Schulung für humanitäre Freiwilligentätigkeiten des Europäischen Solidaritätskorps – Datenschutzerklärung
Die Europäische Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) ist dem Schutz der Privatsphäre verpflichtet. Alle personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725 über den Schutz personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union* (nachstehend „Datenschutzverordnung“) verarbeitet.
Der vorliegenden Datenschutzerklärung ist zu entnehmen, wie die EACEA die personenbezogenen Daten von Personen erhebt, verwaltet und nutzt, die von der Datenverarbeitung im Rahmen der Schulung für humanitäre Freiwilligentätigkeiten des Europäischen Solidaritätskorps betroffen sind.
1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich (Datenverantwortlicher)?
Datenverantwortlicher ist die Europäische Exekutivagentur für Bildung und Kultur, BE-1049 Brüssel.
Für den Verarbeitungsvorgang in der EACEA ist der/die Leiter/in des Referats A5 ( Jugend, Europäisches Solidaritätskorps und Aid Volunteers) zuständig. E-Mail: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
2. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
1. Die nachstehend aufgeführten Daten der registrierten Mitglieder des Europäischen Solidaritätskorps werden vom Europäischen Jugendportal an EU Academy übermittelt:
- E-Mail-Adresse
- EU-Login-Nutzername
- Vorname
- Nachname
- Sprache
- Wohnsitzland
- Stadt (fakultativ)
2. Folgende auf EU Academy verfügbare Daten können verarbeitet werden:
- Antworten auf den Fragebogen zur Selbsteinschätzung
- bei der Einschreibung angegebene Daten
- Daten über den Zugang zu Kursen und den Abschluss von Kursen
- Daten über Kursfortschritte
- Antworten auf die Umfrage zum Kurs
- Antworten im Online-Test
- in den Schulungsplaner eingegebene Daten
3. Verarbeitet werden auch die folgenden Daten aus dem Planungstool auf EU Academy, die von potenziellen Freiwilligen für logistische Zwecke und als Follow-up für die Präsenzschulung ausgefüllt werden:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Mobilfunknummer
- Geschlecht
- Geburtsdatum und -ort
- Angaben zum Ausweis (Art, Nummer, Gültigkeit und ausstellende Behörde)
- Abreiseort
- besondere Ernährungsbedürfnisse
- besondere Zugangsanforderungen
- besonderer Unterstützungsbedarf aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Lernschwierigkeiten
- Notfallkontakt: Name, Beziehung zur Person, Telefonnummer
4. Das Reisebüro, das die Reise zur Präsenzschulung organisiert, verarbeitet folgende Daten:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum und -ort
- Nationalität
- Geschlecht
- Angaben zum Ausweis (Art, Nummer, Gültigkeit und ausstellende Behörde)
- Abreiseort
- Informationen über Gesundheit, Ernährungsbedürfnisse und gegebenenfalls besondere Unterstützung
5. Über das Erstattungsformular für Reisekosten erhobene Daten (nur wenn ein Erstattungsantrag gestellt wird) werden wie folgt verarbeitet:
- Name
- Adresse
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Name der Bank
- Name des Kontoinhabers
- IBAN Nummer
- SWIFT-/BIC-Nummer
3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Datenverarbeitung ist für folgende Zwecke erforderlich:
A Zur Gewährleistung des Zugangs registrierter Mitglieder des Europäischen Solidaritätskorps zum Kursangebot auf EU Academy und zur Durchführung der entsprechenden Aktivitäten: Fragebogen zur Selbsteinschätzung, Kurse im Rahmen der Schulung für humanitäre Freiwilligentätigkeiten des Europäischen Solidaritätskorps, Online-Test und Präsenzschulungsplaner für diejenigen, die den Test bestanden haben;
B. zur Ermöglichung der Berichterstattung an die bei der GD EAC und bei der EACEA für das Europäische Solidaritätskorps zuständigen Dienststellen; für die Bereitstellung aggregierter Analysen der Angaben zur Selbsteinschätzung, der Kursnutzung und der Antworten auf Umfragen nach Schlüsselmerkmalen der Nutzenden in statistischen Berichten. Die Daten werden zu diesem Zweck anonymisiert;
C. zur Bereitstellung einer Analyse der Antworten im Online-Test und im Präsenzschulungsplaner zur Information der EACEA, der GD-EAC und des Auftragnehmers, auch über die wichtigsten Merkmale der Befragten;
D. zur Befähigung des Auftragnehmers, die Präsenzschulung zu planen, die An- und Abreise erfolgreicher Bewerber/innen zum und vom Schulungszentrum zu buchen und die Reisekostenerstattungen zu bearbeiten;
E. zur Unterrichtung des Schulungsanbieters über besondere Bedürfnisse der Teilnehmenden aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Lernschwierigkeiten, um eine angemessene Unterstützung während der Präsenzschulung zu gewährleisten.
4. Woher stammen die Daten?
Vom Europäischen Jugendportal, von EU Academy und direkt von Ihnen.
5. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?
Folgende Parteien erhalten nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme Zugang zu personenbezogenen Daten:
- Benannte Bedienstete der Europäischen Kommission, Generaldirektion Bildung und Kultur (GD EAC);
- benannte Bedienstete der Europäischen Kommission, insbesondere der Gemeinsamen Forschungsstelle (Team EU Academy) und benannte Bedienstete der EACEA;
- autorisierte Mitarbeitende des Auftragnehmers des Dienstleistungsrahmenvertrags Nr. SI2.3217 unter der Leitung von Lattanzio KIBS, bestehend aus Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitarian;
- ACI BLUETEAM S.p.A. (Unterauftragnehmer)
Die Übermittlung von Daten an Dritte ist verboten. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden niemals für Marketingzwecke verwendet.
Im Falle von Kontrollen oder Streitigkeiten können die personenbezogenen Daten mit Stellen geteilt und von ihnen verarbeitet werden, die in Anwendung des Unionsrechts und im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen und jeweiligen
Befugnissen Überwachungs- oder Kontrollaufgaben wahrnehmen. Dazu gehören insbesondere folgende Empfänger:
der Europäische Gerichtshof oder ein nationaler Richter sowie die Anwälte und Bevollmächtigten der Parteien im Falle eines Gerichtsverfahrens
- das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)
- der interne Auditdienst der Kommission
- das Untersuchungs- und Disziplinaramt der Kommission (IDOC)
- der Europäische Rechnungshof
- die Europäische Ombudsstelle
- die Europäische Staatsanwaltschaft
- EU-Gerichte und nationale Behörden
6. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Für die unter 3 A genannten Zwecke entspricht die Speicherdauer (einschließlich Zugriffsprotokollen) dem Aufbewahrungszeitraum auf dem Europäischen Jugendportal. Personenbezogene Daten in Nutzerkonten für das Europäische Solidaritätskorps werden drei Jahre nach Erreichen der Altershöchstgrenze für die Zulassung zur Teilnahme am Solidaritätskorps gelöscht, sofern der/die Nutzer/in sich bis zu diesem Zeitpunkt nicht für die Teilnahme an einer Alumni-Community eingetragen, per E-Mail Interesse an der Aufrechterhaltung seines/ihres Nutzerkontos bekundet bzw. seine Zustimmung dazu gegeben oder im Rahmen der Teilnahme am Programm eine EU-Finanzierung erhalten hat; in diesem Fall werden die Daten gemäß der gemeinsamen Liste für die Aufbewahrung nach der letzten Finanztransaktion fünf Jahre lang aufbewahrt.
Die Aufbewahrungspolitik von EU Academy gilt für die Speicherung personenbezogener Daten in der Schulungsumgebung von EU Academy für die unter 3 A, B und C genannten Zwecke.
Die für die Zwecke 3 D und E verarbeiteten personenbezogenen Daten werden innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des letzten Einzelvertrags unter dem Rahmenvertrag SI2.3217 von den Servern der Datenverarbeiter und mit der Verarbeitung beauftragen Unterauftragnehmer gelöscht.
7. Welche Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben Sie – und wie können Sie diese ausüben?
Nach den Bestimmungen der Datenschutzverordnung haben Sie das Recht, Folgendes zu beantragen: • Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten bei der EACEA
• erforderlichenfalls Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Zugriff auf Ihre Daten oder Übertragung Ihrer Daten an eine andere Organisation in einem gängigen maschinenlesbaren Standardformat (Datenübertragbarkeit)
Da die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutzverordnung erfolgt, haben Sie nach Artikel 23 derselben Verordnung das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist nur mit Ihrer Einwilligung möglich [Artikel 5(1)(d) und/oder Artikel 10(2)(a) der Datenschutzverordnung]. Sie können diese mit sofortiger Wirkung jederzeit zurückziehen. Die Rechtmäßigkeit einer früheren Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung vor dem Widerruf wird dadurch nicht infrage gestellt.
Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 sieht vor, dass die Organe und Einrichtungen der EU in Angelegenheiten, die ihre Arbeitsweise betreffen, bestimmte Rechte natürlicher Personen unter außergewöhnlichen Umständen und unter Beachtung der in der genannten Verordnung festgelegten Garantien beschränken können. Solche Beschränkungen sind in den internen Vorschriften der EACEA geregelt und werden im Amtsblatt der Europäischen Union (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29) veröffentlicht.
Solche Beschränkungen sind zeitlich begrenzt, verhältnismäßig und erfolgen unter Beachtung der genannten Rechte. Sie werden aufgehoben, sobald die als Grund angeführten Umstände nicht mehr gegeben sind. Sie erhalten einen Datenschutzhinweis mit genaueren Angaben, wenn der Zeitraum vorüber ist.
In der Regel werden Sie über die Hauptgründe für eine Beschränkung informiert, es sei denn, diese Information würde die Wirkung der Beschränkung zunichtemachen.
Sie haben das Recht, beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde über den Umfang der Beschränkung einzulegen.
8. An wen können Sie sich bei Datenschutzproblemen wenden?
Im Falle von Konflikten im Zusammenhang mit dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich unter der oben genannten Adresse und über die Funktionsmailbox an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.
Unter der folgenden E-Mail-Adresse erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten der EACEA: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu
Sie können jederzeit Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten erheben: http://www.edps.europa.eu.
9. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Art. 5 Abs. 1
a) Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde (im Unionsrecht festzulegen), (a2) einschließlich der Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Verwaltung und das Funktionieren der Organe oder Einrichtungen der Union erforderlich sind [Erwägungsgrund 22].
Wichtigste Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten:
• Verordnung (EU) 2021/888 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Mai 2021 zur Aufstellung des Programms für das Europäische Solidaritätskorps und zur Aufhebung der Verordnungen (EU) 2018/1475 und (EU) Nr. 375/2014.
d) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben.
Für die Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten:
(Artikel 10 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 2018/1725): Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt.