Vapaaehtoistoimissa, joita toteutetaan yli valtiollisten rajojen, on oltava mukana vähintään kaksi organisaatiota: tukiorganisaatio ja vastaanottava organisaatio. Tukiorganisaatio auttaa osallistujaa valmistautumaan ennen lähtöä tukemalla ja kouluttamalla häntä, ja se myös toimii välittäjänä osallistujan ja hänen vastaanottavan organisaationsa välillä ja tukee osallistujaa myös paluun jälkeen.  Vastaanottava organisaatio isännöi vapaaehtoisjaksoa ja kehittää sen ohjelman sekä opastaa ja tukee osallistujaa kaikissa vaiheissa.