Odborná příprava poskytovaná v rámci Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci – oznámení o ochraně údajů
Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu (EACEA) je odhodlána chránit vaše soukromí. Se všemi osobními údaji se zachází v souladu s nařízením (EU) 2018/1725 o ochraně osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie (dále jen „nařízení o ochraně údajů“).
Následující oznámení o ochraně údajů nastiňuje způsob, jakým agentura EACEA shromažďuje, spravuje a používá osobní údaje dotčených fyzických osob v rámci odborné přípravy poskytované v rámci Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci.
1. Kdo je odpovědný za zpracování vašich osobních údajů?
Správcem je Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu, BE-1049 Brusel.
Osobou pověřenou zpracováním údajů je vedoucí oddělení A5, Mládež, Evropský sbor solidarity a Humanitární dobrovolníci. EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
1. Níže uvedené údaje o registrovaných uživatelích Evropského sboru solidarity jsou předávány z Evropského portálu pro mládež Akademii EU:
– e-mail
– uživatelské jméno ze systému EU-Login
– křestní jméno
– příjmení
– kontaktní jazyk
– zemi bydliště
– město/obec (nepovinné)
2. Mohou být zpracovány tyto údaje získávané přes systém EU Academy:
– odpovědi na dotazník určený k sebehodnocení,
– údaje o zápisu do kurzu,
– údaje o přístupu k obsahu kurzu a jeho dokončení,
– údaje o plnění kurzu
– odpovědi na průzkumy mínění týkající se kurzu
– online odpovědi na testy
– údaje vyplněné v plánovacím nástroji.
3. Z plánovacího nástroje EU Academy, které vyplňují zájemci o dobrovolnickou činnost pro účely logistických opatření a následných opatření v souvislosti s prezenční odbornou přípravou, budou zpracovány následující údaje:
– křestní jméno
– příjmení
– e-mailová adresa
– číslo mobilního telefonu
– pohlaví
– datum a místo narození
– údaje o dokladu totožnosti (druh, číslo, platnost a vydávající orgán)
– místo odjezdu
– zvláštní výživové potřeby
– zvláštní požadavky na usnadnění přístupu
– zvláštní požadavky související se zdravotním stavem účastníka nebo jeho poruchami učení
– jeden kontakt pro případ nouze: jméno, vztah k účastníkovi, telefonní číslo
4. Cestovní kancelář, která zajišťuje cestu na prezenční školení, zpracuje tyto údaje:
– jméno a příjmení
– datum a místo narození
– státní příslušnost
– pohlaví
– údaje o dokladu totožnosti (druh, číslo, platnost a vydávající orgán)
– místo odjezdu
– informace o zdraví, stravovacích potřebách a případně vyžadované související zvláštní pomoci
5. Z údajů shromážděných prostřednictvím formuláře pro úhradu cestovních výdajů (vyplňují pouze zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří podali žádost o proplacení výdajů) budou zpracovány:
– jméno
– adresa
– telefonní číslo
– e-mail
– název banky
– jméno majitele bankovního účtu
– identifikátor IBAN
– identifikátor SWIFT/BIC
3. Za jakým účelem vaše údaje zpracováváme?
Zpracování údajů je nezbytné pro tyto účely:
A. Zajištění přístupu registrovaných uživatelů z Evropského sboru solidarity k následujícímu obsahu na EU Academy a umožnit jim provádět související činnosti: dotazník pro sebehodnocení, soubor kurzů odborné přípravy v rámci Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci, online test a prezenční plán odborné přípravy pro ty, kteří test úspěšně složili.
B. Umožnění podávání zpráv útvarům Evropského sboru solidarity GŘ EAC a EACEA, jakož i k předložení souhrnné analýzy odpovědí uvedených v rámci sebehodnocení, využití kurzů a odpověď na průzkum podle klíčových charakteristik uživatelů ve statistických zprávách. Údaje jsou za tímto účelem anonymizovány.
C. Předložení analýzy odpovědí uvedených v online testech a v rámci osobního plánování odborné přípravy, včetně klíčových charakteristik respondentů, agentuře EACEA, EACEA a smluvnímu partnerovi.
D. Umožnění dodavateli, aby mohl plánovat prezenční školení, rezervovat cesty pro úspěšné uchazeče do školicího střediska a zpět a zpracovávat proplácení cestovních výdajů.
E. Zajištění informací pro poskytovatele odborné přípravy o zvláštních potřebách souvisejících se zdravotním stavem nebo poruchami učení účastníků s cílem zajistit odpovídající podporu během prezenční odborné přípravy.
4. Odkud jsou údaje shromažďovány?
Z Evropského portálu pro mládež, EU Academy a přímo od vás.
5. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu dalšímu se poskytují?
Přístup k osobním údajům může být poskytnut na základě potřeby těmto subjektům:
– Určení zaměstnanci Evropské komise, Generálního ředitelství pro vzdělávání a kulturu (GŘ EAC);
– Určení zaměstnanci Evropské komise, zejména Společného výzkumného střediska (tým EU Academy) a určení zaměstnanci agentury EACEA;
– Oprávnění zaměstnanci dodavatele rámcové smlouvy o poskytování služeb č. SI2.3217 konsorcia vedeného společností Lattanzio KIBS ve složení Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitarian.
– ACI BLUETEAM S.p.A. (subdodavatel)
Předávání údajů jiným třetím stranám je zakázáno. Shromážděné osobní údaje nebudou nikdy použity pro marketingové účely.
Kromě toho v případě kontroly nebo sporu mohou být osobní údaje sdíleny se subjekty pověřenými monitorováním nebo inspekcí při uplatňování práva Unie a těmito subjekty zpracovávány v souladu s platnými pravidly pro ochranu údajů a v rámci jejich úkolů svěřených jim příslušnými právními předpisy. Jedná se zejména o tyto subjekty:
– Soudní dvůr EU nebo vnitrostátní soudce, jakož i advokáti a zmocněnci účastníků řízení v případě soudního řízení
– Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF)
– Útvar interního auditu Komise
– Vyšetřovací a disciplinární úřad Komise (IDOC)
– Evropský účetní dvůr
– Evropský ombudsman
– Úřad evropského veřejného žalobce
– soudy EU a vnitrostátní orgány
6. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
Pro účely uvedené v bodu 3 A je doba uchovávání, včetně protokolů o přístupu, definována dobou uchovávání údajů na Evropském portálu pro mládež. Osobní údaje obsažené v uživatelských účtech vytvořených pro Evropský sbor solidarity budou vymazány po uplynutí 3 let od chvíle, kdy účastník sboru dosáhne horní věkové hranice způsobilosti pro účast ve sboru, pokud ovšem uživatel nesouhlasil s účastí v některém z programů absolventů (tzv. alumni), které jsou v daném období k dispozici, případně nevyjádřil e-mailem zájem o / souhlas k zachování uživatelského účtu či nečerpal na základě účasti v programu finanční prostředky EU, v takovém případě jsou tyto údaje uchovávány po dobu pěti let od data poslední transakce podle společného seznamu pro uchovávání údajů.
Politika EU Academy pro uchovávání údajů se vztahuje na uchovávání osobních údajů v prostředí EU Academy pro účely vymezené v bodech 3 A, B a C.
Osobní údaje zpracovávané pro účely bodů 3 D a E budou ze serverů zpracovatelů údajů a dílčích zpracovatelů vymazány do šesti měsíců po dokončení poslední smlouvy na veřejnou zakázku podle rámcové smlouvy SI2.3217.
7. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Podle ustanovení nařízení o ochraně údajů máte právo:
• zažádat o přístup k vašim osobním údajům drženým agenturou EACEA
• v případě potřeby požádat o opravu svých osobních údajů
• požádat o vymazání vašich osobních údajů
• požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů
• požádat o přijetí vašich údajů nebo o jejich předání jiné organizaci v běžně používaném strojově čitelném standardním formátu (přenositelnost údajů)
• Vzhledem k tomu, že toto zpracování vašich osobních údajů probíhá podle čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení o ochraně údajů, vezměte prosím na vědomí, že podle ustanovení článku 23 nařízení o ochraně údajů máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů souvisejících s vaší konkrétní situací.
Kromě toho, pokud jde o zpracování vašich osobních údajů, které je založeno na vašem souhlasu podle [čl. 5 odst. 1 písm. d) a/nebo čl. 10 odst. 2 písm. a) nařízení o ochraně údajů], vezměte prosím na vědomí, že jej můžete kdykoli s okamžitou platností odvolat. Zpracování údajů na základě vašeho souhlasu před jeho odvoláním zůstane zákonné.
Článek 25 nařízení (EU) 2018/1725 stanoví, že ve věcech týkajících se fungování orgánů a institucí EU mohou tyto subjekty za výjimečných okolností a v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení omezit některá práva fyzických osob. Tato omezení jsou stanovena ve vnitřních předpisech přijatých agenturou EACEA a zveřejněných v Úředním věstníku Evropské unie (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).
Každé takové omezení je časově omezeno a musí být přiměřené, přičemž je nutné řídit se základní podstatou uvedených práv. Uvedené omezení se zruší, jakmile pominou okolnosti, které k němu vedly. Po uplynutí této lhůty obdržíte specifické oznámení o ochraně údajů.
Zpravidla budete o hlavních důvodech příslušného omezení informováni, ledaže by tyto informace zmařily účinek omezení jako takového.
Máte právo podat stížnost evropskému inspektorovi ochrany údajů ohledně rozsahu omezení.
8. Vaše právo na opravný prostředek v případě sporu o jakoukoli záležitost týkající se osobních údajů
V případě sporu ohledně ochrany osobních údajů se můžete obrátit na správce údajů na výše uvedené adrese a funkční e-mailové schránce.
Můžete se rovněž obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů agentury EACEA na této e-mailové adrese: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.
Stížnost můžete také kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů: http://www.edps.europa.eu.
9. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
čl. 5 odst. 1
a) Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen (stanovený právem Unie), a2), včetně zpracování osobních údajů nezbytných pro řízení a fungování orgánů nebo institucí Unie [22. bod odůvodnění].
Právní základ pro zpracování osobních údajů:
• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2021/888 ze dne 20. května 2021, kterým se zavádí program Evropský sbor solidarity a zrušují nařízení (EU) 2018/1475 a (EU) č. 375/2014.
d) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů k jednomu či více konkrétním účelům.
Pro zpracování údajů o zdravotním stavu:
Čl. 10 odst. 2 písm. a) nařízení (EU) 2018/1725. subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů.