DiscoverEU:n tietosuojailmoitus
Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten (1) suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä (tietosuoja-asetus).
Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten EACEA kerää, käsittelee ja käyttää DiscoverEU:hun osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.
1. Henkilötietojen käsittelijä (rekisterinpitäjä)
Rekisterinpitäjä on Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (European Education and Culture Executive Agency, BE-1049 Brussels). Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilöksi on nimetty EACEA:n A5-yksikön (Nuoriso, EU:n
solidaarisuusjoukot ja vapaaehtoisapu) yksikönpäällikkö.
Sähköposti: eacea-a5@ec.europa.eu.
Komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto ja EACEA toimivat yhteisrekisterinpitäjinä DiscoverEU:n henkilötietojen käsittelyssä, koska ne käsittelevät yhdessä Euroopan nuorisoportaalin kautta DiscoverEU-matkakorttihakemuksen lähettäneiden hakijoiden henkilötietoja.
2. Käsiteltävät henkilötiedot
• Käsiteltäviä tietoja ovat seuraavat henkilötiedot, jotka ovat pakollisia, ellei niitä ole erikseen merkitty valinnaisiksi:
• henkilötunnukset (henkilökortin, passin tai oleskelulupakortin numero)
• henkilön fyysisiä ominaisuuksia koskevat tiedot, valokuvat, ääni tai sormenjäljet (henkilökortin, passin tai oleskelulupakortin kuva)
• rekisteröidyn yksityiselämää koskevat tiedot (kansalaisuus, laillinen asuinpaikka, syntymäaika, sähköpostiosoite, etunimi, sukunimi, sukupuoli (valinnainen), asuinalue (valinnainen), puhelinnumero, ammatti (esim. koulutus/työpaikat), vammaisuus tai terveysongelma (jos osallistuja on pyytänyt erityistukea; valinnainen), kansallisen henkilökortin/passin/oleskelulupakortin myöntänyt maa
• palkkaa, etuisuuksia ja pankkitilejä koskevat tiedot (miten rahoitetaan kulut, joita DiscoverEU-ohjelma ei kata)
• rekisteröidyn perhettä koskevat tiedot (vanhempien/huoltajien koulutustaso [valinnainen])
• rekisteröidyn työhistoriaa koskevat tiedot (aiempi ammatti [koulutus/työpaikat],
(aiempi) osallistuminen nuorisojärjestön toimintaan (valinnainen), tuleva ammatti (opinnot/työ)
• puhelinnumerot ja muut yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite)
• nimiä ja osoitteita koskevat tiedot (ml. sähköpostiosoitteet) (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, todiste henkilökortista/passista/oleskelulupakortista, asuinalue [valinnainen]).
• terveyttä koskevat tiedot (jos osallistuja pyytää erityistukea terveydentilansa vuoksi; valinnainen).
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• DiscoverEU-matkakortteja ja niihin liittyviä palveluita koskevien valinta- ja myöntämismenettelyjen järjestäminen: Euroopan nuorisoportaalissa tehtävien kyselytutkimusten järjestäminen osallistujille. Osallistujien tulee antaa eräitä henkilötietoja, jotta yhteisrekisterinpitäjät voivat arvioida, onko heillä oikeus osallistua kyselytutkimukseen. Tullakseen valituksi osallistujaksi henkilön on täytettävä osallistumisedellytykset ja vastattava oikein tietovisan kysymyksiin. Lisäksi heidän on päästävä mahdollisimman lähelle oikeaa vastausta jokerikysymyksessä (joka esitetään tasatilanteessa).
• Valintaprosessin päätteeksi toimeksisaaja tarkistaa, että valittujen ehdokkaiden osallistumisedellytykset täyttyvät tarkistamalla heidän henkilökohtaisten asiakirjojensa oikeellisuuden (todistus kansalaisuudesta, todistus laillisesta oleskelusta).
• Tämän jälkeen toimeksisaaja myöntää osallistujille matkakortin ja sen mukana tulevan alennuskortin. Matkakorttia käyttävät osallistujat voivat ottaa matkavalmisteluasioissa yhteyttä toimeksisaajaan, joka vastaa myös matkakortin käyttöön liittyviin kysymyksiin.
• Juna-, linja-auto- ja lentolippujen varaaminen osallistujille, joille on myönnetty DiscoverEU-matkakortti.
• Seuranta ja raportointi: EACEA:lla on oikeus käsitellä osallistujien henkilötietoja myös seuranta- ja raportointitarkoituksissa.
Komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto (yhteisrekisterinpitäjä) voi välittää valitsematta jääneiden osallistujien henkilötiedot toimeksisaajalleen
EYCA:n myöntämän alennuskortin saamista varten.
4. Henkilötietoihin pääsy ja henkilötietojen luovutus
• Tiedonsaantitarpeen perusteella henkilötietoja voidaan antaa seuraaville vastaanottajille:
• EACEA:n valtuutettu henkilöstö (toimipaikka EU:ssa)
• Euroopan komission valtuutettu henkilöstö
• Toimeksisaajan ja sen alihankkijoiden valtuutettu henkilöstö (toimipaikka EU-/ETA-maissa)
• Toimeksisaaja hallinnoi DiscoverEU:ta seuraavien kolmansien osapuolten palvelujen avulla:
o Adobe Campaign & Mandrill (sähköpostivahvistukset)
o AWS Cognito & CommerceTools (käyttäjätili- ja tilaushallinta)
o AWS Dynamo DB (mobiilimatkakortti)
o Chatlayer (palvelubotti)
o Dune (tietokanta)
o Flexmail (sähköpostijärjestelmä)
o Insided (yhteisö)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (varaukset)
o MessageBird (tekstiviestijärjestelmä)
o Netigate (kysely matkan jälkeen)
o Shufti Pro (henkilöllisyyden varmentaminen)
o SQL Datawarehouse (arkistointi ja raportointi)
o Zendesk (helpdesk)
Tietyissä erittäin rajatuissa tapauksissa (tietyt junaliput, poikkeukselliset linja-auto- tai lentomatkat) joitakin rajoitettuja henkilötietoja (sukunimi, etunimi, syntymäaika) siirretään Belgiaan sijoittautuneelle matkatoimistolle, jonka kanssa DiscoverEU-toimeksisaajalla on voimassa oleva tietosuojaa koskeva sopimus. Osallistujan pyytämästä matkareitistä riippuen matkatoimisto voi varata lippuja EU-/ETA-maihin sijoittautuneista matkatoimistoista tai DiscoverEU-ohjelmassa mukana olevista EU:n/ETA:n ulkopuolisista maista (Pohjois-Makedonia, Serbia, Turkki).
Tällaiset matkat varataan aina osallistujan pyynnöstä. Tällainen henkilötietojen siirto perustuu 50 artiklan 1 kohdan c alakohtaan (siirto on tarpeen rekisteröidyn edun mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi).
Valvontaa tai kiistan ratkaisua varten henkilötiedot saatetaan luovuttaa tiedonsaantitarpeen perusteella elimille, jotka vastaavat valvonnasta tai tarkastuksista unionin lainsäädännön mukaisesti (esim. sisäisen tarkastuksen yksikkö, Euroopan komissio, OLAF, EU:n tuomioistuimet).
5. Henkilötietoja säilyttämisaika
Tapauksissa, joissa hakijaa ei valita DiscoverEU-ohjelmaan, hakemuksissa olevat henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä, paitsi jos hakija on ilmaissut kiinnostuksensa saada tietoa muista nuorisoportaalin palveluista tai osallistua niihin, jolloin hänen tietonsa säilytetään enintään viiden vuoden ajan. Tämän jälkeen hakijan henkilötiedot muutetaan tunnistamattomiksi ja niitä säilytetään ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten.
DiscoverEU-hankkeeseen valittujen hakijoiden henkilötiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua matkavarauspäivästä, ellei hakija ilmaise haluaan kieltäytyä valinnasta eikä ole saanut aloitteen kautta EU-rahoitusta, jolloin henkilötietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.
Tietoja, joista henkilö tunnistetaan, voidaan kuitenkin säilyttää kauemmin historian tutkimusta, tilastollisia tai
tieteellisiä tarkoituksia varten, jolloin niiden suojaamiseksi on käytössä asianmukaiset toimenpiteet.
6. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietosuoja-asetuksen nojalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
• pääsyä EACEA:n rekisteröidystä säilyttämiin henkilötietoihin
• henkilötietojen oikaisua tarvittaessa
• henkilötietojen poistamista
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• henkilötietojen vastaanottamista tai siirtämistä toiselle organisaatiolle yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa vakiomuodossa (tietojen siirrettävyys).
Huom. Koska valintamenettely on kilpailuluonteinen, oikeus itseään koskevien tietojen oikaisemiseen koskee ainoastaan kyseisen myöntämismenettelyn yhteydessä käsiteltyjä tosiseikkoja. Omien tietojen oikaiseminen on mahdollista hakemusten viimeiseen jättöpäivään saakka.
Virheellisten tunnistamistietojen oikaisun voi kuitenkin tehdä milloin tahansa avustuksen myöntämismenettelyn aikana ja sen jälkeen.
Koska henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa saman asetuksen 23 artiklan nojalla häntä koskevien tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
Asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklassa säädetään, että unionin toimielinten ja elinten toimintaan liittyvissä asioissa nämä voivat rajoittaa tiettyjä yksilöiden oikeuksia poikkeuksellisissa olosuhteissa ja asetuksessa säädettyjä suojatoimia noudattaen. Näistä rajoituksista määrätään EACEA:n hyväksymissä sisäisissä säännöissä, jotka on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Kaikki rajoitukset ovat määräaikaisia, oikeasuhteisia ja kunnioittavat edellä mainittuja oikeuksia. Rajoitus kumotaan heti, kun sen perusteena olevat syyt eivät ole enää voimassa. Määräajan kuluttua umpeen toimitetaan tarkempi tietosuojailmoitus.
Yleissääntönä on, että rekisteröidylle ilmoitetaan rajoituksen pääasialliset syyt, ellei ilmoitus poista rajoituksen vaikutusta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rajoituksesta valitus Euroopan tietosuojavaltuutetulle.
7. Muutoksenhakuoikeus henkilötietojen käsittelyä koskevassa ristiriitatilanteessa
Missä tahansa henkilötietojen suojaa koskevassa ristiriitatilanteessa voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään edellä mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Yhteyttä voi ottaa myös EACEA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Euroopan tietosuojavaltuutetulle voi tehdä kantelun missä vaiheessa tahansa: http://www.edps.europa.eu.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet
Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle (unionin lainsäädännössä määritellylle) kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi:
- Komission täytäntöönpanopäätös 2021/173 koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanoviraston perustamisesta
- Komission päätös C(2021)951 liitteineen EACEA:lle annettavasta valtuutuksesta monivuotisen rahoituskehyksen 2021–2027 ohjelmien hallinnointiin
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2021/817, annettu 20 päivänä toukokuuta 2021, unionin koulutus-, nuoriso- ja urheiluohjelman Erasmus+ perustamisesta ja asetuksen (EU) N:o 1288/2013 kumoamisesta (EUVL L 189, 28.5.2021, s. 1) (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti).
(1) Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti) (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).