Обавештење о заштити података иницијативе DiscoverEU
Европска извршна агенција за образовање и културу (,,EACEA") је посвећена заштити твоје приватности. Сви подаци о личности се обрађују у складу са Уредбом (ЕУ) 2018/1725 о заштити података о личности од стране институција, тела, канцеларија и агенција Уније (1) („Уредба о заштити података").
Следеће Обавештење о заштити података описује политике које уређују начин на који EACEA прикупља, управља и користи податке о личности лица која учествују у DiscoverEU.
1. Ко је одговоран за обраду твојих података о личности (руковалац података)?
Руковалац је Европска извршна агенција за образовање и културу, БЕ-1049 Брисел. Лице које је одређено да буде одговорно за поступак обраде је руководилац одељења А5: Млади,
корпус солидарности ЕУ и волонтери за хуманитарну помоћ.
Е-пошта: eacea-a5@ec.europa.eu.
ГД "Образовање и култура" и EACEA делују као заједнички руковаоци у вези са DiscoverEU, јер заједнички обрађују податке о личности кандидата који се пријављују на Европски омладински портал да би добили путне пропуснице за DiscoverEU.
2. Који се подаци о личности обрађују?
Следећи подаци о личности се обрађују и сви су обавезни, осим када је наведено да нису обавезни:
• у облику личних идентификационих бројева (број личне карте или број пасоша или број легалне дозволе за боравак)
• у вези са физичким карактеристикама лица, као што су слика, глас или отисци прстију (слика личне карте или слика пасоша или слика легалне дозволе за боравак)
• у вези са приватним доменом лица на које се подаци односе (националност, легално боравиште, датум рођења, адреса е-поште, име, презиме, пол (није обавезно), регион боравишта (није обавезно) број телефона, занимање (нпр. школовање, запошљавање...), инвалидитет или здравствени проблем (није обавезно и када постоји захтев за пружање посебне подршке), земља која издаје националну личну карту/пасош/доказ о легалном боравишту.
• у вези са платама, надокнадама и банкарским рачунима (извор за финансирање трошкова који нису покривени)
• у вези са породицом лица на које се подаци односе (ниво образовања родитеља/законских старатеља (није обавезно))
• у вези са каријером лица на које се подаци односе (претходно занимање (нпр. образовање, запошљавање),
(претходно) укључивање у омладинску организацију (није обавезно)), предвиђена будућа занимања (нпр. студије, посао)
• о телефонским бројевима и комуникацијама (телефонски број, адреса е-поште)
• имена и адресе (укључујући имејл адресе) (име, презиме, имејл адреса, национална лична карта/пасош/доказ о легалном боравку, регион боравка (није обавезно)).
• у вези са здрављем (није обавезно у случајевима када учесник тражи посебну подршку због здравственог стања).
3. У коју сврху обрађујемо твоје податке?
• За организовање процеса избора и доделе DiscoverEU путних пропусница и повезаних услуга: покретање кругова на Европском омладинском порталу, у којима се позивају подносиоци пријава да одговоре на упитник. У ту сврху, подносиоци пријава морају да доставе одређене податке о личности како би заједнички руковаоци могли да процене да ли испуњавају услове прихватљивости. Учесници се одабиру ако испуњавају услове прихватљивости, ако тачно одговарају на питања у квизу и ако на помоћно питање (tiebreaker) одговоре на најтачнији начин.
• Након одабира, извођач проверава стварну прихватљивост одбраних кандидата провером валидности личних докумената (доказ о држављанству, доказ о легалном боравку).
• Након тога, путна пропусница и пратећа картица за попусте се додељују учесницима од стране извођача. Учесници који користе пропусницу су у контакту са извођачем уговора како би припремили своје путовање као и уколико им је потребна подршка за употребу пропуснице.
• Резервација путних карата за воз, аутобус или авион за подносиоце пријава којима је додељена путна пропусница DiscoverEU.
• Праћење и извештавање: EACEA такође може обрађивати податке о личности учесника у сврху праћења и извештавања.
ГД ОИК (заједнички руковалац обраде) може пренети податке о личности неодабраних кандидата свом извођачу уговора у циљу добијања картице за попуст Европског удружења за омладинске картице.
4. Ко има приступ твојим подацима о личности и коме се они откривају?
Приступ твојим подацима о личности може дати следећим примаоцима на основу нужности приступа:
• Овлашћено особље EACEA (са седиштем у ЕУ)
• Овлашћено особље Европске комисије
• Овлашћено особље извођача и њихових подизвођача (у земљама ЕУ/ЕГП)
• Извођач управља иницијативом DiscoverEU користећи услуге из алата следећих трећих страна:
o Adobe Campaign & Mandrill (потврда е-поште)
o AWS Cognito & CommerceTools (управљање рачуном и наруџбинама)
o AWS Dynamo DB (мобилна пропусница)
o Chatlayer (chatbot)
o Dune (база података)
o Flexmail (систем е-поште)
o Insided (заједница)
o Mailchimp & IRIS/Intersystems (резервације)
o MessageBird (СМС систем)
o Netigate (анкета након путовања)
o Shufti Pro (ID верификација)
o SQL Datawarehouse (архивирање и извештавање)
o Zendesk (биро за помоћ)
У врло ограниченом броју случајева (фиксне карте за воз, ванредна путовања аутобусом или авионом), ограничени подаци о личности (име, презиме, датум рођења) се преносе туристичкој агенцији са седиштем у Белгији, са којом извођач иницијативе DiscoverEU има Споразум о заштити података (DPA). У зависности од плана путовања који затражи учесник, туристичка агенција може резервисати путовања за оператере превоза у земљама у ЕУ/ЕГП или ван ЕУ/ЕГП које су део иницијативе DiscoverEU (Северна Македонија, Србија, Турска).
Таква путовања се увек резервишу на захтев учесника. Такав пренос података о личности ће бити заснован на члану 50.1(c) (пренос потребан за закључивање или извршење уговора склопљеног у интересу лица на које се подаци односе).
У случају контроле или спора, приступ твојим подацима о личности може бити омогућен на основу начела основане потребе за добијањем информација телима која су задужена за праћење или инспекцију у складу са правом ЕУ (нпр. Служба за интерну ревизију, Европска комисија, ОЛАФ, судови ЕУ итд.).
5. Колико дуго чувамо твоје податке о личности?
Подаци о личности који се налазе у пријавама корисника за иницијативу DiscoverEU који нису одабрани, бришу се две године након што је подносилац поднео своју пријаву, осим ако су изразили интерес да буду информисани / укључени у друге службе Европског омладинског портала и у том случају се подаци чувају највише 5 година. Након тога, њихови подаци о личности ће бити анонимизирани и чуваће се само у статистичке сврхе.
Подаци о личности који се налазе у одабраним корисничким пријавама за DiscoverEU бришу се 5 година од датума резервације путовања у складу са заједничком листом задржавања, осим ако је корисник изразио интерес да се повуче из статуса "одабраног корисника" и није користио финансијска средства ЕУ у оквиру иницијативе, и у том случају подаци се чувају највише 2 године.
Међутим, можемо да задржимо информације које те идентификују током дужег периода у историјске, статистичке или научне сврхе уз одговарајуће заштитне мере.
6. Која су твоја права у вези са твојим подацима о личности и како их можеш остварити?
Према одредбама Уредбе о заштити података, имаш право да затражиш:
• приступ подацима о личности које EACEA поседује о теби;
• исправку твојих података о личности уколико је то потребно;
• брисање твојих података о личности;
• ограничење обраде твојих података о личности;
• примање или пренос твојих података у другу организацију у уобичајеном употребљиваном машински читљивом стандардном формату (преносивост података).
Напомена: С обзиром на конкурентску природу процеса селекције, право на исправку информација може се примењивати само на чињеничне податке обрађене у оквиру дотичног поступка доделе бесповратних средстава. Право на исправку ових података може се остварити само до крајњег рока за подношење пријава.
Међутим, нетачни идентификациони чињенични подаци могу се исправити у било ком тренутку током и након поступка доделе бесповратних средстава.
Пошто се ова обрада твојих података о личности заснива на члану 5(1)(a) Уредбе о заштити података, напомињемо да имаш право да поднесеш приговор на обраду твојих података о личности на основу твоје посебне ситуације у складу са одредбама члана 23 Уредбе о заштити података.
Чланом 25 Уредбе (ЕУ) 2018/1725 предвиђено је да у питањима која се односе на рад институција и тела ЕУ, задње поменути могу ограничити одређена права појединаца у ванредним околностима, а уз заштитне мере утврђене у тој Уредби. Таква ограничења предвиђена су у унутрашњим правилима које је усвојила EACEA и која су објављена у Службеном листу Европске уније: (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32021Q0317%2801%29)
Свако такво ограничење ће бити временски ограничено, пропорционално и поштоваће суштину горе поменутих права. Биће укинуто када околности које оправдавају ограничење више не буду примењиве. Након истека тог периода, добићеш прецизније обавештење о заштити података.
По правилу, бићеш обавештен о главним разлозима ограничења, осим ако би се том информацијом поништио ефекат ограничења као таквог.
Имаш право да поднесеш жалбу Европском надзорнику за заштиту података, у вези са подручјем примене ограничења.
7. Твоје право на жалбу у случају спора о било ком питању које се односи на податке о личности
У случају спора у вези са било којим питањем о заштити података о личности, можеш контактирати руковаоца, на горе наведену адресу и наменско поштанско сандуче.
Такође можеш контактирати и службеника за заштиту података EACEA на следећу имејл адресу: eacea-data-protection@ec.europa.eu.
У сваком тренутку можеш поднети жалбу Европском надзорнику за заштиту података: http://www.edps.europa.eu.
8. На којој правној основи обрађујемо твоје податке о личности?
Обрада је неопходна за обављање задатака од јавног интереса или за извршавање службених овлашћења која су додељена институцији или телу Уније (што је прописано правом Уније):
- Одлука о имплементацији 2021/173 Комисије о оснивању EACEA;
- Одлука Комисије C(2021) 951 и њени прилози о делегирању надлежности EACEA за управљање програмима у МФР за период 2021-2027,
- Уредба (EУ) 2021/817 Европског парламента и Савета од 20. маја 2021. о оснивању програма Erasmus+: програм Уније за образовање и обуку, младе и спорт и о стављању ван снаге Уредбе (ЕУ) број 1288/2013 (СЛ L 189, 28.5.2021, стр.1-33) (Текст значајан за ЕГП).
(1) Уредба (ЕУ) 2018/1725 Европског парламента и Савета од 23. октобра 2018. о заштити физичких лица у вези са обрадом података о личности у институцијама, телима, канцеларијама и агенцијама Уније и о слободном кретању таквих података, и о стављању ван снаге Уредбе (ЕК) број 45/2001 и Одлуке број 1247/2002/ЕК Текст значајан за ЕГП, СЛ L 295, 21.11.2018., стр. 39.