Avis relatif à la protection des données concernant la formation générale en ligne du corps européen de solidarité

L’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture (EACEA) s’engage à préserver votre vie privée. Toutes vos données à caractère personnel sont traitées conformément au règlement (UE) 2018/1725 relatif à la protection des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union* (ci-après le «règlement sur la protection des données»).

Le présent avis relatif à la protection des données décrit les politiques appliquées par l’EACEA pour recueillir, gérer et utiliser les données à caractère personnel des personnes concernées dans le cadre de l’opération de traitement des données relative à la «formation générale en ligne».

Le traitement des données à caractère personnel sur le portail européen de la jeunesse est géré par la direction générale de l’éducation, de la jeunesse, du sport et de la culture de la Commission européenne (ci-après la «DG EAC»). Voir la déclaration relative à la protection de la vie privée du portail européen de la jeunesse.

Les utilisateurs de la formation générale en ligne sont informés de la possibilité d’être redirigés vers EU Academy s’ils souhaitent accéder aux cours de la formation générale en ligne, au moyen de l’avis relatif à la protection des données de la formation générale en ligne, disponible sur leur tableau de bord du portail européen de la jeunesse. Une fois sur EU Academy, les utilisateurs doivent donner leur consentement au JRC, qui gère la plateforme EU Academy. Une fois ce consentement donné, les utilisateurs de la formation générale en ligne auront accès aux cours de la formation générale en ligne, y compris à la série Youth Talks, par l’intermédiaire de leur tableau de bord EU Academy. Tous les traitements de données à caractère personnel effectués par l’intermédiaire d’EU Academy le sont conformément à la déclaration relative à la protection de la vie privée d’EU Academy.

1. Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel?

Représentant la Commission européenne, la direction générale de l’éducation, de la jeunesse, du sport et de la culture (DG EAC.B3 Jeunesse, Solidarité des volontaires et Bureau des stages), d’une part, et l’Agence exécutive européenne pour l’éducation et la culture (EACEA.A5 – Jeunesse, corps européen de solidarité et volontaires de l’aide), d’autre part, sont les responsables conjoints du traitement.

La personne désignée comme responsable de l’opération de traitement au sein de l’EACEA est le chef de l’unité A5 «Jeunesse, corps européen de solidarité et volontaires de l’aide».
Adresse électronique: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont traitées?

1. Les données relatives aux utilisateurs enregistrés du corps européen de solidarité indiquées ci-dessous sont transférées à EU Academy par le portail européen de la jeunesse:

• Adresse électronique (obligatoire)
• Nom d’utilisateur EU Login (obligatoire)
• Prénom (obligatoire)
• Nom (obligatoire)
• Langue de contact (obligatoire)
• Pays de résidence (obligatoire)
• Localité (facultatif)

2. Si l’utilisateur accepte de répondre à l’enquête en ligne sur EU Academy après la fin du cours, le responsable du traitement des données et le sous-traitant de la formation générale en ligne (prestataire de services externe engagé par l’EACEA) peuvent avoir accès à ces données pour établir des rapports anonymisés sur mesure.

3. Les données suivantes disponibles sur EU Academy peuvent être traitées par le responsable du traitement des données et le sous-traitant de la formation générale en ligne (prestataire de services externe engagé par l’EACEA): les données relatives à l’inscription et à l’accès aux cours, à leur progression et à leur achèvement. Ces données sont utilisées de manière agrégée et anonymisée, à des fins statistiques et de suivi de la progression. 

3. À quelles fins traitons-nous vos données?

Le traitement des données est nécessaire aux fins suivantes:

Tous les traitements de données à caractère personnel effectués par l’intermédiaire d’EU Academy sont effectués conformément à la déclaration relative à la protection de la vie privée d’EU Academy.

A.    Pour garantir l’accès des utilisateurs enregistrés du corps européen de solidarité à l’ensemble des cours de formation générale en ligne du corps européen de solidarité organisés sur EU Academy et permettre l’établissement de rapports à l’intention des services du corps européen de solidarité de la DG EAC et de l’EACEA, ainsi que pour pouvoir présenter une analyse agrégée de l’utilisation des cours, par caractéristiques clés des utilisateurs, dans un rapport statistique mensuel. 

B.    Pour pouvoir présenter une analyse agrégée des réponses aux enquêtes, y compris par principales caractéristiques des répondants, dans un rapport statistique mensuel. Les données sont anonymisées à cette fin.

C.    Pour suivre les progrès accomplis par les utilisateurs et à des fins statistiques, dans le cadre de rapports spécifiques — les données sont anonymisées à cette fin.

4. D’où proviennent les données recueillies?

Du portail européen de la jeunesse, d’EU Academy et directement des utilisateurs (vous) aux fins décrites aux points A, B et C du point 3.

5. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L’accès aux données à caractère personnel peut être accordé aux destinataires suivants:

• le personnel désigné de la Commission européenne et la DG EAC;
• le personnel désigné de la Commission européenne, du JRC et de l’équipe EU Academy;
• le personnel désigné de l’EACEA;
• le personnel autorisé du contractant pour le contrat-cadre de services n° SI2.1334: le consortium entre ICF S.A., ICF Next S.A., UP learning B.V. et MDF Training & Consultancy B.V, en particulier les administrateurs système et les ingénieurs techniques d’UP learning, le personnel d’ICF chargé du projet, le personnel de MDF chargé du projet et les contractants qui les remplaceront au terme du contrat. 

Le transfert de données à d’autres tiers est interdit. Les données à caractère personnel recueillies ne seront jamais utilisées à des fins de marketing.

En outre, en cas de contrôle ou de litige, les données à caractère personnel peuvent être partagées et traitées par les organismes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union, conformément aux règles applicables en matière de protection des données et dans le cadre des tâches qui leur sont confiées par la législation applicable. Il s’agit notamment des destinataires suivants:
la Cour de justice de l’Union européenne ou un juge national, ainsi que les avocats et les agents des parties en cas de procédure judiciaire;

• l’Office européen de lutte antifraude (OLAF);
• le service d’audit interne de la Commission; 
• l’Office d’investigation et de discipline de la Commission (IDOC); 
• la Cour des comptes européenne; 
• le Médiateur européen; 
• le Parquet européen;
• les juridictions de l’UE et les autorités nationales.

En cas de contrôle ou de litige: les organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit de l’Union (le service d’audit interne, la Commission européenne, l’OLAF, les juridictions de l’UE, etc).

Les données à caractère personnel traitées par le contractant ICF S.A. le seront dans l’Espace économique européen (EEE) et au Royaume-Uni. Conformément à la décision relative au niveau de protection adéquat des données à caractère personnel assuré par le Royaume-Uni, adoptée le 28 juin 2021, des données à caractère personnel peuvent circuler de l’UE vers le Royaume-Uni sans qu’aucune autre garantie ne soit nécessaire.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Aux fins énoncées aux points A, B et C, la période de conservation, y compris des journaux d’accès, est conforme à la durée de conservation du portail européen de la jeunesse: les données à caractère personnel contenues dans les comptes des utilisateurs du corps européen de solidarité seront supprimées trois ans après que l’utilisateur a atteint l’âge maximal autorisé pour participer au corps, sauf si ce dernier souhaite prendre part à un programme réservé aux anciens participants qui pourrait éventuellement avoir été mis en place d’ici là, s’il exprime par courrier électronique son souhait de conserver son compte d’utilisateur ou s’il a bénéficié de financements de l’UE en participant au programme, auquel cas les données sont conservées pendant 5 ans à compter de la dernière transaction financière conformément à la liste commune de conservation des dossiers.

Les contributions aux consultations en ligne seront rendues anonymes (c’est-à-dire que le lien entre l’utilisateur et les contributions ou les votes sera supprimé) dans les deux ans suivant la fin de chaque procédure de consultation et de déclaration/d’analyse des contributions.

La politique de conservation d’EU Academy peut également avoir une incidence sur celle de la formation générale en ligne.

7. Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel et comment les exercer?

En vertu des dispositions du règlement sur la protection des données, vous avez le droit de demander:

• l’accès aux données à caractère personnel détenues par l’EACEA à votre sujet;
• la rectification de vos données à caractère personnel si nécessaire;
• l’effacement de vos données à caractère personnel;
• la limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
• à recevoir vos données ou les faire transférer vers une autre organisation dans un format standard lisible par machine couramment utilisé (transférabilité des données).

Étant donné que le traitement de vos données à caractère personnel dont il est question ici est fondé sur l’intérêt public mentionné à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement sur la protection des données, vous avez le droit de vous opposer au traitement de ces données pour des raisons tenant à votre situation particulière eu égard aux dispositions de l’article 23 dudit règlement.

En ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel fondé sur votre consentement au titre de l’article 5, paragraphe 1, point d), du règlement sur la protection des données, veuillez noter que vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, avec effet immédiat. Toutefois, le traitement fondé sur votre consentement avant ce retrait restera licite.

L’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 prévoit que, pour des questions relatives au fonctionnement des institutions et organes de l’Union, ceux-ci peuvent limiter certains droits dont jouissent les personnes dans des circonstances exceptionnelles et moyennant les garanties prévues par ledit règlement. Ces restrictions sont prévues dans des règles internes adoptées par l’EACEA et publiées au Journal officiel de l’Union européenne.

Elles devront être limitées dans le temps et proportionnées et respecter l’essence des droits susmentionnés. Elles seront levées dès la fin des circonstances les justifiant. Vous recevrez un avis plus spécifique relatif à la protection des données à l’expiration de ce délai.

En règle générale, vous serez informé(e) des principales raisons d’une restriction, à moins que cette information n’en annule les effets.

Vous avez le droit de saisir le CEPD au sujet de la portée de la restriction concernée.

8. Votre droit de recours en cas de litige concernant une question relative aux données à caractère personnel

En cas de litige concernant toute question relative à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données, dont les coordonnées et l’adresse électronique sont mentionnées ci-dessus.

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données de l’EACEA à l’adresse électronique suivante: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Vous pouvez aussi à tout moment déposer plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données: http://www.edps.europa.eu.

9. Quelle est la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel?

Conformément à l’article 5, paragraphe 1, du règlement sur la protection des données: 

a)    Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union (à établir dans le droit de l’Union). 

La principale base juridique du traitement des données à caractère personnel est la suivante:

RÈGLEMENT (UE) 2021/888 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL DU 20 mai 2021 établissant le programme «Corps européen de solidarité» et abrogeant les règlements (UE) 2018/1475 et (UE) nº 375/2014.

et 

d)    La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques. 

• Les utilisateurs de la formation générale en ligne ont donné un consentement supplémentaire pour être invités aux entretiens téléphoniques. Ceux-ci ne font plus l’objet d’une collecte depuis 2021.

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* Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (Texte présentant de l’intérêt pour l’EEE), JO L 295 du 21.11.2018, p. 39.