Personuppgiftspolicy – kommunikationsverksamhet under Europaåret för ungdomar 2022

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller kommunikationsverksamhet under Europaåret för ungdomar (ref. DPR-EC-12988.1) och som sköts av enhet DG.EAC.B.3 vid kommissionens generaldirektorat för utbildning, ungdom, idrott och kultur (EAC). 
 

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter? 

Syfte: Vi behandlar personuppgifter (se punkt 4) för att illustrera och främja kommunikationsverksamhet i samband med Europaåret för ungdomar 2022 enligt beskrivningen nedan. Behandlingen och publiceringen av personuppgifter för allmänheten baseras på ett uttryckligt samtycke från berörda personer. 
Kommunikationsverksamheten kan omfatta

1. intervjuer med olika intressenter gjorda av journalister från poolen av unga journalister eller bidrag från andra unga
2. foton eller videoklipp som skickats in som tävlingsbidrag eller som ska illustrera en idé som lagts fram under Europaåret
3. självinspelade videoklipp, t.ex. inom kampanjen ”#SHEU leads”
4. bidrag till de idéer (text) som lämnats in på Europeiska ungdomsportalen under ”Åsikter och förhoppningar”
5. självinspelade idéer, förhoppningar och åsikter på plattformen för ungas röster (youthvoices.eu)
6. tryckt eller digitalt material.

2.1 Pool av unga journalister

Poolen av unga journalister är ett initiativ som Eurodesk startat inför Europaåret för ungdomar 2022. Poolen består av unga journalister från hela Europa som publicerar artiklar, videoklipp, poddar och annat material om olika frågor som kan intressera unga människor. Dessa unga europeiska journalister betraktas som registrerade eftersom deras namn och andra personuppgifter publiceras tillsammans med deras material. När de tar fram sitt material och t.ex. intervjuar olika personer kan de också komma att samla in personuppgifter om dessa personer, som därför också blir registrerade. 

Eurodesk ansvarar för att samla in de registrerades samtycke. Om de medverkande har gett sitt uttryckliga samtycke publiceras innehållet på webbplatsen för Europaåret för ungdomar på Europeiska ungdomsportalen och sprids via ungdomsportalens kanaler i sociala medier (Facebook: EuropeanYouthEU, Instagram: @european_youth_eu, Twitter: @EuropeanYouthEU) och andra relevanta kanaler (se punkt 7). 

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.  

2.2 Foto- och videotävlingar

För att främja Europaåret för ungdomar 2022 kan det komma att anordnas foto- och videotävlingar. Deltagarna uppmanas att fylla i ett samtyckesformulär och ett licensformulär för videoklippet eller fotot, som sedan behandlas av den personuppgiftsansvariga. För minderåriga måste dessa formulär fyllas i av vårdnadshavaren. Om de medverkande har gett sitt uttryckliga samtycke publiceras innehållet på webbplatsen för Europaåret för ungdomar på Europeiska ungdomsportalen och sprids via ungdomsportalens kanaler i sociala medier (Facebook: EuropeanYouthEU, Instagram: @european_youth_eu, Twitter: @EuropeanYouthEU) och andra relevanta kanaler (se punkt 7). 

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.  

2.3 Självinspelade videoklipp, bland annat inom kampanjen ”#SHEU leads”

Självinspelat audiovisuellt innehåll, bl.a. bilder och videoklipp med olika intressenter, kommer att användas för att främja kommunikationsverksamhet under Europaåret för ungdomar 2022, t.ex. kampanjen ”#SHEU leads”. 

#SHEU leads är en kampanj som ska lyfta fram berättelser om flickor och unga kvinnor (under 30 år) och deras insatser inom utbildning, ungdomsfrågor, kultur, idrott, forskning och innovation (i videoformat) – med en direkt eller indirekt koppling till olika EU-program. Deltagarna spelar in ett eget videoklipp och bifogar en bild av sig själva. 

De uppmanas att fylla i ett samtyckesformulär och ett licensformulär för videoklippet och fotot, som sedan behandlas av den personuppgiftsansvariga. Förutsatt att de medverkande ger sitt uttryckliga samtycke kommer innehållet att användas till kommunikationsverksamhet för Europaåret, inklusive kampanjen ”#SHEU leads”, och publiceras på olika plattformar (se punkt 7). 

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.  

2.4 Bidrag på sidan ”Åsikter och förhoppningar”

Barn och unga kan dela med sig av korta texter om sina förhoppningar, ambitioner och drömmar om framtiden tillsammans med en bild av sig själva. Den här verksamheten drivs i samarbete med kommissionens gemensamma forskningscentrum och kombineras med bidragen till konferensen om Europas framtid/ #OurFutures, som forskningscentrumet vidarebefordrar till DG.EAC.B.3. 

Forskningscentrumet ansvarar för att samla in berörda personers samtycke. Om de medverkande har gett sitt uttryckliga samtycke publiceras innehållet på webbplatsen för Europaåret för ungdomar på Europeiska ungdomsportalen och sprids via ungdomsportalens kanaler i sociala medier (Facebook: EuropeanYouthEU, Instagram: @european_youth_eu, Twitter: @EuropeanYouthEU) och andra relevanta kanaler (se punkt 7). 

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.  

2.5 Självinspelande idéer, förhoppningar och åsikter på plattformen för ungas röster

Vi samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna informera om vad den unga generationen tycker och förmedla synpunkter och bidrag från unga människor som beslutsfattarna inte brukar lyssna på, genom att spela in och publicera din röst på plattformen för ungas röster.

Plattformen är ett öppet verktyg inom Europaåret för ungdomar och en plats där unga i Europa kan göra sina röster hörda, i grupp eller enskilt. Deltagarna spelar in sitt meddelande på sitt eget språk och med hjälp av automatiska verktyg transkriberas innehållet till engelsk text. Det finns också en filterfunktion för att kontrollera att språket är anständigt. För att analysera texten används ett verktyg som förstår naturligt språk för att extrahera metadata som begrepp, objekt, nyckelord, kategorier, stämningar, känslor, relationer, semantiska roller och syntax. All genererad metadata för varje inspelning blir tillgänglig för administratörerna. 

När du har spelat in ditt meddelande utvärderar moderatorerna innehållet och du får ett meddelande när innehållet har godkänts och publicerats. När din inspelning har godkänts och publicerats på plattformen kan besökarna lyssna på den.
Om du ger ditt samtycke kan EAC-teamet för sociala medier hämta ljudfilerna och dela dem på sociala medier och i andra relevanta kanaler (se rubrik 7). När inspelningen har publicerats på plattformen kan besökarna också dela ljudet externt, t.ex. på sociala medier. 

Uppdragstagaren Rainbow Consortium (som består av ICF NEXT S.A och Mediabrands) ansvarar för att samla in berörda personers samtycke. Detta görs via registreringsformuläret på plattformen youthvoices.eu, direkt innan du spelar in ditt innehåll.

Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke till dessa tjänster genom att kontakta den personuppgiftsansvariga direkt (se kontaktuppgifter i punkt 9) eller fylla i formuläret på youthvoices.eu. 

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

2.6 Tryckt/fysiskt och digitalt material

Olika typer av tryckt och digitalt material kan tas fram för att göra reklam för Europaåret för ungdomar 2022 och delas via olika kanaler (se punkt 7). Uppdragstagaren Rainbow Consortium (som består av ICF NEXT S.A och Mediabrands) ansvarar för att samla in berörda personers samtycke.

Dina personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, t.ex. profilering.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter av följande skäl:

Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Enligt artikel 8.1 i förordning (EU) 2018/1725 om barns samtycke ska behandlingen när informationssamhällets tjänster erbjuds direkt till ett barn vara laglig om barnet är minst 13 år. För barn under 13 år måste samtycket ges eller godkännas av den person som har föräldraansvar för barnet.
 

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar? 

Den personuppgiftsansvariga enheten DG.EAC.B.3 samlar in personuppgifter direkt från den registrerade eller via uppdragstagaren, Gemensamma forskningscentrumet, Eurodesk, journalister eller andra parter. Beroende på typen av verksamhet kan det gälla alla eller vissa av följande personuppgifter: 

• För- och efternamn
• Befattning
• Kontaktuppgifter (mejladress, telefonnummer, företag och avdelning, bosättningsland, ip-adress och sociala medier) 
• Information för att utvärdera urvals- och behörighetskriterier: ålder, kön, sakkunskap, tekniska färdigheter och språk samt utbildning och arbetslivserfarenhet, bl.a. uppgifter om nuvarande och tidigare anställningar
• Ursprungsland
• Nationalitet
• Språk
• Audiovisuellt innehåll: foto/videoklipp av den registrerade eller annat innehåll där den registrerade kan identifieras
• Ljudinnehåll: röstinspelning
• Skriftligt innehåll: nyheter, artiklar, opinionstexter, citat, biografier, synpunkter, essäer, forskningsrapporter, pressmeddelanden, rapporter, självbiografier, berättelser, översättningar och utskrifter av inspelningar. 

Du måste inte lämna personuppgifter. 

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med insamlingen och behandlingen av uppgifterna, det vill säga i två år efter att Europaåret för ungdomar 2022 har avslutats. 

Kommissionens uppdragstagare är enligt avtal skyldiga att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvarigas räkning och i enlighet med dennes anvisningar. De måste också hålla alla uppgifter som de behandlar konfidentiella och skydda dem från obehörig åtkomst, användning och lagring.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar eller hos dess uppdragstagare – Rainbow Consortium (som består av ICF NEXT S.A och Mediabrands) – under hela lagringstiden. Behandlingen uppfyller kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens uppdragstagare måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679). 

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

7.1 Utlämnande av personuppgifter

Kommissionens personal (som arbetar med Europaåret för ungdomar 2022) och uppdragstagarens personal som behandlar dina personuppgifter och övrig behörig personal som behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess. 

Följande kategorier av mottagare kan få tillgång till dina uppgifter (listan är inte uttömmande och beror på typ av behandling):

• Personal från kommissionen (vid de avdelningar som arbetar med Europaåret för ungdomar 2022) 
• Europeiska ungdomsaktörer 
• Personal från Europaparlamentet, Europeiska regionkommittén och Europeiska ekonomiska och sociala kommittén 
• EU:s byråer
• Den uppdragstagare som ansvarar för kommunikationsverksamhet i samband med Europaåret för ungdomar 2022: Rainbow Consortium, som består av ICF NEXT S.A och Mediabrands 

Vi sparar dina personuppgifter (se punkt 4) enbart för att illustrera eller främja kommunikationsverksamhet under Europaåret för ungdomar 2022. Beroende på typ av kommunikationsverksamhet kommer allmänheten och ovannämnda kategorier av datamottagare att se relevanta personuppgifter som auktoriserade redaktörer bifogar artiklar, nyheter och annat material (se punkt 2), t.ex. namnet på en person som bidrar till en nyhetsartikel.

Publiceringen av personuppgifter omfattar bara den verksamhet och de personuppgifter som den registrerade har samtyckt till. Andra personuppgifter än de som publiceras för själva kommunikationsverksamheten kan komma att behandlas för att kunna utveckla verksamheten (t.ex. under ett urvalsförfarande). Endast personal hos kommissionen och uppdragstagaren som behandlar personuppgifterna och övrig behörig personal som behöver uppgifterna har tillgång till dem. Om den registrerade har gett sitt samtycke kan uppgifterna komma att publiceras på de plattformar som räknas upp nedan.

Personuppgifter kan komma att publiceras på EU-kommissionens plattformar och sociala medier som omfattas av den allmänna dataskyddsförordningen när personuppgifter behandlas i EU, även när verktyg från tredje part används. Mer specifikt kan uppgifterna publiceras på Europaårets webbsida och Europeiska ungdomsportalen, plattformen youthvoices.eu, EU-kommissionens sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram och Youtube), intranät (Intracomm) och wiki för sociala medier och andra kommissionsplattformar och tredje parters webbplatser eller medieplattformar som kan vara relevanta för marknadsföring.

7.2 Kakor

Kakor är korta textfiler som en webbplats lagrar på användarens enhet (t.ex. dator, surfplatta eller telefon). Kakor används för att webbplatsen ska fungera (funktionskakor) eller för att samla statistik (analyskakor).

Kakor lagras av analysverktyget Europa Analytics som mäter hur ändamålsenliga kommissionens webbplatser på europa.eu är och vilket genomslag de har.

Mer information finns i behandlingen med referensnummer DPR-EC-00685 (Europa Analytics).

Kakorna är inte helt nödvändiga för att webbplatserna ska fungera, men de gör det lättare för dig att söka information. Du kan ta bort eller blockera kakorna, men i så fall får du vara beredd på att webbplatserna inte fungerar optimalt.

Kakorna används inte för att identifiera dig som person och de insamlade uppgifterna står helt under kommissionens kontroll. Kakorna används bara i de syften som nämns här.

Om du vill ta bort dina personuppgifter från vår anonymiserade sammanställda statistik kan du göra det på sidan om kakor. Du kan kontrollera och/eller radera kakor som du vill.

a) På plattformen för ungas röster (youthvoices.eu)

Analyskakor – De här kakorna använder uppdragstagaren bara internt för att se hur de kan förbättra webbplatsen.

Kakorna samlar bara in anonyma uppgifter om hur du använder webbplatsen. De kan inte användas för att identifiera dig som person.

Uppgifterna delas inte med utomstående och används inte i andra syften. Den anonymiserade besöksstatistiken delas med underleverantörer som arbetar med Copernicusprojektet på uppdrag av kommissionen.

Du kan acceptera eller stänga av den här typen av kakor i rutan för kakor på den sida du först kommer in på.
 

Namn	Användning	Syfte	Typ och varaktighet
_pk_id*	Matomo	Den här kakan sätts av Matomo. Den används för att lagra ett unikt användar-id och följa hur webbplatsen används, som underlag till analysrapporten. Kakorna lagrar information anonymt och tilldelar ett slumpmässigt genererat nummer för att identifiera unika besökare.	Beständig förstapartskaka som raderas efter 13 månader
_pk_ses*	Matomo	Den här kakan sätts av Matomo. Den används för att lagra information om hur besökarna använder webbplatsen, som underlag till analysrapporten om hur webbplatsen fungerar. De insamlade uppgifterna, t.ex. antalet besökare, varifrån de kommer och vilka sidor de besökt, lagras i anonymiserad form.	Förstaparts sessionskaka som raderas efter 30 minuter

7.3 Sociala medier och andra it-verktyg från tredje part

Vi kan komma att använda it-verktyg från tredje part för att informera om och göra reklam för den verksamhet som beskrivs ovan (se punkt 2) via olika kommunikationskanaler, bl.a. sociala medier. Du kan läsa mer om kommissionens användning av sociala medier i behandlingen med referensnummer DPR-EC-00073.

För att skydda din integritet sätts inga kakor på din enhet när du öppnar våra webbsidor där vi visar innehåll från sociala medier eller andra externa leverantörer, och du omdirigeras inte heller till deras eller andra webbplatser. Det är bara om du klickar på en knapp eller spelar upp ett videoklipp som en kaka från det berörda sociala medieföretaget placeras på din enhet. Om du inte klickar på några videoklipp eller knappar för sociala medier sparas inga tredjepartskakor på din enhet.

För att kunna se sådant innehåll på våra webbplatser måste du först godkänna dessa företags särskilda villkor och policy för kakor, som kommissionen inte har någon kontroll över.

Vi rekommenderar dig att noga läsa personuppgiftspolicyn för de sociala medier som används. Där förklaras företagets policy för insamling och behandling av personuppgifter, hur dina uppgifter används, dina rättigheter som användare och hur du kan skydda din integritet när du använder dessa tjänster.

Användningen av externa tjänster innebär inte på något sätt att kommissionen stöder dem eller deras personuppgiftspolicy. Om de tillfälligt ligger nere tar vi inte på oss något ansvar för bristande service.
 

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem? 

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till och rätta dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga. I vissa fall har du rätt att radera dina personuppgifter eller begränsa eller invända mot behandlingen. Du kan också ha rätt till dataportabilitet.

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till DG.EAC.B.3 för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till kommissionens dataskyddsombud eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontaktuppgifter i punkt 9 nedan). 

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ange referensnumret i dataskyddsombudets register (se punkt 10 nedan).

Det här meddelandet om skydd av personuppgifter finns längst ner på Europaårets webbsida på Europeiska ungdomsportalen. Vi kommer också att skicka det till de registrerade så snart vi har deras mejladress. 

9. Vem kan jag kontakta?

• Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga enheten DG.EAC.B.3 på EYY2022@ec.europa.eu.

• Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta kommissionens dataskyddsombud (data-protection-officer@ec.europa.eu).

• Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett offentligt register över all verksamhet där personuppgifter behandlas inom kommissionen. Gå till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-12988.1