Formation du Corps volontaire européen d’aide humanitaire – Avis relatif à la protection des données

L’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture (EACEA) s’engage à préserver votre vie privée. Toutes vos données à caractère personnel sont traitées conformément au règlement (UE) 2018/1725 relatif à la protection des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union* (ci-après le «règlement sur la protection des données»).

Le présent avis relatif à la protection des données décrit les politiques appliquées par l’EACEA pour recueillir, gérer et utiliser les données à caractère personnel des personnes concernées dans le cadre de la formation du Corps volontaire européen d’aide humanitaire.

1.    Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel?  

Le responsable du traitement est l’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture, BE-1049 Bruxelles. La personne désignée comme responsable de l’opération de traitement est le chef de l’unité A5 «Jeunesse, corps européen de solidarité et volontaires de l’aide», adresse électronique: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2.    Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées?  

    1.    Les données des utilisateurs enregistrés du corps européen de solidarité indiquées ci-dessous sont transférées à la plateforme EU Academy à partir du portail européen de la jeunesse:  

    -    adresse électronique;
    -    nom d’utilisateur EU Login;
    -    prénom; 
    -    nom 
    -    langue de contact 
    -    pays de résidence;
    -    ville (facultatif)

    2.    Les données suivantes disponibles sur la plateforme EU Academy peuvent être traitées: 

    -    réponses au questionnaire d’autoévaluation;
    -    données relatives à l’inscription aux cours; , 
    -    données relatives à l’accès aux cours et à leur achèvement;
    -    données relatives à la progression des cours;
    -     réponses à l’enquête sur les cours;
    -    réponses au test en ligne;
    -    données saisies dans le planificateur des formations. 

    3.    Les données suivantes, extraites de la solution de planification sur EU Academy, saisies par les candidats volontaires aux fins de l’organisation logistique et du suivi de la formation en présentiel, seront traitées: 

    -    prénom; 
    -    nom;
    -    adresse électronique;
    -    numéro de téléphone mobile; 
    -    sexe;
    -    date et lieu de naissance;
    -    données relatives au document d’identité (type, numéro, validité et autorité de délivrance);
    -    lieu de départ;
    -    besoins alimentaires spéciaux;
    -    conditions particulières d’accès;
    -    besoins particuliers en matière d’assistance en raison de problèmes de santé ou de difficultés d’apprentissage;
    -    un contact d’urgence: nom, relation et numéro de téléphone.

    4.    Les données suivantes seront traitées par l’agence de voyages qui organise le déplacement vers la formation en présentiel:

    -    nom et prénom; 
    -    date et lieu de naissance; 
    -    nationalité; 
    -    sexe; 
    -    données relatives au document d’identité (type, numéro, validité et autorité de délivrance); 
    -    lieu de départ; 
    -    informations sur la santé, les besoins alimentaires et l’assistance spéciale, le cas échéant.

    5.    Les données recueillies au moyen du formulaire relatif aux frais de voyage (à remplir uniquement par les candidats volontaires qui déposent une demande de remboursement) seront traitées:

     -    nom; 
     -    adresse; 
     -    numéro de téléphone; 
     -    adresse électronique; 
     -    nom de la banque; 
     -    nom du titulaire du compte bancaire; 
     -    numéro IBAN; 
     -    numéro SWIFT/BIC

3.    For which purpose do we process your data? 

Le traitement des données est nécessaire aux fins suivantes:

   A.    Garantir l’accès des utilisateurs enregistrés du corps européen de solidarité aux contenus suivants de la plateforme EU Academy et leur permettre de réaliser les activités correspondantes: le questionnaire d’autoévaluation, la série de cours du Corps volontaire européen d’aide humanitaire, le test en ligne et le planificateur de la formation en présentiel pour les personnes ayant réussi le test. 
    B.    Permettre l’établissement de rapports destinés aux services du corps européen de solidarité de la DG EAC et de l’EACEA, ainsi que la présentation d’une analyse agrégée des réponses au questionnaire d’autoévaluation, de l’utilisation des cours et des réponses à l’enquête, en fonction des principales caractéristiques des utilisateurs, dans des rapports statistiques. Les données sont anonymisées à cette fin. 
    C.    Présenter à l’EACEA, à l’EAC et au contractant une analyse des réponses au test en ligne et du planificateur de la formation en présentiel, y compris en fonction des principales caractéristiques des répondants. 
    D.    Permettre au contractant de planifier la formation en présentiel, de réserver les voyages des candidats retenus vers et à partir du centre de formation et de traiter les demandes de remboursement de frais de voyage. 
    E.    Fournir aux prestataires de la formation des informations sur les besoins particuliers liés à l’état de santé ou aux difficultés d’apprentissage des participants, afin de garantir un soutien approprié pendant la formation en présentiel.

4.    Auprès de qui les données sont-elles recueillies?

Les données proviennent du portail européen de la jeunesse et de la plateforme EU Academy, ou sont directement fournies par les participants. 

5.    Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L’accès aux données à caractère personnel peut être accordé aux destinataires suivants:

    -    le personnel désigné de la direction générale de l’éducation et de la culture (DG EAC) de la Commission européenne; 
    -    le personnel désigné de la Commission européenne, en particulier au sein du JRC (équipe de l’EU Academy) et le personnel désigné de l’EACEA; 
    -    le personnel autorisé du contractant du contrat-cadre de services n° SI2.3217, consortium dirigé par Lattanzio KIBS et composé des organismes suivants: Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum et Instituto de Estudios sobre Conflictos y Acción Humanitaria;  
    -    ACI BLUETEAM S.p.A. (sous-traitant)
Le transfert de données à d’autres tiers est interdit. Les données à caractère personnel recueillies ne seront jamais utilisées à des fins de marketing.
En outre, en cas de contrôle ou de litige, les données à caractère personnel peuvent être partagées et traitées par les organismes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union, conformément aux règles applicables en matière de protection des données et dans le cadre des tâches qui leur sont confiées par la législation applicable. Il s’agit notamment des destinataires suivants:

    -    la Cour de justice de l’Union européenne ou un juge national, ainsi que les avocats et les agents des parties en cas de procédure judiciaire; 
    -    l’Office européen de lutte antifraude (OLAF); 
    -    le service d’audit interne de la Commission;   
    -    l’Office d’investigation et de discipline de la Commission (IDOC);  
    -    la Cour des comptes européenne;  
    -    le Médiateur européen;  
    -    le Parquet européen; 
    -    les juridictions de l’UE et les autorités nationales.

6.   Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

Aux fins énoncées au point 3 A, la période de conservation, y compris des journaux d’accès, est définie par la durée de conservation du portail européen de la jeunesse. Les données à caractère personnel contenues dans les comptes des utilisateurs du corps européen de solidarité seront supprimées trois ans après que l’utilisateur a atteint l’âge maximal autorisé pour participer au corps, sauf si ce dernier souhaite prendre part à un programme réservé aux anciens participants qui pourrait éventuellement avoir été mis en place d’ici là, s’il exprime par courrier électronique son souhait de conserver son compte d’utilisateur ou son consentement à cet égard, ou s’il a bénéficié de financements de l’UE en participant au programme, auquel cas les données sont conservées pendant cinq ans à compter de la dernière transaction financière conformément à la liste commune de conservation des dossiers. 

La politique de conservation de l’EU Academy s’applique à la conservation de données à caractère personnel dans l’environnement de l’EU Academy aux fins définies aux points 3 A, B et C.

Les données à caractère personnel traitées aux fins énoncées aux points 3 D et E seront supprimées des serveurs des sous-traitants et sous-traitants ultérieurs dans les six mois suivant l’achèvement du dernier contrat spécifique relevant du contrat-cadre SI2.3217.

7.   Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel et comment les exercer? 

En vertu des dispositions du règlement sur la protection des données, vous avez le droit de demander: 
    •    l’accès aux données à caractère personnel détenues par l’EACEA à votre sujet; 
    •    la rectification de vos données à caractère personnel si nécessaire; 
    •    l’effacement de vos données à caractère personnel; 
    •    la limitation du traitement de vos données à caractère personnel; 
    •    à recevoir vos données ou les faire transférer vers une autre organisation dans un format standard lisible par machine couramment utilisé (transférabilité des données).

Étant donné que le traitement de vos données à caractère personnel dont il est question ici est fondé sur l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement sur la protection des données, vous avez le droit de vous opposer au traitement de ces données pour des raisons tenant à votre situation particulière eu égard aux dispositions de l’article 23 dudit règlement.

En outre, étant donné que le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement [article 5, paragraphe 1, point d), et/ou article 10, paragraphe 2, point a), du règlement sur la protection des données], veuillez noter que vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, avec effet immédiat. Le traitement fondé sur votre consentement avant ce retrait restera licite.  

L’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 prévoit que, pour des questions relatives au fonctionnement des institutions et organes de l’Union, ceux-ci peuvent limiter certains droits dont jouissent les personnes dans des circonstances exceptionnelles et moyennant les garanties prévues par ledit règlement. Ces restrictions sont prévues dans des règles internes adoptées par l’EACEA et publiées au Journal officiel de l’Union européenne  (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Elles devront être limitées dans le temps et proportionnées et respecter l’essence des droits susmentionnés. Elles seront levées dès la fin des circonstances les justifiant. Vous recevrez un avis plus spécifique relatif à la protection des données à l’expiration de ce délai.

En règle générale, vous serez informé(e) des principales raisons d’une restriction, à moins que cette information n’en annule les effets.

Vous avez le droit de saisir le CEPD au sujet de la portée de la restriction concernée.

8.    Votre droit de recours en cas de litige concernant toute question relative aux données à caractère personnel

En cas de litige concernant toute question relative à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données, dont les coordonnées et l’adresse électronique sont mentionnées ci-dessus.
 
Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l’EACEA à l’adresse électronique suivante:   eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Vous pouvez aussi à tout moment déposer plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données: http://www.edps.europa.eu.

9.    On which legal basis are we processing your personal data? 

Article 5, paragraphe 1 

a) Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union (à déterminer dans le droit de l’Union), et a2) le traitement de données à caractère personnel nécessaires pour la gestion et le fonctionnement des institutions ou organes de l’Union [considérant 22].

La principale base juridique du traitement des données à caractère personnel est la suivante:

•     Règlement (UE) 2021/888 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 2021 établissant le programme «Corps européen de solidarité» et abrogeant les règlements (UE) 2018/1475 et (UE) nº 375/2014.
d) la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

En ce qui concerne le traitement des données relatives à la santé:

Article 10, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) 2018/1725: la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement de ces données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.