European Voluntary Humanitarian Aid Corps Training - Data Protection Notice

Formación del Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria. Aviso de protección de datos
La Agencia Ejecutiva Europea de Educación y Cultura (EACEA, por sus siglas en inglés) está comprometida con la protección de su privacidad. Todos los datos personales se tratan de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725, relativo a la protección de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión («el Reglamento de protección de datos»).

El siguiente aviso de protección de datos describe las políticas por las cuales la EACEA recopila, gestiona y utiliza los datos personales de los particulares en el marco de la formación del Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria.

1.    ¿Quién es responsable del tratamiento de sus datos personales (responsable del tratamiento de datos)? 

El responsable del tratamiento es la Agencia Ejecutiva Europea de Educación y Cultura, situada en Bruselas, BE-1049. 

La persona designada como responsable de la operación de tratamiento es el jefe de la Unidad A5, Juventud y Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria, cuyo correo electrónico es el siguiente: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2.    ¿Qué datos personales se tratan? 

    1.    Los datos de los usuarios registrados en el Cuerpo Europeo de Solidaridad que se indican a continuación se transfieren a EU Academy desde el Portal Europeo de la Juventud:  

    -    Dirección de correo electrónico 
    -    Nombre de usuario EU Login 
    -    Nombre  
    -    Apellido(s)  
    -    Lengua de contacto  
    -    País de residencia  
    -    Ciudad (opcional)

    2.    Podrán tratarse los siguientes datos disponibles en EU Academy: 

    -    Las respuestas al cuestionario de autoevaluación, 
    -    Los datos sobre la inscripción en cursos,  
    -    Los datos de acceso a los cursos y la finalización de estos,  
    -    Los datos sobre el progreso de los cursos 
    -    Las respuestas a la encuesta sobre los cursos 
    -    Las respuestas a las pruebas en línea 
    -    Los datos cumplimentados en la solución de programación. 

    3.    Se tratarán los siguientes datos, extraídos de la solución de programación de EU Academy, cumplimentados por los candidatos a voluntarios a efectos de la organización logística y el seguimiento de la formación presencial: 

    -    Nombre 
    -    Apellido(s) 
    -    Dirección de correo electrónico 
    -    Número de móvil 
    -    Sexo  
    -    Fecha y lugar de nacimiento 
    -    Datos del documento de identidad (tipo, número, caducidad y autoridad expedidora) 
    -    Lugar de origen 
    -    Necesidades dietéticas especiales 
    -    Requisitos especiales de acceso 
    -    Necesidades especiales de asistencia debido a problemas de salud o dificultades de aprendizaje 
    -    Un contacto de emergencia: nombre, relación y número de teléfono

    4.    La agencia de viajes que organice el viaje a la formación presencial tratará los siguientes datos:

    -    Nombre y apellido(s) 
    -    Fecha y lugar de nacimiento 
    -    Nacionalidad 
    -    Sexo 
    -    Datos del documento de identidad (tipo, número, caducidad y autoridad expedidora) 
    -    Lugar de origen 
    -    Información relativa a necesidades dietéticas o de salud y asistencia especial, en su caso

    5.    Se tratarán los datos siguientes recogidos a través del formulario de gastos de viaje (que deberán cumplimentar únicamente los candidatos a voluntarios que presenten una declaración de gastos):

    -    Nombre y apellido(s) 
    -    Dirección 
    -    Número de teléfono 
    -    Dirección de correo electrónico 
    -    Nombre del banco 
    -    Nombre del titular de la cuenta bancaria 
    -    Número IBAN 
    -    Número SWIFT/BIC

3.    ¿Para qué fines tratamos sus datos? 

El tratamiento de los datos es necesario para los siguientes fines:

     A. Garantizar el acceso de los usuarios inscritos en el Cuerpo Europeo de Solidaridad a los siguientes contenidos de EU Academy y permitirles realizar las actividades relacionadas: el cuestionario de autoevaluación, el conjunto de cursos de la formación del Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria, la prueba en línea y el programa de formación presencial para quienes hayan superado la prueba. 
    B. Permitir la presentación de informes para los servicios del Cuerpo Europeo de Solidaridad de la DG EAC y la EACEA, así como la inclusión de un análisis agregado de las respuestas a la autoevaluación, el uso de los cursos y las respuestas a la encuesta, en función de las características clave de los usuarios, en los informes estadísticos. Los datos se anonimizan con este fin. 
    C. Presentar a la EACEA, a la EAC y al contratista un análisis de las respuestas a la prueba en línea y de la solución de programación de la formación presencial, también en función de las características clave de los encuestados. 
    D. Garantizar que el contratista pueda planificar la formación presencial, reservar viajes para que los candidatos seleccionados se desplacen al centro de formación y desde él y tramitar los reembolsos de los gastos de viaje. 
    E. Facilitar información a los proveedores de formación sobre las posibles necesidades especiales relacionadas con problemas de salud o dificultades de aprendizaje de los participantes, con el fin de garantizarles un apoyo adecuado durante la formación presencial.
 
4.    ¿De dónde proceden los datos?

Del Portal Europeo de la Juventud, de EU Academy y de los propios participantes. 
 
5.    ¿Quién tiene acceso a sus datos personales y a quién se comunican? 

En caso necesario, se dará acceso a los datos personales a los siguientes destinatarios:

    -    personal designado de la Dirección General de Educación y Cultura (DG EAC) de la Comisión Europea; 
    -    personal designado de la Comisión Europea, en particular del JRC (equipo de EU Academy) y personal designado de la EACEA; 
    -    personal autorizado del contratista del contrato marco de servicios n.º SI2.3217, consorcio dirigido por Lattanzio KIBS y compuesto por el Institut Bioforce, la Fondazione Punto.sud, la Ruhr-Universität Bochum, el Instituto de Estudios sobre Conflictos y Acción Humanitaria.  
    -    ACI Blueteam S.p.A. (subcontratista)
Está prohibida la transferencia de datos a terceros. Los datos personales recogidos nunca se utilizarán con fines comerciales.

Además, en caso de control o litigio, los datos personales pueden ser compartidos con los organismos encargados de una tarea de supervisión o inspección y tratados por ellos, en aplicación del Derecho de la Unión de conformidad con las normas aplicables en materia de protección de datos y dentro del ámbito de las funciones que les encomiende la legislación pertinente. Esto incluye, en particular, a los siguientes destinatarios:

    -    el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o un juez nacional, así como los abogados y agentes de las partes en caso de procedimiento judicial; 
    -    la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF); 
    -    el Servicio de Auditoría Interna de la Comisión  
    -    la Oficina de Investigación y Disciplina (IDOC) de la Comisión   
    -    el Tribunal de Cuentas Europeo  
    -    el Defensor del Pueblo Europeo  
    -    la Fiscalía Europea 
    -    los tribunales de la UE y las autoridades nacionales
 
6.    ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales? 

A los efectos establecidos en el la letra A del punto 3, el período de almacenamiento, incluido el registro de acceso, está en consonancia con el período de conservación del Portal Europeo de la Juventud: Los datos personales que figuren en cuentas de usuario del Cuerpo Europeo de Solidaridad se suprimirán tres años después de que el usuario haya alcanzado la edad límite autorizada para participar en el Cuerpo, a menos que el usuario haya aceptado adherirse a alguna asociación de antiguos participantes vigente en ese momento, haya expresado mediante correo electrónico su interés por mantener la cuenta de usuario o su consentimiento al respecto o haya recibido financiación de la UE por su participación en el programa, en cuyo caso los datos se conservarán durante cinco años desde la última transacción financiera con arreglo a la lista común de conservación.

La política de conservación de EU Academy se aplica a la conservación de datos personales en el entorno de EU Academy para los fines definidos en las letras A, B y C del punto 3.

Los datos personales tratados para los fines previstos en las letras D y E del punto 3 se eliminarán de los servidores de los encargados y subencargados del tratamiento de datos en un plazo de seis meses a partir de la finalización del último contrato específico en virtud del contrato marco SI2.3217.

7.    ¿Cuáles son sus derechos en relación con sus datos personales y cómo puede ejercerlos? 

Con arreglo a las disposiciones del Reglamento sobre protección de datos, tiene derecho a: 

    •    solicitar el acceso a los datos personales de los que dispone la EACEA sobre usted; 
    •    solicitar que se rectifiquen sus datos personales cuando sea necesario; 
    •    solicitar que se supriman sus datos personales; 
    •    solicitar que se limite el tratamiento de sus datos personales; 
    •    solicitar la recepción de sus datos o la transferencia a otra organización en un formato estándar de lectura mecanizada de uso común (portabilidad de los datos).
 
Dado que este tratamiento de sus datos personales se basa en el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento de protección de datos, usted tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos relacionados con su situación particular con arreglo a lo dispuesto en el artículo 23 del Reglamento de protección de datos.

Además, dado que el tratamiento de sus datos personales se basa en su consentimiento [artículo 5, apartado 1, letra d) o artículo 10, apartado 2, letra a), del Reglamento de protección de datos], usted puede retirar dicho consentimiento en cualquier momento, y ello tendrá efecto a partir del momento de la retirada. El tratamiento basado en su consentimiento antes que usted lo haya retirado seguirá siendo lícito.

El artículo 25 del Reglamento (UE) 2018/1725 establece que, en asuntos relacionados con el funcionamiento de las instituciones y organismos de la UE, estos últimos pueden limitar determinados derechos de las personas en circunstancias excepcionales y con las garantías establecidas en dicho Reglamento. Tales restricciones están previstas en normas internas adoptadas por la EACEA y publicadas en el Diario Oficial de la Unión Europea.(https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317(01)).

Cualquier limitación de este tipo estará restringida en el tiempo, será proporcionada y respetará en lo esencial los citados derechos. La limitación se levantará tan pronto como las circunstancias que la justifican dejen de ser aplicables. Una vez transcurrido ese período, recibirá un aviso de protección de datos más específico.

Por regla general, se le informará de los principales motivos de una limitación, a menos que esta información anule el efecto de la limitación como tal.

Tiene derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en relación con el alcance de la limitación.

8.    Derecho a recurrir en caso de conflicto sobre cualquier cuestión relativa a los datos personales 

En caso de conflicto sobre cualquier cuestión de protección de datos personales, puede dirigirse al responsable del tratamiento de datos en la dirección mencionada anteriormente y en el buzón funcional. 
  
También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de la EACEA en la siguiente dirección de correo electrónico: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento: http://www.edps.europa.eu.

9.    ¿Sobre qué base jurídica tratamos sus datos personales? 

Artículo 5, apartado 1 

a) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una función realizada en interés público o en el ejercicio de potestades públicas conferidas a las instituciones y organismos de la Unión (que se establecerá en el Derecho de la Unión), y a2), el tratamiento de datos personales necesarios para la gestión y el funcionamiento de dichas instituciones y organismos [considerando 22].

La principal base jurídica del tratamiento de datos personales es:

•    Reglamento (UE) 2021/888 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de mayo de 2021, por el que se establece el Programa del Cuerpo Europeo de Solidaridad y se derogan los Reglamentos (UE) 2018/1475 y (UE) n.º 375/2014.

d) el interesado ha prestado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos.

Para el tratamiento de datos relacionados con la salud:

Artículo 10, apartado 2, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725: el interesado ha prestado su consentimiento expreso para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificados.