Usposabljanje Evropske prostovoljske enote za humanitarno pomoč – obvestilo o varstvu podatkov
Evropska izvajalska agencija za izobraževanje in kulturo (EACEA) je zavezana varovanju vaše zasebnosti. Vsi osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije (v nadaljnjem besedilu: uredba o varstvu podatkov).
V tem obvestilu o varstvu podatkov so opisane politike, v skladu s katerimi EACEA zbira, upravlja in uporablja osebne podatke zadevnih posameznikov pri usposabljanju Evropske prostovoljske enote za humanitarno pomoč.
1. Kdo je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov (upravljavec podatkov)?
Upravljavec je Evropska izvajalska agencija za izobraževanje in kulturo, BE-1049 Bruselj.
Za obdelavo osebnih podatkov je pristojen/-a vodja enote A5 (Mladi, evropska solidarnostna enota in prostovoljci za humanitarno pomoč), e-naslov: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.
2. Kateri osebni podatki se obdelujejo?
1. Spodaj navedeni podatki registriranih uporabnikov evropske solidarnostne enote se prenesejo z evropskega mladinskega portala na platformo EU Academy:
– e-naslov
– uporabniško ime EU Login
– ime
– priimek
– jezik za stike
– država prebivališča
– kraj (neobvezno)
2. Obdelujejo se lahko naslednji podatki, ki so na voljo na platformi EU Academy:
– odgovori v vprašalniku za samoocenjevanje
– podatki o vpisu v tečaje
– podatki o dostopu do tečajev in zaključku tečajev
– podatki o doseženem napredku
– odgovori v anketi o tečaju
– odgovori v spletnem testu
– podatki, vneseni v orodje za načrtovanje usposabljanj
3. Obdelani bodo naslednji podatki, pridobljeni iz orodja za načrtovanje na platformi EU Academy, ki jih izpolnijo kandidati za prostovoljce za namene logističnih ureditev in nadaljnjega spremljanja v zvezi z usposabljanjem v živo:
– ime
– priimek
– e-naslov
– številka mobilnega telefona
– spol
– datum in kraj rojstva
– podatki o osebnem dokumentu (vrsta, številka, veljavnost in organ izdajatelj)
– kraj odhoda
– posebne prehranske potrebe
– posebne zahteve glede dostopa
– posebne potrebe po pomoči zaradi osebnega zdravstvenega stanja ali učnih težav
– ena kontaktna oseba za nujne primere: ime, razmerje, telefonska številka
4. Potovalna agencija, ki organizira potovanje na usposabljanje v živo, bo obdelala naslednje podatke:
– ime in priimek
– datum in kraj rojstva
– državljanstvo
– spol
– podatki o osebnem dokumentu (vrsta, številka, veljavnost in organ izdajatelj)
– kraj odhoda
– informacije o zdravju, prehranskih potrebah in eventualno posebni pomoči
5. Obdelani bodo podatki, zbrani z obrazcem za povračilo potnih stroškov (izpolnijo samo kandidati za prostovoljce, ki vložijo zahtevek za povračilo stroškov):
– ime
– naslov
– telefonska številka
– e-naslov
– ime banke
– ime imetnika računa
– številka IBAN
– številka SWIFT/BIC
3. Za katere namene obdelujemo vaše podatke?
Obdelava podatkov je potrebna za naslednje namene:
A. Da se registriranim uporabnikom evropske solidarnostne enote zagotovi dostop do naslednjih vsebin na platformi EU Academy in se jim omogoči izvajanje povezanih aktivnosti: vprašalnik za samoocenjevanje, sklop tečajev usposabljanja v okviru Evropske prostovoljske enote za humanitarno pomoč, spletni test in orodje za načrtovanje usposabljanja v živo za tiste, ki so opravili test.
B. Da se omogoči priprava poročila za službe, pristojne za evropsko solidarnostno enoto pri GD EAC in EACEA; ter da se lahko v statističnih poročilih predstavi zbirna analiza odgovorov na samoocenjevanje, odgovorov o uporabi tečajev in odgovorov na anketo, po glavnih značilnostih uporabnikov. Podatki so v ta namen anonimizirani.
C. Da se agenciji EACEA, GD EAC in izvajalcu predstavi analiza odgovorov iz spletnega testa in podatkov iz orodja za načrtovanje usposabljanja v živo, med drugim po ključnih značilnostih uporabnikov.
D. Da se izvajalcu omogoči načrtovanje usposabljanja v živo, rezervacija potovanja za uspešne kandidate v center za usposabljanje in nazaj ter obdelava zahtevkov za povračila potnih stroškov.
E. Da se izvajalcem usposabljanja zagotovijo informacije o posebnih potrebah, povezanih z zdravstvenim stanjem ali učnimi težavami udeležencev, za zagotovitev ustrezne podpore med usposabljanjem v živo.
4. Kje se zbirajo podatki?
Na evropskem mladinskem portalu, platformi EU Academy in neposredno od vas.
5. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo?
Dostop do osebnih podatkov se na podlagi potrebe po seznanitvi lahko omogoči naslednjim prejemnikom:
– pooblaščenim uslužbencem Generalnega direktorata za izobraževanje, mladino, šport in kulturo (GD EAC) Evropske komisije
– pooblaščenim uslužbencem Evropske komisije, zlasti v Skupnem raziskovalnem središču (skupina EU Academy) in pooblaščenim uslužbencem EACEA
– pooblaščenim uslužbencem konzorcija izvajalca okvirne pogodbe o storitvah št. SI2.3217, ki ga vodi Lattanzio Kibs in ga sestavljajo Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum, Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitaria
– ACI BLUETEAM S.p.A. (podizvajalec)
Podatke je prepovedano posredovati drugim tretjim osebam. Zbrani osebni podatki ne bodo nikoli uporabljeni za namene trženja.
V primeru nadzora ali spora pa se osebni podatki lahko predložijo organom, ki so v skladu s pravom Unije in veljavnimi pravili o varstvu podatkov ter ustreznimi zakonskimi pooblastili pristojni za izvajanje nalog spremljanja ali nadzora. Pri tem gre zlasti za naslednje prejemnike:
– Sodišče Evropske unije ali nacionalni sodnik ter odvetniki in pooblaščenci strank v primeru sodnega postopka
– Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF)
– Služba Komisije za notranjo revizijo
– Preiskovalni in disciplinski urad Komisije (IDOC)
– Evropsko računsko sodišče
– Evropski varuh človekovih pravic
– Evropsko javno tožilstvo
– sodišča EU in nacionalni organi
6. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
Za namene iz točke 3 A je obdobje hrambe, vključno z dnevniki dostopa, opredeljeno z obdobjem hrambe evropskega mladinskega portala. Osebni podatki v uporabniških računih evropske solidarnostne enote bodo izbrisani po treh letih od datuma, ko uporabnik doseže zgornjo starostno omejitev za sodelovanje v evropski solidarnostni enoti, razen če se uporabnik medtem pridruži morebitni prihodnji shemi nekdanjih udeležencev, je po e-pošti izrazil željo/dal soglasje, da bi ohranil uporabniški račun, ali je prejel sredstva EU na podlagi sodelovanja v programu. V tem primeru se podatki hranijo 5 let od zadnje finančne transakcije v skladu s skupnim seznamom hrambe.
Politika hrambe platforme EU Academy se uporablja za hrambo osebnih podatkov v okolju EU Academy za namene, opredeljene v točkah 3 A, B in C.
Osebni podatki, obdelani za namene točk 3 D in E, bodo izbrisani s strežnikov obdelovalcev in podobdelovalcev podatkov v šestih mesecih po zaključku zadnje posebne pogodbe na podlagi okvirne pogodbe SI2.3217.
7. Kakšne so vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki in kako jih lahko uveljavljate?
V skladu z določbami uredbe o varstvu podatkov lahko zahtevate:
• dostop do svojih osebnih podatkov, ki jih hrani EACEA
• po potrebi popravek vaših osebnih podatkov
• izbris vaših osebnih podatkov
• omejitev obdelave vaših osebnih podatkov
• dostop do svojih podatkov ali prenos teh podatkov drugi organizaciji v običajni strojno berljivi obliki (prenosljivost podatkov)
Ker obdelava vaših osebnih podatkov temelji na členu 5(1), točka (a), uredbe o varstvu podatkov, imate v skladu z določbami člena 23 iste uredbe pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem.
Polega tega lahko svojo privolitev v obdelavo vaših osebnih podatkov [v skladu s členom 5(1), točka (d), in/ali členom 10(2), točka (a), uredbe o varstvu podatkov] kadar koli prekličete, in sicer s takojšnjim učinkom. To ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov na podlagi vaše privolitve pred preklicem.
Člen 25 Uredbe (EU) 2018/1725 določa, da lahko institucije in organi EU v zadevah, ki se nanašajo na njihovo delovanje, v izrednih okoliščinah in z zaščitnimi ukrepi iz navedene uredbe omejijo nekatere pravice fizičnih oseb. Take omejitve urejajo notranja pravila, ki jih je sprejela EACEA in so objavljena v Uradnem listu Evropske unije (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=CELEX%3A32021Q0317%2801%29).
Vsaka taka omejitev mora biti časovno omejena, sorazmerna in upoštevati bistvo navedenih pravic. Prekliče se takoj po prenehanju okoliščin, ki so bile navedene kot razlog zanjo. Po izteku tega obdobja boste prejeli podrobnejše obvestilo o varstvu podatkov.
Praviloma boste obveščeni o glavnih razlogih za omejitev, če ta informacija ne bi izničila učinka omejitve.
Pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov lahko vložite pritožbo v zvezi s področjem uporabe omejitve.
8. Pravica do pritožbe v primeru spora v zvezi z varstvom osebnih podatkov
V primeru spora glede katerega koli vprašanja varstva osebnih podatkov se lahko obrnete na upravljavca podatkov. Pri tem lahko uporabite zgoraj navedeni naslov in namenski e-poštni predal.
Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri agenciji EACEA, in sicer na naslednji e-naslov: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu.
Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: http://www.edps.europa.eu.
9. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?
Člen 5(1)
(a) Obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije (ki se določi v pravu Unije), (a2) vključno z obdelavo osebnih podatkov, potrebnih za upravljanje in delovanje institucij ali organov Unije [uvodna izjava 22].
Glavna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je:
• Uredba (EU) 2021/888 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. maja 2021 o vzpostavitvi programa Evropska solidarnostna enota ter razveljavitvi uredb (EU) 2018/1475 in (EU) št. 375/2014.
(d) Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov.
Za obdelavo podatkov, povezanih z zdravjem:
člen 10(2), točka (a), Uredbe (EU) 2018/1725: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je dal izrecno privolitev v obdelavo navedenih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov.