Informativa sulla privacy - Attività di comunicazione per l'Anno europeo dei giovani 2022

1. Introduzione

La Commissione europea (di seguito "la Commissione") s'impegna a tutelare i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001).

Scopo della presente informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Di seguito sono riportate le informazioni relative al trattamento DPR-EC-12988.1 per le attività di comunicazione condotte dalla DG.EAC.B.3 nell'ambito dell'Anno europeo dei giovani. 
 

2. Perché e come vengono trattati i dati personali 

Finalità del trattamento: trattiamo i dati personali di cui al punto 4 al fine di illustrare e promuovere le attività di comunicazione per l'Anno europeo dei giovani 2022 descritte di seguito. Trattiamo questi dati personali sulla base del consenso esplicito ricevuto dagli interessati, anche per renderli noti al grande pubblico. 
Le attività di comunicazione comprendono:

1. interviste con diversi interlocutori. Tali interviste possono essere realizzate da membri del gruppo di giovani giornalisti o consistere in contributi ad hoc da parte di giovani;
2. foto o video ai fini di un concorso o riguardanti un'idea nel quadro dell'Anno europeo dei giovani 2022;
3. video autoregistrati, come ad esempio nell'ambito della campagna "#SHEU leads";
4. contributi alle idee (testo) inviati nell'ambito della sezione "Opinioni e speranze" del portale europeo per i giovani;
5. messaggi autoregistrati su idee, speranze e pareri inseriti sulla piattaforma "Youth Voice";
6. materiali stampati/online.

2. 1. Gruppo di giovani giornalisti

Organizzato da Eurodesk, il gruppo di giovani giornalisti è stato creato ai fini dell'Anno europeo dei giovani 2022. È composto da giovani giornalisti europei provenienti da tutta l'UE, che esprimono pareri su vari temi d'interesse per i giovani e in diversi formati (articoli, video, podcast e altro). I giovani giornalisti europei sono da considerarsi direttamente "interessati" poiché, insieme ai contenuti forniti, vengono pubblicati il loro nome e altre informazioni personali. Nel corso delle loro attività (ad esempio interviste con vari interlocutori) i giovani giornalisti potrebbero dover raccogliere i dati personali di diverse persone, che a loro volta diventerebbero soggetti interessati. 

Eurodesk avrà il compito di raccogliere il consenso di tutti gli interessati. Sulla base del consenso esplicito degli interessati, i contenuti saranno pubblicati nell'apposita sezione della pagina web dell'Anno europeo dei giovani sul portale europeo per i giovani e diffusi sui canali dei social media dedicati ai giovani europei (Facebook: EuropeanYouthEU, Instagram: @european_youth_eu, Twitter: @EuropeanYouthEU) e qualsiasi altro canale pertinente (vedere il punto 7). 

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilatura.  

2.2. Concorsi fotografici o video

Per promuovere l'Anno europeo dei giovani 2022 potrebbero essere organizzati concorsi, compresi quelli fotografici o video. Gli interessati saranno invitati a compilare un modulo di consenso e un modulo di licenza video/fotografica, che saranno poi trattati dal titolare del trattamento. Per i minori, i moduli andranno compilati dal titolare della responsabilità genitoriale. Sulla base del consenso esplicito degli interessati, i contenuti saranno pubblicati nell'apposita sezione della pagina web dell'Anno europeo dei giovani sul portale europeo per i giovani e diffusi sui canali dei social media dedicati ai giovani europei (Facebook: EuropeanYouthEU, Instagram: @european_youth_eu, Twitter: @EuropeanYouthEU) e qualsiasi altro canale pertinente (vedere il punto 7). 

I dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilatura.  

2.3. Video autoregistrati, anche nell'ambito della campagna "#SHEU leads"

Contenuti audiovisivi autoregistrati, compresi video e immagini che ritraggono diversi interlocutori, saranno utilizzati per promuovere attività di comunicazione nell'ambito dell'Anno europeo dei giovani 2022, come la campagna "#SHEU leads". 

La campagna "#SHEU leads" metterà in evidenza storie di ragazze e giovani donne (di età inferiore ai 30 anni) nei settori dell'istruzione, della gioventù, della cultura, dello sport e della ricerca e innovazione (in un formato video narrativo), aventi una correlazione diretta o indiretta con i programmi dell'UE. I candidati dovranno registrare un video e fornire un'immagine di se stessi. 

Gli interessati saranno invitati a compilare un modulo di consenso e un modulo di licenza video/fotografica, che saranno poi trattati dal titolare del trattamento. Sulla base del consenso esplicito degli interessati, i contenuti saranno utilizzati nel quadro delle attività di comunicazione dell'Anno europeo dei giovani 2022, compresa la campagna "#SHEU lead", e saranno pubblicati su varie piattaforme mediatiche (vedere il punto 7). 

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilatura.  

2.4. Contributi alla sezione "Opinioni e speranze"

I giovani, compresi i minori, possono condividere brevi storie su speranze, aspirazioni e sogni per il futuro, nonché una loro foto per accompagnare il contributo scritto. Questa attività è organizzata in collaborazione con il Centro comune di ricerca (JRC) e si avvale anche dei contributi ricevuti per la Conferenza sul futuro dell'Europa (#OurFutures), che saranno forniti dal JRC alla DG.EAC.B.3. 

Il JRC avrà il compito di raccogliere il consenso degli interessati. Sulla base del consenso esplicito degli interessati, i contenuti saranno pubblicati nell'apposita sezione della pagina web dell'Anno europeo dei giovani sul portale europeo per i giovani e diffusi sui canali dei social media dedicati ai giovani europei (Facebook: EuropeanYouthEU, Instagram: @european_youth_eu, Twitter: @EuropeanYouthEU) e qualsiasi altro canale pertinente (vedere il punto 7). 

I dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilatura.  

2.5. Messaggi autoregistrati su idee, speranze e pareri sulla piattaforma "Youth Voice"

Registriamo e pubblichiamo la voce dei giovani sulla piattaforma e raccogliamo e sottoponiamo a ulteriore trattamento i loro dati personali per fornire informazioni su cosa la maggior parte delle nuove generazioni pensa e per far conoscere i pareri e i contributi che non vengono sufficientemente presi in considerazione dai responsabili politici.

Nell'ambito dell'Anno europeo dei giovani, la piattaforma "Youth Voice" è uno strumento aperto a tutti che invita i giovani europei a esprimersi singolarmente e collettivamente. Quando inviano e registrano i loro contributi, i partecipanti parlano nella loro lingua. I messaggi vengono quindi trascritti automaticamente dalla piattaforma in inglese utilizzando un software automatizzato. Per verificare il rispetto della moralità viene anche utilizzato un filtro per rilevare eventuali contenuti volgari. Un servizio di comprensione del linguaggio naturale ha inoltre il compito di analizzare il testo, estrarre metadati dai contenuti, come concetti, entità, parole chiave, categorie, sentimenti, emozioni, relazioni, ruoli semantici e sintassi. Tutti i metadati generati dalle singole registrazioni saranno messi a disposizione nel dashboard di back-end. 

Dopo la registrazione del messaggio vocale i moderatori ne valutano il contenuto. Appena questo sarà stato approvato e pubblicato, l'autore riceverà una notifica. Una volta approvata e pubblicata sulla piattaforma la registrazione vocale, i visitatori potranno ascoltarla.
Dopo aver ricevuto il consenso degli interessati, il team "Social media" della DG EAC potrebbe estrarre e utilizzare i file audio per condividerli sui social media e qualsiasi altro canale pertinente (vedere il punto 7). Inoltre, dopo l'approvazione e la pubblicazione della registrazione vocale, i visitatori possono condividerla al di fuori della piattaforma (in altri canali, come quelli dei social media). 

L'appaltatore, vale a dire il consorzio Rainbow (costituito da ICF NEXT S.A e MEDIABRANDS), sarà incaricato di raccogliere il consenso degli interessati tramite la piattaforma Youthvoices.eu, invitandoli a spuntare le corrispondenti caselle del modulo di registrazione online subito prima di inviare i loro contenuti.

Il consenso ai servizi indicati può essere revocato in qualsiasi momento contattando il titolare del trattamento al recapito fornito al punto 9 o tramite il modulo disponibile sul sito Youthvoices.eu. 

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilatura.

2.6. Materiale stampato/cartaceo e online

Per promuovere l'Anno europeo dei giovani 2022 potrebbero essere realizzati diversi tipi di materiale cartaceo e online da condividere attraverso appositi canali promozionali (vedere il punto 7). L'appaltatore, vale a dire il consorzio Rainbow (costituito da ICF NEXT S.A e MEDIABRANDS), sarà incaricato di raccogliere il consenso degli interessati.

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilatura.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

d) l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.

Ai sensi dell'articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (CE) 2018/1725 sul consenso dei minori in relazione all'offerta diretta di servizi della società dell'informazione a un minore, il trattamento è lecito se il minore ha almeno 13 anni. Nel caso di minori di età inferiore a 13 anni, il consenso è dato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.
 

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento 

Per effettuare i trattamenti, la DG.EAC.B.3 potrebbe raccogliere, direttamente presso l'interessato o tramite terzi (ossia l'appaltatore, il JRC, Eurodesk e i giornalisti), le seguenti categorie di dati personali. A seconda del tipo di attività, tutti o alcuni dei dati personali riportati di seguito saranno raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento: 

• nome e cognome;
• funzione;
• recapito (indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, numero di telefono cellulare, società e servizio, paese di residenza, indirizzo IP, social media); 
• informazioni per la valutazione dei criteri di selezione o dei ammissibilità: età, sesso, qualifiche, competenze tecniche e lingue, percorso formativo, esperienza professionale, compresi dettagli sull'occupazione attuale e precedente;
• paese d'origine;
• cittadinanza;
• lingua;
• contenuti audiovisivi: foto/video del soggetto o qualsiasi altro contenuto che ne consenta il riconoscimento visivo;
• contenuti audio: registrazione audio;
• contenuti scritti: notizie, articoli, pareri, citazioni, biografie, opinioni, saggi, ricerche, comunicati stampa, relazioni, autobiografie, storie, traduzioni, trascrizioni. 

La comunicazione dei dati personali non è obbligatoria. 

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

Il titolare del trattamento conserva i dati personali soltanto per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per 2 anni dopo la fine dell'Anno europeo dei giovani 2022. 

Gli appaltatori della Commissione europea sono contrattualmente tenuti a trattare i dati personali in linea con le istruzioni del titolare del trattamento e per suo conto, a rispettare la riservatezza dei dati trattati e a proteggerli da accesso, uso e conservazione non autorizzati.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea e/o del suo appaltatore - il consorzio Rainbow (costituito da ICF NEXT S.A e MEDIABRANDS) - fino alla fine del loro periodo di conservazione. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Gli appaltatori della Commissione sono tenuti a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal recepimento del regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE (GDPR, regolamento (UE) 2016/679). 

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento in sé e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

7.1. Divulgazione dei dati personali

L'accesso ai dati personali è consentito ai servizi della Commissione europea (convolti nell'attuazione dell'Anno europeo dei giovani 2022) e al personale dell'appaltatore incaricato dello specifico trattamento, nonché al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza. 

Tra i destinatari dei dati potrebbero figurare (elenco non esaustivo, a seconda del trattamento):

• il personale della Commissione europea (servizi e DG della Commissione europea coinvolti nell'attuazione dell'Anno europeo dei giovani 2022); 
• gli operatori del settore della gioventù; 
• il personale del Parlamento europeo, del Comitato delle regioni e del Comitato economico e sociale europeo; 
• le agenzie dell'UE;
• l'appaltatore responsabile delle attività di comunicazione correlate all'Anno europeo dei giovani 2022: il consorzio Rainbow, costituito da ICF NEXT S.A e MEDIABRANDS. 

I dati descritti (vedere il punto 4) sono conservati al solo scopo di illustrare o promuovere le attività di comunicazione nell'ambito dell'Anno europeo dei giovani 2022. A seconda dell'attività di comunicazione intrapresa per l'Anno europeo dei giovani 2022, il grande pubblico e le suddette categorie di destinatari potranno vedere i dati personali delle persone aggiunti da redattori autorizzati ad articoli, notizie, ecc. (vedere il punto 2), ad esempio il nome dell'autore del contributo ad una notizia.

La pubblicazione dei dati personali non oltrepasserà il perimetro dell'operazione alla quale l'interessato ha accettato di partecipare. Saranno pubblicati soltanto i dati personali per i quali l'interessato ha espresso il proprio consenso. Altri dati personali, oltre a quelli pubblicati per le attività di comunicazione, potrebbero essere trattati per il buon esito delle attività (ad esempio durante una procedura di selezione). A tali dati personali avranno accesso soltanto il personale della Commissione europea e dell'appaltatore responsabile delle operazioni di trattamento e il personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". I dati forniti alla cui pubblicazione l'interessato ha acconsentito potrebbero essere pubblicati sulle piattaforme indicate di seguito.

I dati personali dell'interessato potrebbero essere pubblicati sulle piattaforme e sui canali promozionali della Commissione europea, come i suoi account sui social media, che, anche se si avvalgono di strumenti di terzi, rientrano lecitamente nel campo di applicazione del regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) quando trattano dati personali relativi a persone fisiche nell'UE. In particolare, i dati possono essere pubblicati tramite la pagina web dell'Anno europeo dei giovani e il portale europeo per i giovani, la piattaforma "Youth Voice", i canali della Commissione europea sui social media (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube), l'Intracomm della Commissione europea, il Social Media Wiki della Commissione europea, nonché qualsiasi altra piattaforma della Commissione europea e sito web o piattaforma multimediale di terzi che possa essere utile a fini promozionali.

7. 2. Cookie

Un cookie è un file di piccole dimensioni che viene salvato sul dispositivo dell'utente (computer, tablet o telefono) quando visita un sito Internet. I cookie permettono un funzionamento efficiente del sito (cookie funzionali) o di elaborare analisi statistiche (cookie analitici).

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Per maggiori informazioni consultare il registro DPR-EC-00685 (Europa Analytics).

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Le informazioni connesse ai cookie non vengono usate per identificare gli utenti e i dati di navigazione restano sempre sotto il controllo della Commissione. I cookie servono unicamente alle finalità già descritte.

Chi non desidera che i propri dati personali siano usati ai fini di statistiche aggregate e anonime può disporre in tal senso nell'apposita pagina dei cookie. In particolare ha la possibilità di controllare e/o cancellare i cookie come ritiene più opportuno.

a) Sulla piattaforma "Youth Voice"

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Inoltre tali dati non sono condivisi con terze parti, né sono utilizzati per qualsiasi altro scopo. Le statistiche anonimizzate sono condivise con gli appaltatori che si occupano del progetto Copernicus nell'ambito di un accordo contrattuale con la Commissione.

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7. 3. Strumenti informatici di terzi, compresi i social media

Utilizziamo strumenti informatici di terzi per far conoscere e promuovere le attività illustrate sopra (vedere il punto 2) attraverso canali di comunicazione di uso comune, compresi i social media. Per informazioni dettagliate sull'uso dei social media da parte della Commissione europea, consultare il registro DPR-EC-00073 (Social Media Use by the European Commission).

A tutela della privacy, quando usiamo strumenti informatici di terzi per abilitare la connessione a questi servizi non si creano cookie se il nostro sito web è caricato sul computer (o su altri dispositivi) dell'utente, né quest'ultimo sarà reindirizzato immediatamente verso i social media o altri siti web. Solo se si clicca su un pulsante o su "Play" per guardare un video, verrà installato sul dispositivo dell'utente un cookie della società del social media interessato. Se non si clicca su pulsanti né video, sul dispositivo dell'utente non saranno installati cookie di terzi.

Per visualizzare i contenuti di terzi dai nostri siti web, un messaggio segnalerà che è necessario accettare le condizioni particolari di detti terzi, comprese le loro politiche sui cookie, sulle quali la Commissione non ha alcun controllo.

Raccomandiamo agli utenti di leggere attentamente le politiche sulla privacy dei social media usati in quanto spiegano la politica di ciascuna società per la raccolta di dati personali e l'ulteriore trattamento, l'uso dei dati, i diritti degli utenti e le modalità con cui questi possono tutelare la propria privacy quando usano i loro servizi.

L'uso di uno strumento informatico di terzi non implica in alcun modo che la Commissione europea lo approvi o ne approvi le politiche sulla privacy. Nell'eventualità che uno o più strumenti informatici di terzi non siano occasionalmente disponibili, la Commissione declina ogni responsabilità per il servizio non reso.
 

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli 

I "diritti dell'interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali e di rettificarli qualora siano inesatti o incompleti. In alcuni casi si ha anche il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali, di limitare od opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

L'interessato che ha acconsentito a fornire i propri dati personali all'unità DG.EAC.B.3 per il presente trattamento Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9. 

Per esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici occorre indicarne il riferimento (vale a dire il numero di registro di cui al punto 10) nella richiesta.

Una volta pronta e pubblicata, la presente informativa sulla privacy può essere consultata alla pagina web dell'Anno europeo dei giovani sul portale europeo per i giovani, nella sezione "Privacy" a piè di pagina. Inoltre, l'informativa sulla privacy viene trasmessa agli interessati quando comunicano il loro indirizzo di posta elettronica. 

9. Contatti

• Titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande o dubbi riguardo al trattamento dei dati personali, oppure per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile inviare un'e-mail al titolare del trattamento (DG.EAC.B.3) all'indirizzo: EYY2022@ec.europa.eu. 

• Responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Garante europeo della protezione dei dati

Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'utente interessato ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).

10. Ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-12988.1