Osposobljavanje Volontera za humanitarnu pomoć EU-a – Obavijest o zaštiti podataka
Europska izvršna agencija za obrazovanje i kulturu (EACEA) obvezala se da će štititi vašu privatnost. Svi osobni podaci obrađuju se u skladu s Uredbom (EU) br. 2018/1725 o zaštiti osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije („Uredba o zaštiti podataka”).
U ovoj obavijesti o zaštiti podataka navodi se kako EACEA prikuplja, vodi i koristi osobne podatke pojedinaca u okviru osposobljavanja Volontera za humanitarnu pomoć EU-a.
1. Tko je odgovoran za obradu vaših osobnih podataka (voditelj obrade podataka)?
Voditelj obrade podataka je Europska izvršna agencija za obrazovanje i kulturu, BE-1049 Bruxelles.
Za obradu je zadužen načelnik odjela A5 (Odjel za mlade, Europske snage solidarnosti i Volontere za humanitarnu pomoć). E-adresa: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
2. Koji se osobni podaci obrađuju?
1. S Europskog portala za mlade na platformu EU Academy prenose se sljedeći podaci registriranih članova Europskih snaga solidarnosti:
– e-adresa
– korisničko ime za EU Login
– ime
– prezime
– željeni jezik za kontakt
– zemlja boravišta
– grad (nije obvezno).
2. Mogu se obrađivati sljedeći podaci dostupni na platformi EU Academy:
– odgovori na upitnik za samoprocjenu
– podaci o upisanim tečajevima
– podaci o pohađanju i završetku tečajeva
– podaci o brzini polaganja tečaja
– odgovori na anketu o tečaju
– odgovori na testove putem interneta
– podaci uneseni u raspored osposobljavanja.
3. Obrađuju se sljedeći podaci, preuzeti iz programa za izradu rasporeda platforme EU Academy, koje su kandidati za volontere unijeli za potrebe logističkih dogovora i praćenja povezanih s osposobljavanjem uživo:
– ime
– prezime
– e-adresa
– broj mobilnog telefona
– spol
– datum i mjesto rođenja
– podaci o identifikacijskoj ispravi (vrsta, broj, valjanost i tijelo izdavatelj)
– mjesto polaska
– posebne prehrambene potrebe
– posebni zahtjevi za pristup
– posebne potrebe za pomoći zbog zdravstvenih problema ili teškoća u učenju
– osoba za kontakt za hitne slučajeve: ime, odnos, telefonski broj.
4. Putnička agencija koja organizira putovanje do mjesta osposobljavanja obrađuje sljedeće podatke:
– ime i prezime
– datum i mjesto rođenja
– državljanstvo
– spol
– podaci o identifikacijskoj ispravi (vrsta, broj, valjanost i tijelo izdavatelj)
– mjesto polaska
– informacije o zdravlju, prehrambenim potrebama i posebnoj pomoći, prema potrebi.
5. Obrađuju se podaci iz obrasca za putne troškove (ispunjavaju samo kandidati za volontere koji podnose zahtjev za povrat troškova):
– ime
– adresa
– broj telefona
– e-adresa
– ime banke
– ime vlasnika bankovnog računa
– IBAN broj
– SWIFT/BIC broj.
3. U koju svrhu obrađujemo vaše podatke?
Obrada podataka nužna je u sljedeće svrhe:
A. kako bi registrirani korisnici Europskih snaga solidarnosti mogli pristupiti sljedećem sadržaju na platformi EU Academy i provoditi s njim povezane aktivnosti: upitniku za samoprocjenu, skupu tečajeva osposobljavanja Volontera za humanitarnu pomoć EU-a, ispitu putem interneta i rasporedu osposobljavanja uživo za osobe koje su položile ispit
B. kako bi se omogućilo izvješćivanje za službe Europskih snaga solidarnosti Glavne uprave EAC i EACEA-e te kako bi se u statističkim izvješćima mogla prikazati objedinjena analiza odgovora u okviru samoprocjene, pohađanja tečajeva i odgovora na anketu prema ključnim osobinama korisnika; podaci su u tu svrhu anonimizirani
C. kako bi se EACEA-i, EAC-u i ugovaratelju iznijela analiza odgovora na ispit putem interneta i podataka iz rasporeda osposobljavanja uživo, raščlanjenih prema ključnim osobinama ispitanika
D. kako bi ugovaratelj mogao planirati osposobljavanje uživo, rezervirati putovanje za uspješne kandidate u centar za osposobljavanje i natrag te im nadoknaditi putne troškove
E. kako bi pružatelji osposobljavanja dobili informacije o posebnim potrebama povezanima sa zdravstvenim stanjem ili teškoćama u učenju sudionika radi odgovarajuće potpore tijekom osposobljavanja uživo.
4. Odakle se prikupljaju podaci?
S Europskog portala za mlade, platforme EU Academy i izravno od vas.
5. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?
Pristup osobnim podacima može se odobriti ako je nužno sljedećim primateljima:
– imenovano osoblje Glavne uprave za obrazovanje i kulturu (GU EAC) Europske komisije
– imenovano osoblje Europske komisije, posebno u JRC-u (tim platforme EU Academy) i imenovano osoblje EACEA-e
– ovlašteno osoblje ugovaratelja okvirnog ugovora o uslugama br. SI2.3217 konzorcija koji vodi poduzeće Lattanzio Kibs i koji čine Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitarian
– ACI BLUETEAM S.p.A. (podugovaratelj).
Zabranjen je prijenos podataka trećim stranama koje nisu navedene u ugovoru. Prikupljeni osobni podaci nikada se neće koristiti u marketinške svrhe.
U slučaju kontrole ili spora osobni podaci mogu se dijeliti s tijelima nadležnima za praćenje ili inspekciju, koja ih mogu obrađivati u primjeni prava Unije u skladu s pravilima o zaštiti podataka i u okviru zadaća koje su im povjerene relevantnim zakonodavstvom. Među njima su sljedeći primatelji:
– Sud Europske unije ili nacionalni suci te odvjetnici i zastupnici stranaka u slučaju pravnog postupka
– Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)
– Služba Komisije za unutarnju reviziju
– Ured Komisije za istražne radnje i stegovne postupke (IDOC)
– Revizorski sud
– Europski ombudsman
– Ured europskog javnog tužitelja
– sudovi EU-a i nacionalna tijela.
6. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?
Razdoblje pohrane za svrhe navedene u točki 3.A., uključujući evidenciju o pristupu, odgovara razdoblju čuvanja podataka Europskog portala za mlade. Osobni podaci s korisničkih računa za Europske snage solidarnosti brišu se tri godine nakon što korisnik dosegne gornju dobnu granicu za sudjelovanje, osim ako je pristao pridružiti se programu bivših sudionika, ako je e-poštom javio da želi/pristaje zadržati korisnički račun ili je sudjelujući u programu primio financijska sredstva EU-a. U tom se slučaju podaci čuvaju na temelju zajedničkog popisa za čuvanje podataka pet godina od zadnje financijske transakcije.
Politika zadržavanja podataka platforme EU Academy odnosi se na zadržavanje osobnih podataka u okruženju platforme EU Academy u svrhe definirane u točkama 3.A., 3.B. i 3.C.
Osobni podaci koji se obrađuju u svrhe pod točkama 3.D. i 3.E. bit će izbrisani s poslužitelja izvršitelja obrade i podizvršitelja obrade u roku od šest mjeseci po isteku posljednjeg posebnog ugovora na temelju okvirnog ugovora SI2.3217.
7. Koja su vaša prava u pogledu osobnih podataka i kako ih možete ostvariti?
U skladu s odredbama Uredbe o zaštiti podataka imate pravo zatražiti:
• pristup svojim osobnim podacima koje pohranjuje EACEA
• ispravak svojih osobnih podataka ako je potrebno
• brisanje svojih osobnih podataka
• ograničenje obrade svojih osobnih podataka
• pristup svojim podacima ili njihov prijenos drugoj organizaciji u uobičajenom strojno čitljivom standardnom formatu (prenosivost podataka).
Budući da se obrada vaših osobnih podataka temelji na članku 5. stavku 1. točki (a) Uredbe o zaštiti podataka, imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka na temelju razloga povezanih s vašom konkretnom situacijom u skladu s odredbama članka 23. te uredbe.
Osim toga, budući da se obrada vaših osobnih podataka temelji na vašoj privoli [članak 5. stavak 1. točka (d) i/ili članak 10. stavak 2. točka (a) Uredbe o zaštiti podataka] možete je povući u bilo kojem trenutku, i to s trenutačnim učinkom. Time se ne dovodi u pitanje zakonitost obrade na temelju vaše privole prije njezina povlačenja.
Člankom 25. Uredbe (EU) 2018/1725 predviđa se da se, u pitanjima koja se odnose na rad institucija i tijela EU-a, mogu ograničiti određena prava pojedinaca u iznimnim okolnostima i uz zaštitne mjere utvrđene u toj uredbi. Takva ograničenja uređena su internim pravilima EACEA-e i objavljena u Službenom listu Europske unije (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX%3A32021Q0317%2801%29).
Svako takvo ograničenje bit će vremenski ograničeno, razmjerno i u skladu s prethodno navedenim pravima. Ukida se čim se promijene okolnosti koje ga opravdavaju. Nakon isteka roka ograničenja primit ćete podrobniju obavijest o zaštiti podataka.
U pravilu ćete biti obaviješteni o glavnim razlozima ograničenja, osim ako bi se tom informacijom poništio njegov učinak.
Imate pravo podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u vezi s područjem primjene ograničenja.
8. Kome se obratiti u slučaju nejasnoća u vezi sa zaštitom osobnih podataka?
U slučaju nejasnoća u vezi sa zaštitom osobnih podataka možete se obratiti voditelju obrade na prethodno navedenu adresu i zajedničku e-adresu.
Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka EACEA-e na sljedeću e-adresu: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
Pritužbu možete u bilo kojem trenutku podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: http://www.edps.europa.eu.
9. Koja je pravna osnova za obradu vaših osobnih podataka?
Članak 5. stavak 1.
(a) obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije (utvrdit će se u pravu Unije), (a2) uključujući obradu osobnih podataka potrebnu za upravljanje institucijama i tijelima Unije te za njihovo djelovanje [uvodna izjava 22.].
Glavna pravna osnova za obradu osobnih podataka je:
• Uredba (EU) 2021/888 Europskog parlamenta i Vijeća od 20. svibnja 2021. o uspostavi programa Europske snage solidarnosti i o stavljanju izvan snage uredaba (EU) 2018/1475 i (EU) br. 375/2014.
(d) ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu posebnu svrhu ili više njih.
Za obradu podataka povezanih sa zdravljem:
članak 10. stavak 2. točka (a) Uredbe (EU) br. 2018/1725: ispitanik je dao izričitu privolu za obradu tih osobnih podataka za jednu ili više određenih svrha