Formarea pentru Corpul voluntar european de ajutor umanitar – Aviz privind protecția datelor
Agenția Executivă Europeană pentru Educație și Cultură (EACEA) caută activ să vă protejeze viața privată. Toate datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 privind protecția datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii („regulamentul privind protecția datelor”).
Următorul aviz privind protecția datelor prezintă politicile pe care le aplică EACEA atunci când colectează, gestionează și utilizează datele cu caracter personal ale persoanelor vizate în contextul formării pentru Corpul voluntar european de ajutor umanitar.
1. Cine este operatorul de date (entitatea care răspunde de prelucrarea datelor cu caracter personal)?
Operatorul este Agenția Executivă Europeană pentru Educație și Cultură, BE-1049 Bruxelles.
Persoana desemnată ca fiind responsabilă cu operațiunea de prelucrare este șeful unității A5 (Tineret, Corpul de solidaritate al UE și Voluntari UE pentru ajutor umanitar), cu adresa de e-mail:EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
2. Ce date cu caracter personal prelucrăm?
1. Următoarele date ale utilizatorilor înregistrați ai Corpului european de solidaritate sunt transferate de pe Portalul european pentru tineret către platforma EU Academy:
- Adresa de e-mail
- Numele de utilizator EU Login
- Prenumele
- Numele de familie
- Limba pentru contact
- Țara de reședință
- Localitatea (opțional)
2. Pot fi prelucrate următoarele date disponibile pe platforma EU Academy:
- Răspunsurile la chestionarul de autoevaluare
- Cursurile la care v-ați înscris
- Cursurile pe care le-ați accesat și finalizat
- Date despre progresul în cadrul cursului
- Răspunsuri la sondajul despre cursuri
- Răspunsuri la testele online
- Datele completate în programatorul de formare
3. Vor fi prelucrate și următoarele date extrase din programatorul de formare de pe platforma EU Academy, completate de candidați pentru a facilita organizarea logistică și discuțiile de după formarea față în față:
- Prenumele
- Numele de familie
- Adresa de e-mail
- Numărul de telefon mobil
- Genul
- Data și locul nașterii
- Datele documentului de identitate (tipul, numărul, valabilitatea și autoritatea emitentă)
- Locul de plecare
- Nevoile alimentare speciale
- Cerințele speciale privind accesul
- Nevoile speciale de asistență datorate stării de sănătate sau dificultăților de învățare
- Datele persoanei de contact în caz de urgență: nume, relație, număr de telefon
4. Următoarele date vor fi prelucrate de agenția de voiaj care organizează călătoria către cursul de formare față în față:
- Numele și prenumele
- Data și locul nașterii
- Cetățenia
- Genul
- Datele documentului de identitate (tipul, numărul, valabilitatea și autoritatea emitentă)
- Locul de plecare
- Informații privind sănătatea, nevoile alimentare și nevoile speciale de asistență, dacă este cazul
5. Se vor prelucra următoarele date colectate prin intermediul formularului de cheltuieli pentru cheltuielile de deplasare (care trebuie completat numai de către candidații care depun o cerere de decont):
- Numele
- Adresa
- Numărul de telefon
- Adresa de e-mail
- Numele băncii
- Numele titularului contului
- Codul IBAN
- Codul SWIFT/BIC
3. În ce scop vă prelucrăm datele?
Prelucrarea datelor este necesară în următoarele scopuri:
A. Pentru a asigura accesul utilizatorilor înregistrați în Corpul european de solidaritate la următoarele conținuturi ale platformei EU Academy și pentru a le permite să desfășoare activitățile conexe: să efectueze chestionarul de autoevaluare, să urmeze setul de cursuri de formare pentru Corpul voluntar european de ajutor umanitar, să susțină testul online și să utilizeze programatorul de formare pentru cursurile față în față (doar pentru cei care au trecut testul).
B. Pentru a le permite serviciilor dedicate Corpului european de solidaritate din cadrul DG EAC și EACEA să elaboreze rapoarte și statistici cu o analiză agregată a răspunsurilor la chestionarele de autoevaluare, a utilizării cursurilor și a răspunsurilor la sondaje, structurată pe caracteristicile principale ale utilizatorilor. Datele sunt anonimizate în acest scop.
C. Pentru a prezenta către EACEA, EAC și contractant o analiză a răspunsurilor la testul online și a datelor introduse în programatorul de formare față în față, structurată inclusiv pe caracteristicile principale ale utilizatorilor.
D. Pentru a-i permite contractantului să planifice formarea față în față, să rezerve călătoriile candidaților acceptați către și de la centrul de formare și să prelucreze rambursarea cheltuielilor de călătorie.
E. Pentru a le oferi furnizorilor cursurilor de formare informații despre eventualele nevoi speciale legate de starea de sănătate sau de dificultățile de învățare ale participanților, pentru a le asigura un sprijin adecvat în timpul formării față în față.
4. De unde colectăm datele?
De pe Portalul european pentru tineret, de pe platforma EU Academy și direct de la dumneavoastră.
5. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui sunt ele divulgate?
Accesul la datele cu caracter personal poate fi acordat pe baza principiului necesității de a cunoaște către următoarele părți:
- Personalul desemnat din Direcția Generală Educație și Cultură (DG EAC) din cadrul Comisiei Europene
- Personalul desemnat din Comisia Europeană, în special din cadrul JRC (echipa EU Academy) și personalul desemnat din EACEA
- Personalul autorizat al contractantului desemnat prin contractul-cadru de servicii nr. SI2.3217. Este vorba despre un consorțiu condus de Lattanzio Kibs și compus din Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitaria
- ACI BLUETEAM S.p.A. (subcontractant)
Transferul de date către alte părți terțe este interzis. Datele cu caracter personal colectate nu vor fi niciodată utilizate în scopuri de marketing.
În plus, în caz de control sau litigiu, datele cu caracter personal pot fi partajate cu organismele care au o sarcină de monitorizare sau inspecție și pot fi prelucrate de acestea în cadrul aplicării dreptului Uniunii, în conformitate cu normele aplicabile privind protecția datelor și în limitele sarcinilor care le revin în temeiul legislației relevante. Este vorba, în special, de următorii destinatari:
- Curtea Europeană de Justiție sau un judecător național, precum și avocații și agenții părților în cazul unei proceduri judiciare;
- Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF);
- Serviciul de audit intern al Comisiei
- Oficiul de investigație și de disciplină al Comisiei (IDOC)
- Curtea de Conturi a Uniunii Europene
- Ombudsmanul European
- Parchetul European
- instanțele UE și autoritățile naționale.
6. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?
În scopurile prevăzute la punctul 3 litera A, perioada de stocare, inclusiv jurnalele de acces, corespunde perioadei de păstrare de pe Portalul european pentru tineret. Datele cu caracter personal din conturile de utilizator ale Corpului european de solidaritate vor fi șterse la trei ani după atingerea limitei maxime de vârstă până la care utilizatorul poate participa la Corpul de solidaritate, cu excepția cazului în care acesta: a) a fost de acord să se alăture unui sistem pentru foștii participanți care poate fi în vigoare la momentul respectiv; b) și-a exprimat prin e-mail interesul/consimțământul pentru păstrarea contului de utilizator; c) a beneficiat de finanțare din partea UE prin participarea la program, caz în care datele sunt păstrate timp de 5 ani de la data ultimei tranzacții financiare înregistrate pe lista comună de păstrare a dosarelor.
Politica de păstrare a datelor de către EU Academy se aplică păstrării datelor cu caracter personal în mediul EU Academy în scopurile definite la punctul 3, literele A, B și C.
Datele cu caracter personal prelucrate în scopurile definite la punctul 3, literele D și E vor fi șterse de pe serverele persoanelor împuternicite de operator și ale subcontractanților în termen de 6 luni de la finalizarea ultimului contract specific derulat în temeiul contractului-cadru SI2.3217.
7. Ce drepturi aveți în ceea ce privește datele cu caracter personal și cum vi le puteți exercita?
În temeiul dispozițiilor regulamentului privind protecția datelor, aveți dreptul:
• să solicitați acces la datele cu caracter personal deținute de EACEA în ceea ce vă privește;
• să solicitați rectificarea datelor cu caracter personal, dacă este necesar;
• să solicitați ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal;
• să solicitați limitarea prelucrării datelor cu caracter personal;
• să solicitați primirea sau transferarea datelor personale către o altă organizație într-un format standard utilizat în mod obișnuit (portabilitatea datelor).
Întrucât această prelucrare a datelor cu caracter personal se bazează pe articolul 5 alineatul (1) litera (a) din regulamentul privind protecția datelor, vă informăm că aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal din motive legate de situația particulară în care vă aflați, în temeiul dispozițiilor articolului 23 din acest regulament.
În plus, întrucât prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal se bazează pe consimțământul dumneavoastră [articolul 5 alineatul (1) litera (d) și/sau articolul 10 alineatul (2) litera (a) din regulamentul privind protecția datelor], vă informăm că îl puteți retrage în orice moment – acest lucru va produce efecte din momentul retragerii consimțământului. Prelucrarea pe baza consimțământului dumneavoastră înainte de retragerea acestuia va rămâne legală.
Articolul 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevede că, în chestiuni legate de funcționarea instituțiilor și organelor UE, acestea din urmă pot restricționa anumite drepturi ale persoanelor în circumstanțe excepționale și cu garanțiile prevăzute în regulamentul respectiv. Astfel de restricții sunt prevăzute în normele interne adoptate de EACEA și publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).
O astfel de restricție va avea un caracter limitat în timp, proporțional și conform cu substanța drepturilor prevăzute mai sus. Aceasta va înceta de îndată ce circumstanțele care justifică restricția nu mai sunt aplicabile. După expirarea acestei perioade, veți primi un aviz mai specific privind protecția datelor.
Ca regulă generală, veți fi informat cu privire la principalele motive ale unei restricții, cu excepția cazului în care aceste informații ar anula efectul restricției ca atare.
Aveți dreptul de a depune o plângere la AEPD cu privire la sfera de aplicare a restricției.
8. Dreptul la o cale de atac în caz de conflict cu privire la orice problemă legată de datele cu caracter personal
În caz de conflict cu privire la orice problemă legată de protecția datelor cu caracter personal, vă puteți adresa operatorului la adresa menționată mai sus.
De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul EACEA eacea-data-protection@ec.europa.eu.
În orice moment, puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor: http://www.edps.europa.eu.
9. Care este temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal?
Articolul 5 alineatul (1)
(a) Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organismul Uniunii (acest lucru trebuie să fie prevăzut în legislația Uniunii), (a2) inclusiv prelucrarea datelor cu caracter personal necesară pentru gestionarea și funcționarea instituțiilor sau organismelor UE [Recitalul 22].
Principalul temei juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este:
• Regulamentul (UE) 2021/888 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 mai 2021 de instituire a Programului „Corpul european de solidaritate” și de abrogare a Regulamentelor (UE) 2018/1475 și (UE) nr. 375/2014.
(d) persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice.
Pentru prelucrarea datelor legate de starea de sănătate:
articolul 10 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 2018/1725: persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri precizate.