DiscoverEU-privacyverklaring
Het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur (EACEA) wil uw privacy beschermen. Alle persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie (1) (de verordening gegevensbescherming).
Deze privacyverklaring beschrijft het beleid dat van toepassing is op de verzameling, het beheer en het gebruik door het EACEA van de persoonsgegevens van de deelnemers aan DiscoverEU.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke)?
De verwerkingsverantwoordelijke is het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur, BE-1049 Brussel. De persoon die is aangewezen als verwerkingsverantwoordelijke is het hoofd van eenheid A5: Jeugd,
Europees Solidariteitskorps en vrijwilligers voor humanitaire hulp.
E-mail: eacea-a5@ec.europa.eu.
DG EAC en het EACEA treden op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor DiscoverEU omdat zij gezamenlijk de persoonsgegevens verwerken van degenen die op de Europese Jongerensite een aanvraag indienen voor een DiscoverEU-reispas.
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt (deze zijn alle verplicht, tenzij is aangegeven dat zij facultatief zijn):
• persoonlijke identificatienummers (nummer identiteitskaart, paspoort of verblijfsvergunning)
• de fysieke kenmerken van personen en de afbeelding, spraak of vingerafdrukken (foto identiteitskaart, paspoort of verblijfsvergunning)
• de privésfeer van de betrokkene (nationaliteit, wettelijke verblijfplaats, geboortedatum, e-mailadres, voornaam, achternaam, geslacht (facultatief), regio van verblijf (facultatief), telefoonnummer, beroep (bv. onderwijs, werk, enz.), handicap of gezondheidsprobleem (facultatief en alleen bij verzoek om speciale steun), land van afgifte nationale identiteitskaart/paspoort/verblijfsvergunning
• betalingen, toelagen en bankrekeningen (voor de financiering van niet-gedekte kosten)
• het gezin van de betrokkene (opleidingsniveau van de ouders/wettelijke voogden (facultatief))
• de loopbaan van de betrokkene (vorig beroep (bv. onderwijs, werk),
(eerdere) betrokkenheid bij een jongerenorganisatie (facultatief), beoogd toekomstig beroep (bv. studie, werk))
• telefoonnummers en communicatie (telefoonnummer, e-mailadres)
• namen en adressen (inclusief e-mailadressen) (voornaam, achternaam, e-mailadres, nationale identiteitskaart/paspoort/verblijfsvergunning, regio van verblijf (facultatief)).
• gezondheid (facultatief in gevallen waarin de deelnemer specifieke ondersteuning om gezondheidsredenen aanvraagt).
3. Waarvoor verwerken wij uw gegevens?
• Voor het organiseren van de selectie- en toekenningsprocedures voor DiscoverEU-reispassen en daarmee samenhangende diensten: het lanceren van aanvraagrondes op de Europese Jongerensite, waarbij de kandidaten wordt gevraagd een vragenlijst in te vullen. Daartoe moeten de aanvragers bepaalde persoonsgegevens indienen aan de hand waarvan de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken kunnen beoordelen of zij aan de toelatingsvoorwaarden voldoen. Deelnemers worden geselecteerd als zij aan de toelatingsvoorwaarden voldoen, de quizvragen juist hebben beantwoord en de schiftingsvraag zo goed mogelijk hebben beantwoord.
• Na de selectie controleert de contractant of de geselecteerde kandidaten daadwerkelijk in aanmerking komen door de geldigheid van persoonlijke documenten te controleren (bewijs van nationaliteit, bewijs van legaal verblijf).
• Daarna worden de reispas en de bijbehorende kortingskaart door de contractant aan de deelnemers verstrekt. Deelnemers die de pas gebruiken, nemen contact op met de contractant om hun reis voor te bereiden en als zij hulp nodig hebben om de pas te gebruiken.
• Het boeken van trein-, bus- of vliegtickets voor aanvragers met een reispas van DiscoverEU.
• Monitoring en rapportage: Het EACEA kan de persoonsgegevens van deelnemers ook voor monitoring- en rapportagedoeleinden verwerken.
Persoonsgegevens van niet-geselecteerde aanvragers kunnen door DG EAC (gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke) aan de
contractant worden doorgegeven met het oog op de ontvangst van de kortingskaart van de Europese jongerenkaartvereniging.
4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en met wie worden deze gedeeld?
Aan de volgende ontvangers kan op “need-to know”-basis toegang tot uw persoonsgegevens worden verleend:
• Bevoegd personeel van het EACEA (binnen de EU)
• Bevoegd personeel van de Europese Commissie
• Bevoegd personeel van de contractant en zijn subcontractanten (in EU/EER-landen)
• De contractant maakt bij de DiscoverEU-dienstverlening gebruik van de volgende tools van derden:
o Adobe Campaign & Mandrill (e-mailbevestiging)
o AWS Cognito & CommerceTools (beheer van accounts en bestellingen)
o AWS Dynamo DB (mobiele reispas)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (database)
o Flexmail (e-mailsysteem)
o Insided (communityplatform)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (reserveringen)
o MessageBird (sms-systeem)
o Netigate (enquête na de reis)
o Shufti Pro (identiteitscontrole)
o SQL Datawarehouse (archivering & rapportage)
o Zendesk (helpdesk)
In een zeer beperkt aantal gevallen (vaste treintickets, uitzonderlijke bus- of vliegreizen) worden beperkte persoonsgegevens (naam, voornaam, geboortedatum) doorgegeven aan een in België gevestigd reisbureau, waarmee de DiscoverEU-contractant een gegevensbeschermingsovereenkomst heeft gesloten. Afhankelijk van de door de deelnemer aangevraagde route kan het reisbureau reizen boeken bij vervoersondernemingen in landen binnen of buiten de EU/EER die deel uitmaken van DiscoverEU (Noord-Macedonië, Servië, Turkije).
Dergelijke reizen worden altijd geboekt op verzoek van de deelnemer. Een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens gebeurt op basis van artikel 50, lid 1, punt c) (doorgifte noodzakelijk voor de sluiting of de uitvoering van een in het belang van de betrokkene gesloten overeenkomst).
In geval van controle of geschil, kan op “need-to know”-basis toegang tot uw persoonsgegevens worden verleend aan de instanties die belast zijn met een toezichts- of inspectietaak in het kader van de toepassing van het Unierecht (bv. dienst Interne audit, Europese Commissie, OLAF, EU-rechtbanken enz.).
5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Persoonsgegevens die bij de aanmelding van niet-geselecteerde kandidaten voor DiscoverEU zijn verstrekt, worden twee jaar na het indienen van de aanvraag gewist, tenzij de kandidaten hebben aangegeven dat zij op de hoogte willen worden gehouden van / betrokken willen worden bij andere diensten van de Europese Jongerensite. In dat geval worden de gegevens hoogstens vijf jaar bewaard. Na die tijd worden de persoonsgegevens geanonimiseerd en alleen voor statistische doeleinden bewaard.
Persoonsgegevens in geselecteerde gebruikerstoepassingen voor DiscoverEU worden vijf jaar na de datum van het boeken van de reis gewist overeenkomstig de gemeenschappelijke retentielijst, tenzij de gebruiker te kennen heeft gegeven de status van “geselecteerde gebruiker” te willen intrekken en geen EU-financiering via het initiatief heeft ontvangen. In dat geval worden de gegevens hoogstens twee jaar bewaard.
Voor historische, statistische of
wetenschappelijke doeleinden kunnen wij informatie waarmee u kunt worden geïdentificeerd echter gedurende een langere termijn bewaren. Dit gaat gepaard met de nodige waarborgen.
6. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en hoe kunt u deze uitoefenen?
Op grond van de bepalingen van de verordening gegevensbescherming hebt u het recht erom te verzoeken dat:
• u toegang hebt tot uw persoonsgegevens bij het EACEA;
• uw persoonsgegevens worden gerectificeerd;
• uw persoonsgegevens worden gewist;
• de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt;
• uw gegevens worden verstrekt of aan een andere organisatie worden overgedragen in een gangbaar machineleesbaar standaardformaat (overdraagbaarheid van gegevens).
NB: Gezien het concurrerende karakter van de selectieprocedure kan het recht om informatie te corrigeren alleen gelden voor de feitelijke gegevens die in het kader van de betrokken toekenningsprocedure worden verwerkt. Het recht om deze gegevens te corrigeren kan slechts worden uitgeoefend tot de uiterste datum voor het indienen van aanvragen.
Onjuiste identificatiegegevens kunnen tijdens en na de toekenningsprocedure echter te allen tijde worden gecorrigeerd.
Aangezien deze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op artikel 5, lid 1, punt a), van de verordening gegevensbescherming, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van artikel 23 van de verordening gegevensbescherming om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
Artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalt dat, in aangelegenheden betreffende de werking van de instellingen of organen van de Unie, deze instellingen en organen bepaalde rechten van personen in uitzonderlijke omstandigheden en met inachtneming van de in die verordening vastgestelde waarborgen kunnen beperken. Dergelijke beperkingen zijn opgenomen in interne voorschriften die door EACEA zijn vastgesteld en in het Publicatieblad van de Europese Unie zijn bekendgemaakt: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29
Beperkingen moeten beperkt zijn in de tijd, ze moeten evenredig zijn en ze mogen geen inbreuk plegen op de essentie van de bovengenoemde rechten. Zij worden opgeheven zodra de omstandigheden die de beperking rechtvaardigen, niet langer van toepassing zijn. U ontvangt een meer specifieke privacyverklaring wanneer deze termijn is verstreken.
In principe wordt u geïnformeerd over de belangrijkste redenen voor een beperking, tenzij deze informatie het effect van de beperking als zodanig teniet zou doen.
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) over de reikwijdte van de beperking.
7. Uw recht op verhaal bij een conflict in verband met persoonsgegevens
In geval van een conflict over de bescherming van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke op het bovengenoemde adres en via de functionele mailbox.
U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het EACEA op het volgende e-mailadres: eacea-data protection@ec.europa.eu
U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: http://www.edps.europa.eu
8. Op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?
De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend.” (moet worden vastgesteld in het Unierecht):
— Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/173 van de Commissie tot oprichting van het EACEA;
— Besluit C(2021) 951 van de Commissie en de bijlagen daarbij waarbij bevoegdheden aan het EACEA worden gedelegeerd voor het beheer van programma’s in het MFK 2021-2027
— Verordening (EU) 2021/817 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2021 tot vaststelling van Erasmus+: het programma van de Unie voor onderwijs en opleiding, jeugd en sport, en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1288/2013 (PB L 189 van 28.5.2021, blz. 1) (Voor de EER relevante tekst).
(1) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).