Avviż dwar il-Protezzjoni tad-<i>Data</i> ta’ DiscoverEU
L-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Edukazzjoni u għall-Kultura (“EACEA”) hi impenjata li tippreserva l-privatezza tiegħek. Id-data personali kollha hi ttrattata f’konformità mar-Regolament (UE) 2018/1725 dwar il-protezzjoni tad-data personali mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni (1) (“ir-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data”).
L-Avviż dwar il-Protezzjoni tad-Data li ġej jiddeskrivi l-politiki li jirregolaw il-ġbir, l-immaniġġjar u l-użu tad-data personali mill-EACEA tal-individwi li jipparteċipaw f’DiscoverEU.
1. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek (kontrollur tad-data)?
Il-kontrollur hu l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Edukazzjoni u l-Kultura, BE-1049 Brussell. Il-persuna maħtura inkarigata mill-operazzjoni ta’ pproċessar hija l-Kap tal-Unità A5: Iż-żgħażagħ,
il-Korp ta’ Solidarjetà tal-UE u l-Voluntiera tal-Għajnuna.
Email: eacea-a5@ec.europa.eu.
Id-DĠ EAC u l-EACEA jaġixxu bħala kontrolluri konġunti fir-rigward ta’ DiscoverEU minħabba li jipproċessaw b’mod konġunt id-data personali tal-applikanti li jissottomettu applikazzjoni fil-Portal Ewropew taż-Żgħażagħ sabiex jirċievu l-passes tal-ivvjaġġar ta’ DiscoverEU.
2. Liema data personali tiġi pproċessata?
Id-data personali li ġejja tiġi pproċessata u kollha hija obbligatorja, ħlief meta jiġi speċifikat li hija fakultattiva:
• fil-forma ta’ numri ta’ identifikazzjoni personali (numru tal-karta tal-identità jew tal-passaport jew numru tar-residenza legali)
• dwar il-karatteristiċi fiżiċi tal-persuni kif ukoll l-immaġni, il-vuċi jew il-marki tas-swaba’ (ritratt tal-karta tal-identità jew ritratt tal-passaport jew ritratt ta’ residenza legali)
• dwar l-isfera privata tas-suġġett tad-data (nazzjonalità, residenza legali, data tat-twelid, indirizz tal-email, isem, kunjom, ġeneru (fakultattiva), numru tat-telefown tar-reġjun ta’ residenza (fakultattiva), okkupazzjoni (eż. edukazzjoni, impjieg...), diżabbiltà jew problema tas-saħħa (fakultattiva u meta ssir talba għal appoġġ speċifiku), pajjiż li joħroġ il-karta tal-identità nazzjonali / passaport / prova ta’ residenza legali
• dwar il-paga, l-allowances u l-kontijiet bankarji (sors għall-finanzjament ta’ spejjeż mhux koperti)
• dwar il-familja tas-suġġett tad-data (livell ta’ edukazzjoni tal-ġenituri/kustodji legali (fakultattiva))
• dwar il-karriera tas-suġġett tad-data (okkupazzjoni preċedenti (eż. edukazzjoni, impjieg),
involviment (preċedenti) f’organizzazzjoni taż-żgħażagħ (fakultattiva)), okkupazzjoni futura prevista (eż. studji, xogħol)
• dwar in-numri tat-telefown u l-komunikazzjonijiet (numru tat-telefown, indirizz tal-email)
• dwar l-ismijiet u l-indirizzi (inklużi l-indirizzi tal-email) (isem, kunjom, indirizz tal-email, karta tal-identità nazzjonali / passaport / prova ta’ residenza legali, reġjun ta’ residenza (fakultattiva)).
• dwar is-saħħa (fakultattiva f’każ meta l-parteċipant jitlob appoġġ speċifiku minħabba l-kundizzjoni tas-saħħa).
3. Għal liema skop nipproċessaw id-data tiegħek?
• Biex norganizzaw il-proċeduri tal-għażla u l-għoti tal-passes tal-ivvjaġġar ta’ DiscoverEU u servizzi relatati: it-tnedija ta’ rounds fil-Portal Ewropew taż-Żgħażagħ li jistiednu lill-applikanti jwieġbu kwestjonarju. Għal dan l-għan, l-applikanti jridu jissottomettu ċerta data personali sabiex jippermettu lill-kontrolluri konġunti jivvalutaw jekk jissodisfawx il-kundizzjonijiet tal-eliġibbiltà. Il-parteċipanti jintgħażlu jekk jissodisfaw il-kundizzjonijiet tal-eliġibbiltà, jekk iwieġbu b’mod korrett il-mistoqsijiet tal-Kwiżż u jekk iwieġbu bl-aktar mod korrett il-mistoqsija sussidjarja (tiebreaker).
• Għall-verifika tal-validità tad-dokumenti personali mill-kuntrattur biex dan jara li l-kandidati magħżula huma fil-fatt eliġibbli (prova tan-nazzjonalità, prova ta’ residenza legali).
• Biex meta l-kuntrattur jagħti l-passes tal-ivvjaġġar u l-kard ta’ skont li takkumpanjahom, il-parteċipanti jkunu jistgħu jidħlu f’kuntatt mal-kuntrattur biex iħejju l-vjaġġ tagħhom u jekk ikollhom bżonn appoġġ biex jużaw il-pass.
• Għall-ibbukkjar ta’ biljetti tal-ferrovija, tal-kowċ jew tal-ajruplan għall-applikanti li jkunu ngħataw pass tal-ivvjaġġar ta’ DiscoverEU.
• Għall-monitoraġġ u r-rapportar: l-EACEA tista’ tipproċessa wkoll id-data personali tal-parteċipanti għal finijiet ta’ monitoraġġ u rapportar.
Id-data personali ta’ applikanti mhux magħżula tista’ tiġi trażmessa mid-DĠ EAC (kontrollur konġunt) lill-
kuntrattur tagħhom bl-għan li jirċievu l-kard ta’ skont tal-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Karta taż-Żgħażagħ.
4. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?
L-aċċess għad-data personali tiegħek jista’ jingħata abbażi ta’ ħtieġa ta’ tagħrif lill-partijiet li ġejjin:
• Staff awtorizzat tal-EACEA (ibbażat fl-UE)
• Staff awtorizzat tal-Kummissjoni Ewropea
• Staff awtorizzat tal-kuntrattur u s-sottokuntratturi tiegħu (ibbażat fil-pajjiżi tal-UE/taż-ŻEE)
• Il-kuntrattur jopera s-sistema ta’ DiscoverEU tiegħu billi juża servizzi mill-għodod tal-partijiet terzi li ġejjin:
o Adobe Campaign & Mandrill (konferma bl-email)
o AWS Cognito & CommerceTools (immaniġġjar tal-kont u l-ordni)
o AWS Dynamo DB (pass mobbli)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (bażi tad-data)
o Flexmail (sistema tal-email)
o Insided (komunità)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (riżervazzjonijiet)
o MessageBird (sistema tal-SMS)
o Netigate (stħarriġ ta’ wara l-ivvjaġġar)
o Shufti Pro (verifika tal-ID)
o SQL Datawarehouse (arkivjar u rapportar)
o Zendesk (helpdesk)
Għal numru limitat ħafna ta’ każijiet (biljetti fissi tal-ferrovija, vjaġġi eċċezzjonali bil-karozza tal-linja jew bl-ajruplan), data personali limitata (isem, kunjom, data tat-twelid) tiġi ttrasferita lil aġenzija tal-ivvjaġġar ibbażata fil-Belġju, li magħha l-kuntrattur ta’ DiscoverEU għandu fis-seħħ ftehim dwar il-protezzjoni tad-data (DPA). Skont l-itinerarju mitlub mill-parteċipant, l-aġenzija tal-ivvjaġġar tista’ tibbukkja vjaġġi mal-operaturi tat-trasport f’pajjiżi fl-UE/fiż-ŻEE jew barra mill-UE/miż-ŻEE li huma parti minn DiscoverEU (il-Maċedonja ta’ Fuq, is-Serbja, it-Turkija).
Dawn il-vjaġġi dejjem jiġu bbukkjati fuq talba tal-parteċipant. Dan it-trasferiment tad-data personali se jkun ibbażat fuq l-Artikolu 50.1.c (trasferiment meħtieġ għall-konklużjoni jew it-twettiq ta’ kuntratt konkluż fl-interess tas-suġġett tad-data).
F’każ ta’ kontroll jew tilwima, l-aċċess għad-data personali tiegħek tista’ tingħata fuq il-bażi tal-ħtieġa ta’ tagħrif lill-korpi inkarigati b’kompitu ta’ monitoraġġ jew spezzjoni fl-applikazzjoni tal-liġi tal-Unjoni (eż. is-Servizz tal-Awditjar Intern, il-Kummissjoni Ewropea, l-OLAF, il-Qrati tal-UE eċċ.).
5. Għal kemm żmien tinżamm id-data personali tiegħek?
Id-data personali li tinsab f’applikazzjonijiet tal-utenti mhux magħżulin għal DiscoverEU titħassar sentejn wara li l-applikanti jkunu ssottomettew l-applikazzjoni tagħhom, sakemm ma jkunux esprimew interess li jiġu infurmati dwar servizzi oħrajn tal-Portali Ewropew taż-Żgħażagħ jew involuti fihom, f’liema każ id-data tinżamm għal massimu ta’ 5 snin. Wara dak iż-żmien, id-data personali tagħhom se tiġi anonimizzata u tinżamm biss għal skopijiet ta’ statisitka.
Id-data personali li tinsab f’applikazzjonijiet tal-utenti magħżulin għal DiscoverEU titħassar 5 snin wara d-data tal-ibbukkjar tal-vjaġġ skont il-lista komuni ta’ ritenzjoni sakemm l-utent ma jkunx esprima l-interess tiegħu li jirtira mill-istatus ta’ “utent magħżul” u ma jkunx ibbenefika minn finanzjament tal-UE permezz tal-inizjattiva, f’liema każ id-data tinżamm għal massimu ta’ sentejn.
Madankollu, nistgħu nżommu informazzjoni li tidentifikak għal perjodu itwal għal finijiet storiċi, statistiċi jew
xjentifiċi bis-salvagwardji xierqa fis-seħħ.
6. X’inhuma d-drittijiet tiegħek dwar id-data personali tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?
Skont id-dispożizzjonijiet tar-regolament dwar il-protezzjoni tad-data, għandek id-dritt li:
• taċċessa d-data personali li l-EACEA għandha dwarek;
• tirrettifika d-data personali tiegħek fejn meħtieġ;
• tħassar id-data personali tiegħek;
• tirrestrinġi l-ipproċessar tad-data personali tiegħek;
• tirċievi d-data tiegħek jew titlob biex tiġi ttrasferita lil organizzazzjoni oħra f’format standard li jinqara minn magna li jintuża b’mod komuni (portabbiltà tad-data).
NB: Meta titqies in-natura kompetittiva tal-proċess tal-għażla, id-dritt li tiġi rettifikata l-informazzjoni jista’ japplika biss għad-data fattwali pproċessata skont il-proċedura tal-għoti kkonċernata. Id-dritt li tiġi rrettifikata din id-data jista’ jiġi eżerċitat biss sad-data tal-għeluq għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.
Madankollu, data fattwali ta’ identifikazzjoni mhux preċiża tista’ tiġi rettifikata fi kwalunkwe ħin matul u wara l-proċedura ta’ għoti ta’ għotjiet.
Peress li dan l-ipproċessar tad-data personali tiegħek hu bbażat fuq l-Artikolu 5(1)(a) tar-Regolament dwar il-Protezzjoni tad-Data, jekk jogħġbok innota li għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek skont id-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 23 tar-Regolament dwar il-protezzjoni tad-data.
L-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedi li, fi kwistjonijiet relatati mal-operat tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE, dawn tal-aħħar jistgħu jirrestrinġu ċerti drittijiet tal-individwi f’ċirkostanzi eċċezzjonali u bis-salvagwardji stabbiliti f’dak ir-Regolament. Tali restrizzjonijiet huma previsti fir-regoli interni adottati mill-EACEA u ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/MT/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Kwalunkwe restrizzjoni bħal din tkun limitata fiż-żmien, proporzjonata u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet imsemmija hawn fuq. Din titneħħa hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux applikabbli. Se tirċievi avviż aktar speċifiku dwar il-protezzjoni tad-data meta dan il-perjodu jkun għadda.
Bħala regola ġenerali inti tiġi infurmat dwar ir-raġunijiet prinċipali għal restrizzjoni sakemm din l-informazzjoni ma tikkanċellax l-effett tar-restrizzjoni bħala tali.
Għandek id-dritt li tressaq ilment lill-EDPS dwar il-kamp ta’ applikazzjoni tar-restrizzjoni.
7. Id-dritt tiegħek li tirrikorri f’każ ta’ kunflitt dwar kwalunkwe kwistjoni ta’ data personali
F’każ ta’ kunflitt dwar kwalunkwe kwistjoni ta’ protezzjoni tad-data personali tista’ tikkuntattja lill-Kontrollur fl-indirizz u l-kaxxa postali funzjonali msemmija hawn fuq.
Tista’ tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-EACEA fl-indirizz tal-email li ġej: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Tista’ tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin: http://www.edps.europa.eu.
8. Fuq liema bażi legali qed nipproċessaw id-data personali tiegħek?
L-ipproċessar ikun neċessarju għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni (li jrid jiġi stabbilit fil-Liġi tal-Unjoni).
- Id-Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni 2021/173 li tistabbilixxi l-EACEA;
- Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2021)951 u l-annessi tagħha li jiddelegaw is-setgħat lill-EACEA għall-immaniġġjar tal-programmi fil-QFP 2021–2027,
- Ir-Regolament (UE) 2021/817 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-20 ta’ Mejju 2021 li jistabbilixxi l-Erasmus+: il-programm tal-Unjoni għall-edukazzjoni u it-taħriġ, iż-żgħażagħ u l-isport u li jħassar ir-Regolament (UE) Nru 1288/2013 (ĠU L 189, 28.5.2021, p. 1–33) (Test b’rilevanza għaż-ŻEE).
(1) Ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE Test b’rilevanza għaż-ŻEE, ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.