Formazione del Corpo volontario europeo di aiuto umanitario - Comunicazione sulla protezione dei dati

L'Agenzia esecutiva europea per l'istruzione e la cultura (EACEA) si impegna a preservare la privacy. Tutti i dati personali sono trattati in conformità del regolamento (UE) 2018/1725 sulla protezione dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione ("regolamento sulla protezione dei dati").

La seguente informativa sulla protezione dei dati delinea le politiche con le quali l'EACEA raccoglie, gestisce e utilizza i dati personali delle persone interessate nell'ambito della formazione del Corpo volontario europeo di aiuto umanitario.

1.    Chi è responsabile per i miei dati personali (titolare del trattamento)? 

Il titolare del trattamento è l'Agenzia esecutiva europea per l'istruzione e la cultura, BE-1049 Bruxelles 

La persona designata come responsabile del trattamento dei dati è il capo dell'unità A5 - Gioventù, Corpo europeo di solidarietà e Volontari per l'aiuto umanitario. Indirizzo e-mail: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2.    Quali sono i dati personali in questione? 

    1.    I dati degli utenti registrati del Corpo europeo di solidarietà indicati di seguito sono trasferiti dal Portale europeo per i giovani alla piattaforma EU Academy:  

    -    Indirizzo e-mail 
    -    Nome utente EU Login 
    -    Nome  
    -    Cognome  
    -    Lingua preferita per le comunicazioni  
    -    Stato di residenza  
    -    Città (facoltativo)

    2.    Possono essere trattati i seguenti dati già disponibili sulla piattaforma EU Academy: 

    -    risposte al questionario di autovalutazione, 
    -    dati relativi al corso a cui si partecipa,  
    -    dati relativi ai corsi seguiti e completati,  
    -    dati relativi all'andamento dei corsi 
    -    risposte al sondaggio sui corsi 
    -     risposte ai testi online 
    -    dati inseriti nello strumento di registrazione 

    3.    Saranno trattati i seguenti dati, ricevuti tramite lo strumento di registrazione di EU Academy, e compilati dai candidati volontari ai fini dell'organizzazione logistica e del follow-up della formazione in presenza: 

    -    Nome 
    -    Cognome 
    -    Indirizzo e-mail 
    -    Numero di cellulare 
    -    Sesso  
    -    Luogo e data di nascita 
    -    Dati del documento d'identità (tipo, numero, validità e autorità di emissione) 
    -    Luogo di partenza 
    -    Esigenze alimentari specifiche 
    -    Esigenze di accesso specifiche 
    -    Esigenze di assistenza specifiche dovute a condizioni di salute personale o a difficoltà di apprendimento 
    -    Un contatto di emergenza: nome, relazione con il candidato, numero di telefono

    4.    I seguenti dati saranno trattati dall'agenzia di viaggio che organizza lo spostamento verso il luogo della formazione in presenza:

    -    Nome e cognome 
    -    Luogo e data di nascita 
    -    Nazionalità 
    -    Sesso 
    -    Dati del documento d'identità (tipo, numero, validità e autorità di emissione) 
    -    Luogo di partenza 
    -    Informazioni sulle condizioni di salute, esigenze alimentari e sull'assistenza speciale, se presenti

    5.    Verranno trattati anche i dati raccolti tramite il modulo per indicare le spese di viaggio (da compilare solo per i candidati volontari che presentano una domanda di rimborso):

    -    Nome e cognome 
    -    Indirizzo 
    -    Numero di telefono 
    -    Indirizzo e-mail 
    -    Nome della banca 
    -    Nome del titolare del conto bancario 
    -    Codice IBAN 
    -    Codice SWIFT/BIC

3.    Perché e come vengono trattati i dati personali 

Il trattamento dei dati è necessario per le seguenti finalità:
     A. Per garantire agli utenti registrati del Corpo europeo di solidarietà l'accesso ai seguenti contenuti sulla piattaforma EU Academy e consentire loro di intraprendere le azioni correlate: al questionario di autovalutazione, alla serie di corsi di formazione del Corpo volontario europeo di aiuto umanitario, al test online e allo strumento di registrazione per la formazione in presenza (per chi ha superato il test). 
    B. Per consentire la presentazione di relazioni per i servizi del Corpo europeo di solidarietà della DG EAC e dell'EACEA, nonché per presentare relazioni statistiche sull'analisi aggregata delle risposte di autovalutazione, dell'utilizzo dei corsi e delle risposte ai sondaggi, divisi per caratteristiche chiave degli utenti. I dati sono resi anonimi a tal fine. 
    C.  Per presentare all'EACEA, all'EAC e al fornitore un'analisi delle risposte al test online e allo strumento di registrazione, anche sulla base delle caratteristiche chiave dei rispondenti. 
    D.  Consentire al fornitore di pianificare la formazione in presenza, di prenotare i viaggi da e verso il centro di formazione per i candidati idonei e di processare i rimborsi delle spese di viaggio. 
    E. Per fornire agli erogatori dei servizi di formazione informazioni sulle esigenze particolari connesse alle condizioni di salute o alle difficoltà di apprendimento dei partecipanti, al fine di garantire un sostegno adeguato durante la formazione in presenza.
 
4.    Da dove sono presi i dati?

Dal Portale europeo per i giovani, da EU Academy e dalle informazioni comunicate dall'utente. 

5.    Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati? 

L'accesso ai dati personali può essere concesso in base al principio della "necessità di sapere" alle seguenti parti:
    -    personale designato della Commissione europea, direzione generale Istruzione e cultura (DG EAC); 
    -    personale designato della Commissione europea, in particolare del JRC (team del portale EU Academy) e personale designato dell'EACEA; 
    -    personale autorizzato dei fornitori che hanno stipulato il contratto quadro di servizi n. SI2.3217, cioè il consorzio guidato da Lattanzio Kibs e formato da: Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Acción Humanitaria.  
    -    ACI BLUETEAM S.p.A. (subfornitore)

È vietato il trasferimento di dati a terzi. I dati personali raccolti non saranno mai utilizzati a fini di marketing.
Inoltre, in caso di controllo o controversia, i dati personali possono essere condivisi e trattati dagli organismi incaricati del monitoraggio o dell'ispezione in applicazione del diritto dell'Unione, nel rispetto delle norme applicabili in materia di protezione dei dati e nell'ambito dei loro compiti affidati dalla legislazione pertinente. Sono compresi, in particolare, i seguenti soggetti:
    -    la Corte di giustizia dell'Unione europea o un giudice nazionale, nonché gli avvocati e gli agenti delle parti in caso di procedimento giudiziario; 
    -    l'ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF); 
    -    il servizio di audit interno della Commissione  
    -    l' ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC)  
    -    la Corte dei conti europea  
    -    il mediatore europeo  
    -    la Procura europea 
    -    gli organi giurisdizionali dell'UE e le autorità nazionali
 
6.    Per quanto tempo sono conservati i dati personali? 

Ai fini di cui al punto 3 A, il periodo di conservazione dei dati, compresi quelli di accesso, è definito dal periodo di conservazione del Portale europeo per i giovani. I dati personali contenuti negli account degli utenti del Corpo europeo di solidarietà saranno eliminati tre anni dopo il raggiungimento dell'età limite per partecipare al programma da parte degli utenti, a meno che questi ultimi non abbiano accettato di aderire a organizzazioni di ex partecipanti che possono essere operative a tale data, abbiano espresso interesse/consenso via e-mail a conservare l'account o abbiano beneficiato di finanziamenti dell'UE partecipando al programma, nel qual caso i dati sono conservati per cinque anni a partire dall'ultima operazione finanziaria conformemente all'elenco comune di conservazione.

La politica di conservazione di EU Academy si applica alla conservazione dei dati personali presenti nella piattaforma per le finalità definite al punto 3 A, B e C.

I dati personali trattati per le finalità 3 D ed E saranno cancellati dai server dei responsabili e dei sub-responsabili del trattamento entro 6 mesi dalla conclusione dell'ultimo contratto specifico emesso nell'ambito del CQ SI2.3217.

7.    Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli? 

Ai sensi delle disposizioni del regolamento sulla protezione dei dati, hai il diritto di: 
    •    chiedere l'accesso ai dati personali dell'EACEA che ti riguardano, 
    •    chiedere, se necessario, una rettifica dei tuoi dati personali, 
    •    chiedere la cancellazione dei dati personali, 
    •    chiedere di limitare il trattamento dei tuoi dati personali, 
    •    chiedere di ricevere o far trasferire i tuoi dati a un'altra organizzazione in un formato standard comunemente usato e leggibile da dispositivi automatici (portabilità dei dati).
Poiché tale trattamento dei dati personali si basa sull'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento sulla protezione dei dati, ti informiamo che hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali per motivi connessi alla tua situazione particolare a norma delle disposizioni dell'articolo 23 del regolamento sulla protezione dei dati.

Inoltre, poiché il trattamento dei dati personali è basato sul consenso [articolo 5, paragrafo 1, lettera d), o articolo 10, paragrafo 2, lettera a), del regolamento sulla protezione dei dati], ti informiamo che puoi revocarlo in qualsiasi momento e che ciò avrà effetto dal momento della revoca. Il trattamento basato sul consenso prima della revoca rimarrà legittimo.

L'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 stabilisce che, in materia di funzionamento delle istituzioni e degli organi dell'UE, questi ultimi possono limitare taluni diritti delle persone fisiche in circostanze eccezionali e con le garanzie previste da tale regolamento. Tali limitazioni sono previste dalle norme interne adottate dall'EACEA e pubblicate nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Tali limitazioni avranno una durata limitata, saranno proporzionate e rispetteranno l'essenza dei diritti di cui sopra. Saranno revocate non appena verranno meno le circostanze che le giustificano. Una volta trascorso questo periodo, riceverai un avviso più specifico sulla protezione dei dati.

Come regola generale, sarai informato dei principali motivi di una limitazione, a meno che tali informazioni non annullino l'effetto della limitazione in quanto tale.
Hai il diritto di presentare un reclamo al GEPD in merito alla portata della limitazione.
 

8.    Diritto di ricorso in caso di conflitto su qualsiasi questione relativa ai dati personali 

In caso di conflitto su qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati personali, è possibile rivolgersi al titolare del trattamento all'indirizzo e alla casella funzionale di posta elettronica di cui sopra. 
È inoltre possibile contattare il responsabile della protezione dei dati dell'EACEA al seguente indirizzo e-mail: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.

È possibile presentare in qualsiasi momento un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati: http://www.edps.europa.eu.

9.    Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali?

Articolo 5, paragrafo 1: 

a) il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione (da stabilire nel diritto dell'Unione); a2) compreso il trattamento dei dati personali necessari alla gestione e al funzionamento delle istituzioni o degli organi dell'Unione [considerando 22]

La principale base giuridica del trattamento dei dati personali è il:

•    Regolamento (UE) 2021/888 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 maggio 2021, che istituisce il programma "corpo europeo di solidarietà" e abroga i regolamenti (UE) 2018/1475 e (UE) n. 375/2014.
d) L'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.

Per il trattamento dei dati relativi alla salute, si veda:

l'articolo 10, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 2018/1725: l'interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche.