Opleiding voor het Europees vrijwilligerskorps voor humanitaire hulpverlening – Privacyverklaring

Het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA) wil uw privacy beschermen. Alle persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie (“de verordening bescherming van persoonsgegevens”).

Onderstaande privacyverklaring geeft een overzicht van de wijze waarop het EACEA persoonsgegevens verzamelt, beheert en gebruikt in het kader van de opleiding voor het Europees vrijwilligerskorps voor humanitaire hulpverlening.

1.    Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (de verwerkingsverantwoordelijke)? 

De verwerkingsverantwoordelijke is het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur, BE 1049 Brussel

Het hoofd van eenheid A5 (Jeugd, Europees Solidariteitskorps en vrijwilligers voor humanitaire hulp) is belast met de verwerking van de gegevens. E-mail: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2.    Welke persoonsgegevens worden verwerkt? 
   

1.    De onderstaande gegevens van bij het Europees Solidariteitskorps geregistreerde gebruikers worden van de Europese Jongerensite overgedragen aan EU Academy:
    -    e-mail
    -    gebruikersnaam EU Login
    -    voornaam 
    -    achternaam 
    -    contacttaal 
    -    land van verblijf 
    -    stad (optioneel)
   

2.    De volgende gegevens die op EU Academy beschikbaar zijn, kunnen worden verwerkt: 
    -    antwoorden op de vragenlijst van de zelfbeoordeling,
    -    gegevens over de inschrijving voor de cursus, 
    -    gegevens over de toegang tot de cursus en de voltooiing ervan, 
    -    gegevens over het verloop van de cursus
    -    antwoorden op de enquête over de cursus
    -    antwoorden op de onlinetest
    -    de in de tool voor de organisatie van opleidingen ingevulde gegevens.

  3.    De volgende gegevens, die aan de tool voor de organisatie van opleidingen op EU Academy zijn ontleend en door kandidaat-vrijwilligers om logistieke redenen en als follow-up met betrekking tot de face-to-face-opleiding zijn verstrekt, zullen worden verwerkt: 
    -    voornaam
    -    achternaam
    -    e-mailadres
    -    mobiel nummer
    -    geslacht 
    -    geboortedatum en  plaats
    -    gegevens over het identiteitsdocument (type, nummer, geldigheid en instantie van afgifte)
    -    plaats van vertrek
    -    bijzondere voedingsbehoeften
    -    bijzondere toegangsvereisten
    -    bijzondere bijstand als gevolg van persoonlijke gezondheids- of leerproblemen
    -    één noodcontact: naam, verwantschap, telefoonnummer

  4.    De volgende gegevens worden verwerkt door het reisbureau dat de reis naar de face-to-face-opleiding organiseert:
    -    voor- en achternaam
    -    geboortedatum en  plaats
    -    nationaliteit
    -    geslacht
    -    gegevens over het identiteitsdocument (type, nummer, geldigheid en instantie van afgifte)
    -    plaats van vertrek
    -    eventueel informatie over gezondheid, voedingsbehoeften en bijzondere bijstand

5.    De gegevens op de declaratie van de reiskosten (moet alleen worden ingevuld door kandidaat-vrijwilligers die een onkostendeclaratie indienen) worden verwerkt:
    -    naam
    -    adres
    -    telefoonnummer
    -    e-mail
    -    naam van de bank
    -    naam van de houder van de bankrekening
    -    IBAN-nummer
    -    SWIFT/BIC-nummer

3.    Waartoe verwerken wij uw gegevens? 

Gegevensverwerking is noodzakelijk om:
     A.    ervoor te zorgen dat geregistreerde gebruikers van het Europees Solidariteitskorps toegang hebben tot de volgende inhoud op EU Academy en ze de gerelateerde activiteiten kunnen uitvoeren: de vragenlijst van de zelfbeoordeling, de reeks cursussen van de opleiding voor het Europees vrijwilligerskorps voor humanitaire hulpverlening, de onlinetest en de tool voor de organisatie van de face-to-face-opleidingen voor degenen die voor de test geslaagd zijn.
    B.    rapportage voor de diensten voor het Europees Solidariteitskorps van DG EAC en het EACEA mogelijk te maken en in statistische verslagen en op basis van de belangrijkste kenmerken van de gebruikers een geaggregeerde analyse te kunnen presenteren van de antwoorden van de zelfbeoordeling, het gebruik van cursussen en de antwoorden op enquêtes. De gegevens worden voor dit doel geanonimiseerd.
    C.    een analyse van de antwoorden op de onlinetest en van de aan de tool voor de organisatie van de face-to-face-opleidingen ontleende gegevens te presenteren aan het EACEA, EAC en de contractant, onder meer op basis van de belangrijkste kenmerken van de respondenten.
    D.    de contractant in staat te stellen de face-to-face-opleiding te plannen, de reis van geslaagde kandidaten - van en naar het opleidingscentrum te boeken en de vergoedingen van de reiskosten te verwerken.
    E.    informatie aan de aanbieders van opleidingen te verstrekken over bijzondere behoeften met betrekking tot de gezondheidstoestand of de leerproblemen van deelnemers, zodat bij de face-to-face-opleiding voor passende ondersteuning kan worden gezorgd.

4.    Van welke bronnen wordt bij het verzamelen van gegevens gebruikgemaakt?

Van de Europese Jongerensite, EU Academy en uzelf. 

5.    Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden ze meegedeeld? 

Aan de volgende ontvangers kan op “need-to know”-basis toegang tot persoonsgegevens worden verleend:

    -    aangewezen personeel van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur (DG EAC) van de Europese Commissie;
    -    aangewezen personeel van de Europese Commissie – met name van het JRC (EU Academy team) – en aangewezen personeel van het EACEA;
    -    bevoegd personeel van de contractant van de kaderovereenkomst voor diensten nr. SI2.3217: een consortium onder leiding van Lattanzio Kibs en waarvan het Institut Bioforce, de Fondazione Punto.Sud, de Ruhr-Universität Bochum en het Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitaria deel uitmaken. 
    -    ACI BLUETEAM S.p.A. (subcontractant)

De overdracht van gegevens aan andere derde partijen is verboden. De verzamelde persoonsgegevens zullen nooit voor marketingdoeleinden worden gebruikt.

Bovendien kunnen in geval van controle of betwisting persoonsgegevens worden gedeeld met en verwerkt door de instanties die belast zijn met een toezichts- of inspectietaak in het kader van de toepassing van het Unierecht, overeenkomstig de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming en binnen de grenzen van de taken die hen krachtens de desbetreffende wetgeving zijn opgedragen. De ontvangers zijn met name:

    -    het Europees Hof van Justitie of een nationale rechter, alsmede de advocaten en gemachtigden van de partijen in het geval van een gerechtelijke procedure;
    -    het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF);
    -    de dienst Interne Audit van de Commissie 
    -    het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC) 
    -    de Europese Rekenkamer 
    -    de Europese Ombudsman 
    -     het Europees Openbaar Ministerie
    -    EU-rechtbanken en nationale autoriteiten

6.    Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? 

Voor de onder 3 A genoemde doeleinden komt de opslagperiode, met inbegrip van de toegangslogs, overeen met de bewaartermijn van de Europese Jongerensite. Persoonsgegevens van leden van het Europees Solidariteitskorps worden drie jaar nadat de betrokkene de maximumleeftijd voor deelname aan projecten van het korps heeft bereikt, gewist, tenzij de betrokkene ermee ingestemd heeft om tegen die tijd deel te nemen aan een eventuele alumni-regeling, via e-mail zijn belangstelling/instemming heeft kenbaar gemaakt om de gebruikersaccount te behouden of heeft gebruikgemaakt van EU-financiering via deelname aan het programma. In dat geval worden de gegevens vijf jaar bewaard vanaf de laatste financiële transactie volgens de gemeenschappelijke lijst van te bewaren documenten.

Het beleid van EU Academy inzake het bewaren van gegevens is van toepassing op het bewaren van persoonsgegevens in het kader van EU Academy voor de in 3 A, B en C vermelde doeleinden.

De voor de doeleinden 3 D en E verwerkte persoonsgegevens worden uiterlijk zes maanden na de voltooiing van het laatste specifieke contract in het kader van raamcontract SI2.3217 verwijderd van de servers van de verwerkers en subverwerkers van gegevens.

7.    Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe kunt u uw rechten uitoefenen? 

Op grond van de bepalingen van de verordening bescherming van persoonsgegevens heeft u het recht te verzoeken dat:

    •    u toegang heeft tot uw persoonsgegevens bij het EACEA;
    •    uw persoonsgegevens worden gerectificeerd;
    •    uw persoonsgegevens worden gewist;
    •    de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt;
    •    uw gegevens worden verstrekt of aan een andere organisatie worden overgedragen in een gangbaar machineleesbaar standaardformaat (overdraagbaarheid van gegevens).

Aangezien deze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op artikel 5, lid 1, punt a), van de verordening bescherming van persoonsgegevens, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van artikel 23 van de verordening bescherming van persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming [artikel 5, lid 1, punt d), en/of artikel 10, lid 2, punt a), van de verordening bescherming van persoonsgegevens], maar u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Zodra u uw toestemming heeft ingetrokken, worden uw gegevens niet langer verwerkt. De verwerking van uw gegevens vóór de intrekking van uw toestemming blijft rechtmatig.

Artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalt dat, in aangelegenheden betreffende de werking van de instellingen of organen van de Unie, deze instellingen en organen bepaalde rechten van personen in uitzonderlijke omstandigheden en met inachtneming van de in die verordening vastgestelde waarborgen kunnen beperken. Dergelijke beperkingen zijn opgenomen in interne voorschriften die door het EACEA zijn vastgesteld en in het Publicatieblad van de Europese Unie zijn bekendgemaakt (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Beperkingen moeten beperkt zijn in de tijd, ze moeten evenredig zijn en ze mogen geen inbreuk plegen op de essentie van de bovengenoemde rechten. Ze worden opgeheven zodra de omstandigheden die de beperking rechtvaardigen, niet langer van toepassing zijn. U ontvangt een specifieker bericht over gegevensbescherming wanneer deze periode is verstreken.

In principe wordt u geïnformeerd over de belangrijkste redenen voor een beperking, tenzij deze informatie het effect van de beperking als zodanig teniet zou doen.

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (European Data Protection Supervisor, EDPS) over de reikwijdte van de beperking.

8.    Uw recht op verhaal bij een conflict in verband met persoonsgegevens 

Bij een conflict over de bescherming van persoonsgegevens kunt u zich wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke op het bovengenoemde adres en via de functionele mailbox.
 
U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het EACEA op het volgende e-mailadres: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: http://www.edps.europa.eu.

9.    Op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Artikel 5, lid 1 

a) De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend (moet worden vastgesteld in het Unierecht), (a2), met inbegrip van de verwerking van de voor het beheer en de werking van die instellingen en organen benodigde persoonsgegevens [overweging 22].

De belangrijkste rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is:

•    Verordening (EU) 2021/888 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2021 tot vaststelling van het programma Europees Solidariteitskorps en tot intrekking van Verordeningen (EU) 2018/1475 en (EU) nr. 375/2014.
d) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Voor de verwerking van gegevens met betrekking tot de gezondheid:

Artikel 10, lid 2, punt a), van Verordening (EU) nr. 2018/1725: de betrokkene heeft uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden.