Odborná príprava Európskeho dobrovoľníckeho zboru pre humanitárnu pomoc – oznámenie o ochrane údajov
Európska výkonná agentúra pre vzdelávanie a kultúru (EACEA) sa zaväzuje chrániť vaše súkromie. So všetkými osobnými údajmi sa zaobchádza v súlade s nariadením (EÚ) 2018/1725 o ochrane osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie (ďalej len „nariadenie o ochrane údajov“).
V nasledujúcom oznámení o ochrane údajov sa uvádzajú politiky, v rámci ktorých EACEA získava, spravuje a používa osobné údaje dotknutých jednotlivcov, pokiaľ ide o odbornú prípravu Európskeho dobrovoľníckeho zboru pre humanitárnu pomoc.
1. Kto je zodpovedný za spracúvanie vašich osobných údajov (prevádzkovateľ)?
Prevádzkovateľom je Európska výkonná agentúra pre vzdelávanie a kultúru, BE-1049 Brusel.
Za osobu, ktorá zodpovedá za túto spracovateľskú operáciu, bol určený vedúci oddelenia A5, Mládež, zbor solidarity EÚ a dobrovoľníci pomoci, email: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
2. Ktoré osobné údaje sa spracúvajú?
1. Údaje registrovaných používateľov Európskeho zboru solidarity uvedené nižšie sa prenášajú z Európskeho portálu pre mládež na Akadémiu EÚ:
- e-mail
- používateľské meno EU Login
- krstné meno
- priezvisko
- jazyk komunikácie
- krajina pobytu
- obec (nepovinné)
2. Spracúvať sa môžu tieto údaje dostupné na Akadémii EÚ:
- odpovede z dotazníka na sebahodnotenie,
- údaje týkajúce sa zápisu do kurzu,
- údaje týkajúce sa prístupu ku kurzu a jeho absolvovania,
- údaje súvisiace s napredovaním v rámci kurzu,
- odpovede na dotazník týkajúci sa kurzu,
- odpovede z online testu,
- údaje vyplnené v plánovacom harmonograme daného kurzu.
3. Spracujú sa tieto údaje získané z plánovacieho systému na Akadémii EÚ, ktoré vyplnili záujemcovia o dobrovoľnícku činnosť na účely logistických opatrení a následných opatrení týkajúcich sa prezenčnej odbornej prípravy:
- krstné meno
- priezvisko
- emailová adresa
- číslo mobilného telefónu
- pohlavie
- dátum a miesto narodenia
- informácie o doklade totožnosti (druh, číslo, platnosť a vydávajúci orgán)
- miesto odchodu
- špeciálne požiadavky týkajúce sa stravy
- špeciálne požiadavky týkajúce sa prístupu
- špeciálne požiadavky zo zdravotných dôvodov alebo súvisiace s poruchami učenia
- kontakt pre prípad núdze: meno, príbuzenský vzťah, telefónne číslo
4. Cestovná kancelária, ktorá organizuje cestu na miesto prezenčnej odbornej prípravy, spracuje tieto údaje:
- meno a priezvisko
- dátum a miesto narodenia
- štátna príslušnosť
- pohlavie
- informácie o doklade totožnosti (druh, číslo, platnosť a vydávajúci orgán)
- miesto odchodu
- v prípade potreby aj informácie o zdravotnom stave, požiadavkách týkajúcich sa stravy a osobitnej pomoci
5. Spracujú sa tieto údaje zozbierané prostredníctvom formulára o výdavkoch na cestovné náklady (vyplnia len tí záujemcovia o dobrovoľnícku činnosť, ktorí predkladajú žiadosť o náhradu výdavkov):
- meno
- adresa
- telefónne číslo
- e-mail
- názov banky
- meno majiteľa bankového účtu
- číslo IBAN
- číslo SWIFT/BIC
3. Na aký účel spracúvame vaše údaje?
Spracúvanie údajov sa vyžaduje na tieto účely:
A. Zabezpečiť prístup registrovaných používateľov Európskeho zboru solidarity k nasledujúcemu obsahu, ktorý sa nachádza na Akadémii EÚ, a umožniť vykonať súvisiace činnosti: dotazník na sebahodnotenie, súbor kurzov odbornej prípravy Európskeho dobrovoľníckeho zboru pre humanitárnu pomoc, online test a plánovací harmonogram prezenčnej odbornej prípravy pre všetkých, ktorí úspešne absolvovali test.
B. Umožniť podávanie správ útvarom GR EAC a EACEA pre Európsky zbor solidarity, ako aj predkladať súhrnnú analýzu odpovedí z dotazníkov na sebahodnotenie, využívania kurzov a odpovedí z dotazníka podľa kľúčových charakteristík používateľov v mesačnej štatistickej správe. Údaje sú na tento účel anonymizované.
C. Predložiť analýzu odpovedí online testu a plánovacieho harmonogramu prezenčnej odbornej prípravy agentúre EACEA, Generálnemu riaditeľstvu EAC a dodávateľovi, a to aj podľa kľúčových charakteristík respondentov.
D. Umožniť dodávateľovi naplánovať prezenčnú odbornú prípravu, rezervovať úspešným uchádzačom cestu do a zo strediska odbornej prípravy a spracúvať žiadosti o náhradu cestovných výdavkov.
E. Odoslať poskytovateľom odbornej prípravy informácie o špeciálnych požiadavkách súvisiacich so zdravotnými dôvodmi alebo poruchami učenia účastníkov, aby im počas prezenčnej odbornej prípravy dokázali zabezpečiť primeranú podporu.
4. Odkiaľ sa údaje zbierajú?
Z Európskeho portálu pre mládež, Akadémie EÚ a priamo od vás.
5. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k osobným údajom možno poskytnúť na základe zásady „need-to-know“ týmto príjemcom:
- určení zamestnanci Európskej komisie, Generálneho riaditeľstva pre vzdelávanie a kultúru (GR EAC);
- určení zamestnanci Európskej komisie, najmä v JRC (tím Akadémie EÚ) a určení zamestnanci EACEA;
- oprávnení zamestnanci dodávateľa uvedeného v rámcovej zmluve o poskytovaní služieb č. SI2.3217 – konzorcia, ktoré vedie Lattanzio Kibs a ktoré tvoria tieto inštitúcie: Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitarian;
- ACI BLUETEAM S.p.A. (subdodávateľ)
Prenos údajov iným tretím stranám je zakázaný. Získané osobné údaje sa nikdy nepoužijú na marketingové účely.
Navyše v prípade kontroly alebo sporu sa môžu osobné údaje sprístupniť orgánom povereným úlohami monitorovania alebo inšpekcie pri uplatňovaní práva Únie v súlade s uplatniteľnými pravidlami ochrany údajov a v rozsahu ich úloh, ktoré im boli zverené príslušnými právnymi predpismi. Tieto orgány môžu predmetné osobné údaje aj spracúvať. Patria sem najmä títo príjemcovia:
- Súdny dvor Európskej únie alebo vnútroštátny sudca, ako aj advokáti a splnomocnení zástupcovia účastníkov konania v prípade súdneho konania;
- Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF);
- útvar Komisie pre vnútorný audit;
- Vyšetrovací a disciplinárny úrad Komisie (IDOC);
- Európsky dvor audítorov;
- európsky ombudsman;
- úrad európskeho prokurátora;
- súdy EÚ a vnútroštátne orgány.
6. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Na účely stanovené v bode 3 A je obdobie uchovávania vrátane protokolov o prístupe vymedzené obdobím uchovávania Európskeho portálu pre mládež. Osobné údaje, ktoré sú súčasťou používateľských kont v rámci Európskeho zboru solidarity, budú vymazané tri roky po tom, ako používateľ dovŕšil hornú vekovú hranicu oprávnenosti na účasť v zbore, pokiaľ sa používateľ neprihlásil do niektorého v danom čase prebiehajúceho programu absolventov („alumni“), nevyjadril prostredníctvom e-mailu záujem o ponechanie používateľského konta alebo nevyužíval financovanie EÚ na základe účasti na programe – v tom prípade sa údaje uchovávajú päť rokov od poslednej finančnej transakcie podľa spoločného zoznamu uchovávania.
Politika uchovávania údajov Akadémiou EÚ sa vzťahuje na uchovávanie osobných údajov v prostredí Akadémie EÚ na účely vymedzené v bodoch 3 A, B a C.
Osobné údaje spracúvané na účely bodov 3 D a E budú zo serverov spracovateľov údajov a subdodávateľov vymazané do šiestich mesiacov od ukončenia poslednej konkrétnej zmluvy podľa rámcovej zmluvy SI2.3217.
7. Aké sú vaše práva týkajúce sa vašich osobných údajov a ako ich môžete uplatňovať?
Podľa ustanovení nariadenia o ochrane údajov máte právo:
• požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré o vás uchováva EACEA,
• v prípade potreby požiadať o opravu vašich osobných údajov,
• požiadať o vymazanie vašich osobných údajov,
• požiadať o obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov,
• požiadať o získanie svojich údajov alebo ich prenos do inej organizácie v bežne používanom strojovo čitateľnom štandardnom formáte (prenosnosť údajov).
Keďže toto spracúvanie vašich osobných údajov vychádza z článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia o ochrane údajov, upozorňujeme vás, že máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie podľa ustanovení článku 23 nariadenia o ochrane údajov.
Navyše, keďže toto spracúvanie vašich osobných údajov je založené na vašom súhlase [článok 5 ods. 1 písm. d) a/alebo článok 10 ods. 2 písm. a) nariadenia o ochrane údajov], dovoľujeme si vás informovať, že tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať s účinnosťou od momentu tohto odvolania. Spracúvanie na základe vášho súhlasu pred jeho odvolaním bude naďalej zákonné.
V článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa stanovuje, že vo veciach týkajúcich sa fungovania inštitúcií a orgánov EÚ môžu tieto za výnimočných okolností a so zárukami stanovenými v uvedenom nariadení obmedziť určité práva jednotlivcov.
Takéto obmedzenia sú stanovené vo vnútorných pravidlách prijatých agentúrou EACEA a uverejnených v Úradnom vestníku Európskej únie (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SK/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317 %2801 %29).
Každé takéto obmedzenie bude časovo obmedzené, primerané a bude rešpektovať podstatu uvedených práv. Bude zrušené hneď ako pominú okolnosti odôvodňujúce toto obmedzenie. Po uplynutí tohto obdobia dostanete konkrétnejšie oznámenie o ochrane údajov.
Vo všeobecnosti platí, že o hlavných dôvodoch obmedzenia budete informovaný(-á), pokiaľ sa touto informáciou nezruší samotný účinok takéhoto obmedzenia.
Pokiaľ ide o rozsah obmedzenia, máte právo podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.
8. Vaše právo žiadať o nápravu v prípade sporu o akejkoľvek otázke týkajúcej sa ochrany osobných údajov
V prípade sporu o akejkoľvek otázke týkajúcej sa ochrany osobných údajov sa môžete obrátiť na prevádzkovateľa na už uvedenej adrese alebo na funkčnej e-mailovej schránke.
Môžete sa obrátiť aj na zodpovednú osobu agentúry EACEA na tejto e-mailovej adrese: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.
Kedykoľvek sa môžete obrátiť so sťažnosťou na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov: http://www.edps.europa.eu.
9. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
článok 5 ods. 1
a) spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie (stanoví sa v práve Únie), (a2) zahŕňa spracúvanie osobných údajov potrebných na riadenie a fungovanie inštitúcií a orgánov Únie [odôvodnenie 22].
Hlavným právnym základom spracúvania osobných údajov je:
• nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2021/888 z 20. mája 2021, ktorým sa zriaďuje program Európsky zbor solidarity a zrušujú nariadenia (EÚ) 2018/1475 a (EÚ) č. 375/2014.
d) dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden konkrétny účel alebo na viaceré konkrétne účely.
V prípade spracovania údajov týkajúcich sa zdravia:
Článok 10 ods. 2 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725: dotknutá osoba vyjadrila výslovný súhlas so spracúvaním týchto osobných údajov na jeden alebo viacero určených účelov.;