Képzés az Európai Önkéntes Humanitárius Segítségnyújtási Hadtest tagjai részére – Adatvédelmi nyilatkozat
Az Európai Oktatási és Kulturális Végrehajtó Ügynökség (EACEA) elkötelezett a magánélet védelme mellett. Minden személyes adat kezelésére a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi védelméről szóló (EU) 2018/1725 rendelettel (a továbbiakban: adatvédelmi rendelet) összhangban kerül sor.
Az alábbi adatvédelmi nyilatkozatban ismertetjük, hogyan gyűjti, kezeli és használja fel az EACEA az érintett személyek személyes adatait az Európai Önkéntes Humanitárius Segítségnyújtási Hadtest tagjai részére szervezett képzéssel kapcsolatos adatkezelési művelet keretében.
1. Ki felel az Ön személyes adatainak kezeléséért (ki az adatkezelő)?
Az adatkezelő az Európai Oktatási és Kulturális Végrehajtó Ügynökség (BE 1049, Brüsszel)
Az adatkezelési műveletért felelős kijelölt személy az A.5. egység (Ifjúság, Európai Szolidaritási Testület és az EU segítségnyújtási önkéntesei) vezetője. A szervezeti egység e-mail-címe: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
2. Milyen személyes adatokat kezelünk?
1. Az Európai Szolidaritási Testület regisztrált felhasználóinak alábbi adatait továbbítjuk az Európai Ifjúsági Portálról az EU Akadémia portáljára:
– E-mail-cím
– EU Login-felhasználónév
– Utónév
– Vezetéknév
– Kapcsolattartási nyelv
– Lakóhely szerinti ország
– Település (nem kötelező)
2. Az EU Akadémia felületén megtalálható következő adatok kezelésére kerülhet sor:
– Az önértékelési kérdőívre adott válaszok
– A képzésre való beiratkozással kapcsolatos adatok
– A képzéshez való hozzáféréssel és a képzés elvégzésével kapcsolatos adatok
– A képzésen elért előrehaladására vonatkozó adatok
– A képzésértékelő felmérésre adott válaszok
– Az online tesztre adott válaszok
– A képzéstervező alkalmazásban megadott adatok
3. Adatkezelés tárgyát képezik az önkéntes tevékenységre jelentkezők által logisztikai célból és a jelenléti képzéssel kapcsolatban megadott, az EU Akadémia időpontfoglaló alkalmazásából kinyert következő adatok:
– Utónév
– Vezetéknév
– E-mail-cím
– Mobiltelefonszám
– Nem
– Születési idő és hely
– Személyazonosító okmány adatai (típus, szám, érvényesség és kiállító hatóság)
– Indulás helye
– Sajátos étrendi igények
– Sajátos hozzáférési szükségletek
– Egészségi állapotból vagy tanulási nehézségekből adódó sajátos segítségnyújtási igények
– Vészhelyzet esetén értesítendő személy adatai: név, kapcsolat, telefonszám
4. A jelenléti képzésre történő utazást szervező utazási iroda a következő adatokat kezeli:
– Vezetéknév és utónév
– Születési idő és hely
– Állampolgárság
– Nem
– Személyazonosító okmány adatai (típus, szám, érvényesség és kiállító hatóság)
– Indulás helye
– Az egészségi állapotra, az étrendi szükségletekre és a különleges segítségnyújtásra vonatkozó információk (adott esetben)
5. Adatkezelés tárgyát képezik az utazási költségekre vonatkozó (csak a költségtérítési kérelmet benyújtó jelentkezők által kitöltendő) költségtérítési űrlapon gyűjtött következő adatok:
– Név
– Cím
– Telefonszám
– E-mail-cím
– Bank neve
– Bankszámla neve
– IBAN szám
– SWIFT/BIC szám
3. Milyen célból kezeljük az Ön adatait?
Az adatkezelésre azért van szükség, hogy:
A. az Európai Szolidaritási Testület regisztrált felhasználóinak hozzáférést biztosítsunk az EU Akadémián található alábbi felületekhez, és lehetővé tegyük számukra a kapcsolódó műveletek elvégzését: az önértékelési kérdőív, az Európai Önkéntes Humanitárius Segítségnyújtási Hadtest képzési moduljai, az online teszt és az azt sikeresen teljesítők esetében a jelenléti képzés időpontjának lefoglalására szolgáló alkalmazás;
B. lehetővé tegyük a jelentéstételt az Oktatásügyi, Ifjúságpolitikai, Sportügyi és Kulturális Főigazgatóság (DG EAC) és az EACEA Európai Szolidaritási Testülettel foglalkozó szolgálatai számára, valamint statisztikai jelentésekben összesített elemzést adjunk közre az önértékelés keretében adott válaszokról, valamint a képzési modulok használatáról és a felmérésre adott válaszokról a felhasználók fő jellemzői szerinti bontásban – e célból az adatok anonimizálására kerül sor;
C. elemezzük az online tesztre adott válaszokat és a jelenléti képzés időpontjának lefoglalására szolgáló alkalmazást az EACEA, a DG EAC és a szerződő fél számára, többek között a válaszadók fő jellemzői szerinti bontásban;
D. lehetővé tegyük, hogy a szerződő fél megtervezhesse a jelenléti képzést, lefoglalhassa a sikeres jelentkezők utazását a képzési központba és vissza, valamint intézhesse az utazási költségtérítéssel kapcsolatos teendőket;
E. tájékoztassuk a képzésszolgáltatókat a résztvevők egészségi állapotához vagy tanulási nehézségeihez kapcsolódó sajátos igényekről annak érdekében, hogy a jelenléti képzés során biztosított legyen a megfelelő támogatás.
4. Honnan gyűjtjük be az adatokat?
Az adatokat az Európai Ifjúsági Portálról, az EU Akadémia felületéről és közvetlenül az adatkezelés által érintett személyektől gyűjtjük be.
5. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kaphatja meg azokat?
Az Ön személyes adataihoz a szükséges ismeret elve alapján a következő felek férhetnek hozzá:
– A DG EAC kijelölt személyzete
– Az Európai Bizottság kijelölt személyzete, különösen a Közös Kutatóközpont (az EU Akadémia portállal foglalkozó csapat) és az EACEA kijelölt személyzete
– Az SI2.3217 sz. szolgáltatási keretszerződés szerződő felének, azaz a Lattanzio Kibs által vezetett, az Institut Bioforce, a Fondazione Punto.Sud, a Ruhr-Universität Bochum, az Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitarian alkotta konzorciumnak a felhatalmazott személyzete
– ACI BLUETEAM S.p.A. (alvállalkozó)
Az adatokat tilos továbbítani más harmadik felek részére. A gyűjtött személyes adatokat a felek soha nem fogják felhasználni marketingcélokra.
Ezen túlmenően ellenőrzés vagy vita esetén az uniós jog alkalmazása céljából ellenőrzési vagy vizsgálati feladatokkal megbízott szervek – az alkalmazandó adatvédelmi szabályokkal összhangban és a vonatkozó jogszabályok által rájuk ruházott feladataik keretein belül – hozzáférést kaphatnak a személyes adatokhoz, és kezelhetik azokat. Ezek közé a szervek közé tartoznak mindenekelőtt a következők:
– Jogi eljárás esetén az Európai Bíróság vagy az illetékes tagállami bíró, valamint a felek ügyvédei és meghatalmazottjai
– Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF)
– A Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálata
– Bizottság Vizsgálati és Fegyelmi Hivatala (IDOC)
– Az Európai Számvevőszék
– Az európai ombudsman
– Az Európai Ügyészség
– Az uniós bíróságok és a nemzeti hatóságok
6. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?
A 3. pont A. alpontjában meghatározott célokból végzett tárolás időtartama – a hozzáférési naplókat is ideértve – összhangban van az Európai Ifjúsági Portál adatmegőrzési politikájával. Az Európai Szolidaritási Testület regisztrált résztvevőinek felhasználói fiókjában található személyes adatokat a rendszer három évvel azután törli, hogy a kérdéses személy életkora eléri a testület tevékenységében való részvételre vonatkozóan meghatározott felső korhatárt, kivéve, ha a felhasználó időközben csatlakozott valamilyen, a testület volt tagjait tömörítő hivatalos testülethez, vagy e-mailben jelezte, hogy meg kívánja tartani felhasználói fiókját, illetve ehhez hozzájárult, vagy a programban való részvétel során uniós finanszírozásban részesült; ebben az esetben az adatokat a legutóbbi pénzügyi tranzakció időpontjától számítva öt évig őrizzük meg a közös megőrzési listának megfelelően.
A személyes adatoknak az EU Akadémia felületén a 3. pont A., B. és C. alpontjában meghatározott célokból történő megőrzésére az EU Akadémia adatmegőrzési politikáját kell alkalmazni.
A 3. pont A., B. és C. alpontjában meghatározott célokból kezelt személyes adatokat az SI2.3217 sz. keretszerződéshez tartozó utolsó egyedi szerződés teljesítését követő 6 hónapon belül törlik az adatfeldolgozók és a további adatfeldolgozók szervereiről.
7. Milyen jogok illetik meg Önt személyes adatai tekintetében, és hogyan gyakorolhatja ezeket a jogokat?
Az adatvédelmi rendelet rendelkezései értelmében Önnek joga van ahhoz, hogy:
• hozzáférést kérjen azokhoz a személyes adatokhoz, amelyek az EACEA birtokában vannak Önre vonatkozóan;
• szükség esetén személyes adatainak helyesbítését kérje;
• személyes adatainak törlését kérje;
• adatai vonatkozásában a személyesadat-kezelés korlátozását kérje;
• kérje, hogy adatait általánosan használt, géppel olvasható szabványos formátumban megküldjük Önnek vagy továbbítsuk egy másik szervezetnek (adathordozhatóság).
Felhívjuk figyelmét, hogy mivel az Ön személyes adatainak a jelen művelet keretében történő kezelése az adatvédelmi rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontján alapul, Önt az adatvédelmi rendelet 23. cikke értelmében megilleti a jog, hogy élethelyzetével kapcsolatos okból kifogást emeljen személyes adatainak kezelése ellen.
Továbbá, mivel az Ön személyes adatainak kezelésére az Ön által (az adatvédelmi rendelet 5. cikke (1) bekezdésének d) pontja és/vagy 10. cikke (2) bekezdésének a) pontja szerint adott) hozzájárulása alapján kerül sor, Ön ezt bármikor és azonnali hatállyal visszavonhatja. A visszavonást megelőzően az Ön hozzájárulása alapján végzett adatkezelés továbbra is jogszerűnek minősül.
Az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikke úgy rendelkezik, hogy az uniós intézmények és szervek működésével kapcsolatos ügyekben az utóbbiak kivételes körülmények esetén és az említett rendeletben meghatározott biztosítékok mellett korlátozhatják az egyének bizonyos jogait. Ilyen korlátozásokról rendelkeznek az EACEA által elfogadott, az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett belső szabályok (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HU/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).
Ha korlátozás alkalmazására kerül sor, az meghatározott időre szól majd, arányos lesz, és tiszteletben fogja tartani a fent említett jogok lényegét. A korlátozást azonnal fel kell oldani, amikor már nem állnak fenn a feltételek, amelyek indokolttá tették bevezetését. A korlátozás megszüntetését követően Ön részletesebb adatvédelmi nyilatkozatot kap majd.
Alapszabály szerint Ön tájékoztatásban részesül a korlátozás fő okairól, kivéve, ha ez az tájékoztatás ellehetetlenítené a korlátozás hatását.
Önnek jogában áll panaszt tenni az európai adatvédelmi biztosnál a korlátozás hatályával kapcsolatban.
8. Az Ön jogorvoslathoz fűződő joga személyes adataival kapcsolatos probléma esetén
Ha személyes adatainak védelmével kapcsolatban probléma merül fel, forduljon az adatkezelőhöz a fent említett címen vagy e-mail-címen.
Emellett az EACEA adatvédelmi tisztviselőjével is felveheti a kapcsolatot a következő e-mail-címen: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.
Ön bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz a következő e-mail-címen: http://www.edps.europa.eu.
9. Mi a személyesadat-kezelés jogalapja?
5. cikk (1) bekezdés
„a) az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre (az uniós jog alapján) ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges.” „[Ez] magában foglalja az ilyen intézmények és szervek irányításához és működéséhez szükséges személyes adatok kezelését is.” ((22) preambulumbekezdés)
A személyes adatok kezelésének fő jogalapja a következő:
• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2021/888 rendelete (2021. május 20.) az Európai Szolidaritási Testület program létrehozásáról, valamint az (EU) 2018/1475 és a 375/2014/EU rendelet hatályon kívül helyezéséről
„d) az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.”
Az egészségügyi adatok kezelése tekintetében:
az (EU) 2018/1725 rendelet 10. cikke (2) bekezdésének a) pontja: „az érintett kifejezett hozzájárulását adta az említett személyes adatok egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez [...]”