Obavijest o zaštiti podataka u okviru inicijative DiscoverEU
Europska izvršna agencija za obrazovanje i kulturu (EACEA) obvezala se da će štititi vašu privatnost. Svi osobni podaci obrađuju se u skladu s Uredbom (EU) br. 2018/1725 o zaštiti osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije (1) („Uredba o zaštiti podataka”).
U ovoj obavijesti o zaštiti podataka navodi se kako EACEA prikuplja, vodi i koristi osobne podatke pojedinaca koji sudjeluju u inicijativi DiscoverEU.
1. Tko je zadužen za obradu vaših osobnih podataka (voditelj obrade podataka)?
Voditelj obrade podataka je Europska izvršna agencija za obrazovanje i kulturu, BE-1049 Bruxelles. Osoba odgovorna za postupak obrade je načelnik odjela A5: Odjel za mlade,
Europske snage solidarnosti i Volontere za humanitarnu pomoć.
E-pošta: eacea-a5@ec.europa.eu.
GU EAC i EACEA u sklopu inicijative DiscoverEU zajedno obrađuju osobne podatke podnositelja prijava za putne propusnice na Europskom portalu za mlade.
2. Koji se osobni podaci obrađuju?
Obrađuju se sljedeći osobni podaci koji se svi moraju navesti, osim ako je istaknuto da nisu obvezni:
• osobni identifikacijski brojevi (broj osobne iskaznice, putovnice ili boravišne dozvole)
• fizička obilježja osoba te fotografija, glas ili otisci prstiju (fotografija s osobne iskaznice ili putovnice ili boravišne dozvole)
• privatni podaci (državljanstvo, zakonito boravište, datum rođenja, e-adresa, ime, prezime, spol (neobavezno), regija boravišta (neobavezno), telefonski broj, zanimanje (npr. školovanje, zaposlenje...), invaliditet ili zdravstveni problem (neobavezno i ako je potrebna posebna potpora), zemlja koja izdaje nacionalnu osobnu iskaznicu/putovnicu/boravišnu dozvolu)
• platna lista, naknade i podaci o bankovnim računima (kao potvrda sposobnosti financiranja nepokrivenih troškova)
• podaci o obitelji podnositelja prijave (razina obrazovanja roditelja/zakonskih skrbnika (neobavezno))
• podaci o karijeri podnositelja prijave (prethodno zanimanje (npr. školovanje, zaposlenje),
(prethodno) sudjelovanje u organizaciji mladih (neobavezno), očekivano buduće zanimanje (npr. studij, rad))
• telefonski brojevi i podaci za komunikaciju (telefonski broj, e-adresa)
• ime i adrese (uključujući e-adrese) (ime, prezime, e-adresa, nacionalna osobna iskaznica/putovnica/boravišna dozvola, regija boravišta (neobavezno)).
• zdravstveni podaci (fakultativno ako sudionik zatraži posebnu potporu zbog zdravstvenog stanja).
3. U koju svrhu obrađujemo vaše podatke?
• Radi organizacije postupka odabira i dodjele putnih propusnica DiscoverEU i povezanih usluga: ciklički pozivi na Europskom portalu za mlade podnositeljima prijave da odgovore na upitnik. Podnositelji prijave stoga moraju dostaviti određene osobne podatke kako bi zajednički voditelji obrade mogli ocijeniti ispunjavaju li navedene uvjete. Sudionici se odabiru ako ispunjavaju uvjete, ako ispravno odgovore na pitanja iz kviza i ako na najtočniji način odgovore na dodatno pitanje (odlučujuće pitanje).
• Nakon odabira izvođač provjerava ispunjavaju li odabrani kandidati zaista uvjete provjerom valjanosti osobnih dokumenata (dokaz o državljanstvu, dokaz o zakonitom boravku).
• Nakon toga izvođač sudionicima dodjeljuje putne propusnice i popratne kartice za popuste. Sudionici koji koriste propusnicu u kontaktu su s izvođačem radi pripreme putovanja i ako im zatreba pomoć u korištenju propusnice.
• Za rezervaciju karti za vlak, autobus ili zrakoplov za podnositelje prijave kojima je dodijeljena putna propusnica DiscoverEU.
• Za praćenje i izvješćivanje: EACEA može obrađivati osobne podatke sudionika i za potrebe praćenja i izvješćivanja.
GU EAC (zajednički voditelj obrade) osobne podatke podnositelja prijave koji nisu odabrani može proslijediti
izvođaču kako bi dobili karticu za popuste Udruge Europske iskaznice za mlade.
4. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup vašim osobnim podacima može se odobriti, ako je to nužno, sljedećim stranama:
• ovlaštenom osoblju EACEA-e (sa sjedištem u EU-u)
• ovlaštenom osoblju Europske komisije
• ovlaštenom osoblju izvođača i njegovih podizvođača (sa sjedištem u državama članicama EU-a/EGP-a)
• izvođaču, koji organizira inicijativu DiscoverEU koristeći se uslugama alata sljedećih trećih strana:
o Adobe Campaign & Mandrill (potvrda e-porukom)
o AWS Cognito & CommerceTools (upravljanje računima i nalozima)
o AWS Dynamo DB (mobilna propusnica)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (baza podataka)
o Flexmail (sustav e-pošte)
o Insided (platforma zajednice)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (rezervacije)
o MessageBird (SMS sustav)
o Netigate (ankete nakon putovanja)
o Shufti Pro (provjera identiteta)
o SQL Datawarehouse (arhiviranje i izvješćivanje)
o Zendesk (korisnička podrška).
U vrlo ograničenom broju slučajeva (nepovratne karte za vlak, iznimna putovanja autobusom ili zrakoplovom) osnovni osobni podaci (prezime, ime, datum rođenja) prenose se putničkoj agenciji sa sjedištem u Belgiji, s kojom izvođač inicijative DiscoverEU ima sklopljen ugovor o zaštiti podataka. Ovisno o planu putovanja koji zatraži sudionik, putnička agencija može rezervirati putovanja s prijevoznicima u zemljama EU-a/EGP-a ili izvan EU-a/EGP-a koje su dio inicijative DiscoverEU (Sjeverna Makedonija, Srbija, Turska).
Ta se putovanja uvijek rezerviraju na zahtjev sudionika. U tim se slučajevima prijenos osobnih podataka temelji na članku 50. stavku 1. točki (c) (prijenos potreban za izvršenje ugovora sklopljenog u interesu podnositelja prijave).
U slučaju kontrole ili spora pristup vašim osobnim podacima može se, ako je to nužno, odobriti tijelima zaduženima za praćenje ili inspekciju primjene prava Unije (npr. Služba za unutarnju reviziju, Europska komisija, OLAF, sudovi EU-a itd.).
5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Osobni podaci iz prijava korisnika koji nisu odabrani za sudjelovanje u inicijativi DiscoverEU brišu se dvije godine nakon podnošenja prijave, osim ako su naveli da žele biti obaviješteni o drugim ponudama u okviru Europskog portala za mlade i sudjelovati u njima. U tom se slučaju podaci čuvaju najdulje pet godina. Nakon toga njihovi će se osobni podaci anonimizirati i čuvati samo u statističke svrhe.
Osobni podaci iz prijava korisnika koji su odabrani za sudjelovanje u inicijativi DiscoverEU brišu se pet godina od datuma rezervacije putovanja na temelju zajedničkog popisa čuvanja, osim ako je korisnik naveo da želi povući svoj status „odabranog korisnika” i nije primio sredstva EU-a u okviru inicijative. U tom slučaju podaci se čuvaju najdulje dvije godine.
Međutim, vaši se osobni podaci mogu čuvati dulje u povijesne, statističke ili
znanstvene svrhe uz odgovarajuće zaštitne mjere.
6. Koja su vaša prava u pogledu osobnih podataka i kako ih možete ostvariti?
U skladu s odredbama Uredbe o zaštiti podataka imate pravo zatražiti:
• pristup svojim osobnim podacima koje pohranjuje EACEA
• ispravak svojih osobnih podataka ako je potrebno
• brisanje svojih osobnih podataka
• ograničenje obrade svojih osobnih podataka
• pristup svojim podacima ili njihov prijenos drugoj organizaciji u uobičajenom strojno čitljivom standardnom formatu (prenosivost podataka).
Napomena: s obzirom na konkurentsku narav postupka odabira pravo na ispravak informacija može se primijeniti samo na činjenične podatke obrađene u okviru konkretnog postupka dodjele bespovratnih sredstava. Pravo na ispravak tih podataka može se ostvariti samo do isteka roka za podnošenje prijava.
Međutim, netočni identifikacijski činjenični podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku tijekom i nakon postupka dodjele bespovratnih sredstava.
Budući da se obrada vaših osobnih podataka temelji na članku 5. stavku 1. točki (a) Uredbe o zaštiti podataka, imate pravo prigovora na obradu osobnih podataka na temelju razloga povezanih s vašom konkretnom situacijom u skladu s odredbama članka 23. te uredbe.
Člankom 25. Uredbe (EU) 2018/1725 predviđa se da se, u pitanjima koja se odnose na rad institucija i tijela EU-a, mogu ograničiti određena prava pojedinaca u iznimnim okolnostima i uz zaštitne mjere utvrđene u toj uredbi. Takva ograničenja uređena su internim pravilima EACEA-a i objavljena u Službenom listu Europske unije. (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Svako takvo ograničenje bit će vremenski ograničeno, razmjerno i u skladu s prethodno navedenim pravima. Ono se ukida čim se promijene okolnosti koje ga opravdavaju. Nakon isteka tog roka primit ćete podrobniju obavijest o zaštiti podataka.
U pravilu ćete biti obaviješteni o glavnim razlozima ograničenja, osim ako bi se tom informacijom poništio njegov učinak.
Imate pravo podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u vezi s područjem primjene ograničenja.
7. Kome se obratiti u slučaju nejasnoća u vezi sa zaštitom osobnih podataka?
U slučaju nejasnoća u vezi sa zaštitom osobnih podataka možete se obratiti voditelju obrade na gore navedenu e-adresu funkcijskog sandučića.
Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka EACEA-e na sljedeću e-adresu: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Pritužbu možete u bilo kojem trenutku podnijeti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: http://www.edps.europa.eu.
8. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?
Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije (utvrdit će se u pravu Unije).
– Provedbena odluka Komisije 2021/173 o osnivanju EACEA-e
– Odluka Komisije C(2021) 951 i njezini prilozi o delegiranju ovlasti EACEA-i za upravljanje programima u VFO-u za razdoblje 2021. – 2027.,
– Uredba (EU) 2021/817 Europskog parlamenta i Vijeća od 20. svibnja 2021. o uspostavi programa Erasmus+: program Unije za obrazovanje i osposobljavanje, mlade i sport te o stavljanju izvan snage Uredbe (EU) br. 1288/2013 (SL L 189, 28.5.2021., str. 1. – 33.) (Tekst značajan za EGP).
(1) Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (Tekst značajan za EGP), SL L 295, 21.11.2018., str. 39.