Euroopan solidaarisuusjoukkojen yleisen verkkovalmennuksen tietosuojailmoitus

Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan asetusta (EU) N:o 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä* (tietosuoja-asetus).

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten EACEA kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietoja yleiseen verkkovalmennukseen liittyvissä tietojenkäsittelytoimissa.

Henkilötietojen käsittelyä Euroopan nuorisoportaalissa hallinnoi Euroopan komission koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto (EAC). Tutustu Euroopan nuorisoportaalin tietosuojaselosteeseen.

Yleisen verkkovalmennuksen tietosuojaselosteessa Euroopan nuorisoportaalissa kerrotaan valmennukseen osallistujille, että kursseille osallistuminen edellyttää siirtymistä EU Academy -sivustolle. EU Academy -sivustolla käyttäjien on annettava suostumuksensa yhteiselle tutkimuskeskukselle (JRC), joka hallinnoi EU Academy -alustaa. Tämän jälkeen verkkovalmennukseen osallistujan EU Academyn omalla aloitussivulla näkyy kaikki verkkovalmennuksen kurssit sekä Youth Talks -sarjan videot. Kaikkia EU Academyn kautta käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään EU Academy -sivuston tietosuojaselosteen mukaisesti.

1. Henkilötietojen käsittelijä (rekisterinpitäjä)

Henkilötietoja käsittelevät Euroopan komission puolesta koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto (EAC.B3 Nuorisoasiat, vapaaehtoinen solidaarisuustoiminta ja harjoittelut) sekä Euroopan koulutuksen ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA.A5 Nuoriso, EU:n solidaarisuusjoukot ja vapaaehtoisapu).

Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilöksi on nimetty EACEA:n A5-yksikön, Nuoriso, EU:n solidaarisuusjoukot ja vapaaehtoisapu, yksikönpäällikkö.
Sähköposti: EACEA-SOLIDARITY-CORPS@ec.europa.eu

2. Mitä henkilötietoja käsitellään?

1. Seuraavat Euroopan solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien tiedot lähetetään Euroopan nuorisoportaalista EU Academy -sivustolle:

• Sähköposti (pakollinen)
• EU Login -käyttäjätunnus (pakollinen)
• Etunimi (pakollinen)
• Sukunimi (pakollinen)
• Ensisijainen yhteydenottokieli (pakollinen)
• Asuinmaa (pakollinen)
• Kaupunki (vapaaehtoinen)

2. Jos käyttäjä vastaa EU Academy -sivustolla palautekyselyyn kurssin päätyttyä, yleisen verkkovalmennuksen rekisterinpitäjällä ja henkilötietojen käsittelijällä (EACEA:n nimeämä ulkoinen palveluntarjoaja) on oikeus käsitellä tietoja anonymisoitujen räätälöityjen raporttien laatimiseen.

3. Yleisen verkkovalmennuksen rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä (EACEA:n nimeämä ulkoinen palveluntarjoaja) voivat käsitellä seuraavia EU Academy -sivustolla olevia tietoja: kursseille osallistuminen ja kurssien suorittaminen, kursseille ilmoittautuminen, kursseilla edistyminen. Tietoja käsitellään yhtenä kokonaisuutena ja anonymisoituna edistyksen seurantaan ja tilastointitarkoituksiin. 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

Kaikkia EU Academyn kautta käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään EU Academy -sivuston tietosuojaselosteen mukaisesti.

A. Varmistaa Euroopan solidaarisuusjoukkoihin rekisteröityneiden käyttäjien pääsy Euroopan solidaarisuusjoukkojen yleisen verkkovalmennuksen kursseille EU Academy -sivustolla, mahdollistaa raportointi EAC:n ja EACEA:n Euroopan solidaarisuusjoukkojen palveluista vastaaville yksiköille sekä laatia kurssien käyttöä koskeva kokonaisanalyysi eriteytynä käyttäjien keskeisten ominaisuuksien mukaan osana kuukausittaista tilastoraporttia. 

B. Laatia kuukausittainen tilastoraportti, joka sisältää kokonaisanalyysin kyselyjen vastauksista eriteltynä vastaajien keskeisten ominaisuuksien mukaan. Tiedot anonymisoidaan raporttia varten.

C. Seurata käyttäjien edistymistä ja laatia erityisraportteja tilastoja varten. Tiedot anonymisoidaan raportteja varten.

4. Mistä henkilötiedot kerätään?

Euroopan nuorisoportaalista, EU Academy -sivustolta ja käyttäjältä itseltään edellä 3 A, 3 B ja 3 C kohdassa kuvattuja tarkoituksia varten.

5. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Tiedonsaantitarpeen perusteella henkilötietoja voidaan antaa seuraaville:

• Euroopan komission nimetty henkilöstö EAC:ssa
• Euroopan komission nimetty henkilöstö, JRC:ssä ja EU Academyssä
• EACEA:n nimetty henkilöstö
• Toimeksisaajan valtuutettu henkilöstö: palveluhankintapuitesopimuksen n:o SI2.1334 mukaisesti yhteenliittymä, johon kuuluu ICF S.A., ICF Next S.A. UP learning B.V., MDF Training & Consultancy B.V., erityisesti UP learningin järjestelmän ylläpitäjät ja tekninen henkilökunta, ICF:n hankehenkilöstö, MDF:n hankehenkilöstö sekä toimeksisaajat, jotka korvaavat edellä mainitut sopimuksen päättyessä. 

Tietojen siirtäminen muille kolmansille osapuolille on kielletty. Kerättyjä henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointitarkoituksiin.

Edellä kerrotun lisäksi henkilötietoja annetaan valvontaa tai kiistan ratkaisua varten elimille, jotka vastaavat valvonnasta tai tarkastuksista unionin lainsäädännön mukaisesti, sovellettavien tietosuojasääntöjen mukaisesti sekä asiaankuuluvassa lainsäädännössä niille annettujen valtuuksien puitteissa. Tämä tarkoittaa erityisesti seuraavia tahoja:
unionin tuomioistuin tai kansallinen tuomioistuin sekä asianajajat ja muut osapuolten edustajat, jos asiaa käsitellään oikeudessa

• Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF)
• komission sisäisen tarkastuksen yksiköt 
• tutkinta- ja kurinpitotoimisto (IDOC) 
• Euroopan tilintarkastustuomioistuin 
• Euroopan oikeusasiamies 
• Euroopan syyttäjänvirasto
• EU:n tuomioistuimet ja kansalliset viranomaiset

Valvontaa tai kiistan ratkaisua varten elimille, jotka vastaavat valvonnasta tai tarkastuksista unionin lainsäädännön mukaisesti (esim. sisäisen tarkastuksen yksikkö, Euroopan komissio, OLAF, EU:n tuomioistuimet).

Toimeksisaaja ICF S.A. käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueella (ETA) ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Henkilötietojen suojan riittävästä tasosta Yhdistyneessä kuningaskunnassa 28. kesäkuuta 2021 tehdyn päätöksen perusteella henkilötietoja voidaan siirtää EU:sta Yhdistyneeseen kuningaskuntaan ilman muita suojatoimia.

6. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Edellä kohdissa 3 A, 3 B ja 3 C esitettyjä tarkoituksia varten säilytysaika, mukaan lukien kirjautumistiedot, on sama kuin Euroopan nuorisoportaalissa: solidaarisuusjoukkojen käyttäjätileillä olevat henkilötiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun käyttäjä saavuttaa joukkojen osallistujien yläikärajan, ellei käyttäjän ole määrä osallistua mahdolliseen alumnitoimintaan, käyttäjä on ilmaissut sähköpostilla halunsa käyttäjätilin säilyttämiseen tai käyttäjä on saanut EU:n rahoitusta ohjelmaan osallistumisen yhteydessä. Tällaisten käyttäjien tiedot säilytetään viiden vuoden ajan viimeisimmästä yhteiseen säilytysluetteloon kirjatusta rahoitustapahtumasta.

Verkkokuulemisten osallistujatiedot ja ehdotuksia koskevat tiedot anonymisoidaan (eli käyttäjän ja ehdotusten / annettujen äänien välinen yhteys poistetaan) kahden vuoden kuluttua kunkin kuulemisen päättymisen jälkeen.

EU Academy -sivuston säilytyskäytännöt saattavat vaikuttaa yleisen verkkovalmennuksen säilytyskäytäntöihin.

7. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Tietosuoja-asetuksen nojalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää

• pääsyä EACEA:n rekisteröidystä säilyttämiin henkilötietoihin
• henkilötietojen oikaisua tarvittaessa
• henkilötietojen poistamista
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• henkilötietojen vastaanottamista tai siirtämistä toiselle organisaatiolle yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa vakiomuodossa (tietojen siirrettävyys).

Koska henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuun yleiseen etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa saman asetuksen 23 artiklan nojalla häntä koskevien tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Jos henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan d alakohdan nojalla annetun suostumuksen perusteella, suostumuksen voi perua milloin tahansa, ja se tule voimaan välittömästi. Henkilötietojen käsittely ennen suostumuksen perumista pysyy laillisena.

Asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklassa säädetään, että unionin toimielinten ja elinten toimintaan liittyvissä asioissa nämä voivat rajoittaa tiettyjä yksilöiden oikeuksia poikkeuksellisissa olosuhteissa ja asetuksessa säädettyjä suojatoimia noudattaen. Näistä rajoituksista määrätään EACEA:n hyväksymissä sisäisissä säännöissä, jotka on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Kaikki rajoitukset ovat määräaikaisia, oikeasuhteisia ja kunnioittavat edellä mainittuja oikeuksia. Rajoitus kumotaan heti, kun sen perusteena olevat syyt eivät ole enää voimassa. Määräajan kuluttua umpeen toimitetaan tarkempi tietosuojailmoitus.

Yleissääntönä on, että rekisteröidylle ilmoitetaan rajoituksen pääasialliset syyt, ellei ilmoitus poista rajoituksen vaikutusta.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä rajoituksesta valitus Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

8. Muutoksenhakuoikeus henkilötietojen käsittelyä koskevassa ristiriitatilanteessa

Missä tahansa henkilötietojen suojaa koskevassa ristiriitatilanteessa voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään edellä mainittuun osoitteeseen tai sähköpostilla.

Yhteyttä voi ottaa myös EACEA:n tietosuojavastaavaan sähköpostitse eacea-data-protection@ec.europa.eu.

Euroopan tietosuojavaltuutetulle voi tehdä kantelun missä vaiheessa tahansa http://www.edps.europa.eu.

9. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan 

a alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle (unionin lainsäädännössä määritellylle) kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. 

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen oikeusperusta on

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2021/888, annettu 20 päivänä toukokuuta 2021, Euroopan solidaarisuusjoukkoja koskevan ohjelman perustamisesta sekä asetusten (EU) 2018/1475 ja (EU) N:o 375/2014 kumoamisesta

ja 

d alakohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. 

• Yleiseen verkkovalmennukseen osallistujat antoivat lisäsuostumuksen puhelinhaastatteluihin. Puhelinhaastatteluja ei ole enää tehty vuoden 2021 jälkeen.

------------

* Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (ETA:n kannalta merkityksellinen teksti) (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).