Utbildning för volontärer inom humanitärt bistånd – skydd av personuppgifter
Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (Eacea) är månt om att skydda din integritet. Alla personuppgifter behandlas i enlighet med förordning (EU) 2018/1725 om skydd av personuppgifter som hanteras av EU:s institutioner, organ och byråer (EU-institutionernas dataskyddsförordning).
I det här meddelandet förklarar vi hur Eacea samlar in, hanterar och använder personuppgifter om dig som deltar i utbildningen för EU:s frivilligkår för humanitärt arbete.
1. Vem är personuppgiftsansvarig?
Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (Eacea) i Bryssel är personuppgiftsansvarig.
Huvudansvarig är chefen för enhet A5 (Ungdomsfrågor, Europeiska solidaritetskåren och EU-frivilliga för humanitärt arbete) som du når på EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.
2. Vilka personuppgifter behandlas?
1. Följande personuppgifter överförs från ungdomsportalen till EU Academy:
- Mejladress
- Användarnamn för EU Login
- Förnamn
- Efternamn
- Språk som du vill bli kontaktad på
- Land där du bor
- Ort (frivillig uppgift)
2. Följande uppgifter som finns hos EU Academy kan komma att behandlas:
- Svar i självutvärderingsformuläret
- Vilka kurser du har anmält dig till
- Vilka kurser du har gått och fullföljt
- Hur långt du har kommit med utbildningen
- Svar på kursenkäter
- Svar på provet på nätet
- Dina uppgifter i kurskalendern
3. Följande uppgifter som du lagt in i EU Academys kurskalender behandlas för att kunna arrangera och följa upp utbildningen på plats:
- Förnamn
- Efternamn
- Mejladress
- Mobilnummer
- Kön
- Födelsedatum och födelseort
- Uppgifter om id-handling (typ, nummer, giltighet och utfärdande myndighet)
- Avreseort
- Behov av specialkost
- Särskilda krav på tillgänglighet
- Särskilda behov av hjälp på grund av hälsotillstånd eller inlärningssvårigheter
- Kontaktperson i nödsituationer: namn, ditt förhållande till personen och telefonnummer/p>
4. Följande uppgifter behandlas av den resebyrå som bokar resan till utbildningen på plats:
- För- och efternamn
- Födelsedatum och födelseort
- Nationalitet
- Kön
- Uppgifter om id-handling (typ, nummer, giltighet och utfärdande myndighet)
- Avreseort
- Information om hälsa, specialkost och behov av assistans (i förekommande fall)
5. Följande uppgifter som samlas in via blanketten för resekostnader (om du ansöker om ersättning för dina utgifter) kommer att behandlas:
- Namn
- Adress
- Telefonnummer
- Mejladress
- Bankens namn
- Kontoinnehavarens namn
- Iban-nummer
- Swift/BIC-nummer
3. Varför behandlar ni mina uppgifter?
Behandlingen av personuppgifter är nödvändig av följande skäl:
A. Se till att Europeiska solidaritetskårens medlemmar får tillgång till följande innehåll i EU Academy och att de kan utföra tillhörande uppgifter: frågeformuläret för självutvärdering, kurserna för volontärer inom humanitärt bistånd, provet på nätet och kalendern för utbildningen på plats för dem som klarat provet.
B. Se till att GD EAC:s och Eaceas enheter som arbetar med solidaritetskåren kan rapportera om utbildningen och lägga fram statistikrapporter med en samlad analys av självutvärderingar, kursanmälningar och enkätsvar, uppdelade efter olika typer av deltagare. I detta fall används anonymiserade uppgifter.
C. Presentera en analys av svaren på provet på nätet och statistik om utbildningen på plats för Eacea, GD EAC och uppdragstagaren, bland annat efter de olika typerna av deltagare.
D. Se till att uppdragstagaren kan planera utbildningen på plats, boka resor till och från utbildningscentrumet åt deltagarna och betala ut reseersättningar.
E. Informera utbildningsanordnarna om deltagarnas särskilda behov på grund av hälsoproblem eller inlärningssvårigheter så att de kan få lämpligt stöd under utbildningen på plats.
4. Var hämtar ni mina uppgifter?
Dina uppgifter kommer från Europeiska ungdomsportalen, EU Academy och direkt från dig.
5. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?
Bara den personal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem:
- Ansvarig personal vid GD EAC (generaldirektoratet för utbildning, ungdom, idrott och kultur)
- Ansvarig personal vid JRC (teamet för EU Academy) och Eacea
- Behörig personal hos underleverantören enligt ramkontraktet SI2.3217: ett konsortium som leds av Lattanzio Kibs och utgörs av Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum och Instituto de Estudios sobre Conflictos y Acción Humanitaria
- ACI Blueteam S.p.A. (underleverantör)
Dina uppgifter överförs inte till några andra utomstående parter och kommer aldrig att användas för marknadsföring.
Vid en kontroll eller tvist kan dina personuppgifter delas med de organ som ser till att EU-lagstiftningen följs i fråga om skydd av personuppgifter. Det gäller särskilt följande:
- EU-domstolen eller en nationell domare samt parternas advokater och ombud vid ett eventuellt rättsligt förfarande
- EU:s bedrägeribekämpningsbyrå Olaf
- Kommissionens tjänst för internrevision
- Kommissionens byrå för utredningar och disciplinärenden
- Revisionsrätten
- EU-ombudsmannen
- Europeiska åklagarmyndigheten
- EU-domstolar och nationella myndigheter
6. Hur länge sparar ni uppgifterna?
För de syften som beskrivs under 3 A sparas uppgifter och loggfiler i enlighet med reglerna för Europeiska ungdomsportalen. Personuppgifterna i ditt användarkonto hos Europeiska solidaritetskåren raderas tre år efter att du har nått den övre åldersgränsen för att delta, utom om du har gått med i någon form av alumniförening, har mejlat att du vill behålla ditt användarkonto eller har fått EU-bidrag genom att delta i programmet. I så fall sparas uppgifterna i fem år från den sista finansiella transaktionen enligt kommissionens beslut om lagringstider.
Personuppgiftspolicyn för EU Academy tillämpas på uppgifter som sparas hos EU Academy för syftena i punkt 3 A, B och C.
De personuppgifter som behandlas för syftena i punkt 3 D och E raderas från personuppgiftsbiträdenas och underentreprenörernas servrar senast sex månader efter att det sista särskilda avtalet enligt ramavtal SI2.3217 har avslutats.
7. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?
Enligt EU-institutionernas dataskyddsförordning (EU) 2018/1725 har du rätt att
• få tillgång till de personuppgifter som Eacea har om dig
• få dina uppgifter rättade om de är felaktiga
• få dina uppgifter raderade
• begränsa behandlingen av personuppgifter
• ta emot eller flytta dina uppgifter till en annan organisation i ett vanligt maskinläsbart format (dataportabilitet).
När det gäller behandling som grundar sig på artikel 5.1 a i förordningen (allmänt intresse) har du rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas om du har särskilda skäl, i enlighet med artikel 23.
I de fall behandlingen bygger på ditt samtycke enligt artikel 5.1 d och/eller artikel 10.2 a kan du när som helst dra tillbaka ditt samtycke med omedelbar verkan. Den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke är dock fortfarande laglig.
Enligt artikel 25 i förordning (EU) 2018/1725 kan EU:s institutioner och organ i frågor som rör deras verksamhet begränsa vissa rättigheter för enskilda i exceptionella fall och med de garantier som fastställs i förordningen. Eacea har antagit interna regler för sina begränsningar (se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).
Eventuella begränsningar måste vara tidsbegränsade, proportionerliga och förenliga med de rättigheter som beskrivs ovan. De ska hävas så snart de omständigheter som ligger till grund för dem inte längre gäller. Du kommer att få ett mer specifikt meddelande om skydd av personuppgifter när den perioden har löpt ut.
I allmänhet kommer du att informeras om de viktigaste skälen till en begränsning, såvida inte detta motverkar själva begränsningen.
Du har rätt att klaga hos Europeiska datatillsynsmannen i fråga om begränsningens omfattning.
8. Hur kan jag klaga på behandlingen av personuppgifter?
Om du vill klaga på hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga på den adress som anges ovan.
Du kan också skriva till Eaceas dataskyddsombud: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen: http://www.edps.europa.eu
9. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?
Artikel 5.1 a och d i förordning (EU) 2018/1725:
a) Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning (som fastställs i EU-lagstiftning). Enligt skäl 22 omfattar detta även behandling som är nödvändig för deras förvaltning och funktion.
Den viktigaste rättsakt som ligger till grund för behandlingen av personuppgifter:
• Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/888 av den 20 maj 2021 om inrättande av programmet för
Europeiska solidaritetskåren och om upphävande av förordningarna (EU) 2018/1475 och (EU) nr 375/2014.
d) Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
För behandling av hälsorelaterade uppgifter:
Artikel 10.2 a i förordning (EU) 2018/1725: Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.