Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen valmennus – tietosuojailmoitus

Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetusta (EU) N:o 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä (tietosuoja-asetus).

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten EACEA kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietoja Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen valmennuksen yhteydessä.

1.    Henkilötietojen käsittelijä (rekisterinpitäjä) 
Rekisterinpitäjä on Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto, osoite: European Education and Culture Executive Agency, BE-1049 Brussels 

Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilöksi on nimetty A5-yksikön, Nuoriso, EU:n solidaarisuusjoukot ja vapaaehtoisapu, yksikönpäällikkö, sähköposti: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2.    Mitä henkilötietoja käsitellään?

    1.    Seuraavat Euroopan solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien tiedot lähetetään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -sivustolle:  

    -    sähköposti 
    -    EU Login -käyttäjätunnus 
    -    etunimi  
    -    sukunimi  
    -    ensisijainen yhteydenottokieli  
    -    asuinmaa  
    -    kaupunki (vapaaehtoinen tieto)

    2.    Seuraavia EU Academy -alustalla saatavilla olevia tietoja voidaan käsitellä: 

    -    itsearviointikyselyn vastaukset 
    -    kursseille ilmoittautumista koskevat tiedot  
    -    kursseille osallistumista ja niiden suorittamista koskevat tiedot  
    -    kursseilla edistymistä koskevat tiedot 
    -    kurssikyselyn vastaukset 
    -    verkkokokeen vastaukset 
    -    kurssikalenteriin täytetyt tiedot 

    3.    Seuraavia EU-akatemian suunnittelujärjestelmästä saatuja tietoja, jotka vapaaehtoisehdokkaat ovat täyttäneet lähivalmennukseen liittyviä logistisia järjestelyjä ja jatkotoimia varten, käsitellään:

    -    etunimi 
    -    sukunimi 
    -    sähköpostiosoite 
    -    matkapuhelinnumero 
    -    sukupuoli  
    -    syntymäaika ja -paikka 
    -    henkilötodistuksen tiedot (tyyppi, numero, voimassaolo ja myöntävä viranomainen) 
    -    lähtöpaikka 
    -    erityisruokavaliot 
    -    esteettömyyteen liittyvät erityistarpeet 
    -    terveydentilaan tai oppimisvaikeuksiin liittyvää erityisapua koskevat tarpeet 
    -    yhteyshenkilö hätätilanteita varten: nimi, suhde hakijaan ja puhelinnumero

    4.    Matkatoimisto, joka järjestää matkat lähivalmennukseen, käsittelee seuraavia tietoja:
    -    etu- ja sukunimi 
    -    syntymäaika ja -paikka 
    -    kansalaisuus 
    -    sukupuoli 
    -    henkilötodistuksen tiedot (tyyppi, numero, voimassaolo ja myöntävä viranomainen) 
    -    lähtöpaikka 
    -    tarpeen mukaan terveyttä, erityisruokavaliota ja erityisapua koskevat tiedot

    5.    Matkakuluja koskevalla lomakkeella kerättyjä tietoja (koskee vain niitä vapaaehtoisehdokkaita, jotka tekevät korvaushakemuksen) käsitellään:

    -    nimi 
    -    osoite 
    -    puhelinnumero 
    -    sähköposti 
    -    pankin nimi 
    -    tilinhaltijan nimi 
    -    IBAN-tilinumero 
    -    SWIFT/BIC-numero

3.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

     A.    Varmistetaan Euroopan solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien pääsy seuraaviin EU Academy -alustalla oleviin sisältöihin ja mahdollistetaan niihin liittyvien toimien toteuttaminen: itsearviointikysely, Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen valmennuskurssit, verkkokoe ja kokeen läpäisseille tarkoitettu lähivalmennuksen suunnittelu. 
    B.    Mahdollistetaan raportointi EAC:n ja EACEA:n Euroopan solidaarisuusjoukkojen palveluista vastaaville yksiköille sekä laaditaan kurssien käyttöä koskeva kokonaisanalyysi eriteltynä käyttäjien keskeisten ominaisuuksien mukaan osana tilastoraportteja. Tiedot anonymisoidaan raportteja varten. 
    C.    Laaditaan EACEA:lle, EAC:lle ja toimeksisaajalle analyysi verkkokokeen vastauksista ja lähivalmennuksen suunnittelusta, mukaan lukien vastaajien keskeiset ominaisuudet. 
    D.    Annetaan toimeksisaajalle mahdollisuus suunnitella lähivalmennusta, varata valituille hakijoille matkat valmennuskeskukseen ja käsitellä matkakorvauksia. 
    E.    Annetaan valmennuksen järjestäjille osallistujien terveydentilaan tai oppimisvaikeuksiin liittyviä tietoja, jotta voidaan varmistaa asianmukainen tuki lähivalmennuksen aikana.

4.    Mistä henkilötiedot kerätään?

Euroopan nuorisoportaalista, EU Academy -alustalta ja käyttäjältä itseltään. 
 
5.    Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan? 

Tiedonsaantitarpeen perusteella henkilötietoja voidaan antaa seuraaville:

    -    Euroopan komission nimetty henkilöstö erityisesti JRC:ssä (EU Academy team) ja EACEA:n nimetty henkilöstö; 
    -    Palveluhankintapuitesopimuksen n:o SI2.3217 mukaisen toimeksisaajan valtuutettu henkilöstö: yhteenliittymä, jota johtaa Lattanzio Kibs ja johon kuuluvat Institut Bioforce, Fondazione Punto.Sud, Ruhr-Universität Bochum ja Instituto de Estudios sobre Conflictos y Accion Humanitarian.  
    -    ACI BLUETEAM S.p.A. (alihankkija)
Tietojen siirtäminen muille kolmansille osapuolille on kielletty. Kerättyjä henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointitarkoituksiin.
Edellä kerrotun lisäksi henkilötietoja annetaan valvontaa tai kiistan ratkaisua varten elimille, jotka vastaavat valvonnasta tai tarkastuksista unionin lainsäädännön mukaisesti, sovellettavien tietosuojasääntöjen mukaisesti sekä asiaankuuluvassa lainsäädännössä niille annettujen valtuuksien puitteissa. Tämä tarkoittaa erityisesti seuraavia tahoja:
    -    unionin tuomioistuin tai kansallinen tuomioistuin sekä asianajajat ja muut osapuolten edustajat, jos asiaa käsitellään oikeudessa 
    -    Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) 
    -    komission sisäisen tarkastuksen yksiköt  
    -    komission tutkinta- ja kurinpitotoimisto (IDOC)  
    -    Euroopan tilintarkastustuomioistuin  
    -    Euroopan oikeusasiamies  
    -    Euroopan syyttäjänvirasto 
    -    EU:n tuomioistuimet ja kansalliset viranomaiset
 
6.    Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään? 

Edellä kohdassa 3 A määriteltyjä tarkoituksia varten säilytysaika, mukaan lukien kirjautumistiedot, määräytyy Euroopan nuorisoportaalin säilytysajan perusteella. Solidaarisuusjoukkojen käyttäjätileillä olevat henkilötiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjä saavuttaa joukkojen osallistujien yläikärajan, ellei kyseisen käyttäjän ole määrä osallistua mahdolliseen alumnitoimintaan, kyseinen käyttäjä on ilmaissut sähköpostilla halunsa/suostumuksensa käyttäjätilin säilyttämiseen tai käyttäjä on saanut EU:n rahoitusta ohjelmaan osallistumisen yhteydessä. Tällaisten käyttäjien tiedot säilytetään viiden vuoden ajan viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta rahoitustapahtumasta.

EU Academy -alustan säilytyskäytäntöä sovelletaan henkilötietojen säilyttämiseen EU Academy -ympäristössä kohdissa 3 A, B ja C määriteltyjä tarkoituksia varten.

Kohdissa 3 D ja E määriteltyjä tarkoituksia varten käsitellyt henkilötiedot poistetaan henkilötietojen käsittelijöiden ja alihankkijana toimivien käsittelijöiden palvelimista kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun viimeinen puitesopimuksen SI2.3217 mukainen erillissopimus on saatu päätökseen.

7.    Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyn suhteen? 

Tietosuoja-asetuksen nojalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää 
    •    pääsyä EACEA:n rekisteröidystä säilyttämiin henkilötietoihin 
    •    henkilötietojen oikaisua tarvittaessa 
    •    henkilötietojen poistamista 
    •    henkilötietojen käsittelyn rajoittamista 
    •    henkilötietojen vastaanottamista tai siirtämistä toiselle organisaatiolle yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa vakiomuodossa (tietojen siirrettävyys).
 
Koska henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan a alakohtaan, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa saman asetuksen 23 artiklan nojalla häntä koskevien tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Koska henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen [tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d alakohta ja/tai 10 artiklan 2 kohdan a alakohta], suostumuksen voi perua milloin tahansa, ja se tule voimaan välittömästi.

Henkilötietojen käsittely ennen suostumuksen perumista pysyy laillisena.

Asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklassa säädetään, että unionin toimielinten ja elinten toimintaan liittyvissä asioissa nämä voivat rajoittaa tiettyjä yksilöiden oikeuksia poikkeuksellisissa olosuhteissa ja asetuksessa säädettyjä suojatoimia noudattaen. Näistä rajoituksista määrätään EACEA:n hyväksymissä sisäisissä säännöissä, jotka on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.(https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29).

Kaikki rajoitukset ovat määräaikaisia, oikeasuhteisia ja kunnioittavat edellä mainittuja oikeuksia. Rajoitus kumotaan heti, kun sen perusteena olevat syyt eivät ole enää voimassa. Määräajan kuluttua umpeen toimitetaan tarkempi tietosuojailmoitus.

Yleissääntönä on, että rekisteröidylle ilmoitetaan rajoituksen pääasialliset syyt, ellei ilmoitus poista rajoituksen vaikutusta.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rajoituksesta valitus Euroopan tietosuojavaltuutetulle.
 
8.    Muutoksenhakuoikeus henkilötietojen käsittelyä koskevassa ristiriitatilanteessa 

 Missä tahansa henkilötietojen suojaa koskevassa ristiriitatilanteessa voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään edellä mainittuun osoitteeseen tai sähköpostilla. 
  
Yhteyttä voi ottaa myös EACEA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

Euroopan tietosuojavaltuutetulle voi tehdä kantelun missä vaiheessa tahansa: http://www.edps.europa.eu.

9.    Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet? 

Asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohta 

a alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle (unionin lainsäädännössä määritellylle) kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi, a2) tähän sisältyy toimielinten ja elinten hallinnolle ja toiminnalle tarpeellisten henkilötietojen käsittely [johdanto-osan 22 kappale].

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperusta on
•    Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2021/888, annettu 20 päivänä toukokuuta 2021, Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevan ohjelman perustamisesta sekä asetusten (EU) 2018/1475 ja (EU) N:o 375/2014 kumoamisesta.
d alakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Terveyteen liittyvien tietojen käsittely:

Asetuksen (EU) N:o 2018/1725 10 artiklan 2 kohdan a alakohta: rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.