen välittämisen ja tallennusvälineiden kuljetuksen aikana lukea, kopioida tai poistaa ilman lupaa

• suunnitellakseen organisaatiorakenteensa siten, että se vastaa tietosuojavaatimuksia.

Henkilötietojen suojaamiseksi komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisiin toimenpiteisiin kuuluu sen varmistaminen, että henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada ne tietoonsa käsittelyä varten.

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Kyseiset työntekijät noudattavat luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja lisämääräyksiä.

• Tiedotus

  • Henkilöiden, joilla on lupa toimittaa nuorisoportaaliin artikkeleita, tapahtumatietoja tai uutisia (esim. tapahtuman yhteyshenkilö), yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä.

  • Yhteystiedot ovat myös Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa.

  • Yhteystiedot ovat myös nuorisoportaalin ylläpitäjien saatavilla.

• Onko sinulla kysyttävää? -lomake

  • Yhteystiedot ovat nuorisoportaalin ylläpitäjien sekä Eurodesk-verkoston henkilöstön saatavilla Brysselissä ja verkostoon kuuluvissa maissa.

• Euroopan solidaarisuusjoukot

  • Solidaarisuusjoukkojen toimintojen valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden edustajien yhteystiedot ovat julkisesti nähtävillä, jos organisaatio itse lisää nämä tiedot solidaarisuusjoukkojen sivustolla julkaistavaan profiiliinsa.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkistaa omat henkilötietonsa ja päivittää niitä kirjautumalla omalle tililleen Euroopan solidaarisuusjoukkojen sivustolla. He ovat vastuussa tietojensa oikeellisuudesta, ja heillä on oikeus poistaa tilinsä milloin tahansa.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat hankkeiden valtuutettujen järjestäjäorganisaatioiden valtuutettujen edustajien saatavilla.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötiedot ovat kansallisten Erasmus+ -toimistojen ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen täytäntöönpanosta vastaavien kansallisten toimijoiden käytettävissä, jotta ne voivat avustaa organisaatioiden valtuutettuja edustajia ja jotta voidaan tarkastaa ja arvioida niitä EU:n tukea saavia hankkeita, joihin rekisteröityneet käyttäjät osallistuvat.

  • Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja pääsevät tarkastelemaan joukkojen hallintohenkilöstö ja niiden EU-ohjelmien hallintohenkilöstö, joiden kautta valtuutetut organisaatiot tarjoavat solidaarisuusjoukkojen toimintoja.

  • Henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin.

  • Valittujen hakijoiden henkilötietoja voidaan antaa Euroopan komission valitsemille tiedotusvälineille (painettu media, televisio, radio), jos valitut hakijat antavat siihen nimenomaisen suostumuksensa.

  • Solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneiden käyttäjien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite) voidaan lähettää muihin koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston hallinnoimiin välineisiin, jotka ovat valtuutettujen organisaatioiden, kansallisten toimistojen ja solidaarisuusjoukkojen hallintohenkilöstön käytettävissä.

  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, asuinmaa, kansalaisuus, sähköpostiosoite, sukupuoli) lähetetään Euroopan solidaarisuusjoukkojen osallistujien vakuutusturvaa hallinnoivalle toimeksisaajalle. Henner-vakuutusyhtiön tietosuojailmoitus on voimassa monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 puitteissa toteutetuille hankkeille, jotka aloitettiin 7. helmikuuta 2023 tai sen jälkeen.

  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (etunimi, sukunimi, syntymäaika, sähköpostiosoite, asuinmaa) lähetetään ulkoiseen Youthpass-työkaluun, jotta osallistujat voivat halutessaan kirjata epäviralliset oppimistuloksensa.

  • Jos rekisteröityneet käyttäjät/osallistujat ilmaisevat kiinnostuksensa osallistua yleisille verkkokursseille tai humanitaarisen avun vapaaehtoistyötä koskevaan koulutukseen, jotkin heidän henkilötietonsa (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, EU Login -käyttäjätunnus, yhteyskieli, asuinmaa, kaupunki (jos määritelty)) lähetetään EU Academy -alustalle tällaiseen koulutukseen osallistumista varten. Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneille tai niiden toimintaan osallistuville käyttäjille annetaan tiedoksi yleisten verkkokurssien tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -alustalle. Tällä alustalla on oma tietosuojaselosteensa, joka on nähtävillä sen verkkosivulla. Lisäksi Euroopan solidaarisuusjoukkojen rekisteröityneet käyttäjät, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistua humanitaarisen avun vapaaehtoistyöhön, voivat solidaarisuusjoukkojen profiilinsa kautta osallistua erityiskoulutukseen EU Academy -alustalla. Rekisteröityneille käyttäjille annetaan tiedoksi humanitaarisen avun koulutuksen tietosuojailmoitus ennen kuin heidän tietonsa siirretään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -alustalle.

  • Rekisteröityneiden käyttäjien julkaisema sisältö ja kommentit ovat myös hallintohenkilöstön saatavilla.

  • Solidaarisuusjoukkojen osallistujien joitain henkilötietoja (osallistujat: etunimi, sukunimi, osallistujan rekisteröintinumero, sukupuoli, sähköpostiosoite, kansalaisuus, asuinmaa ja -paikkakunta, postinumero, toiminnan alkamis- ja päättymispäivä, vastaanottava maa ja paikkakunta; osallistujan tukiorganisaatio ja vastaanottava organisaatio: organisaation tunnusnumero, PIC-numero [Participant Identification Code], nimi ja maa) asetetaan EU:n edustustojen saataville, jotta he saavat osallistujiin tarvittaessa nopeasti yhteyden turvallisuuteen liittyvissä hätätilanteissa ja jotta ne voivat lähettää kutsuja tapahtumiin.

• Vapaaehtoistoiminnan tietokanta

  • Laatumerkin saaneisiin Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioihin liittyvien henkilöiden yhteystiedot julkistetaan, kun organisaatiot julkaisevat tietoa tarjoamistaan osallistumismahdollisuuksista.

  • Tällaisiin organisaatioihin ja niiden hankkeisiin liittyvien henkilöiden yhteystiedot ovat laatumerkin saaneiden Euroopan solidaarisuusjoukkojen organisaatioiden valtuutettujen edustajien saatavilla.

• DiscoverEU

  • Hakijoiden henkilötiedot ovat myös DiscoverEU-hankkeen hallintohenkilöstön saatavilla.
  • Kansallisille Erasmus+ ‑toimistoille ja Eurodeskille voidaan antaa pääsy valittujen hakijoiden ja varasijalla olevien hakijoiden tiettyihin henkilötietoihin, tai kyseisiä tietoja voidaan jakaa niille.
  • Valittujen hakijoiden ja varasijalla olevien hakijoiden henkilötietoja voidaan jakaa matkakorttien myöntämisestä vastaavalle valtuutetulle toimeksisaajalle.
  • Hakijan henkilötietoja voidaan jakaa muille Euroopan komission ja EACEA:n yksiköille, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä rekisteröityneisiin käyttäjiin (hakijan suostumuksella).
  • Euroopan komissio ja EACEA voi ottaa yhteyttä hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse.
  • Kansalliset Erasmus+ ‑toimistot, Eurodesk, matkakorttien myöntämisestä vastaava valtuutettu toimeksisaaja ja muut Euroopan komission tai EACEA:n valtuuttamat organisaatiot voivat ottaa yhteyttä valittuihin hakijoihin ja varasijalla oleviin hakijoihin sähköpostitse tai puhelimitse.

• Nuorten journalistien verkosto Euroopassa

  • Hakijoiden ja valittujen nuorten journalistien henkilötiedot toimitetaan Euroopan komissiolle ja henkilötietojen käsittelijänä toimivalle komission palveluntarjoajalle Eurodesk Brussels Linkille.
  • Nuorten journalistien nimet ja heidän itsensä kirjoittamat lyhyet esittelyt ovat kaikkien näkyvillä artikkeleiden yhteydessä sekä Euroopan nuorisoportaalin verkostoa esittelevässä osiossa.
  • Tiettyjä henkilötietoja voidaan jakaa muiden Euroopan komission yksiköiden, kansallisten Eurodesk-toimistojen sekä Erasmus+ -ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen kansallisten toimistojen kanssa, jotka saattavat olla kiinnostuneita ottamaan yhteyttä nuoriin journalisteihin (suostumus saatava etukäteen). 

Henkilötietoihin pääsevät tutustumaan lisäksi seuraavat tahot:

• Koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston/EACEA:n yksiköiden henkilöstö, joka vastaa palvelujen toteuttamisesta Euroopan nuorisoportaalissa sekä Euroopan solidaarisuusjoukkojen ja DiscoverEU:n täytäntöönpanosta.

• koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston tietotekniikan yksikön henkilöstö

• nuorisoportaalin palvelujen toteuttamiseen osallistuvien muiden komission yksiköiden henkilöstö.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa myös seuraaville tahoille:

• koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosaston sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö

• komission sisäisen tarkastuksen (IAS) henkilöstö

• Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) henkilöstö.

Seuraavilla ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä on pääsy henkilötietoihin Euroopan komission luvalla:

• Eurodesk Brussels Link

• kansalliset Eurodesk-organisaatiot

• Euroopan solidaarisuusjoukkojen valtuutetut organisaatiot

• Euroopan solidaarisuusjoukkojen valtuutetut vakuutusyhtiöt

• EU:n nuorisodialogin kansalliset työryhmät

• DiscoverEU:n toimeksisaajat;

• Erasmus+ -ohjelman ja Euroopan solidaarisuusjoukkojen kansalliset toimistot (mukaan lukien niiden RAY-verkosto)

• kansallisten toimistojen valtuutetut alikäsittelijät

• EU:n edustustot.

Ulkopuolisten käsittelijöiden yhteystiedot löytyvät verkkosivustolta https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_fi.  

Lisäksi komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto sekä EACEA toimivat yhteisrekisterinpitäjinä DiscoverEU:n henkilötietojen käsittelyssä, koska ne käsittelevät yhdessä Euroopan nuorisoportaalin kautta DiscoverEU-matkakorttihakemuksen lähettäneiden hakijoiden henkilötietoja.

Kansainväliset tiedonsiirrot: 

Solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden tiedot siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin (ohjelmamaihin ja kumppanimaihin), joille on myönnetty Euroopan solidaarisuusjoukkojen laatumerkki mutta joiden osalta ei ole tehty päätöstä tietosuojan tason riittävyydestä (ohjelmamaista Turkki, Serbia ja Pohjois-Makedonia). Tässä tapauksessa henkilötietojen suojan taso riippuu kyseisen kolmannen maan lainsäädännöstä tai käytännöstä. Henkilön tietosuojaa koskevat oikeudet eivät kuitenkaan välttämättä vastaa EU/ETA-maan oikeuksia tai sellaisessa maassa voimassa olevia oikeuksia, jonka osalta on tehty tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös.

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvun (14–25 artikla) mukaisesti tiettyjä oikeuksia, erityisesti oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja oikaista niitä, jos ne ovat paikkansapitämättömiä tai puutteellisia. Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus poistaa henkilötietonsa, rajoittaa ja vastustaa niiden käsittelyä sekä siirtää ne järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity on antanut suostumuksensa siihen, että DG.EAC.A.4 voi käsitellä hänen henkilötietojaan tämän käsittelytoimen yhteydessä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei poista perumista edeltävän tietojen käsittelyn laillisuutta.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Tarvittaessa voi ottaa yhteyttä myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9. 

Yhteen tai useampaan käsittelytoimeen liittyvässä oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössä rekisteröidyn tulee antaa kuvaus niistä (eli rekisteriviite tai -viitteet jäljempänä kohdassa 10 täsmennetyllä tavalla).

Julkaisun jälkeen tähän tietosuojaselosteeseen voi tutustua Euroopan nuorison teemavuoden verkkosivustolla Euroopan nuorisoportaalissa (https://youth.europa.eu/privacy_fi) klikkaamalla osiota ”tietosuoja” sivun alalaidassa. Sen lisäksi tietosuojaseloste toimitetaan rekisteröidylle heti, kun tämän sähköpostiosoite on tiedossa.

• Rekisterinpitäjä

Asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien käyttämiseksi, huomautusten, kysymysten tai huolenaiheiden esittämiseksi tai kantelun tekemiseksi henkilötietojen keräämisestä tai käytöstä voi ottaa sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjään 

Koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto

Osasto A – Politiikan strategia, maatieto ja nuorisoasiat

Yksikkö A.4 – Nuoret ja sukupolvien välinen oikeudenmukaisuus (DG.EAC.A.4)

sähköposti: EAC-EYP@ec.europa.eu 

osoite: Rue Joseph II 70, B-1049, Brussels

• Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Euroopan tietosuojavaltuutettu

Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu) ja tehdä kantelu, jos hän katsoo, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojen käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksien loukkaamiseen.

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelyistä, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Rekisteriin voi tutustua osoitteessa http://ec.europa.eu/dpo-register. 

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-00371.7.