Sérstök yfirlýsing um trúnað og meðferð persónuupplýsinga – Evrópska ungmennagáttin

Tilgangurinn með vinnsluaðgerðinni: DG.EAC.B.3 safnar og nýtir persónuupplýsingar til að veita ungu fólki í Evrópu upplýsingar og tækifæri sem tengjast þemunum í ungmennaáætlunum ESB.

Tilgangurinn með gagnaöfluninni er eftirfarandi:

Upplýsingagjöf
- Að veita almennum borgurum samskiptaupplýsingar (þ.e. for- og eftirnafn og/eða tölvupóstfang fólks sem tengist greinum, viðburðum eða fréttum).
- Gera notendum með heimild kleift að vera skráðir á EYP sem höfundar/ritstjórar, og láta í té tækniaðstoð þegar þörf krefur.
Spurningareyðublað
- Gera einstaklingum kleift að senda spurningu í EYP og fá svar frá Eurodesk Brussels Link, Eurodesk-netinu og/eða umsjónarmönnum EYP.
Evrópska samstöðusveitin
- Gera ungu fólki kleift að skrá sig til þátttöku í sveitinni með því að láta í té almennar persónuupplýsingar og samskiptaupplýsingar. Gera þeim sem skrá sig í sveitina einnig kleift að láta í té viðbótarsamskiptaupplýsingar, upplýsingar um hvaða starfsemi þeir hefðu helst áhuga á, um færni og reynslu sem þeir hafa að bjóða, samantekt um menntun og fyrri störf og fyrri sjálfboðastörf.
- Gera þeim sem skrá sig í sveitina kleift að fá sendan tölvupóst, fréttabréf og aðrar tilkynningar sem tengjast sveitinni og öðrum framtaksverkefnum ætluðum ungmennum, bæði á vegum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins og óháðum henni, sem og kannanir og aðrar aðferðir til að afla endurgjafar frá skráðum einstaklingum. Þeir sem skrá sig geta skilgreint hvaða tilkynningar þeir vilja fá sendar.
- Gera sveitinni kleift að sjá skráðum einstaklingum fyrir þjálfunartækifærum.
- Gera einstaklingum skráðum hjá sveitinni kleift að veita endurgjöf um þjónustu og ferli.
- Gera þeim sem taka þátt í störfum sveitarinnar kleift að skrá hæfni sem þeir öðluðust í óformlegu námi í verkfærinu „Ungmennavegabréf“.
- Gera þeim sem skrá sig kleift að hafa samskipti sín á milli með samfélagsmöguleikanum í Samstöðusveitarappinu. Þar geta notendur póstað eigin efni sem tengist reynslu þeirra í samstöðusveitinni og skoðað og brugðist við innleggi frá öðrum skráðum einstaklingum, ennfremur deilt eigin innleggi á samfélagsmiðlum, leitað/sótt um starfsemi, tekið þátt í samkeppnum og átt tveggja manna spjall. Þeir geta einnig tilkynnt umsjónarmönnum sveitarinnar um innlegg sem tengjast þeim sjálfum. Þessi innlegg verða að fullnægja Notkunarskilmálum Evrópsku ungmennagáttarinnar sem nálgast má á netinu. Þeir geta líka hlaðið upp sýndarsjálfi (e. avatar) á prófílinn sinn og gefið til kynna staðsetningu sína.
- Gera viðurkenndum fulltrúum samtaka, sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi, kleift að halda úti prófílum af samtökum sínum, þ.m.t. for- og eftirnöfn og/eða tölvupóstföng fólks sem tengist samtökunum og samstöðusveitarstarfseminni.
- Gera viðurkenndum fulltrúum samtaka, sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi, kleift að leita í gagnagrunninum yfir einstaklinga skráða hjá sveitinni til að finna hugsanlega sjálfboðaliða í samstöðusveitarstarfsemi, með því að máta upplýsingar um starfsemina við persónuupplýsingar og óskir sem skráðir einstaklingar hafa látið í té.
- Gera þessum viðurkenndu fulltrúum kleift að hafa samband við valda umsækjendur, ef þessir skráðu umsækjendur samþykkja að samtökin hafi samband við þá.
- Gera þessum viðurkenndu fulltrúum kleift að bjóða umsækjendum skráðum hjá sveitinni sérstök verkefni og sjá um tilboð sem gerð hafa verið.
- Gera umsjónarmönnum sveitarinnar kleift að stjórna gagnagrunninum yfir einstaklinga skráða hjá sveitinni og veita þeim aðstoð.
- Gera landsskrifstofum sem sjá um framkvæmd Erasmus+ og Evrópsku samstöðusveitinni kleift að gera prófanir, úttektir og möt á verkefnum, sem fá stuðning frá ESB og þar sem skráðir einstaklingar taka þátt, og að veita viðurkenndum fulltrúum samtaka aðstoð með því að veita þeim aðgang að gagnagrunni sveitarinnar.
- Gera umsjónarmönnum sveitarinnar kleift að sjá um starfsemi samstöðusveitarinnar og leitar-/mátunarferlin og veita aðstoð viðurkenndum fulltrúum samtaka sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi.
- Gera umsjónarmönnum sveitarinnar og öðrum áreiðanlegum aðilum kleift að senda einstaklingum skráðum hjá sveitinni og viðurkenndum fulltrúum samtaka upplýsingar og tilkynningar um sveitina og aðra tengda starfsemi.
- Gera umsjónarmönnum sveitarinnar kleift að greina gögn um skráða einstaklinga og endurgjöf frá þeim.
- Gera umsjónarmönnum sveitarinnar kleift að fara yfir innlegg og athugasemdir sem skráðir einstaklingar hafa sent inn eða tilkynnt um, og gera nauðsynlegar ráðstafanir ef þau fullnægja ekki Notkunarskilmálum Evrópsku ungmennagáttarinnar.
- Gera kleift að upplýsa sendinefndir ESB um þátttakendur í samstöðusveitinni sem hafa verið sendir til landa þar sem viðkomandi sendinefnd er staðsett.
Gagnagrunnur yfir samtök og tækifæri
- Að veita almennum borgurum samskiptaupplýsingar (þ.e. for- og eftirnafn og/eða tölvupóstfang fólks sem tengist samtökum sem Evrópska samstöðusveitin viðurkennir og hafa gæðamerkingu).
- Gera samtökum sem starfa með Evrópsku samstöðusveitinni og hafa gæðamerkingu kleift að hafa umsjón með birtum samskiptaupplýsingum sínum.
- Gera samtökum sem starfa með Evrópsku samstöðusveitinni og hafa gæðamerkingu kleift að auglýsa tækifæri á þeirra vegum og koma þeim á framfæri við hugsanlega þátttakendur, og gera ungu fólki mögulegt að hafa samband við þessi samtök.
- Gera umsjónarmönnum EYP kleift að veita samtökum tæknilega aðstoð.
DiscoverEU
- Gera ungu fólki kleift að sækja um þetta framtaksverkefni með því að láta í té almennar persónuupplýsingar sínar, samskiptaupplýsingar og viðbótarupplýsingar tengdar ferðalögum (sbr. Hlutann „Hvaða persónuupplýsingum söfnum við í EYP?“).
- Gera umsækjendum kleift að fá sendan tölvupóst og aðrar tilkynningar sem tengjast DiscoverEU og öðrum framtaksverkefnum ætluðum ungmennum, bæði á vegum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins og óháðum henni, sem og kannanir og aðrar aðferðir við að afla endurgjafar frá umsækjendum, fá sendar aðrar orðsendingar, kynningargögn, boð á viðburði sem tengjast framtaksverkefnum á vegum framkvæmdastjórnar ESB og öðrum framtaksverkefnum, þó ekki fyrr en umsækjendur hafa veitt skýrt samþykki sitt fyrir að fá sendar upplýsingar frá framkvæmdastjórninni, framkvæmdastofnun evrópskra menntunar- og menningarverkefna (EACEA), landsskrifstofum Erasmus+ og öðrum stofnunum sem framkvæmdastjórn ESB viðurkennir, þ.m.t. viðurkenndum verktökum.
- Gera umsjónarmönnum DiscoverEU og viðurkenndum verktaka kleift að hafa samband við valda umsækjendur og umsækjendur á varalista, í tölvupósti eða síma.
- Gera landsskrifstofum sem sjá um framkvæmd Erasmus+, sem og Eurodesk, kleift að hafa samband við valda umsækjendur og umsækjendur á varalista, í tölvupósti eða síma, í því skyni að koma til þeirra boðum á viðburði.
- Gera prent-, sjónvarps- eða útvarpsmiðlum, sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins hefur valið, kleift að hafa samband við valda umsækjendur, þó ekki fyrr en valdir umsækjendur hafa gefið skýrt samþykki fyrir því að haft sé samband við þá.
- Gera viðurkenndum verktaka kleift að láta hverjum völdum umsækjanda í té ferðapassa og afsláttarkort.
- Gera umsjónarmönnum DiscoverEU mögulegt að hafa aðgang að netlægum gögnum umsækjenda og velja umsækjendur sem og að veita umsækjendum DiscoverEU aðstoð (2. stuðningsstig). Fyrsta stuðningsstig er í höndum Eurodesk-skrifstofanna.
- Gera umsjónarmönnum DiscoverEU kleift að greina gögn umsækjenda og endurgjöf frá þeim.
Samvinnuhópur ungs fréttafólks í Evrópu
- Gera framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og vinnsluaðila hennar, Eurodesk Brussels Link, kleift að taka á móti umsóknum frá ungu fólki sem óskar eftir að vera með í hópnum, velja meðlimi fyrir hópinn, skipuleggja viðburði fyrir hópinn, eiga í samskiptum við hið unga fréttafólk og birta greinar eftir unga fréttafólkið á Evrópsku ungmennagáttinni, vefsíðum framkvæmdastjórnar ESB og samfélagsmiðlum Eurodesk. Umsóknarferlið fer fram einu sinni á ári og hópurinn sem velst þá saman framleiðir efni í um það bil eitt ár. Hópnum, sem var fyrst myndaður á Evrópuári unga fólksins 2022, er stjórnað af Eurodesk. Hið unga fréttafólk framleiðir skoðanamiðað efni á ýmsum áhugasviðum handa ungu fólki og á mismunandi sniði (greinar, vídeó, hlaðvörp og fl.).

Almenn atriði:

Í tenglsum við suma ofangreinda þætti heldur Evrópska ungmennagáttin og undirgáttir hennar annað slagið samkeppnir, þar sem gæti þurft að senda inn persónuupplýsingar. Þátttaka í slíkum samkeppnum er algerlega valkvæð; þátttakendur fá upplýsingar um meðferð persónuupplýsinga áður en þeir senda þær inn.

Til að fá aðgang að sumum notkunarmöguleikum kunna notendur að vera beðnir um að skrá sig inn og sanna deili á sér áður en þeir geta notað þá. Í þeim tilgangi kann EYP að nota auðkenningarkerfi (e. Identity Management System, IMS) framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins, gegnum ESB-innskráningarkerfið. Það kerfi hefur eigin Persónuverndaryfirlýsingu.

Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og þær stofnanir sem bera ábyrgð á starfrækslu Evrópsku ungmennagáttarinnar munu ekki nýta persónuupplýsingarnar í neinum öðrum tilgangi en þeim sem lýst er hér að framan.

Persónuupplýsingar þínar verða ekki notaðar í sjálfvirkum ákvarðanatökum með persónugreiningu.

Lagaramminn utan um vinnslu persónuupplýsinga fyrir notkunarmöguleika Evrópsku ungmennagáttarinnar samanstendur einkum af reglugerð (ESB) 2021/888 sem leggur grundvöllinn að áætlun um Evrópsku samstöðusveitina og fellir úr gildi reglugerðir (ESB) 2018/1475 og (ESB) 375/2014, reglugerð (ESB) 2021/817 sem leggur grundvöllinn að Erasmus+ áætluninni og fellir niður reglugerð (ESB) 1288/2013, og ákvörðun framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins um árlegar vinnuáætlanir 2018, 2019 og 2020 fyrir undirbúningsaðgerðina „DiscoverEU: Ókeypis ferðapassar fyrir 18 ára evrópsk ungmenni“.

Við vinnum úr persónuupplýsingum þínum þar eð:

(a) vinnslan er nauðsynleg vegna framkvæmdar á verkefni sem unnið er í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem stofnun Sambandsins fer með;

(b) vinnslan er nauðsynleg til að uppfylla lagalega skyldu sem hvílir á ábyrgðaraðilanum;

(d) skráði aðilinn hefur gefið samþykki sitt fyrir vinnslu á persónuupplýsingum sínum í tilteknum tilgangi, einum eða fleiri,

Eftirfarandi vinnsluþættir byggjast á skýru samþykki þátttakenda:

Nota samskiptaupplýsingar þátttakenda (tölvupóstföng) til að þeir geti fengið sendan tölvupóst og aðrar tilkynningar sem tengjast DiscoverEU og öðrum framtaksverkefnum ætluðum ungmennum, bæði á vegum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins og óháðum henni, sem og kannanir og aðrar aðferðir við að afla endurgjafar frá umsækjendum, fá sendar aðrar orðsendingar, kynningargögn, boð á viðburði sem tengjast framtaksverkefnum á vegum framkvæmdastjórnar ESB og öðrum framtaksverkefnum, ó ekki fyrr en umsækjendur hafa veitt skýrt samþykki fyrir því að framkvæmdastjórn ESB og viðurkenndir verktakar hennar hafi samband við þá.
Gera prent-, sjónvarps- eða útvarpsmiðlum, sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins hefur valið, kleift að hafa samband við valda umsækjendur, eftir að þessir umsækjendur hafa gefið skýrt samþykki fyrir því að haft sé samband við þá.
Veita upplýsingar vegna greina, frétta, viðburða og frásagna. Þær eru færðar inn og haldið við handvirkt af Eurodesk Brussels Link og Eurodesk-stofnunum aðildarlandanna. Birting persónuupplýsinga í þessum greinum, fréttum, viðburðum og frásögnum er háð skýru samþykki þeirra sem málið varða.
Gera einstaklingum skráðum hjá sveitinni/þátttakendum kleift að fylgjast með samkeppnum í smáforritinu. Smáforrit Evrópsku samstöðusveitarinnar endurspeglar suma notkunarmöguleika EYP. Þessi yfirlýsing um trúnað tekur því einnig til smáforritsins. Um leið og skráðir einstaklingar/þátttakendur taka þátt í samkeppninni er á virkan hátt beðið um samþykki þeirra í smáforritinu.

Skráðir aðilar gefa samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sinna í framangreindum tilgangi þegar þeir skrá sig í sveitina eða sækja um DiscoverEU, með því að haka í reit sem er ekki hakaður sjálfkrafa. Að því er varðar efni sem birt er á Evrópsku ungmennagáttinni þá er samþykki gefið með því að fylla út sérstök eyðublöð sem eru undirrituð áður en efni er birt.

Til þessarar vinnsluaðgerðar safnar DG.EAC.B.3 eftirfarandi tegundum persónuupplýsinga:

Upplýsingagjöf
- Einstaklingar sem tengjast grein, viðburði eða frétt: fornafn, eftirnafn, tölvupóstfang.
- Starfsfólk Eurodesk Brussels Link eða hjá Eurodesk-stofnunum aðildarlandanna: fornafn, eftirnafn, tölvupóstfang, land.
Spurningareyðublað
- Einstaklingar sem ákveða að bera fram spurningu með spurningareyðublaðinu þurfa að gefa upp fornafn sitt og tölvupóstfang.
Evrópska samstöðusveitin
- Einstaklingar sem ákveða að ganga í sveitina verða að gefa upp eftirfarandi almennar upplýsingar: fornafn, eftirnafn, fæðingardag, kyn, löglegt búsetuland, ríkisfang, tölvupóstfang, samskiptatungumál, hvers konar starfsemi sveitarinnar þeir hafi áhuga á, fyrri kunnáttu og reynslu og ábendingu þess efnis að þeir samþykki Hlutverk og Meginreglur sveitarinnar.
- Þegar þeir ganga í sveitina og fyrsta skrefi skráningarferlisins er lokið geta þeir veitt viðbótarupplýsingar um sig ef þeir vilja: heimilisfang, símanúmer, yfirlit yfir menntun og störf, upplýsingar um fyrri sjálfboðastörf, tungumálafærni, tiltækileika til að starfa með sveitinni, hvað varð til þess að þeir buðu sig fram til starfa í sveitinni, hver sé hvatinn að því að vilja taka þátt í starfsemi sveitarinnar, lönd sem þeir vilja gjarnan fara til sem sjálfboðaliðar, störf sem þeir vilja sinna, hvers konar viðbótarupplýsingar sem notandinn vill koma á framfæri, áhuga á að fá sendan tölvupóst, fréttabréf, tilkynningar og annað miðlunarefni frá samstöðusveitinni. Þegar þeir sækja um tækifæri sem samtök hafa auglýst geta þeir einnig veitt viðbótarupplýsingar sem samtök gætu verið að biðja um.
- Þeir geta einnig hlaðið upp persónulegri ferilskrá í skjali. Í því sambandi verða þeir að gera sér ljóst að allar upplýsingar sem ferilskráin hefur að geyma, þ.m.t. samskiptaupplýsingar og hvers konar aðrar persónuupplýsingar, verða gerðar aðgengilegar fulltrúum samtaka sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi, sem geta nýtt þær þegar þeir velja skráða einstaklinga fyrir starfsemi sína.
- Þeir geta einnig póstað gegnum Samstöðusveitarappið eigin efni sem tengist reynslu þeirra með sveitinni og brugðist við innleggjum frá öðrum skráðum einstaklingum. Þessi innlegg verða að fullnægja Notkunarskilmálum Evrópsku ungmennagáttarinnar.
- Þeir geta líka hlaðið upp sýndarsjálfi (e. avatar) í Samstöðusveitarappinu, gefið til kynna staðsetningu sína og leitað og sótt um störf.
- Við notkun Samstöðusveitarappsins er viðbótargögnum safnað sem tengjast kennimerkjum notandans (notandaauðkenni, tækisauðkenni), notkun (gagnvirkni vörunnar: tæki og tegund vafra) og bilanagreiningu (hrungögn).
- Evrópska samstöðusveitin mun þjóna sem vettvangur til að auðvelda samtökum og einstaklingum að taka höndum saman og DG EAC mun ekki standa fyrir neinu mati á persónulegum þáttum skráðra aðila.
- Viðurkenndir fulltrúar samtaka sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi: fornafn, eftirnafn, notandanafn, tölvupóstfang, samtökin sem einstaklingnum er heimilt að hafa umsjón með, viðurkenning á Hlutverki og Meginreglum sveitarinnar.
Gagnagrunnur yfir samtök og tækifæri
- Almennir borgarar sem tengjast samtökum sem starfa með samstöðusveitinni og hafa gæðamerkingu: fornafn, eftirnafn, tölvupóstfang.
- Stjórnendur samtaka: fornafn, eftirnafn, notandanafn, tölvupóstfang, samtökin sem viðkomandi hefur umboð til að sjá um.
DiscoverEU
- Einstaklingar eða hópstjórar sem ákveða að sækja um verða að gefa upp eftirfarandi almennar upplýsingar: fornafn, eftirnafn, fæðingardag, kyn, löglegt búsetuland, ríkisfang, tölvupóstfang, nafn- eða vegabréfsnúmer, símanúmer, starf. Umsækjendur verða einnig að svara nokkrum spurningum varðandi ferðalög, svo sem á hvaða tímabili þeir vilja ferðast, hvort um sé að ræða fyrsta skipti sem þeir ferðast til annars Evrópulands, hvort um sé að ræða fyrsta skipti sem þeir ferðast án foreldra sinna eða umsjáraðila, hvort þeir vilji ferðast einir eða með vinum, hvað þeir vilji læra með þessari reynslu, hvað þeir geti hugsað sér að gera í ferðinni, hvernig þeir muni fjármagna útgjöld og hvernig þeir hafi frétt af þessu verkefni.
- Ef um er að ræða hópumsókn: hópstjórinn verður að gefa upp sömu upplýsingar, en að því loknu verður búinn til kóði sem hinir meðlimir hópsins nota til að gefa upp persónuupplýsingar sínar.
- Tölvupóstfang og símanúmer valdra umsækjenda geta verið afhent miðlum sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og EACEA hafa valið, að fengnu skýru samþykki umsækjenda fyrir því að miðlar, upplýsingaskrifstofur framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins og talsmannaþjónusta framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins (e. European Commission's Spokesperson Service, SPP) hafi samband við þá. Þegar umsækjendur hafa fallist á að gefa miðlunum tölvupóstfang sitt verða þeir að gera sér ljóst að þeir eru háðir persónuverndaryfirlýsingu viðkomandi miðils.
- Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og EACEA geta deilt persónuupplýsingum valdra umsækjenda DiscoverEU (sérstaklega fornafni, eftirnafni, tölvupóstfangi, símanúmeri, fæðingardegi, landi) með viðurkenndum verktaka sem sér um miðlun og samskipti, svo sem til að senda boð á viðburði eða bóka farmiða til að sækja viðburð.
- Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og EACEA geta deilt persónuupplýsingum valdra umsækjenda DiscoverEU og umsækjenda á varalistanum (sérstaklega fornafni, eftirnafni, tölvupóstfangi, símanúmeri, fæðingardegi og landi) með landsskrifstofum Erasmus+ og Eurodesk í því skyni að koma til þeirra boðum á viðburði.
Samvinnuhópur ungs fréttafólks í Evrópu
- Einstaklingar sem sækja um að vera í hópnum verða að veita eftirfarandi grunnupplýsingar: fornafn, eftirnafn, búsetuland, ríkisfang, fæðingardag og ár. Þegar þeir senda Eurodesk umsóknina sína eru þeir beðnir um að samþykkja persónuverndarstefnu Eurodesk, sem byggist á persónuverndarreglugerð ESB.
- Ungt fréttafólk sem er valið og vill sækja viðburði erlendis, samkvæmt boði Eurodesk eða framkvæmdastjórnar ESB, verður að veita allar nauðsynlegar viðbótarupplýsingar til að Eurodesk geti bókað ferðir þeirra og gistingu.
- Nafn unga fréttafólksins er birt með þeim greinum sem það leggur fram.
- Stutt æviágrip unga fréttafólksins, sem það semur sjálft, er birt á sérstökum stað á Evrópsku ungmennagáttinni.

Skylt er að veita persónuupplýsingar svo að kröfum sem gilda um þátttöku í áætlununum DiscoverEU og Evrópska samstöðusveitin sé fullnægt. Ef þú lætur ekki í té persónuupplýsingar þínar verður þér ekki heimilað að taka þátt í áætlununum.

Allar persónuupplýsingar á rafrænu formi (Í tölvupósti, skjölum, gagnagrunnum, upphlöðnum gagnabunkum o.s.frv.) eru geymdar á netþjónum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins. Öll vinnsla fer fram samkvæmt ákvörðun framkvæmdastjórnarinnar (ESB, KBE) 2017/46 frá 10. janúar 2017 um öryggi samskipta- og upplýsingakerfa innan framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins.

Verktakar framkvæmdastjórnarinnar eru bundnir af sérstöku samningákvæði að því er varðar hvers konar vinnslu gagna þinna fyrir hönd framkvæmdastjórnarinnar, og af trúnaðarskyldum sem leiða af almennu persónuverndarreglugerðarinni (Reglugerð(ESB) 2016/679).

Evrópska samstöðusveitin:

Með því að samþykkja þessa Persónuverndaryfirlýsingu fallast samtök, sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi, á að nota upplýsingatæknikerfi samstöðusveitarinnar einungis til að leita að einstaklingum skráðum hjá sveitinni, sem og að hafa samband við einstaklinga skráða hjá sveitinni og bjóða þeim verkefni. Þessi verkefni geta verið á þeirra eigin vegum eða á vegum annarra samtaka sem hin viðurkenndu samtök eru opinber fulltrúi fyrir.

Einkum og sér í lagi skuldbinda hin viðurkenndu samtök sig til að gera tækni- og rekstrarlegar öryggisráðstafanir að því er varðar áhættuna sem fylgir vinnslu þeirra á persónuupplýsingum skráðra einstaklinga, í þeim tilgangi að:

hindra að þeir sem ekki hafa til þess heimild fái aðgang að tölvukerfum sem vinna persónuupplýsingar, og sérstaklega
- lestur, afritun, breytingar á eða fjarlægingu geymslumiðla án heimildar;
- ílag gagna án heimildar sem og hvers konar óheimila birtingu, breytingar eða eyðingu geymdra persónuupplýsinga;
- að þeir sem ekki hafa til þess heimild noti gagnavinnslukerfi með gagnaflutningsbúnaði;
tryggja að þeir sem hafa heimild til að nota gagnavinnslukerfi hafi einungis aðgang að þeim persónuupplýsingum sem aðgangsheimild þeirra nær til;
skrá hvaða persónuupplýsingum hefur verið miðlað, hvenær og til hverra;
tryggja að persónuupplýsingar séu unnar í samræmi við gagnaverndarákvæðin í lögum viðkomandi lands;
tryggja að meðan á sendingu persónuupplýsinga stendur og flutningi geymslumiðla sé ekki mögulegt að lesa gögnin, afrita þau eða eyða þeim án heimildar;
hanna skipulagseiningu sína á þann hátt að hún uppfylli kröfur um gagnavernd.
Framkvæmdastjórnin hefur gert ýmsar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar þínar. Meðal tæknilegra ráðstafana má nefna viðeigandi aðgerðir varðandi netöryggi, hættu á gagnatapi, breytingar á gögnum eða óheimilan aðgang, að teknu tilliti til þeirrar áhættu sem fylgir vinnslunni og eðli þeirra persónuupplýsinga sem unnið er úr. Ráðstafanir að því er varðar skipulag felast í því að einskorða aðgang að persónuupplýsingum við einstaklinga með heimild sem hafa lögmæta þörf á að kynna sér þær vegna vinnsluaðgerðarinnar.

Starfsfólk framkvæmdastjórnarinnar sem ber ábyrgð á að annast þessa vinnsluaðgerð sem og viðurkennt starfsfólk fær aðgang að persónuupplýsingum þínu í samræmi við meginregluna um vitneskjuþörf. Slíkt starfsfólk er bundið af lagalegu samkomulagi og, ef þörf krefur, viðbótartrúnaðarkvöð.

Upplýsingagjöf
- Almennir borgarar munu sjá viðeigandi samskiptaupplýsingar einstaklinga sem viðurkenndir ritstjórar EYP hafa sett í greinar, fréttir eða viðburði, til að mynda opinbers tengiliðar vegna viðburðar eða fréttar.
- Þær eru einnig tiltækar starfsfólki Eurodesk hjá Eurodesk Brussels Link og Eurodesk-stofnunum aðildarlandanna.
- Umsjónarmenn EYP hafa ennfremur aðgang að þessum upplýsingum.
Spurningareyðublað
- Samskiptaupplýsingarnar verða aðgengilegar Eurodesk Brussels Link, Eurodesk-stofnunum aðildarlandanna og umsjónarmönnum EYP.
Evrópska samstöðusveitin
- Almennir borgarar munu sjá samskiptaupplýsingar fulltrúa samtaka sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi ef samtökin setja þessar upplýsingar sjálf á samstöðusveitarprófíl sinn, en hann er birtur á vefsíðum sveitarinnar.
- Almennir borgarar munu einnig sjá efni frá notendum og athugasemdir sem einstaklingar skráðir hjá sveitinni pósta og deila um reynslu sína í samstöðusveitinni, ásamt sýndarsjálfi þeirra og staðsetningu ef þeir hafa látið slíkt í té.
- Einstaklingar skráðir hjá sveitinni geta skoðað og uppfært persónuupplýsingar sínar með því að skrá sig inn á reikning sinn hjá Evrópsku samstöðusveitinni. Þeir eru ábyrgir fyrir gæðum eigin gagna og hafa rétt á að eyða reikningnum hvenær sem er.
- Einnig geta skráðir einstaklingar notað Samstöðusveitarappið til að skoða, deila, breyta og eyða innleggjum sem þeir pósta um reynslu sína í samstöðusveitinni. Þeir geta einnig skoðað og brugðist við innleggjum frá öðrum skráðum einstaklingum og tilkynnt umsjónarmönnum sveitarinnar um innlegg ef þeim finnst að þau brjóti í bága við Notkunarskilmálana. Skráðir einstaklingar geta einnig hlaðið upp, lagað eða eytt sýndarsjálfi sínu og staðsetningu í Samstöðusveitarappinu.
- Persónuupplýsingar einstaklinga skráðra hjá sveitinni eru aðgengilegar viðurkenndum fulltrúum samtaka sem heimilt er að standa fyrir samstöðusveitarstarfsemi.
- Persónuupplýsingar einstaklinga skráðra hjá sveitinni eru aðgengilegar landsskrifstofum sem sjá um framkvæmd Erasmus+ og Evrópsku samstöðusveitinni, til að unnt sé að aðstoða viðurkennda fulltrúa samtaka og til að gera prófanir, úttektir og möt á verkefnum sem fá stuðning frá ESB og hinir skráðu einstaklingar taka þátt í.
- Persónuupplýsingar einstaklinga skráðra hjá sveitinni eru einnig aðgengilegar umsjónarmönnum sveitarinnar og umsjónarmönnum annarra áætlana ESB sem viðurkennd samtök starfa í gegnum að samstöðusveitarverkefnum.
- Persónuupplýsingum kann að vera deilt með öðrum þjónustusviðum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins sem gætu haft áhuga á að setja sig í samband við hina skráðu einstaklinga.
- Persónuupplýsingum valdra umsækjenda kann að vera deilt með prent-, sjónvarps- eða útvarpsmiðlum sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins hefur valið, að fengnu skýru samþykki hinna völdu umsækjenda.
- Takmarkaðar persónuupplýsingar einstaklinga skráðra hjá sveitinni (fornafn, eftirnafn, fæðingardagur, búsetuland, ríkisfang, tölvupóstfang) kunna að verða sendar til annarra verkfæra sem DG EAC stjórnar, og aðgengilegar viðurkenndum samtökum, landsskrifstofum sem og umsjónarmönnum sveitarinnar.
- Takmarkaðar persónuupplýsingar þátttakenda í samstöðusveitinni (fornafn, eftirnafn, fæðingardagur, búsetuland, ríkisfang, tölvupóstfang, kyn) verða sendar verktaka Evrópsku samstöðusveitarinnar til að unnt sé að ganga frá tryggingu þátttakenda í Evrópsku samstöðusveitinni. Þátttakendur eru tryggðir hjá ólíkum tryggingaraðilum eftir því hvenær verkefnið fer fram. Gagnaverndartilkynning CIGNA-trygginga gildir fyrir verkefni 2018-2020 sem fara fram innan fjölára fjárhagsrammans (e. Multiannual Financial Framework, MFF) 2014-2020 og fyrir verkefni sem hófust fyrir 7. febrúar 2023 innan núverandi MFF 2021-2027. Gagnaverndartilkynning Henner-trygginga gildir fyrir verkefni sem fara fram innan núverandi fjárhagsramma (MFF) 2021-2027 og hófust 7. febrúar 2023.
- Takmarkaðar persónuupplýsingar þátttakenda í samstöðusveitinni (fornafn, eftirnafn, fæðingardagur, tölvupóstfang, búsetuland) verða sendar til verkfærisins „Ungmennavegabréf“ (e. Youthpass) svo að þátttakendur geti skráð hæfni úr óformlegu námi ef þeir vilja.
- Takmarkaðar persónuupplýsingar þátttakenda/skráðra einstaklinga hjá samstöðusveitinni (fornafn, eftirnafn, tölvupóstfang, notandanafn fyrir ESB-innskráningu, samskiptatungumál, búsetuland, borg (ef hún er skilgreind)) sem hafa áhuga á að taka þátt í Almennu netlægu þjálfunarnámskeiðunum eða Þjálfun fyrir sjálfboðaliða í mannúðarstarfi verða sendar verkvangi ESB-akademíunnar svo að skráðir einstaklingar/þátttakendur geti fengið aðgang að þessari þjálfun. Þátttakendum/skráðum einstaklingum hjá samstöðusveitinni verður gert kunnugt um Gagnaverndartilkynningu Almennu netlægu þálfunarnámskeiðanna áður en gögnin þeirra eru flutt af EYP yfir á verkvang ESB-akademíunnar. Á vefsíðu verkvangsins má nálgast eigin Persónuverndaryfirlýsingu hans. Þar að auki hafa einstaklingar skráðir hjá Evrópsku samstöðusveitinni, sem hafa látið í ljósi áhuga á gerast Sjálfboðaliðar í mannúðarstarfi, möguleika á að taka þátt í sérstakri þjálfun á verkvangi ESB-akademíunnar, sem er aðgengilegur um samstöðusveitarprófílinn þeirra. Skráðum einstaklingum er gert kunnugt um Gagnaverndartilkynningu þessarar þjálfunar fyrir mannúðarstörf áður en gögnin þeirra eru flutt af EYP yfir á verkvang ESB-akademíunnar.
- Notandamyndað efni og athugasemdir sem einstaklingar skráðir hjá sveitinni pósta um reynslu sína í sveitinni eru einnig aðgengileg umsjónarmönnum sveitarinnar.
- Takmarkaðar persónuupplýsingar þátttakenda í samstöðusveitinni (fornafn, eftirnafn, kyn, tölvupóstfang, ríkisfang og búsetuland) kunna að verða sendar sendinefndum ESB svo að þær hafi vitneskju um það hverjir eru starfandi í landinu þar sem viðkomandi sendinefnd er staðsett.
Gagnagrunnur yfir samtök og tækifæri
- Samskiptaupplýsingar fólks sem tengist samtökum sem starfa með Evrópsku samstöðusveitinni og hafa gæðamerkingu, þar sem um er að ræða tækifærin sem eru sýnileg almennum borgurum.
- Viðurkenndir fulltrúar samtaka, sem starfa með Evrópsku samstöðusveitinni og hafa gæðamerkingu, hafa aðgang að persónulegum samskiptaupplýsingum fólks sem tengist þessum sömu samtökum og verkefnum þeirra.
DiscoverEU
- Umsækjandinn ber ábyrgð á gæðum eigin gagna.
- Persónuupplýsingar umsækjenda eru aðgengilegar umsjónarmönnum DiscoverEU.
- Persónuupplýsingum kann að vera deilt með öðrum þjónustusviðum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins og EACEA sem gætu haft áhuga á að setja sig í samband við hina skráðu einstaklinga.
- Persónuupplýsingum valdra umsækjenda kann að vera deilt með prent-, sjónvarps- eða útvarpsmiðlum sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og EACEA hafa valið, að fengnu skýru samþykki hinna völdu umsækjenda.
- Landsskrifstofur Erasmus+ eða viðurkenndur verktaki hjá framkvæmdastjórn Evrópusambandsins sem sér um miðlun og samskipti, geta haft samband við umsækjendur sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og EACEA velja, í tölvupósti eða gegnum síma. Ef við á, og ef hinn valdi umsækjandi er samþykkur, getur verktakinn bókað farmiða fyrir umsækjandann til að sækja viðburð. Verktakinn velur óháða, hagstæðustu og mest viðeigandi flutningsaðila (yfirleitt járnbraut).
- Til þess að bóka farmiðana getur verktakinn deilt með umsækjendum upplýsingum um viðkomandi ferðasöluaðila og krækju á netlæg bókunareyðublöð hins óháða flutningsaðila sem og á viðeigandi persónuverndaryfirlýsingu þeirra. Umsækjandinn þarf að fylla út bókunareyðublöðin til að bóka farmiða og innrita sig í ferðina á netinu. Athugið að slíkir óháðir flutningsaðilar starfa ekki á vegum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins/EACEA eða undir stjórn viðurkennds verktaka framkvæmdastjórnarinnar/EACEA og að persónuvernd þessara óháðu aðila getur verið frábrugðin því sem kemur fram í þessari persónuverndaryfirlýsingu. Hvorki framkvæmdastjórn Evrópusambandsins/EACEA né hinn viðurkenndi verktaki bera ábyrgð á persónuvernd þessara óháðu aðila eða tengdum persónuverndaryfirlýsingum. Valdir umsækjendur verða að gæta að og hafa í huga persónuverndaryfirlýsingu slíkra óháðra aðila þegar valdir umsækjendur fallast á kaup eða bókanir gegnum vefsíðu eða forrit flutningsaðilans. Við hvetjum þig til að lesa persónuverndaryfirlýsingu viðkomandi óháðra flutningsaðila til að fá nánari upplýsingar um starfshætti þeirra að því er varðar persónuvernd.
- Völdum þátttakendum (þ.m.t. fólki á varalista ef um slíkan er að ræða) verður gert kunnugt um Gagnaverndartilkynningu DiscoverEU áður en gögn þeirra eru send til viðurkennds verktaka svo að hægt sé að láta þeim í té ferðapassann og viðbótarþjónustu, s.s. ferðabókun.
- Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og samtök/stofnanir sem framkvæmdastjórnin viðurkennir, sem og EACEA, landsskrifstofur Erasmus+ og Eurodesk geta haft samband við þátttakendur í því skyni að veita þjónustu sem tengist DiscoverEU, svo sem DiscoverEU-fræðsluferlið eða kynningarátak DiscoverEU.
Samvinnuhópur ungs fréttafólks í Evrópu
- Persónuupplýsingar umsækjenda og valdra ungra fréttamanna eru mótteknar af framkvæmdastjórn Evrópusambandsins og Eurodesk Brussels Link, þjónustuveitanda framkvæmdastjórnarinnar sem kemur fram sem vinnsluaðili.
- Almennir borgarar munu sjá nafn og stutt æviágrip unga fréttafólksins í greinunum sem það hefur lagt fram og einnig á þar til gerðum stað á Evrópsku ungmennagáttinni.
- Takmörkuðum persónuupplýsingum kann að vera deilt með öðrum þjónustusviðum framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins, Eurodesk í aðildarlöndunum, landsskrifstofum Erasmus+ og Evrópsku samstöðusveitinni, sem gætu haft áhuga á að setja sig í samband við hið unga fréttafólk (að fengnu samþykki).

Þar að auki verða allar persónuupplýsingar aðgengilegar:

Starfsfólki deilda innan DG EAC/EACEA sem hafa með höndum þjónustu gegnum Evrópsku ungmennagáttina og sjá um framkvæmd Evrópsku samstöðusveitarinnar og DiscoverEU.
Starfsfólki upplýsingatæknideildar (UT) DG EAC.
Starfsfólki annarra þar til bærra þjónustusviða framkvæmdastjórnar Evrópusambandsins sem einnig bera ábyrgð á þjónustu á Evrópsku ungmennagáttinni.

Ef þörf krefur kunna persónuupplýsingar ennfremur að vera birtar:

Starfsfólki sem fer með innra eftirlit á stjórnarsviði mennta- og menningarmála (DG EAC)
Starfsfólki á stjórnarsviði innri endurskoðunar (DG IAS)
Starfsfólki OLAF (Evrópuskrifstofu um aðgerðir gegn svikum)

Eftirfarandi ytri vinnsluaðilar kunna að fá aðgang að persónuupplýsingum eftir því sem framkvæmdastjórn Evrópusambandsins heimilar:

Eurodesk Brussels Link;
Eurodesk-stofnanir aðildarlandanna;
Samtök sem Evrópska samstöðusveitin viðurkennir;
Verktaki hjá Evrópsku samstöðusveitinni sem sér um tryggingar;
Landsbundnir vinnuhópar Ungmennasamræðna ESB (e. EU Youth Dialogue);
Verktakar og undirverktakar DiscoverEU;
Landsskrifstofur Erasmus+ og Evrópska samstöðusveitin (þ.m.t. RAY-netið);
Viðurkenndir aðstoðarvinnsluaðilar landsskrifstofa;
ESB-sendinefndir.

Samskiptaupplýsingar þessara ytri vinnsluaðila má nálgast um eftirfarandi krækju: https://youth.europa.eu/privacy/external-processors_en.

Ennfremur koma DG EAC og EACEA fram sem samstjórnendur að því er varðar DiscoverEU því að þau vinna sameiginlega persónuupplýsingar umsækjenda sem senda inn umsókn á evrópsku ungmennagáttina í því skyni að fá DiscoverEU-ferðapassa.

Alþjóðlegir gagnaflutningar:

Persónuupplýsingar einstaklinga skráðra hjá sveitinni eru sendar til samtaka frá þriðju löndum utan ESB/EES sem hafa gæðamerkingu Evrópsku samstöðusveitarinnar (samstarfslöndum og löndum sem taka þátt í áætlun) en sem ekki liggur fyrir ákvörðun um varðandi fullnægjandi vernd (þ.m.t. til landa sem taka þátt í áætlun – Tyrklands, Serbíu og Norður-Makedóníu). Í því tilfelli er verndun persónuupplýsinga þinna háð lögum eða venjum í viðkomandi þriðja landi. En verið getur að réttindi þín varðandi gagnavernd séu ekki sambærileg við réttindi þín í landi í ESB/EES eða landi sem nýtur ákvörðunar varðandi fullnægjandi vernd.

Sérstök yfirlýsing um trúnað og meðferð persónuupplýsinga – Evrópska ungmennagáttin

Want to give your feedback about this page?

Hafa samband við ESB

Samfélagsmiðlar

Lög

Stofnanir ESB