Oznámenie o ochrane údajov v rámci iniciatívy DiscoverEU
Európska výkonná agentúra pre vzdelávanie a kultúru (EACEA) sa zaväzuje chrániť vaše súkromie. So všetkými osobnými údajmi sa zaobchádza v súlade s nariadením (EÚ) 2018/1725 o ochrane osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie (1) (ďalej len „nariadenie o ochrane údajov“).
V nasledujúcom oznámení o ochrane údajov sa uvádzajú politiky, ktorými agentúra EACEA riadi zber, správu a používanie osobných údajov jednotlivcov zapojených do iniciatívy DiscoverEU.
1. Kto je zodpovedný za spracúvanie vašich osobných údajov (prevádzkovateľ)?
Prevádzkovateľom je Európska výkonná agentúra pre vzdelávanie a kultúru, BE-1049 Brusel. Za osobu, ktorá zodpovedá za spracovateľskú operáciu, bol určený vedúci oddelenia A5: Mládež, EÚ
zbor solidarity a dobrovoľníci pomoci.
E-mail: eacea-a5@ec.europa.eu.
GR EAC a EACEA pôsobia v súvislosti s iniciatívou DiscoverEU ako spoloční prevádzkovatelia, pretože spoločne spracúvajú osobné údaje uchádzačov, ktorí predkladajú žiadosť na Európskom portáli pre mládež, aby získali cestovné poukazy DiscoverEU.
2. Ktoré osobné údaje sa spracúvajú?
Spracúvajú sa tieto osobné údaje, ktoré sú všetky povinné (s výnimkou prípadov, keď je uvedené, že sú nepovinné):
• vo forme osobných identifikačných čísiel (číslo preukazu totožnosti alebo číslo cestovného pasu alebo číslo dokladu o oprávnenom pobyte)
• týkajúce sa fyzických vlastností osôb, ako aj ich vyobrazenia, hlasu alebo odtlačkov prstov (vyobrazenie preukazu totožnosti alebo cestovného pasu alebo dokladu o oprávnenom pobyte)
• týkajúce sa súkromnej sféry dotknutej osoby [štátna príslušnosť, legálny pobyt, dátum narodenia, e-mailová adresa, meno, priezvisko, pohlavie (nepovinné), telefónne číslo regiónu bydliska (nepovinné), povolanie (napr. školská dochádzka, zamestnanie...), zdravotné postihnutie alebo zdravotný problém (nepovinné a len v prípade žiadosti o osobitnú podporu), krajina vydávajúcu národný preukaz totožnosti/pas/doklad o legálnom pobyte]
• týkajúce sa platu, príspevkov a bankových účtov (zdroje, z ktorých sa budú financovať nepokryté náklady)
• týkajúce sa rodiny dotknutej osoby [úroveň vzdelania rodičov/zákonných opatrovníkov (nepovinné)]
• týkajúce sa kariéry dotknutej osoby [predchádzajúce povolanie (napr. školská dochádzka, zamestnanie),
(predchádzajúce) zapojenie sa v mládežníckych organizáciách (nepovinné)], predpokladané budúce povolanie (napr. štúdium, práca)
• týkajúce sa telefónnych čísel a komunikačných kanálov (telefónne číslo, e-mailová adresa)
• týkajúce sa mien a adries (vrátane e-mailových adries) [meno, priezvisko, e-mailová adresa, národný preukaz totožnosti/doklad o legálnom pobyte, región (nepovinné)].
• týkajúce sa zdravia (nepovinné a len v prípadoch, keď účastník žiada o osobitnú podporu z dôvodu zdravotného stavu).
3. Na aký účel spracúvame vaše údaje?
• Na organizáciu výberových konaní a postupov udeľovania cestovných poukazov a súvisiacich služieb v rámci iniciatívy DiscoverEU: otvorenie jednotlivých kôl na Európskom portáli pre mládež, v ktorých sú žiadatelia vyzvaní, aby odpovedali na dotazník. Na tento účel musia žiadatelia predložiť niektoré osobné údaje, aby mohli spoloční prevádzkovatelia posúdiť, či spĺňajú podmienky účasti. Vybraní môžu byť len tí účastníci, ktorí spĺňajú podmienky účasti, správne odpovedia na kvízové otázky a čo najsprávnejšie odpovedia na doplňujúcu otázku (tzv. tiebreaker, otázku spočívajúcu v čo najprávnejšom odhade).
• Po výbere úspešných uchádzačov dodávateľ overí, či naozaj spĺňajú podmienky účasti, a to kontrolou platnosti osobných dokladov (doklad o štátnej príslušnosti, doklad o legálnom pobyte).
• Po tejto fáze dodávateľ zašle účastníkom cestovný poukaz a sprievodnú zľavovú kartu. Účastníci, ktorí používajú poukaz, sú v kontakte s dodávateľom, aby sa na túto cestu pripravili, alebo ak potrebujú pomoc pri používaní poukazu.
• Rezervácia lístkov na vlak, autobus alebo letenky pre účastníkov, ktorým bol vydaný cestovný poukaz DiscoverEU.
• Monitorovanie a podávanie správ: Agentúra EACEA môže spracúvať aj osobné údaje účastníkov na účely monitorovania a podávania správ.
Osobné údaje uchádzačov, ktorí neboli vybraní, môže GR EAC (spoločný prevádzkovateľ) postúpiť svojmu
dodávateľovi na účely získania zľavovej karty od Európskej asociácie kariet mládeže.
4. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
Prístup k vašim osobným údajom možno poskytnúť na základe zásady „need-to-know“ týmto stranám:
• Oprávnení zamestnanci agentúry EACEA (so sídlom v EÚ)
• Oprávnení zamestnanci Európskej komisie
• Oprávnení zamestnanci dodávateľa a jeho subdodávateľov (so sídlom v krajinách EÚ/EHP)
• Dodávateľ prevádzkuje iniciatívu DiscoverEU pomocou služieb z týchto nástrojov tretích strán:
o Adobe Campaign & Mandrill (e-mail s potvrdením)
o AWS Cognito & CommerceTools (spravovanie účtov a objednávok)
o AWS Dynamo DB (mobilný poukaz)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (databáza)
o Flexmail (e-mailový systém)
o Insided (spoločenstvo)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (rezervácie)
o MessageBird (systém SMS)
o Netigate (anketa po absolvovaní cesty)
o Shufti Pro (overovanie totožnosti)
o SQL Datawarehouse (archivovanie & podávanie správ)
o Zendesk (asistenčná služba)
Vo veľmi obmedzenom počte prípadov (lístky na vlak na konkrétny termín, výnimočné cesty autobusom alebo lietadlom) sa obmedzené osobné údaje (meno, meno, dátum narodenia) zasielajú do cestovnej kancelárie so sídlom v Belgicku, s ktorou má dodávateľ DiscoverEU uzavretú dohodu o ochrane údajov (DPA). V závislosti od trasy, ktorú požaduje účastník, môže cestovná kancelária rezervovať cesty u dopravcov v krajinách EÚ/EHP alebo v krajinách mimo EÚ/EHP, ktoré sú súčasťou iniciatívy DiscoverEU (Severné Macedónsko, Srbsko, Turecko).
Takéto cesty sa vždy rezervujú na žiadosť účastníka. Takýto prenos osobných údajov bude vychádzať z článku 50 ods. 1 písm. c) (prenos potrebný na uzavretie alebo plnenie zmluvy uzavretej v záujme dotknutej osoby).
V prípade kontroly alebo sporu môže byť prístup k vašim osobným údajom udelený na základe zásady „need-to-know“ orgánom povereným monitorovaním alebo inšpekciou pri uplatňovaní práva Únie (napr. Útvar pre vnútorný audit, Európska komisia, OLAF, súdy EÚ atď.).
5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Osobné údaje uvedené v prihláškach používateľov, ktorí neboli vybraní v rámci iniciatívy DiscoverEU, budú vymazané dva roky po podaní prihlášky, pokiaľ žiadatelia nevyjadrili záujem byť informovaní o ďalších službách Európskeho portálu pre mládež alebo byť do týchto služieb zapojení – v tom prípade sa ich údaje uchovávajú maximálne päť rokov. Po uplynutí tohto obdobia budú ich osobné údaje anonymizované a budú sa uchovávať len na štatistické účely.
Osobné údaje obsiahnuté vo vybraných používateľských aplikáciách v rámci iniciatívy DiscoverEU sa vymažú 5 rokov od dátumu rezervácie cesty podľa spoločného zoznamu uchovávania, pokiaľ používatelia neprejavia záujem o zrušenie statusu „vybraného používateľa“ a nečerpali prostredníctvom iniciatívy finančné prostriedky EÚ – v tom prípade sa údaje uchovávajú maximálne 2 roky.
Informácie, podľa ktorých vás možno identifikovať, však môžeme uchovávať dlhší čas, a to na archivačné, štatistické alebo
vedecké účely, pričom sa zabezpečia primerané záruky.
6. Aké sú vaše práva týkajúce sa vašich osobných údajov a ako ich môžete uplatňovať?
Podľa ustanovení nariadenia o ochrane údajov máte právo:
• požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré o vás uchováva EACEA,
• v prípade potreby požiadať o opravu vašich osobných údajov,
• požiadať o vymazanie vašich osobných údajov,
• požiadať o obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov,
• požiadať o získanie svojich údajov alebo ich prenos do inej organizácie v bežne používanom strojovo čitateľnom štandardnom formáte (prenosnosť údajov).
Poznámka: Vzhľadom na konkurenčnú povahu výberu účastníkov sa právo na opravu informácií môže vzťahovať len na faktické údaje spracúvané v rámci príslušného postupu udeľovania grantu. Právo na opravu týchto údajov sa môže uplatniť len do dátumu uzávierky podávania žiadostí.
Nepresné identifikačné faktické údaje sa však môžu opraviť kedykoľvek počas postupu udeľovania grantu i po ňom.
Keďže toto spracúvanie vašich osobných údajov vychádza z článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia o ochrane údajov, upozorňujeme vás, že máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie podľa ustanovení článku 23 nariadenia o ochrane údajov.
V článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa stanovuje, že vo veciach týkajúcich sa fungovania inštitúcií a orgánov EÚ môžu tieto za výnimočných okolností a so zárukami stanovenými v uvedenom nariadení obmedziť určité práva jednotlivcov. Takéto obmedzenia sú stanovené vo vnútorných pravidlách prijatých agentúrou EACEA a uverejnených v Úradnom vestníku Európskej únie. (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SK/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Každé takéto obmedzenie bude časovo obmedzené, primerané a bude rešpektovať podstatu uvedených práv. Bude zrušené hneď ako pominú okolnosti odôvodňujúce toto obmedzenie. Po uplynutí tohto obdobia dostanete konkrétnejšie oznámenie o ochrane údajov.
Vo všeobecnosti platí, že o hlavných dôvodoch obmedzenia budete informovaný(-á), pokiaľ sa touto informáciou nezruší samotný účinok takéhoto obmedzenia.
Pokiaľ ide o rozsah obmedzenia, máte právo podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.
7. Vaše právo žiadať o nápravu v prípade sporu o akejkoľvek otázke týkajúcej sa ochrany osobných údajov
V prípade sporu o akejkoľvek otázke týkajúcej sa ochrany osobných údajov sa môžete obrátiť na prevádzkovateľa na už uvedenej adrese a prostredníctvom funkčnej e-mailovej schránky.
Môžete sa obrátiť aj na zodpovednú osobu agentúry EACEA na tejto e-mailovej adrese: eacea-data protection@ec.europa.eu.
Kedykoľvek sa môžete obrátiť so sťažnosťou na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov: http://www.edps.europa.eu.
8. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
Spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie (stanoví sa v práve Únie):
– vykonávacie rozhodnutie Komisie 2021/173, ktorým sa zriaďuje EACEA,
– rozhodnutie Komisie C(2021)951 a jeho prílohy, ktorým sa delegujú právomoci na EACEA na riadenie programov v rámci VFR 2021 – 2027
– nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2021/817 z 20. mája 2021, ktorým sa zriaďuje Erasmus+: program Únie pre vzdelávanie a odbornú prípravu, mládež a šport a ktorým sa zrušuje nariadenie (EÚ) č. 1288/2013 (Ú. v. EÚ L 189, 28.5.2021, s. 1 – 33) (Text s významom pre EHP).
(1) Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES, (Text s významom pre EHP, Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39).