“DiscoverEU” paziņojums par datu aizsardzību
Eiropas Izglītības un kultūras izpildaģentūra (EACEA) ir apņēmusies aizsargāt jūsu privātumu. Visi jūsu persondati tiek apstrādāti saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 par personas datu aizsardzību Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās(1) (“Datu aizsardzības regula”).
Šajā paziņojumā par datu aizsardzību ir izklāstīta politika, saskaņā ar kuru EACEA vāc, pārvalda un izmanto “DiscoverEU” dalībnieku persondatus.
1. Kurš ir atbildīgs par jūsu persondatu apstrādi (datu pārzinis)
Datu pārzinis ir Eiropas Izglītības un kultūras izpildaģentūra (European Education and Culture Executive Agency, BE-1049 Brussels). Par apstrādes darbību atbildīgā persona ir A.5 nodaļas “Jaunatne, ES Solidaritātes korpuss un ES palīdzības brīvprātīgie” vadītājs.
E-pasta adrese: eacea-a5@ec.europa.eu.
Attiecībā uz “DiscoverEU” EAC ĢD un EACEA darbojas kā kopīgi pārziņi, jo tie kopā apstrādā persondatus, ko sniedz pieteikumu iesniedzēji, kuri piesakās Eiropas Jaunatnes portālā, lai varētu saņemt “DiscoverEU” ceļošanas kartes.
2. Kādi persondati tiek apstrādāti
Tiek apstrādāti turpmāk norādītie persondati, kuri jāsniedz obligāti, izņemot gadījumus, kad dalībnieks drīkst izvēlēties attiecīgos datus nenorādīt.
• Personas identifikācijas numurs (ID kartes, pases vai uzturēšanās atļaujas numurs)
• Informācija par personas fiziskajām īpašībām, kā arī attēls, balss ieraksts vai pirkstu nospiedumi (ID kartes, pases vai uzturēšanās atļaujas fotogrāfija)
• Informācija par datu subjekta privāto dzīvi (valstspiederība, dzīvesvietas valsts, dzimšanas datums, e-pasta adrese, vārds, uzvārds, dzimums (pēc izvēles), dzīvesvietas reģions (pēc izvēles), telefona numurs, nodarbošanās (piem., mācības, nodarbinātība), invaliditāte vai veselības problēmas (pēc izvēles un tikai tad, ja dalībniekam nepieciešams īpašs atbalsts), ID kartes / pases / uzturēšanās atļaujas izdevējvalsts)
• Dati par darba algu, pabalstiem un bankas kontu (finanšu avots programmas neatmaksāto izdevumu segšanai)
• Informācija par datu subjekta ģimeni (vecāku / likumīgo aizbildņu izglītības līmenis (pēc izvēles))
• Informācija par datu subjekta karjeru (iepriekšējā nodarbošanās (piem., mācības, nodarbinātība), (iepriekšēja) iesaiste jaunatnes organizācijā (pēc izvēles)) un nākotnes plāniem (piem., studijas, darbs)
• Saziņas līdzekļi (tālruņa numurs, e-pasta adrese)
• Vārdi un adreses, arī e-pasta adreses (vārds, uzvārds, e-pasta adrese, ID karte / pase /uzturēšanās atļauja, dzīvesvietas reģions (pēc izvēles))
• Informācija par veselību (pēc izvēles un gadījumos, kad dalībniekam veselības stāvokļa dēļ nepieciešams īpašs atbalsts)
3. Kāds ir datu apstrādes nolūks
• Datu apstrāde ir nepieciešama, lai organizētu “DiscoverEU” dalībnieku atlases un ceļošanas karšu piešķiršanas procedūras un nodrošinātu ar tām saistītos pakalpojumus, proti, rīkotu pieteikšanos “Eiropas Jaunatnes portālā”, aicinot kandidātus atbildēt uz viktorīnas jautājumiem. Šim nolūkam kandidātiem jāsniedz noteikti persondati, pēc kuriem kopīgie datu pārziņi izvērtēs viņu atbilstību dalības kritērijiem. Dalībai tiek atlasīti kandidāti, kuri atbilst dalības kritērijiem un kuri pareizi atbildējuši uz visiem viktorīnas jautājumiem un snieguši vistuvāko atbildi uz papildjautājumu.
• Pēc atlases darbuzņēmējs pārbauda atlasīto kandidātu faktisko atbilstību dalības kritērijiem, pārbaudot personu apliecinošo dokumentu (valstspiederības apliecinājuma, uzturēšanās atļaujas) derīgumu.
• Pēc tam darbuzņēmējs dalībniekiem piešķir ceļošanas karti un atlaižu karti. Dalībnieki, kuriem piešķirtas ceļošanas kartes, sazinās ar darbuzņēmēju, lai noformētu ceļojumu un vajadzības gadījumā saņemtu palīdzību saistībā ar kartes izmantošanu.
• Atlasītajiem “DiscoverEU” dalībniekiem tiek rezervētas vilciena, autobusa vai lidmašīnas biļetes.
• Uzraudzība un ziņošana: EACEA var apstrādāt dalībnieku persondatus arī uzraudzības un ziņošanas nolūkos.
EAC ĢD (datu pārzinis) atlasi neizturējušo kandidātu persondatus var pārsūtīt savam darbuzņēmējam, kas viņiem nosūtīs Eiropas Jaunatnes kartes asociācijas (EYCA) atlaižu kartes.
4. Kam ir pieejami jūsu persondati un kam tos izpauž
Piekļuve jūsu persondatiem, pamatojoties uz vajadzību tos zināt, var tikt nodrošināta
• pilnvarotiem EACEA darbiniekiem (ES valstīs),
• pilnvarotiem Eiropas Komisijas darbiniekiem,
• pilnvarotiem darbuzņēmēja vai tā apakšuzņēmēju darbiniekiem (ES/EEZ valstīs).
• Darbuzņēmējs tam uzticēto pienākumu veikšanai izmanto šādus trešo personu nodrošinātus rīkus un programmas.
o Adobe Campaign & Mandrill (e-pastu apstiprināšana)
o AWS Cognito & CommerceTools (kontu un pasūtījumu pārvaldība)
o AWS Dynamo DB (mobilā karte)
o Chatlayer (sarunbots)
o Dune (datubāze)
o Flexmail (e-pasta sistēma)
o Insided (kopiena)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (rezervācijas)
o MessageBird (SMS sistēma)
o Netigate (aptaujas pēc ceļojuma)
o Shufti Pro (ID verifikācija)
o SQL Datawarehouse (arhivēšana un ziņošana)
o Zendesk (palīdzības dienests)
Ļoti retos gadījumos (rezervējot fiksētas vilciena biļetes, braucienus ar autobusu vai lidojumus) atsevišķi dalībnieku persondati (vārds, uzvārds, dzimšanas datums) var tikt pārsūtīti ceļojumu aģentūrai, kura atrodas Beļģijā un ar kuru “DiscoverEU” darbuzņēmējs ir noslēdzis datu aizsardzības nolīgumu. Atkarībā no dalībnieka iesniegtā ceļojuma plāna, ceļojumu aģentūra var rezervēt biļetes no transporta operatoriem, kas darbojas ES/EEZ teritorijā vai citās valstīs, kuras piedalās “DiscoverEU” (Serbijā, Turcijā, Ziemeļmaķedonijā).
Šādi braucieni vienmēr tiek rezervēti pēc dalībnieka pieprasījuma. Minētie persondati tiks pārsūtīti saskaņā ar 50. panta 1. punkta c) apakšpunktu (datu pārsūtīšana, kas vajadzīga līguma noslēgšanai datu subjekta interesēs).
Kontroles vai strīda gadījumā piekļuve jūsu persondatiem, pamatojoties uz vajadzību tos zināt, var tikt piešķirta struktūrām, kurām uzticēts uzraudzīt vai pārbaudīt Savienības tiesību aktu piemērošanu (piemēram, Iekšējās revīzijas dienests, Eiropas Komisija, OLAF, ES tiesas u. c.).
5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu persondatus
Neatlasīto konkursa “DiscoverEU” kandidātu persondati, kas norādīti viņu pieteikumos, tiks izdzēsti, kad būs pagājuši divi gadi pēc pieteikuma iesniegšanas, ja vien viņi nebūs pauduši vēlmi saņemt informāciju par citiem Eiropas Jaunatnes portāla pakalpojumiem vai piedalīties tajos; šādā gadījumā dati tiks uzglabāti ne ilgāk kā piecus gadus. Kad būs pagājis minētais termiņš, viņu persondatus anonimizēs un paturēs tikai statistikas nolūkiem.
Atlasīto “DiscoverEU” dalībnieku pieteikumos sniegtie persondati atbilstīgi kopējam glabāšanas sarakstam tiks izdzēsti, kad būs pagājuši pieci gadi pēc ceļojuma rezervēšanas datuma, ja vien dalībnieks nebūs paudis vēlmi atteikties no “atlasītā lietotāja” statusa un nebūs saņēmis ES finansējumu no iniciatīvas; šādā gadījumā dati tiek glabāti ne ilgāk kā divus gadus.
Jūsu identifikācijas informāciju mēs varam uzglabāt ilgāk vēsturiskiem, statistikas vai zinātniskiem mērķiem, piemērojot atbilstošus aizsardzības pasākumus.
6. Kādas ir jūsu tiesības saistībā ar jūsu persondatiem un kā tās varat izmantot
Saskaņā ar Datu aizsardzības regulas noteikumiem jums ir tiesības pieprasīt
• piekļuvi saviem persondatiem, ko glabā EACEA,
• savu persondatu labošanu, ja tas nepieciešams,
• savu persondatu dzēšanu,
• savu persondatu apstrādes ierobežošanu,
• saņemt savus datus vai nosūtīt tos citai organizācijai plaši izmantotā mašīnlasāmā formātā (datu pārnesamība).
Svarīgi: tā kā atlases procedūras pamatā ir konkurss, tiesības labot informāciju attiecas tikai uz faktiskajiem datiem, kuri tiek apstrādāti attiecīgās piešķiršanas procedūras ietvaros. Tiesības labot šos datus var izmantot tikai līdz pieteikumu iesniegšanas perioda beigām.
Tomēr neprecīzus identifikācijas (faktiskus) datus drīkst labot visā piešķiršanas procedūras gaitā, kā arī pēc tam.
Tā kā šādu jūsu persondatu apstrāde notiek saskaņā ar Datu aizsardzības regulas 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu, ņemiet vērā, ka jums ir tiesības iebilst pret jūsu persondatu apstrādi, pamatojoties uz iemesliem, kas saistīti ar jūsu konkrēto situāciju, atbilstoši noteikumiem, kas izklāstīti Datu aizsardzības regulas 23. pantā.
Regulas (ES) 2018/1725 25. pants paredz, ka jautājumos, kas saistīti ar ES iestāžu un struktūru darbību, tās izņēmuma apstākļos un ar minētajā regulā paredzētajām garantijām var ierobežot atsevišķas fizisku personu tiesības. Šādi ierobežojumi ir paredzēti EACEA pieņemtajos iekšējos noteikumos, kas publicēti Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/LV/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29.
Šādi ierobežojumi ir ierobežoti laikā, samērīgi un atbilst iepriekš minēto tiesību būtībai. Tos atceļ, tiklīdz vairs nav piemērojami apstākļi, kas pamato ierobežojumu. Kad šis termiņš būs beidzies, jūs saņemsiet īpašu paziņojumu par datu aizsardzību.
Parasti jūs informēs par galvenajiem ierobežojuma iemesliem, ja vien šī informācija neatceļ ierobežojumu kā tādu.
Attiecībā uz ierobežojuma darbības jomu jums ir tiesības iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam (EDAU).
7. Jūsu tiesības saņemt palīdzību konflikta vai jebkādas ar persondatiem saistītas problēmas gadījumā
Strīda vai jebkādas ar persondatiem saistītas problēmas gadījumā varat vērsties pie datu pārziņa iepriekš norādītajā adresē un rakstot uz funkcionālo pastkasti.
Varat arī sazināties ar EACEA datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Jebkurā laikā varat arī iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam: http://www.edps.europa.eu.
8. Kāds ir mūsu veiktās persondatu apstrādes juridiskais pamats
Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (ko nosaka ar Savienības tiesību aktiem).
- Komisijas Īstenošanas lēmums (ES) 2021/173, ar ko izveido EACEA
- Komisijas Lēmums C(2021)951 un tā pielikumi, ar ko EACEA deleģē pilnvaras pārvaldīt 2021.–2027. gada DFS programmas
- Eiropas Parlamenta un Padomes 2021. gada 20. maija Regula (ES) 2021/817, ar ko izveido Savienības programmu izglītības un mācību, jaunatnes un sporta jomās Erasmus+ un atceļ Regulu (ES) Nr. 1288/2013 (Dokuments attiecas uz EEZ) (OV L 189, 28.5.2021., 1.–33. lpp.)
(1) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2018/1725 (2018. gada 23. oktobris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001 un Lēmumu Nr. 1247/2002/EK (Dokuments attiecas uz EEZ) (OV L 295, 21.11.2018., 39. lpp.).