Särskilda regler för skydd av personuppgifter – Europeiska ungdomsportalen

Syfte: Vi samlar in och använder personuppgifter för att kunna sprida information och publicera möjligheter för unga i hela Europa när det gäller verksamhet inom EU:s ungdomsprogram.

Vilka uppgifter berörs och för vilka syften?

Information
- Kontaktuppgifter (för- och efternamn och/eller mejladress) till personer med koppling till artiklar, evenemang och nyheter.
- Författare/utgivare kan registrera sig som användare och vid behov få tekniskt stöd.
Frågeformuläret
- Du kan ställa frågor via portalen och få svar från Eurodeskkontor och/eller portalens administratörer.
Europeiska solidaritetskåren
- Du som är ung kan anmäla dig till kåren och lämnar då vissa personuppgifter och kontaktuppgifter. Du kan också ange vilken typ av verksamhet du är intresserad av och beskriva dina kunskaper och erfarenheter, din utbildning och arbetslivserfarenhet och eventuella tidigare erfarenheter av volontärarbete.
- Kårmedlemmarna kan få mejl, nyhetsbrev och andra meddelanden om kåren eller andra initiativ för unga. De kan också få svara på enkäter eller lämna synpunkter på andra sätt. Man kan själv ange vilken typ av meddelanden man vill få.
- Kårmedlemmarna kan erbjudas utbildning.
- Kårmedlemmarna kan lämna synpunkter på tjänster och förfaranden.
- Kårmedlemmarna kan registrera sina icke-formella läranderesultat i det externa ungdomspass-verktyget.
- Företrädare för godkända organisationer kan skapa en profil för sin organisation, och ange för- och efternamn och/eller mejladresser för personer som arbetar för organisationerna och med deras verksamhet i kåren.
- Företrädare för godkända organisationer kan söka i databasen för att hitta deltagare till sin verksamhet med hjälp av deras profiler.
- Företrädarna kan ta kontakt med potentiella projektdeltagare, om de samtycker till att bli kontaktade av organisationen.
- Företrädarna kan erbjuda kårmedlemmarna specifik verksamhet och hantera sina erbjudanden i systemet.
- Kårens administratörer kan sköta databasen över kårmedlemmar och ge medlemmarna stöd.
- Nationella programkontor som ansvarar för genomförandet av Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren kan göra kontroller, revisioner och utvärderingar av projekt som får EU-stöd och som kårmedlemmar deltar i och ge stöd till behöriga företrädare för organisationer genom begränsad tillgång till kårens databas.
- Kårens administratörer kan hantera kårens verksamhet och sök- och matchningsfunktionerna och bistå organisationernas företrädare.
- Kårens administratörer och andra betrodda parter kan skicka information och meddelanden om kåren och liknande verksamhet till kårmedlemmarna och organisationernas företrädare.
- Kårens administratörer kan analysera uppgifter om registrerade medlemmar och deras feedback.
- EU:s delegationer kan få information om kårmedlemmar som deltar i projekt i de länder där delegationerna ligger genom begränsad tillgång till kårens databas.
Databasen över organisationer och verksamhet
- Allmänheten kan se kontaktuppgifter (för- och efternamn och/eller mejladress) till personer som arbetar för en godkänd organisation.
- Organisationerna kan hantera sina kontaktuppgifter.
- Organisationerna kan informera om aktuella projekt och låta intresserade unga ta kontakt med dem.
- Ungdomsportalens administratörer kan ge organisationerna tekniskt stöd.
DiscoverEU
- Ungdomar kan söka till initiativet och måste då lämna vissa personuppgifter, kontaktuppgifter och information om sin resa.
- De sökande kan få mejl och andra meddelanden om DiscoverEU och andra EU-initiativ och övriga initiativ för ungdomar. De kan få svara på enkäter eller lämna synpunkter på andra sätt och få information, kampanjmaterial och inbjudningar till evenemang från EU-kommissionen, Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (Eacea), programkontoren för Erasmus+, Eurodeskkontoren och andra organisationer som godkänts av EU-kommissionen (om samtycke inhämtats).
- DiscoverEU:s administratörer kan få tillgång till uppgifter om sökande i databasen, välja ut deltagare, analysera uppgifter och synpunkter från sökande, kontakta sökande via telefon eller mejl och ge stöd till sökande (andra nivån av stöd). Första nivån av stöd sköts av Eurodeskkontoren.
- Den underleverantör som ansvarar för att tilldela resekort kan få tillgång till begränsade uppgifter om utvalda sökande och sökanden på reservlistan för att kunna kontakta dem via mejl eller telefon.
- Nationella programkontor för Erasmus+ samt Eurodeskkontoren kan få tillgång till uppgifter om utvalda sökande och sökande på reservlistan så att de kan kontakta dem via mejl eller telefon för att skicka inbjudningar till evenemang.
- Alla annan behandling som rör DiscoverEU omfattas av registerpostDPR-EC-38151.1.
Poolen av unga journalister i Europa
- EU-kommissionen och dess personuppgiftsbiträde, Eurodeskkontoret i Bryssel, kan ta emot ansökningar från ungdomar som vill ingå i poolen, välja ut vilka som ska ingå i den, anordna evenemang, ha kontakt med de unga journalisterna och publicera artiklar som de har skrivit på Europeiska ungdomsportalen, EU-kommissionens webbplatser och Eurodeskkontorens sociala medier. Ansökningar kan lämnas in en gång om året och de som väljs ut till poolen är aktiva i ungefär ett år. Poolen bildades under Europaåret för ungdomar 2022 och sköts av Eurodeskkontoren. De unga journalisterna tar fram opinionsbaserat innehåll om olika teman som är av intresse för ungdomar i olika format (artiklar, videor, poddar och annat).

Tävlingar, EU Login och rättslig grund

Europeiska ungdomsportalen anordnar ibland tävlingar, där deltagarna måste lämna personuppgifter. Det är helt frivilligt att delta i tävlingar. Innan du anmäler dig eller skickar in ditt bidrag får du information om hur dina personuppgifter behandlas.

Du kan bli ombedd att logga in och autentisera dig för att kunna använda vissa funktioner. Ungdomsportalen använder då kommissionens EU Login-system för identitetshantering. Läs EU Logins regler för skydd av personuppgifter.

Dina uppgifter kommer inte att behandlas för några andra syften.

Dina uppgifter kommer inte heller att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

Vi samlar in följande personuppgifter:

Information
- Personer med koppling till artiklar, evenemang eller nyheter – för- och efternamn och mejladress.
- Personal vid Eurodeskkontor – för- och efternamn, mejladress och land.
Frågeformuläret
- Personer från allmänheten som ställer frågor via formuläret måste uppge sitt förnamn och sin mejladress.
Europeiska solidaritetskåren
- Kårmedlemmar – obligatoriska uppgifter när man går med i kåren är för- och efternamn, födelsedatum, kön, bosättningsland, nationalitet, mejladress, språk som man vill bli kontaktad på, typ av verksamhet som man är intresserad av, kunskaper och erfarenheter samt uppgift om att man lovar att arbeta efter kårens mål och principer.
- Kårmedlemmarna kan också lämna frivilliga uppgifter om sig själva: postadress, telefonnummer, utbildning och arbetslivserfarenhet, tidigare erfarenheter av volontärarbete, språkkunskaper, perioder då man är tillgänglig, motivation att delta, länder där man vill arbeta, yrkesområden, andra eventuella upplysningar samt om man vill få mejl, nyhetsbrev eller meddelanden från kåren. När de svarar på en annons från en organisation kan de också lämna ytterligare information som organisationen kan begära.
- Kårmedlemmarna kan också ladda upp ett cv, men ska vara medvetna om att tillgång till alla uppgifter, inklusive kontaktuppgifter och eventuella andra personuppgifter, ges till företrädarna för organisationer som får driva verksamhet genom kåren och som kan använda uppgifterna för att välja ut deltagare till sin verksamhet.
- Europeiska solidaritetskåren fungerar som en plattform där organisationer och kårdeltagare kan mötas. Kommissionen kommer inte att bedöma de registrerades personliga egenskaper.
- Företrädare för organisationer som får driva verksamhet genom kåren – för- och efternamn, användarnamn, mejladress och organisation samt uppgift om att de lovar att arbeta efter kårens mål och principer.
Databasen över organisationer och verksamhet
- Personer med koppling till en organisation – för- och efternamn och mejladress.
- Organisationernas ansvariga – för- och efternamn, användarnamn, mejladress och organisation.
DiscoverEU
a) EU-kommissionen behandlar följande uppgifter:
- Sökande (enskilda personer och gruppledare) – obligatoriska personuppgifter är särskilt för- och efternamn, födelsedatum, kön, bosättningsland, nationalitet, mejladress, id- eller passnummer, telefonnummer och sysselsättning. Uppgiften (ja/nej) om den sökanden har en funktionsnedsättning eller ett hälsoproblem är valfri. De måste också svara på frågor om vilken period de vill resa, om det är första gången de reser till ett annat EU-land eller utan sina föräldrar eller vårdnadshavare, om de vill resa ensamma eller med vänner, vad de vill få ut av resan, vad de vill göra och besöka, hur de ska få pengar till extrakostnader och hur de fick reda på initiativet.
- Om det gäller en gruppansökan ska gruppledaren lämna samma information och får sedan en kod som de andra i gruppen behöver för att fylla i sina personuppgifter.
b) EU-kommissionen får lämna ut följande uppgifter till underleverantörer och tredje parter:
- Mejladress och telefonnummer om utvalda sökande kan lämnas ut till medieföretag som valts ut av kommissionen och Eacea, förutsatt att de har gett sitt uttryckliga samtycke till att bli kontaktade av medierna. De kan också lämnas ut till EU-kommissionens representationskontor och talespersontjänst. När de sökande har samtyckt till att lämna ut sin mejladress till medieföretagen ska de vara medvetna om att de omfattas av de olika medieföretagens integritetspolicy.
- EU-kommissionen och Eacea får lämna ut personuppgifter om utvalda sökande (särskilt namn, mejladress, telefonnummer, födelsedatum och land) till den underleverantör som ansvarar för kommunikationsverksamhet, till exempel för att hantera evenemang och tävlingar samt skicka ut inbjudningar eller boka resor till ett evenemang.
- The European Commission and EACEA may share selected DiscoverEU applicants’ personal data (specifically application code, applicant ID, first name, last name, gender (if declared by applicant), nationality, selection status, region, region code, language, date of birth, ID/Passport issuing country, ID/Passport number, country of residence, postal code, occupation, confirmation (yes/no) of existence of special needs (not specific medical information requested in the Portal), e-mail, phone, country code, phone number, structured ID) with the authorised contractor responsible for attributing the travel passes and discount cards as well as flight or other transport tickets.
- The European Commission and EACEA may share selected and on the reserve list DiscoverEU applicant's personal data (specifically name, email address, telephone number, date of birth, country) with the Erasmus+ National Agencies and Eurodesk for the purpose of sending event invites.
Poolen av unga journalister i Europa
- Du som ansöker om att bli medlem i poolen måste lämna följande grundläggande uppgifter om dig själv: förnamn, efternamn, bosättningsland, nationalitet och födelsedatum. När du skickar in din ansökan till Eurodeskkontoren ombeds du att godkänna dataskyddspolicyn.
- Unga journalister som väljs ut och som Eurodeskkontoren eller EU-kommissionen bjuder in att delta i evenemang utomlands måste lämna alla ytterligare personuppgifter som krävs för att Eurodeskkontoren ska kunna boka resor och boende.
- De unga journalisternas namn offentliggörs i anslutning till de artiklar som de skriver.
- En kort biografi som de unga journalisterna har skrivit om sig själva offentliggörs på ett särskilt avsnitt på Europeiska ungdomsportalen.

Du måste lämna vissa personuppgifter för att visa att du uppfyller kraven för att få delta i DiscoverEU och Europeiska solidaritetskåren. Om du inte lämnar dina personuppgifter får du inte delta.

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens servrar. Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Europeiska solidaritetskåren

Genom att godta dessa regler för skydd av personuppgifter lovar en organisation som får driva verksamhet genom Europeiska solidaritetskåren att enbart använda kårens it-system för att söka deltagare till sina projekt, kontakta kårmedlemmar och erbjuda dem platser. Verksamheten kan drivas av organisationen själv eller av en annan organisation som den godkända organisationen företräder officiellt.

Specifically, the authorised organisation undertakes to adopt technical and operational security measures relevant to the risk inherent in their processing of the personal data of registrants, to:

se till att obehöriga personer inte får tillgång till datasystem som behandlar personuppgifter, och särskilt
- förhindra att obehöriga läser, återger, ändrar eller tar bort lagringsmedier
- förhindra obehörig inmatning i minnet samt obehörig utlämning, ändring eller radering av lagrade personuppgifter
- förhindra att obehöriga personer använder databehandlingssystem genom utrustning för dataöverföring
se till att behöriga användare av ett databehandlingssystem inte kan komma åt andra personuppgifter än dem som deras åtkomsträtt avser
registrera vilka personuppgifter som har lämnats ut, vid vilken tidpunkt och till vem
se till att personuppgifter behandlas i enlighet med nationell lagstiftning om skydd av personuppgifter
se till att uppgifterna inte kan läsas, kopieras eller raderas utan tillstånd vid utlämning av personuppgifter och transport av lagringsmedier
anpassa sin organisation så att den uppfyller kraven på skydd av personuppgifter.

To protect your personal data, the Commission has put in place a number of technical and organisational measures in place. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

Information
- Allmänheten kan se kontaktuppgifter till personer som nämns i artiklar, nyheter och evenemang, t.ex. kontaktpersoner för evenemang eller nyheter.
- Personal vid Eurodeskkontoren har tillgång till samma uppgifter.
- Ungdomsportalens administratörer har också tillgång till uppgifterna.
Frågeformuläret
- Eurodeskkontoren och ungdomsportalens administratörer har tillgång till kontaktuppgifterna.
Europeiska solidaritetskåren
- Allmänheten kan se kontaktuppgifter till företrädare för godkända organisationer, om organisationerna själva lägger in uppgifterna i sin profil på webbplatsen.
- Kårmedlemmarna kan se och uppdatera sina personuppgifter genom att logga in på sitt konto hos Europeiska solidaritetskåren. De ansvarar själva för att uppgifterna om dem är riktiga och kan när som helst ta bort sitt konto.
- Företrädare för organisationer som får driva verksamhet genom kåren har tillgång till kårmedlemmarnas personuppgifter.
- De programkontor som ansvarar för genomförandet av Erasmus+ och solidaritetskåren har tillgång till personuppgifter om kårmedlemmarna så att de kan ge stöd till organisationernas behöriga företrädare och göra kontroller, revisioner och utvärderingar av projekt som får EU-stöd och som kårmedlemmarna deltar i.
- Kårens administratörer och handläggare som ansvarar för de EU-program som stöder organisationer som erbjuder platser genom solidaritetskåren har också tillgång till personuppgifter om kårmedlemmarna.
- Personuppgifter kan lämnas ut till andra kommissionsavdelningar som kan ha intresse av att kontakta kårmedlemmarna.
- Personuppgifter om aktiva kårmedlemmar kan lämnas ut till medieföretag (tidningar, tv och radio) som valts ut av kommissionen, förutsatt att de har gett sitt uttryckliga samtycke.
- Vissa personuppgifter om kårmedlemmarna (för- och efternamn, födelsedatum, bosättningsland, nationalitet och mejladress) kan skickas till andra verktyg som förvaltas av GD EAC och som är tillgängliga för godkända organisationer, nationella programkontor och kårens administratörer.
- Vissa personuppgifter om kårmedlemmarna (för- och efternamn, födelsedatum, bosättningsland, nationalitet, mejladress och kön) kommer att skickas till Europeiska solidaritetskårens underleverantör som ser till att deltagarna är försäkrade. The Data Protection Notice of Henner insurance is valid for projects taking place under the current MFF 2021-2027 that started from 7 February 2023 onwards.
- Vissa personuppgifter om kårmedlemmarna (för- och efternamn, födelsedatum, mejladress och bosättningsland) kommer att skickas till det externa ungdomspass-verktyget så att medlemmarna kan registrera sina icke-formella läranderesultat om de så önskar.
- Vissa personuppgifter om kårmedlemmar som vill gå kårens allmänna kurser på nätet eller kurser för volontärer inom humanitärt bistånd (för- och efternamn, mejladress, användarnamn för EU Login, språk som man vill bli kontaktad på, bosättningsland och eventuellt ort) kommer att överföras till kursplattformen EU Academy innan medlemmarna kan delta i kurserna. Innan dina uppgifter överförs från ungdomsportalen till kursplattformen EU Academy informeras du om reglerna för skydd av personuppgifter för utbildningen. Du kan också läsa EU Academys egen personuppgiftspolicy på deras webbplats. Om du har anmält intresse för volontärarbete inom humanitärt bistånd kan du följa särskilda kurser på plattformen EU Academy via din profil hos kåren. Innan dina uppgifter överförs från ungdomsportalen till kursplattformen EU Academy informeras du om reglerna för skydd av personuppgifter för volontärutbildningen.
- Kårens administratörer har också tillgång till kårmedlemmarnas innehåll och kommentarer om sina kårerfarenheter.
- Limited personal data of Corps participants (Participant's: first name, last name, Participant Registration Number (PRN), gender, email address, nationality, country and city/town of residence, postal code, start and end date of deployment, country and city/town of placement; Supporting and hosting organisation of the participant: identification number (OID), participant identification code (PIC), name and country) will be accessible to EU Delegations so they can contact volunteers quickly in case of security emergencies and invite them to events.
Databasen över organisationer och verksamhet
- Kontaktuppgifter till personer med koppling till en organisation kan ses av allmänheten.
- Företrädare för en organisation har tillgång till kontaktuppgifter till personer med koppling till just deras organisation och projekt.
DiscoverEU
- Initiativets administratörer har också tillgång till personuppgifter om sökande.
- Limited personal data of selected applicants and applicants in the reserve list can be accessible to/ be shared with the Erasmus+ National Agencies and Eurodesk.
- Personal data of selected applicants and applicants in the reserve list can be shared with the authorised contractor responsible for attributing the travel passes.
- Personal data of applicants can be shared with other European Commission and EACEA services that might have an interest in contacting the registrants (upon consent).
- Applicants may be contacted by email or phone by the European Commission/EACEA.
- Selected applicants and applicants in the reserve list may be contacted by e-mail or by phone by the Erasmus+ National Agencies, Eurodesk, the authorised contractor responsible for attributing the travel passes and other organisations authorised by the European Commission/EACEA.
Poolen av unga journalister i Europa
- Personuppgifter om sökande och unga journalister som väljs ut behandlas av kommissionen och Eurodeskkontoret i Bryssel, dvs. kommissionens tjänsteleverantör som fungerar som personuppgiftsbiträde.
- Allmänheten kommer att kunna se namnen på de unga journalisterna och en kort biografi om dem i deras artiklar samt i det särskilda avsnittet på Europeiska ungdomsportalen.
- Vissa personuppgifter kan lämnas ut till andra kommissionsavdelningar, nationella Eurodeskkontor och nationella programkontor för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren, som kan ha intresse av att kontakta de unga journalisterna (efter samtycke).

Följande personal har åtkomst till alla personuppgifter:

Personal vid GD EAC/Eacea som ansvarar för tjänsterna på Europeiska ungdomsportalen samt för Europeiska solidaritetskåren och DiscoverEU.
Personal vid GD EAC:s it-enhet.
Personal vid andra kommissionsavdelningar som ansvarar för tjänsterna på ungdomsportalen.

Vid behov får uppgifterna också lämnas ut till

revisionspersonal vid GD EAC
personal vid tjänsten för internrevision
personal vid Olaf.

Följande externa personuppgiftsbiträden har tillgång till personuppgifter:

Eurodeskkontoret i Bryssel
Nationella Eurodeskkontor
Godkända organisationer inom solidaritetskåren
Solidaritetskårens försäkringsbolag
Nationella arbetsgrupper för EU:s ungdomsdialog
DiscoverEU contractors;
Nationella programkontor för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren (inklusive deras nätverk)
De nationella programkontorens godkända underentreprenörer
EU:s delegationer

Hitta kontaktuppgifter till externa personuppgiftsbiträden

Furthermore, DG EAC and EACEA act as joint controllers in relation to DiscoverEU because they jointly process the personal data of applicants submitting an application on the European Youth Portal to receive DiscoverEU travel passes.

Internationell dataöverföring

Personuppgifter om kårmedlemmar överförs till kvalitetsmärkta organisationer i länder utanför EU/EES (program- och partnerländer) som inte omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå (inklusive till programländerna Turkiet, Serbien och Nordmakedonien). I dessa fall beror dataskyddsnivån på landets lagstiftning eller praxis. Eventuellt är skyddet av dina rättigheter vad gäller personuppgifter inte lika starkt som i ett EU-/EES-land eller ett land som omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Särskilda regler för skydd av personuppgifter – Europeiska ungdomsportalen

Want to give your feedback about this page?

Kontakta EU

Sociala medier

Rättsliga frågor

EU-institutionerna