Oznámenie o ochrane údajov týkajúce sa všeobecných online školení Európskeho zboru solidarity

Európska výkonná agentúra pre vzdelávanie a kultúru (EACEA) sa zaväzuje chrániť vaše súkromie. So všetkými osobnými údajmi sa zaobchádza v súlade s nariadením (EÚ) 2018/1725 o ochrane osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie* (ďalej len „nariadenie o ochrane údajov“).

V nasledujúcom oznámení o ochrane údajov sa uvádzajú politiky, v rámci ktorých EACEA získava, spravuje a používa osobné údaje dotknutých jednotlivcov, pokiaľ ide o operáciu spracúvania údajov v súvislosti so všeobecnými online školeniami (ďalej len „GOT“).

Spracúvanie osobných údajov na Európskom portáli pre mládež riadi Generálne riaditeľstvo Európskej komisie pre vzdelávanie, mládež, šport a kultúru (ďalej len „GR EAC“). Pozri vyhlásenie o ochrane osobných údajov Európskeho portálu pre mládež.

Používatelia GOT sú informovaní o možnosti presmerovania na Akadémiu EÚ, ak chcú získať prístup ku kurzom GOT, a to prostredníctvom oznámenia o ochrane údajov GOT, ktoré je k dispozícii na ich tabuli na Európskom portáli pre mládež. Ak sa už používatelia nachádzajú na Akadémii EÚ, musia udeliť súhlas JRC, ktoré spravuje platformu Akadémie EÚ. Po udelení súhlasu Akadémii EÚ budú mať používatelia GOT na svojej tabuli na Akadémii EÚ k dispozícii kurzy GOT vrátane série Mládežnícke rozhovory. Spracúvanie všetkých osobných údajov cez Akadémiu EÚ sa uskutočňuje v súlade s vyhlásením Akadémie EÚ o ochrane osobných údajov.

1. Kto je zodpovedný za spracúvanie vašich osobných údajov (prevádzkovateľ)?

Európska komisia zastúpená Generálnym riaditeľstvom pre vzdelávanie, mládež, šport a kultúru (GR EAC.B3 – Kancelária pre mládež, dobrovoľnícku solidaritu a stáže) na jednej strane a Európskou výkonnou agentúrou pre vzdelávanie a kultúru (EACEA.A5 – Mládež, zbor solidarity EÚ a dobrovoľníci pomoci) na strane druhej sú spoločnými prevádzkovateľmi.

Za osobu, ktorá zodpovedá za spracovateľskú operáciu v rámci agentúry EACEA, bol určený vedúci oddelenia A5, Mládež, zbor solidarity EÚ a dobrovoľníci pomoci
E-mail: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2. Ktoré osobné údaje sa spracúvajú?

1. Údaje registrovaných používateľov Európskeho zboru solidarity uvedené nižšie sa prenášajú z Európskeho portálu pre mládež na Akadémiu EÚ:

• e-mail (povinný údaj),
• používateľské meno EU Login (povinný údaj),
• meno (povinný údaj),
• priezvisko (povinný údaj),
• jazyk komunikácie (povinný údaj),
• krajina pobytu (povinný údaj),
• mesto (nepovinný údaj).

2. Ak používateľ súhlasí s účasťou na online prieskume spätnej väzby o Akadémii EÚ po ukončení kurzu, prevádzkovateľ a sprostredkovateľ GOT (externý poskytovateľ služieb, s ktorým EACEA uzavrela zmluvu) môžu mať prístup k týmto údajom na účely vypracovania anonymizovaných personalizovaných správ.

3. Prevádzkovateľ a sprostredkovateľ GOT (externý poskytovateľ služieb, s ktorým EACEA uzavrela zmluvu) môžu spracúvať tieto údaje dostupné na Akadémii EÚ: údaje týkajúce sa prístupu ku kurzom a ukončenia kurzov, zápis na kurzy, údaje o priebehu kurzov. Tieto údaje sa použijú súhrnným a anonymizovaným spôsobom na monitorovanie pokroku a štatistické účely. 

3. Na aký účel spracúvame vaše údaje?

Spracúvanie údajov sa vyžaduje na tieto účely:

Spracúvanie všetkých osobných údajov cez Akadémiu EÚ sa uskutočňuje v súlade s vyhlásením Akadémie EÚ o ochrane osobných údajov.

A.    Zabezpečiť prístup registrovaných používateľov Európskeho zboru solidarity k súboru kurzov v rámci všeobecných online školení Európskeho zboru solidarity, ktoré sa organizujú na Akadémii EÚ, a umožniť podávanie správ útvarom GR EAC a EACEA pre Európsky zbor solidarity, ako aj predkladať súhrnnú analýzu využívania kurzov podľa kľúčových charakteristík používateľov v mesačnej štatistickej správe. 

B.    Aby bolo možné predkladať v mesačnej štatistickej správe súhrnnú analýzu odpovedí z prieskumu, a to aj podľa kľúčových charakteristík respondentov. Údaje sú na tento účel anonymizované.

C.    Monitorovať pokrok používateľov a na štatistické účely v osobitných správach. Údaje sú na tento účel anonymizované.

4. Odkiaľ sa údaje získavajú?

Z Európskeho portálu pre mládež, Akadémie EÚ a od vás priamo na účely A, B a C opísané v bode 3.

5. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k osobným údajom možno poskytnúť na základe zásady „need-to-know“ týmto príjemcom:

• určení zamestnanci Európskej komisie, GR EAC,
• určení zamestnanci Európskej komisie, JRC, tímu Akadémie EÚ,
• určení zamestnanci agentúry EACEA,
• určení zamestnanci dodávateľa v zmysle Rámcovej zmluvy o poskytovaní služieb č. SI2.1334: konzorcium spoločností ICF S.A., ICF Next S.A. UP learning B. V., MDF Training & Consultancy B.V, konkrétne správcovia systému a technickí inžinieri UP learning, projektoví zamestnanci ICF, projektoví zamestnanci MDF a dodávatelia, ktorí ich po skončení zmluvy nahradia. 

Prenos údajov iným tretím stranám je zakázaný. Získané osobné údaje sa nikdy nepoužijú na marketingové účely.

Navyše v prípade kontroly alebo sporu sa môžu osobné údaje sprístupniť orgánom povereným úlohami monitorovania alebo inšpekcie pri uplatňovaní práva Únie v súlade s uplatniteľnými pravidlami ochrany údajov a v rozsahu ich úloh, ktoré im boli zverené príslušnými právnymi predpismi. Tieto orgány môžu predmetné osobné údaje aj spracúvať. Patria sem najmä títo príjemcovia:
Súdny dvor Európskej únie alebo vnútroštátny sudca, ako aj advokáti a splnomocnení zástupcovia účastníkov konania v prípade súdneho konania,

• Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF),
• Útvar Komisie pre vnútorný audit, 
• Vyšetrovací a disciplinárny úrad Komisie (IDOC), 
• Európsky dvor audítorov, 
• európsky ombudsman, 
• Európska prokuratúra,
• súdy EÚ a vnútroštátne orgány.

V prípade kontroly alebo sporu orgány poverené monitorovaním alebo inšpekciou pri uplatňovaní práva Únie (napr. Útvar pre vnútorný audit, Európska komisia, OLAF, súdy EÚ atď.).

Osobné údaje spracúvané dodávateľom ICF S.A. sa budú spracúvať v Európskom hospodárskom priestore (EHP) a Spojenom kráľovstve. Na základe rozhodnutia o primeranej ochrane osobných údajov Spojeným kráľovstvom prijatého 28. júna 2021 je tok osobných údajov z EÚ do Spojeného kráľovstva možný bez toho, aby boli potrebné akékoľvek ďalšie záruky.

6. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Na účely stanovené v písmenách A, B a C je obdobie uchovávania vrátane záznamov o prístupe v súlade s obdobím uchovávania týkajúcim sa Európskeho portálu pre mládež: osobné údaje, ktoré sú súčasťou používateľských kont v rámci Európskeho zboru solidarity, budú vymazané tri roky po tom, ako používateľ dovŕšil hornú vekovú hranicu oprávnenosti na účasť v zbore, pokiaľ sa používateľ neprihlásil do niektorého v danom čase prebiehajúceho programu absolventov, nevyjadril prostredníctvom e-mailu záujem o ponechanie používateľského konta alebo nevyužíval financovanie EÚ na základe účasti na programe – v tom prípade sa údaje uchovávajú päť rokov od poslednej finančnej transakcie podľa spoločného zoznamu uchovávania.

Príspevky k postupom online konzultácií budú anonymizované (t. j. prepojenie medzi používateľom a príspevkami/hlasovaním sa odstráni) do dvoch rokov po ukončení každého úplného postupu konzultácie a podávania správ/spätnej väzby.

Politika uchovávania uplatňovaná na Akadémii EÚ môže mať vplyv aj na politiku uchovávania GOT.

7. Aké sú vaše práva týkajúce sa vašich osobných údajov a ako ich môžete uplatňovať?

Podľa ustanovení nariadenia o ochrane údajov máte právo:

• požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré o vás uchováva EACEA,
• v prípade potreby požiadať o opravu vašich osobných údajov,
• požiadať o vymazanie vašich osobných údajov,
• požiadať o obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov,
• požiadať o získanie svojich údajov alebo ich prenos do inej organizácie v bežne používanom strojovo čitateľnom štandardnom formáte (prenosnosť údajov).

Keďže toto spracúvanie vašich osobných údajov vychádza z verejného záujmu podľa článku 5 ods. 1 písm. a) nariadenia o ochrane údajov, upozorňujeme vás, že máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie podľa ustanovení článku 23 nariadenia o ochrane údajov.

V prípade spracúvania vašich osobných údajov, ktoré je založené na vašom súhlase podľa článku 5 ods. 1 písm. d) nariadenia o ochrane údajov, si Vás dovoľujeme informovať, že tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať s účinnosťou od momentu tohto odvolania. Spracúvanie na základe vášho súhlasu pred jeho odvolaním bude naďalej zákonné.

V článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa stanovuje, že vo veciach týkajúcich sa fungovania inštitúcií a orgánov EÚ môžu tieto za výnimočných okolností a so zárukami stanovenými v uvedenom nariadení obmedziť určité práva jednotlivcov. Takéto obmedzenia sú stanovené vo vnútorných pravidlách prijatých agentúrou a uverejnených v Úradnom vestníku Európskej únie.

Každé takéto obmedzenie bude časovo obmedzené, primerané a bude rešpektovať podstatu uvedených práv. Bude zrušené hneď ako pominú okolnosti odôvodňujúce toto obmedzenie. Po uplynutí tohto obdobia dostanete konkrétnejšie oznámenie o ochrane údajov.

Vo všeobecnosti platí, že o hlavných dôvodoch obmedzenia budete informovaný(-á), pokiaľ sa touto informáciou nezruší samotný účinok takéhoto obmedzenia.

Pokiaľ ide o rozsah obmedzenia, máte právo podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

8. Vaše právo žiadať o nápravu v prípade sporu o akejkoľvek otázke týkajúcej sa ochrany osobných údajov

V prípade sporu o akejkoľvek otázke týkajúcej sa ochrany osobných údajov sa môžete obrátiť na prevádzkovateľa na už uvedenej adrese a prostredníctvom funkčnej e-mailovej schránky.

Môžete sa obrátiť aj na zodpovednú osobu agentúry EACEA na tejto e-mailovej adrese: eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Kedykoľvek sa môžete obrátiť so sťažnosťou na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov: http://www.edps.europa.eu.

9. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Podľa článku 5 ods. 1 nariadenia o ochrane údajov: 

a)    spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie (stanoví sa v práve Únie). 

Hlavným právnym základom spracúvania osobných údajov je:

NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2021/888 z 20. mája 2021, ktorým sa zriaďuje program Európsky zbor solidarity a zrušujú nariadenia (EÚ) 2018/1475 a (EÚ) č. 375/2014.

A 

d)    dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden konkrétny účel alebo na viaceré konkrétne účely. 

• Používatelia GOT udelili dodatočný súhlas s pozvaním na telefonické rozhovory. Od roku 2021 telefonické rozhovory už nie sú predmetom získavania.

------------

* Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (Text s významom pre EHP) (Ú. v. EÚ L 295, 21.11.2018, s. 39).